La comunicación es la forma en que construimos y mantenemos relaciones, no solo en nuestra vida personal sino también en el lugar de trabajo con compañeros de trabajo, socios y clientes. Y especialmente en tiempos de pandemia, la comunicación es clave.
Para que las empresas funcionen de manera eficiente y prosperen, deben implementar estrategias de comunicación claras. Además, también es esencial contar con las herramientas de comunicación adecuadas. En este artículo, exploraremos la importancia de la comunicación en el lugar de trabajo y, además, brindaremos consejos para desarrollar una estrategia de comunicación efectiva para su organización.
¿Qué son las estrategias de comunicación?
Las estrategias de comunicación son planes de acción para mejorar la comunicación dentro de una organización. Además de establecer objetivos para un plan exitoso, una estrategia de comunicación generalmente implica la selección de herramientas para permitir una combinación estratégica de estilos de comunicación verbal y no verbal. El uso de estrategias de comunicación en el lugar de trabajo aumenta el conocimiento de la empresa, facilita la comunicación entre departamentos y, en última instancia, hace que los procesos comerciales sean más ágiles y eficientes.
8 estrategias de comunicación para un lugar de trabajo más eficaz
La comunicación efectiva ayuda a los miembros del equipo a construir relaciones sólidas y contribuir positivamente a la cultura de la empresa y al crecimiento general de la empresa. Aquí hay ocho consejos para ayudarlo a implementar una estrategia de comunicación efectiva dentro de su organización:
1. Utilice excelentes herramientas de comunicación
Existen muchas herramientas que puede usar para hacer que la comunicación interna dentro de su equipo sea más efectiva, que incluyen:
- De tamaño natural – Lifesize ofrece una solución de videoconferencia basada en la nube fácil de usar que puede usar en sus dispositivos personales o integrar en salas de conferencias para permitir la comunicación cara a cara instantánea con miembros del equipo remoto. La calidad de imagen 4K realista hace que se sienta como si estuviera reunido en la misma sala, y el uso compartido de contenido de ultra alta definición garantiza que la calidad y los detalles de su trabajo se mantengan durante las presentaciones importantes.
- Lunes – Monday es una herramienta de gestión de proyectos que permite a los gerentes planificar, organizar y realizar un seguimiento de las tareas y el progreso de su equipo en un espacio visual colaborativo. Monday hace que sea fácil mantenerse al día el flujo de trabajo de tu equipo así como el tuyo propio.
- Flojo or Equipos – Tanto Slack como Microsoft Teams ofrecen canales de comunicación instantáneos rápidos y efectivos para su equipo (incluidas las importantes integraciones .GIF).
2. Reúnase con los empleados regularmente
Otro método de comunicación que funciona es reunirse con su equipo regularmente, esto ayuda a mejorar la comunicación y la colaboración. Para equipos con empleados remotos, una llamada de videoconferencia es una solución perfecta para que todos puedan reunirse cara a cara. A diferencia de las llamadas de audio, las llamadas de videoconferencia le permiten ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal para que todos puedan comprender completamente cómo se comunica algo. Tú también puedes graba tu reunión para que los miembros del equipo que no pudieron asistir a la teleconferencia lo revisen más tarde.
3. Reconocer los logros
Como gerente o líder de equipo, es importante mantener alta la moral y la motivación. Al reconocer públicamente los logros individuales y de equipo, demostrará que nota y se preocupa por su equipo y cómo se desempeñan. El reconocimiento de los logros puede tener un impacto positivo en el desempeño y aumentar la productividad.
4. Dar instrucciones claras
Un área donde la comunicación tiende a fallar es en cómo los líderes de equipo comunican las instrucciones. La comunicación poco clara puede causar retrasos o detener por completo un proyecto. Asegúrese de incluir instrucciones detalladas para cada tarea o proyecto. Puede entregar estas instrucciones por correo electrónico, una herramienta de gestión de proyectos, chat de video o todo lo anterior. Las instrucciones claras facilitan que su equipo haga las cosas bien la primera vez.
5. Crea un entorno abierto
Para abrir el flujo de comunicación, debe asegurarse de que los miembros de su equipo se sientan lo suficientemente cómodos para acudir a usted cuando tengan un problema, cometan un error o tengan una pregunta. Todos hemos escuchado la frase "Mi puerta siempre está abierta", pero eso no es exactamente fácil de hacer cuando tu equipo está repartido por todo el mundo. Al dejar en claro a su equipo que pueden comunicarse con usted para cualquier cosa, ya sea en persona o mediante una videollamada, los hará sentir cómodos y creará un entorno abierto de comunicación.
6. Haga tiempo para uno a uno
De acuerdo con la creación de un entorno abierto, es importante establecer reuniones individuales con cada miembro del equipo para darles la oportunidad de acudir a usted con preguntas, problemas o sugerencias. Uno a uno son excelentes oportunidades para hablar con los miembros del equipo sobre su desempeño, con qué están luchando y cómo puedes apoyarlos mejor. Es posible que saquen a la luz algunas cosas con las que no se sintieron cómodos compartiendo en un entorno grupal. Las reuniones individuales también pueden ayudarlos a sentirse valorados como individuos.
