Planificación de la continuidad del negocio: definición, ejemplos y cómo escribir uno

La crisis de COVID-19 tomó por sorpresa a las organizaciones de todo el mundo y las dejó luchando por descubrir cómo mantener sus operaciones en funcionamiento y, al mismo tiempo, respaldar una fuerza laboral completamente remota y nuevos procesos comerciales. Un reciente Encuesta de Continuidad del Negocio por la firma de investigación de la industria Gartner mostró que solo el 12% de las organizaciones se sentían altamente preparadas para el impacto del coronavirus. “Esta falta de confianza muestra que muchas organizaciones abordan la gestión de riesgos de una manera obsoleta e ineficaz”, dijo Matt Shinkman, vicepresidente de la práctica de Riesgos y Auditoría de Gartner. “Las organizaciones mejor preparadas manejarán la interrupción causada por el coronavirus mucho mejor que sus pares menos preparados”.

Los eventos catastróficos como la pandemia del coronavirus son imposibles de predecir, por lo que su organización debe estar preparada con un plan de continuidad comercial con anticipación. Un plan de continuidad comercial no solo ayuda a mitigar los riesgos en un evento catastrófico, sino que también protege a sus empleados y activos, asegurando que su negocio se recupere lo más rápido posible. Estar mal preparado para una crisis puede ser extremadamente costoso para una empresa. Gartner estima, en promedio, las empresas pierden $ 5,600 cada minuto durante el tiempo de inactividad, lo que equivale a un rango de $140,000 a $540,000 por hora. En este blog, explicamos las razones para tener un plan de continuidad comercial actualizado y probado, y brindamos consejos para crear un programa de continuidad comercial que proteja a su empresa en caso de una crisis. 

 

los bloques amarillos se caen, pero un dedo sostiene un bloque morado 

¿Qué es un plan de continuidad comercial?

Un plan de continuidad comercial (BCP, por sus siglas en inglés) es un documento que describe los procedimientos para mantener las operaciones o reanudarlas rápidamente durante una interrupción, un desastre o una crisis no planificados. Un BCP generalmente identifica a los respondedores de emergencia clave y contiene instrucciones detalladas que una organización debe seguir en caso de una interrupción significativa.

 

Por qué necesita un plan: 5 tipos de crisis que su empresa podría enfrentar

Una crisis puede ser cualquier acontecimiento imprevisto que provoque una situación inestable y peligrosa para una empresa. Tarde o temprano, sin importar el tamaño o la industria, todas las organizaciones enfrentarán algún tipo de crisis. A continuación se presentan los cinco tipos de crisis más comunes que podría enfrentar una empresa. 

1. Crisis financiera 

Una crisis financiera ocurre cuando una empresa pierde valor en sus activos y la empresa debe mucho más dinero del que razonablemente puede pagar. Por lo general, esto ocurre cuando hay un cambio repentino en el mercado o una caída drástica en la demanda del producto o servicio de la empresa. Por ejemplo, un competidor que presenta un producto similar pero superior con un costo base más económico podría hacer que la demanda de su producto disminuya significativamente, lo que resultaría en una pérdida financiera considerable para su empresa. Las crisis financieras resultan directamente en una pérdida de valor para una empresa y pueden socavar la confianza de la empresa entre empleados, inversores y clientes. 

2. Interrupciones del sistema o tiempo de inactividad

La tecnología de la información (TI), así como las aplicaciones y los sistemas comerciales esenciales, son fundamentales para las operaciones diarias y para que las empresas funcionen sin problemas. Las fallas tecnológicas, los ataques cibernéticos, las interrupciones o las brechas de seguridad pueden obstaculizar en gran medida o cerrar por completo las operaciones de una empresa, lo que genera enormes pérdidas para la organización. noticias frecuentes sobre violaciones de datos ilustrar cómo este tipo de riesgo es una preocupación creciente para las grandes empresas. Las interrupciones e infracciones de TI también pueden resultar en un gran impacto en la reputación del producto o servicio.

