Las reuniones tradicionales en persona están fuera de discusión para las nuevas empresas y otras pequeñas empresas que emplean equipos remotos: son costosas, poco prácticas y fácilmente reemplazables con una solución de videoconferencia confiable. Y a raíz de la pandemia de COVID-19, parece que todas las pequeñas empresas se han vuelto virtuales. Si bien las aplicaciones gratuitas para consumidores, como Hangouts o Skype, pueden ser extremadamente útiles al principio, deberá encontrar mejores opciones a medida que crezca. En este artículo, describimos las principales funciones y herramientas de videoconferencia para pequeñas empresas para ayudarlo a elegir la solución de videoconferencia que mejor se adapte a su empresa.
Funciones de videoconferencia para pequeñas empresas
Antes de elegir una solución de videoconferencia para su pequeña empresa, primero debe dar un paso atrás y pensar en todas las funciones que necesitará como empresa en crecimiento. Aquí hay una lista de verificación completa de las características que debe considerar al elegir la mejor tecnología de videoconferencia para su negocio.
1. Tamaño de llamada y escalabilidad
Echa un vistazo al tamaño de tu equipo y los tipos de clientes con los que tratas a diario. ¿Cuántas personas necesitas conectar en una llamada interna? ¿Qué tal con proveedores, socios o clientes externos? La mayoría de los servicios de videoconferencia gratuitos tienen un máximo de 8 a 10 participantes, y muchos están limitados por duraciones de llamada de 30 o 40 minutos. Las llamadas VoIP enfrentan limitaciones similares y también carecen de la componente presencial de videoconferencias. Organizar reuniones en línea más grandes, como seminarios web, es una de las principales razones por las que las empresas pasan a suscripciones pagas para sus videollamadas de misión crítica.
2. Calidad y confiabilidad de video/audio
La calidad de su videollamada es de suma importancia cuando confía en ella para conectar sus equipos remotos y hacer crecer su negocio. Necesita una solución en la que pueda confiar cuando más la necesite. La pérdida recurrente de conexión o la mala señal durante las videoconferencias o las audioconferencias no solo disminuirán su productividad sino que también desanimarán a los clientes potenciales. Las empresas que realizan llamadas con clientes actuales o potenciales deben ser especialmente conscientes de la calidad y confiabilidad de las llamadas, ya que tienen un gran impacto en las primeras impresiones.
3. Cámaras y sistemas de salas de conferencias
Las reuniones de equipo en las salas de conferencias deben admitir a los participantes remotos sin que vuelvan a una llamada de conferencia de audio obsoleta. Las soluciones de hardware y software estrechamente integradas brindan la mejor experiencia tanto en calidad como en facilidad de uso. Los equipos remotos conocen mejor a sus compañeros de trabajo a través de videoconferencias cara a cara regulares. En realidad, 89% de empleados que tienen videoconferencias dicen que les ayuda a sentirse conectados.
4. Pantalla compartida integrada
Compartir la pantalla es una parte importante de la presentación en una llamada de videoconferencia. Sin él, el impacto de su presentación podría ser limitado; 90% de los trabajadores remotos Dicen que las videollamadas hacen que sea más fácil transmitir su punto de vista a sus equipos. Cuando puede compartir su pantalla durante una videollamada, sus colegas pueden comprender fácilmente lo que está tratando de explicar. Tener una solución de videoconferencia con uso compartido de pantalla inalámbrico integrado le permite presentar y compartir documentos fácilmente en tiempo real durante las reuniones, sin la necesidad de buscar y pasar dongles o cables.
5. Integraciones de chat, correo electrónico y calendario
Para ser verdaderamente productivo en todos sus equipos, la colaboración es clave. Pero el truco es: tiene que ser perfecto. Esto significa que las herramientas de chat, correo electrónico y calendario deben integrarse fácilmente con su solución de videoconferencia. Las integraciones de video para aplicaciones de chat y correo electrónico simplifican la transición de intercambios de texto a una videollamada sin interrumpir su flujo de trabajo. Para los equipos de marketing y ventas, agregar marketing por correo electrónico. Las integraciones en su flujo de trabajo le brindan una fórmula ganadora para hacer crecer su negocio. Otra integración importante que su herramienta de videoconferencia necesita es una integración de calendario optimizada. Le permite programar y realizar un seguimiento de las reuniones de video desde su calendario de trabajo sin tener que abrir una aplicación de videoconferencia separada. La integración del calendario le permite conocer los horarios disponibles de sus colegas para que pueda encontrar el momento óptimo para organizar reuniones de video en lugar de preguntarle a cada miembro del equipo cuándo está libre.