7. Use visuales
No tenga miedo de utilizar diferentes métodos de comunicación para ayudar a transmitir su punto de vista. Las personas a menudo pierden detalles si no tienen una referencia visual a la que volver, especialmente si no son buenos para retener información auditiva. Las pizarras promueven la creatividad y hacen que el contenido sea visualmente atractivo y más fácil de absorber y retener. Kaptivo con Lifesize Share™ le permite capturar y compartir contenido de pizarra en tiempo real durante llamadas de videoconferencia. Después de la reunión, asegúrese de enviar las diapositivas o las sesiones de Kaptivo que se compartieron durante la reunión como un recordatorio visual de lo que se discutió durante la reunión.
8. Esté abierto a los comentarios
Los gerentes deben darse cuenta de que la comunicación bidireccional también es importante. La comunicación abierta significa que debe estar abierto a recibir comentarios de los miembros de su equipo para mejorar su propia comunicación y liderazgo.Estilo de gestión. Tenga un sistema donde los miembros del equipo puedan enviarle comentarios fácilmente, tal vez por correo electrónico, cara a cara o de forma anónima. Anime a los miembros del equipo a que le den sugerencias sobre lo que se podría mejorar para lograr una mayor satisfacción de los empleados y cómo el equipo puede comunicarse mejor con ideas para el futuro de la empresa.
3 Beneficios de las Estrategias de Comunicación Efectiva
La comunicación juega un papel importante en la forma en que las empresas trabajan, colaboran e incluso socializan. La mala comunicación en el lugar de trabajo puede conducir a una variedad de problemas dentro de una organización.
Un estudio encontró que 45% de los trabajadores estadounidenses están descontentos con la forma en que la alta dirección se comunica y afecta negativamente el compromiso de los empleados. Esto da como resultado que los empleados se sientan fuera del circuito, desconectados y sin ser escuchados.
Por el contrario, cuando los empleados sienten que están siendo escuchados, se crea un ambiente positivo. ambiente de trabajo ideal, aumenta la productividad y fomenta la innovación en el lugar de trabajo.
1. Un lugar de trabajo positivo
Un ambiente de trabajo positivo comienza con una base de colaboración. Alentar a los miembros del equipo a hacer preguntas y expresar sus opiniones los ayuda a sentirse empoderados, aumenta la colaboración del equipo y les da un sentido de comunidad que contribuirá al éxito del grupo. En última instancia, un equipo que se enfoca en construir camaradería del equipo es un equipo más fuerte que está feliz y con ganas de trabajar juntos
2. Incremento de la productividad
Al comunicarse de manera efectiva, puede comprender mejor las habilidades, la experiencia y los talentos de sus empleados. Esto facilita proporcionar instrucciones claras y asignar tareas a los miembros del equipo con las habilidades más adecuadas. Además, implementar estrategias de comunicación efectivas ayuda a los equipos a colaborar mejor, experimentar menos errores y aumentar la productividad. En una encuesta reciente de usuarios de Lifesize, un abrumador 99% de los encuestados estuvo de acuerdo con la opinión de que la mejora de la comunicación y la colaboración han llevado a una mayor productividad para sus equipos.
3. Mayor Innovación
Cuando los empleados sienten que pueden comunicar sus ideas y opiniones abiertamente sin temor al ridículo, es mucho más probable que traigan nuevas ideas a la mesa. Al compartir ideas y abrir canales de comunicación, puede aumentar la innovación dentro de su organización.
Cómo la MLB mejoró la comunicación y aumentó la asistencia a las reuniones mediante el uso de Lifesize
Major League Baseball es la liga deportiva profesional con más historia en los Estados Unidos, que atrae a 73 millones de personas a los estadios de béisbol de América del Norte con eventos como el Clásico Mundial de Béisbol y el Juego de Estrellas. Estos eventos requieren meses de preparación y coordinación con más de 50 personas dispersas en varios lugares.
Habiendo usado anteriormente solo software de llamadas de audioconferencia para sus reuniones globales, vieron que la participación era baja y que las personas a menudo realizaban múltiples tareas durante las llamadas.
En preparación para el Clásico Mundial de Béisbol en 2017, Major League Baseball decidió que necesitaban hacer que sus reuniones fueran más eficientes, efectivas y atractivas al asociación con Lifesize. A través del software de videoconferencia de Lifesize y los sistemas de sala de conferencias completamente integrados, transformaron por completo la forma en que se comunican y colaboran.
Durante una prueba, MLB notó que las personas estaban más comprometidas y que había menos errores de comunicación. Este éxito animó a más personas de todo el mundo a unirse a las reuniones a través de Lifesize.
La asistencia a reuniones de Major League Baseball creció un 42% en comparación con su torneo anterior en 2013.
“Desde una perspectiva de TI, fue fácil de implementar, flexible para nuestras necesidades e igual de fácil para nuestros empleados remotos”. — Daniel Gainey, gerente de operaciones de TI en MLB
Lifesize ahora se ha convertido en un elemento permanente en la cartera de tecnología de eventos de Major League Baseball y se utilizará para todos los eventos futuros.
Conclusión
La productividad general aumenta cuando las empresas cuentan con una estrategia de comunicación eficaz. A través de reuniones periódicas individuales y de equipo, puede mejorar la forma en que se comunica en el lugar de trabajo. Sin embargo, para las empresas globales con miembros del equipo ubicados en diferentes ciudades, la comunicación en toda la organización puede ser un poco más desafiante. La plataforma basada en la nube de Lifesize facilita la conexión cara a cara y ayuda a las organizaciones a mejorar su estrategia de comunicación.