3. Pérdida no planificada de personal clave

Una crisis de personal ocurre cuando un empleado o una persona clave que está asociada con una organización abandona abruptamente la empresa debido a problemas de salud, mala conducta u otras circunstancias imprevistas. La pérdida no planificada de empleados clave, particularmente aquellos en roles de liderazgo, a menudo tiene un impacto negativo y duradero en el desempeño del negocio. Además, si la partida del empleado se debe a una mala conducta, la empresa puede experimentar una reacción violenta y daños a la reputación si el delito se percibe como un reflejo de la cultura de la empresa. Las redes sociales han amplificado la velocidad y el alcance de la publicidad negativa de la mala conducta del personal. 

4. Faltas organizativas

Una fechoría organizacional ocurre cuando la gerencia de una empresa se comporta voluntaria y conscientemente de una manera que resulta en consecuencias negativas para sus accionistas, empleados o clientes. Este tipo de crisis puede incluir una empresa que retiene información vital, explota a los empleados, adopta políticas engañosas, abusa de los poderes gerenciales o tergiversa los productos o servicios de la empresa. Un fabricante de automóviles que vende su último modelo de automóvil con los frenos defectuosos es un ejemplo de una empresa que comete una fechoría organizacional. Ya sea que esta fechoría haya sido involuntaria o planeada, el conocimiento público de la fechoría resultará casi con seguridad en un daño financiero o de reputación para la empresa. 

5. Desastres naturales

Un desastre natural es cualquier fenómeno catastrófico que afecta negativamente a una empresa, como un volcán, un terremoto, una inundación, un huracán, un tornado o el brote de un virus. Los daños causados ​​por estas calamidades suelen ser de gran escala y pueden afectar a toda una zona o industria o incluso a la economía mundial. La reciente pandemia de COVID-19 es un ejemplo de un desastre natural que afectó negativamente a las economías, los empleados y las organizaciones de todo el mundo. 

 

Cómo escribir un plan de continuidad comercial en 5 pasos

La creación de un plan de continuidad comercial ayuda a proteger sus activos y personal y le brinda la mejor oportunidad de navegar con éxito una crisis imprevista. Si bien nadie puede predecir cuándo y cómo los eventos devastadores afectarán negativamente su negocio, la gestión de crisis es importante ya que lo ayuda a prepararse para ellos con anticipación.

Para comenzar a generar ideas y redactar su plan de continuidad comercial, forme un equipo compuesto por personal con un conocimiento profundo de las funciones y procesos de su negocio. Es especialmente importante incluir representantes multifuncionales que abarquen TI, Recursos Humanos y finanzas para determinar qué estrategias y planes son viables. 

Para aquellos que aún no han creado un plan de continuidad comercial, pueden seguir las instrucciones paso a paso a continuación. También puede querer usar un plantilla de plan de continuidad del negocio para ayudar a guiarlo en el proceso de redacción. 

Paso 1: Realice un análisis de impacto comercial 

El primer paso en el desarrollo de un plan de continuidad del negocio para toda la organización es llevar a cabo una Análisis de Impacto del Negocio y ejercicio de evaluación de riesgos. La revisión inicial identificará las amenazas a su organización y determinará cómo cada crisis afectará su negocio. Trate de elaborar una lista exhaustiva que incluya riesgos obvios, como daños físicos a su edificio debido a condiciones climáticas extremas o un cambio repentino en el mercado, así como amenazas oscuras, como un brote de un virus contagioso. Al determinar el tiempo operativo perdido o los retrasos debido a un desastre o una crisis, es importante tener en cuenta los mejores y peores escenarios. Una vez completado, querrá cuantificar el impacto financiero que cada evento podría tener en su negocio para poder planificar en consecuencia.

Paso 2: discuta las opciones de recuperación

Su equipo ahora debe discutir estrategias para recuperarse de una crisis y la mejor manera de restaurar las operaciones comerciales para cada escenario. Incluya los recursos necesarios para ejecutar una respuesta de emergencia, cada opción de recuperación y cómo deberían funcionar esos recursos. Para daños a sus edificios físicos o para reducir la propagación de un virus, implementar una pila tecnológica y una estrategia de TI que puede respaldar una fuerza de trabajo remota y mantener sus operaciones en funcionamiento fuera de la oficina. 