6. Capacidad de traer su propio dispositivo
Sus clientes y prospectos no deberían tener que descargar una aplicación o crear una cuenta solo para reunirse con usted a través de una videollamada. Encuentre una solución basada en estándares que permita a cualquier persona unirse a su llamada a través de un sistema de video SIP/H.323 o directamente desde su teléfono móvil, tableta o computadora portátil con solo un clic en el enlace de invitación a la reunión, ya sea que usen un Android. , Mac o cualquier otro tipo de dispositivo.
7. Grabación
Grabación de conferencias telefónicas La funcionalidad es excelente para fines de capacitación y documentación o para compartir resúmenes útiles de reuniones con miembros del equipo que no pudieron unirse a la llamada programada. Un buen software de videoconferencia tendrá una funcionalidad de grabación fácil desde dentro de la llamada. También tendrá la opción de compartir fácilmente la grabación con los miembros del equipo. Esto es especialmente útil cuando necesita repasar puntos específicos de discusión después de la reunión o usar el video para capacitar a nuevos empleados.
8. Soporte técnico
De los empleados remotos, 48% dijo que las dificultades técnicas a menudo restan valor a las experiencias de comunicación por video. ¿De qué sirve tener un proveedor de videoconferencias si su soporte técnico no puede responder preguntas básicas? O peor aún, ¿servicios gratuitos sin nadie a quien llamar si algo se rompe? Cuando sus videollamadas son críticas para el negocio, necesita un contacto de soporte del proveedor de videoconferencias. Esto asegurará que tenga a alguien a quien contactar si tiene dificultades técnicas. También le permitirá minimizar el tiempo de inactividad y disfrutar de videoconferencias sin molestias.
9. Seguridad
La seguridad es tan importante para las pequeñas empresas como para las grandes. Una vulnerabilidad de seguridad podría ser un revés devastador para su empresa. Con los artículos de noticias recientes sobre las vulnerabilidades de seguridad con empresas como Zoom, es importante evaluar los requisitos de seguridad y las tolerancias al riesgo. Este debería ser uno de los criterios más importantes a la hora de elegir un proveedor de videoconferencias para su empresa.
10. Precio y ROI
Si los empleados trabajaran desde casa solo la mitad del tiempo por año, podría resultar en $11,000 en ahorros por persona. Eso significa que una pequeña empresa de 25 empleados podría ahorrar $ 275,000 al año con empleados que trabajan desde casa pero siguen siendo productivos y conectados a través de videoconferencias. Además, las videoconferencias han reducido drásticamente el tiempo y los costos de viaje, ya que los empleados pueden unirse a las reuniones del equipo sin importar su ubicación física. Si bien la videoconferencia en sí misma ha reducido muchos costos de la empresa, sigue siendo importante que elija una que sea económica pero que crezca a medida que su empresa crezca.
5 útiles herramientas de videoconferencia para pequeñas empresas
Teniendo en cuenta todas estas características, hemos elaborado una lista de cinco excelentes herramientas de videoconferencia que ayudarán a su equipo a tener reuniones más personales y productivas. Estas herramientas son gratuitas o requieren una inversión mínima, lo que las hace perfectas para pequeñas empresas y empresas emergentes preocupadas por sus resultados.
1. Tablero de tamaño natural
Tablero de tamaño natural™ es una forma fácil y gratuita de agregar videoconferencias a cualquier sala de reuniones. Este conector de kit de sala de conferencias gratuito puede integrarse con cámaras de video USB de terceros y dispositivos de audio de fabricantes como Aver, Huddly, Logitech y Polycom. Es compatible con Chromebox y PC con Windows y le ofrece la libertad de usar cualquier hardware existente que tenga en su oficina, todo mientras le brinda una increíble experiencia de usuario, confiabilidad y administración centralizada del servicio de Lifesize. Lifesize Dash le permite ahorrar hasta $ 1,000 por año por habitación al deshacerse de las tarifas de licencia ocultas por habitación.
