Si tuviera la oportunidad de diseñar la sala de conferencias de sus sueños, ¿cómo sería?
Tal vez esto es algo en lo que no has pasado mucho tiempo pensando. Esta bien; en su mayor parte, la sala de conferencias ideal es aquella que enfatiza la conferencia, no la sala. El diseño debe facilitar el uso del espacio para conectarse, comunicarse y colaborar con otros, no llamar la atención sobre sí mismo.
El diseño y la distribución de una sala de conferencias son importantes porque establece el marco para el trabajo que se lleva a cabo en ella. Si dirige una empresa que valora la transparencia, la apertura y la inclusión, probablemente no se sienta atendido por una sala de conferencias oscura, sin ventanas y con paneles de madera.
El diseño ideal de una sala de conferencias debe reflejar los valores y requisitos de la empresa que lo crea. Lo que es más importante, debe satisfacer las necesidades físicas y tecnológicas de los miembros del equipo que realmente lo utilizarán; esto incluye equipar su sala con el sistema de videoconferencia adecuado y brindar a sus empleados las herramientas que necesitan para colaborar con éxito. Las características del espacio, los accesorios y el equipo que contiene deben abordar la visibilidad, la acústica, la conectividad y la accesibilidad para los usuarios.
Lo más importante que debe recordar es diseñar siempre teniendo en cuenta la productividad. Así es cómo.
7 consejos de diseño de salas de conferencias para un lugar de trabajo más productivo
La fuerza de trabajo actual demanda lo último en diseño moderno de salas de conferencias. Cuando tenga la oportunidad de crear o rediseñar una sala de conferencias, aproveche la oportunidad para pensar más allá de las necesidades básicas de una mesa, sillas y una pantalla de proyección. Aquí hay siete consejos para guiarlo a una habitación que permita la productividad.
1. Invierta en equipos de audio y video de alta calidad
La configuración de A/V de su sala de conferencias debe estar actualizada, además de ser fácil de configurar y operar. Debe ser lo suficientemente potente como para que los problemas de velocidad, conectividad y resolución no descarrilen las presentaciones o videoconferencia arroyos Cuando su equipo es propenso a fallar, tiene problemas de conexión recurrentes o simplemente está desactualizado, no podrá usar su espacio de reunión de manera eficiente.
Esta es la razón por la que Lifesize se ha centrado tanto en ofrecer soluciones innovadoras equipo de videoconferencia que se basa en proporcionar la mejor experiencia de reunión posible. En A/V, eso incluye los innovadores sistemas de alta definición que desarrollamos en 2003 y nuestro recientemente lanzado, que redefine la industria. Sistemas de videoconferencia 4K. Al usar equipos de audio y video de Lifesize, su sala de conferencias estará lista para cualquier reunión de video, conferencia or transmisión en vivo tu puedes imaginar.
2. Respeta el espacio personal
A nadie le gusta entrar a una reunión de quince personas en una sala de conferencias hecha para acomodar solo a diez. Si los miembros de su equipo dedican tiempo a descubrir cómo sentarse cómodamente sin chocar los codos con las personas que están sentadas a su lado, no podrán dedicar toda su atención a la reunión.
Asegúrese de que su sala de conferencias esté diseñada para acomodar la cantidad de personas que realmente necesitarán usarla simultáneamente. Luego amueblalo en consecuencia y de una manera que no invite a llenarlo más allá de su capacidad prevista. Si una sala de conferencias está diseñada para acomodar a diez personas, encuentre diez sillas cómodas que hagan juego y colóquelas en esa sala.
3. Elija los colores correctos
Es casi seguro que su marca tiene sus propios colores distintivos. Los diseñadores de interiores que instalaron su espacio de oficina probablemente también trabajaron con un esquema de color específico. Cuando se trata de los colores de las paredes y el mobiliario de su sala de conferencias, puede parecer que las decisiones importantes ya se han tomado por usted.
Sin embargo, en la medida en que pueda aportar nuevas ideas y opciones al diseño de su sala de conferencias, hay algunas opciones. Los colores brillantes como el blanco, el azul claro, el verde y el amarillo pueden hacer que la habitación se sienta más grande. Un pequeño toque de color también puede impulsar la creatividad, especialmente si la paleta existente es monótona.