Además, muchas empresas de terceros respaldan la continuidad comercial y las estrategias de recuperación de tecnología de la información para funciones comerciales críticas. Para interrupciones e infracciones de TI, puede considerar contratar a un proveedor especializado en servicios de prevención de pérdida de datos por adelantado. Según el tamaño de su organización y los recursos disponibles, puede haber muchas opciones de recuperación diferentes que se pueden explorar para cada evento.

Paso 3: refina tu plan de continuidad

Ahora es el momento de mapear cada escenario de crisis con sus planes de recuperación para reducir la lista a las mejores opciones. Decida qué estrategias ayudarán a que su negocio se recupere lo más rápido posible mientras mantiene seguros a sus empleados y activos. Si bien querrá tener planes para el mejor y el peor de los casos, es esencial simplificar los planes con instrucciones fáciles de entender. Recuerde, los socorristas y los empleados pueden necesitar implementar estos planes con solo un aviso de un momento cuando ocurre un desastre.

Paso 4: Forma a tu equipo 

Un gran plan es tan bueno como su ejecución. Por eso es crucial que eduque y capacite a su personal sobre cómo responder a las crisis. Primero, identifique al personal clave que será el primero en ayudar y seguir el plan de continuidad del negocio en caso de una emergencia. Estos empleados deben conocer sus responsabilidades y roles específicos en el plan. Si bien los respondedores de emergencia designados necesitarán la mayor capacitación, debe involucrar a todo su personal con el BCP, incluso si no se ven directamente afectados. Integre la capacitación continua en la cultura de su empresa para que todos los empleados sepan cómo responder a diversos escenarios y con quién deben comunicarse en caso de emergencia. 

Discutiendo la necesidad de una cultura de continuidad del negocio, MHA Consulting Richard Long escribe, “Cuando una organización tiene una cultura de continuidad, sus empleados se hacen constantemente la pregunta: ¿Cómo nos aseguramos de que este proceso, aplicación o función permanezca disponible (incluso en un estado degradado) en caso de un desastre?”

Paso 5: Planifique la fase de transición

Finalmente, planee la fase de transición para volver a las operaciones normales y al trabajo después de la crisis. Determine qué requisitos deben cumplirse antes de que se puedan reanudar las operaciones comerciales. Si su edificio físico resultó dañado, ¿qué pasos deben completarse antes de que los empleados puedan regresar a la oficina de manera segura? Si una persona clave que está asociada con su organización se va abruptamente debido a una mala conducta, ¿cómo comunicará esto a sus empleados y los ayudará a volver a un flujo de trabajo normal? Los efectos de algunos eventos pueden ser extremadamente personales para su personal y extenderse mucho más allá del shock inicial. Es importante planificar diferentes escenarios de cómo y cuándo las operaciones comerciales pueden volver a la normalidad después de una crisis.

 

Plan de Continuidad de Negocio en la Era COVID-19

La pandemia de COVID-19 presenta una seria amenaza para las personas, las empresas y las economías enteras de todo el mundo. Muchas empresas implementaron obligatoriamente políticas de trabajo desde casa para toda su fuerza laboral para frenar la propagación del virus. Con la continua incertidumbre que rodea al coronavirus, las organizaciones ahora enfrentan un nuevo desafío: cómo y cuándo regresar a los empleados al lugar de trabajo de manera segura. Si bien su enfoque inicial puede ser que sus empleados regresen a la oficina, debe tener en cuenta la seguridad, la comodidad y el bienestar de sus empleados. Aquí están nuestras cinco recomendaciones para la planificación de la gestión de la continuidad del negocio en la era COVID-19.