2. Icono de tamaño natural 300
La Lifesize® Icono 300™ es una solución de sala de reuniones todo en uno por menos de $2,000. Su campo de visión ultra amplio (FOV) está perfectamente optimizado para capturar a todos los que están sentados a la mesa, incluso en las salas de reuniones más pequeñas. El Lifesize Icon 300 le brinda una calidad de uso compartido de pantalla 4K inigualable para que pueda presentar en la sala de reunión sin sacrificar la calidad. La configuración es plug and play, los controles son intuitivos y todas las llamadas están cifradas de forma predeterminada.
3. Integraciones de Lifesize con Microsoft
Muchas pequeñas empresas se han estandarizado con las herramientas de Microsoft para sus soluciones de correo electrónico, calendario y comunicación en tiempo real. los Integración de Lifesize para Microsoft agrega la mejor calidad de audio y video de su clase a sus flujos de trabajo existentes de Microsoft® Teams y Microsoft® Outlook® para una colaboración persistente. Programe y únase fácilmente a reuniones de Lifesize directamente desde Microsoft Teams o Microsoft Outlook. Además, Lifesize mejora el entorno de Microsoft Skype for Business al brindar a los usuarios y sus invitados una experiencia de video superior en la sala de reuniones y en llamadas grupales.
4. Pizarra digital Kaptivo
Las sesiones de pizarra son excelentes para generar ideas y colaborar con su equipo, pero puede ser difícil para los miembros remotos del equipo ver la pizarra y participar durante una llamada de videoconferencia. Compartir pizarra con Lifesize Share y Kaptivo le permite capturar sesiones de pizarra interactiva sin el costo de una pizarra inteligente o una pizarra digital propietaria. Kaptivo se conecta a cualquier pizarra de borrado en seco estándar o pizarra de vidrio, captura digitalmente las sesiones de pizarra y, cuando se combina con Lifesize Share, presenta una imagen clara, nítida y precisa para todos en la reunión o en la llamada en tiempo real.
5. Cuenta de tamaño natural
Para el propietario de una pequeña empresa verdaderamente consciente de los costos que busca una mejor manera de reunirse por video, De tamaño natural le permite realizar videollamadas gratuitas e instantáneas con hasta 10 participantes. Invite a los asistentes enviando su ID de reunión personal y reúnase cara a cara, presente su pantalla y colabore instantáneamente a través de una red totalmente encriptada directamente desde su teléfono o navegador. A diferencia de otros servicios de videoconferencia gratuitos, Lifesize le brinda reuniones gratuitas ilimitadas sin restricciones en la duración de la reunión. Y en respuesta a la pandemia de COVID-19, Lifesize ofrece 6 meses gratis para todas las empresas. Simplemente navegue hasta registrarse.lifesize.com para reclamar su cuenta gratuita.
Conclusión
Cuando dirige una pequeña empresa con un equipo remoto, las reuniones cara a cara regulares son cruciales no solo para unir al equipo sino también para colaborar de manera más efectiva. Antes de elegir una herramienta de videoconferencia que lo ayude a crecer y escalar su empresa, revise esta lista de verificación y vea si la herramienta tiene las funciones que necesita. ¿Puede acomodar a todos los miembros de su equipo en videoconferencias regulares utilizando la herramienta? ¿La herramienta de videoconferencia es lo suficientemente sólida como para optimizar su flujo de trabajo? ¿Están disponibles las integraciones necesarias para sincronizar entre los miembros del equipo y funcionar sin problemas como empresa?
Debe considerar cuidadosamente sus opciones e ir con las herramientas que le prometen el mejor retorno de la inversión y son escalables a medida que su empresa crece. Recuerde, las conferencias web son una parte integral para mantener a sus equipos remotos conectados y comprometidos, y es una de las mejores inversiones que puede hacer para su pequeña empresa.