4. Invierte en muebles móviles
Algunas reuniones son asuntos serios, donde todos se sientan muy quietos y en silencio a la mesa. Si bien no hay nada intrínsecamente malo en eso, para algunas empresas, la comunicación efectiva requiere más energía cinética. Ser capaz de moverse, reorganizar los asientos, representar algo o traer elementos físicos a las reuniones puede marcar la diferencia en el mundo.
Considere muebles que sean livianos, reconfigurables o con ruedas si existe alguna posibilidad de que sus reuniones se conviertan en una actividad, o si solo desea la capacidad de cambiar las cosas fácilmente.
5. Deja entrar la luz natural
Seamos realistas: nadie está pensando lo mejor posible bajo el brillo estéril de los tubos fluorescentes. Si desea que las personas se sientan cómodas, despiertas y vivas mientras están atrapadas en una sala de conferencias, permita que entre luz natural en el espacio.
La iluminación natural hace que las habitaciones se sientan más grandes mientras las llena de luz brillante y cálida. No atrape a los miembros de su equipo en una cueva oscura y luego espere que hagan una lluvia de ideas sobre ideas nuevas y brillantes. Pruebe un poco de luz solar para ayudar a que sus ideas crezcan y florezcan.
6. Mantenga la distracción al mínimo
Las ventanas que dan a paisajes bucólicos, o incluso a estacionamientos aburridos, son una excelente manera de dejar entrar la útil luz natural. Sin embargo, algunas ventanas pueden convertirse en una distracción para los miembros del equipo. Esto conduce a mentes y globos oculares divagantes a la mitad de una reunión o presentación larga.
Si su sala de conferencias tiene ventanas, asegúrese de que no estén orientadas hacia una parte agitada y con mucho tráfico de su oficina o cualquier otro lugar que pueda distraer la vista.
7. Ten en cuenta a tus clientes
La mayoría de estos consejos se han centrado en las necesidades de su empresa y los miembros de su equipo. Después de todo, serán los principales usuarios de las salas de conferencias. Es vital considerar también los intereses de sus clientes.
Si espera incluir clientes en un número significativo de reuniones en su sala de conferencias, asegúrese de que se sientan cómodos. Al diseñar su sala de conferencias, asegúrese de tener en cuenta sus necesidades o expectativas relacionadas con la industria. Considere también su ubicación geográfica, su cultura o cualquier otra cosa que pueda ser un factor importante para realizar negocios con éxito.
Bonificación: el mejor equipo de videoconferencia para su sala de conferencias
Como mencionamos en el Consejo n.° 1, los equipos de audio y video de calidad son fundamentales, especialmente en el entorno empresarial multimedia actual, siempre conectado. No estoy seguro de qué tipo de solución de videoconferencia ¿Se adaptaría mejor a su sala de conferencias? Aquí hay tres productos de Lifesize para poner en marcha su sala de conferencias:
Icono de tamaño natural 700
Perfecto para una gran sala de conferencias, el sistema de videoconferencia Icon 700 cuenta con transmisiones de video 4K y la capacidad de presentar contenido compartido 4K de movimiento completo.
Teléfono de tamaño natural HD
Expanda el audio nítido a toda la sala con este teléfono de conferencia con pantalla táctil y micrófono que reduce automáticamente el ruido ambiental y dirige su captación de audio hacia quien esté hablando.
Compartir tamaño natural
Permita que cualquier persona (clientes, invitados, empleados) comparta pantallas sin tener que jugar con cables y dongles de la manera más intuitiva posible.
Conclusión
No hay dos empresas que tengan exactamente los mismos criterios para lo que constituye una sala de conferencias ideal. Hay algunas cosas que son universalmente beneficiosas: buena iluminación, mucho espacio para moverse y, lo que es más importante, un sistema de videoconferencia confiable y de alta calidad.
Ahora que tiene nuestros siete consejos para el diseño moderno de salas de conferencias, tendrá una mejor idea de qué anticipar al determinar los elementos necesarios. El uso de estas estrategias lo ayudará a generar ideas sólidas para la sala de conferencias y a poner la productividad en el centro de su diseño de sala de conferencias moderno y definitivo.