1. Trabajar hacia un modelo híbrido de trabajo desde casa + oficina

No todos los empleados estarán listos para regresar a la oficina después de que se elimine el COVID-19. Algunos deberán continuar trabajando desde casa por razones médicas o personales y, por lo tanto, deben tenerse en cuenta en su proceso de planificación. Otros empleados estarán listos y ansiosos por regresar a la vida de la oficina a tiempo completo o pueden querer continuar trabajando de forma remota pero viajando a la oficina algunos días cada semana. Considere instituir un modelo de trabajo híbrido con algunos empleados trabajando desde la oficina y otros trabajando desde casa de forma permanente o rotativa. Esto le brinda a su personal la flexibilidad de trabajar desde donde se sientan más cómodos y mantiene a todos productivos y comprometidos durante esta fase de transición. Decida cuál es el objetivo del punto de recuperación comercial y decida qué funciona mejor para los miembros de su equipo; modelo de trabajo híbrido totalmente remoto o el entorno de oficina tradicional.  

2. Cree una pila tecnológica que admita el trabajo remoto

Para respaldar una fuerza laboral distribuida compuesta por empleados remotos y en la oficina, debe invertir en herramientas que permiten un trabajo y una colaboración fluidos independientemente de la ubicación de sus empleados. La tecnología basada en la nube permite a los empleados trabajar de manera efectiva desde cualquier lugar donde puedan conectarse a Internet. La productividad y la colaboración ya no ocurren en una sola oficina. Entregado a través de la nube, videoconferencia, las aplicaciones de mensajería y las herramientas de gestión de proyectos hacen que sea más fácil que nunca que los miembros del equipo distribuido se reúnan, compartan ideas y trabajen juntos sin problemas, incluso si no están físicamente juntos. 

3. Crea una cultura de video primero 

La satisfacción y felicidad de los empleados van de la mano con una cultura colaborativa e inclusiva. Esto es especialmente importante cuando se hace la transición a un modelo de trabajo híbrido compuesto por trabajadores remotos y en la oficina. Los empleados remotos deben sentirse tan informados e incluidos como sus colegas en la oficina. Crear un cultura de video primero que da prioridad al uso de herramientas de videoconferencia para todas las reuniones de equipo, en lugar de llamadas de conferencia de solo audio o herramientas basadas en texto. Las interacciones cara a cara ayudan a los equipos con trabajadores remotos a mantenerse comprometidos durante las reuniones y construir relaciones colaborativas y auténticas. 

4. Reducir la transmisión del coronavirus en la oficina

La mejor manera de detener la propagación del virus en el lugar de trabajo es, en primer lugar, mantener los gérmenes fuera de la oficina. Esto comienza con educar a su fuerza laboral sobre los signos y síntomas de COVID-19 y alentar a los empleados a quedarse en casa si se sienten enfermos. Además, los empleados deben seguir Pautas CDC para el distanciamiento social en la oficina y practicar una buena higiene lavándose bien las manos durante todo el día. Las estaciones de trabajo deberán estar debidamente espaciadas y desinfectadas y limpiadas a fondo todos los días para reducir la propagación del virus. 

5. Crea una estrategia de contingencia

Su plan de continuidad comercial para regresar al trabajo después de COVID-19 debe incluir una estrategia de contingencia en caso de que haya un brote del virus en la oficina. La clave para una estrategia de contingencia sólida que detenga rápidamente la propagación del virus es la preparación y la comunicación. Comuníquese con su personal de inmediato si un empleado da positivo por el virus o entra en contacto con una persona infectada. Los empleados deben poder comenzar a trabajar de forma remota con poca antelación. Esto significa que los empleados deberán llevar sus computadoras portátiles y trabajar con ellas a casa todos los días. 

 

Conclusión

Rara vez recibimos un aviso previo de que está a punto de ocurrir un evento catastrófico. Incluso con algo de tiempo de anticipación, varias cosas pueden salir mal a medida que los eventos se desarrollan de manera inesperada. Un plan eficaz de continuidad del negocio es la mejor red de seguridad para una organización que enfrenta una crisis. Aunque se involucran costos y tiempo en la creación del plan, un BCP es invaluable para su empresa. Los planes bien pensados ​​y ejecutados le brindan a su empresa la mejor oportunidad de mantener seguros a sus empleados y activos mientras mantiene o restaura las operaciones de manera oportuna durante una crisis.