Cada vez más empresas reconocen los beneficios de “yendo a distancia.Más allá de permitir que las empresas aprovechen un grupo de talentos global mucho más allá de donde la empresa tiene oficinas, tener un equipo remoto puede ayudar a las empresas a reducir significativamente los costos de viaje, que se estima superan los $ 111 mil millones anuales.

Pero tener un equipo distribuido no está exento de desafíos. Con los empleados trabajando juntos en múltiples ubicaciones y zonas horarias, los cables literales y figurativos pueden cruzarse creando silos y disminuyendo los esfuerzos de colaboración. Esto conduce a la falta de comunicación y la ineficiencia. Para resolver estos problemas, muchos dueños de negocios, gerentes de proyectos y profesionales de TI recurren a soluciones tecnológicas, y las herramientas de gestión de proyectos y las soluciones de videoconferencia se encuentran entre las más populares.

A continuación, exploramos por qué la colaboración entre equipos es tan importante para el rendimiento, la cultura y el trabajo en equipo funcional de la empresa. También nos sumergiremos en los diversos enfoques que están tomando las empresas para maximizar el talento remoto para nuevas ideas y perspectivas frescas mientras mantienen una fuerza laboral colaborativa y eficiente.

¿Qué es la colaboración entre equipos?

La colaboración entre equipos es cuando un grupo de personas con diferentes tipos de experiencia de diferentes departamentos se unen para lograr un objetivo común. La colaboración multifuncional permite que un grupo de personas con diferentes conocimientos, por ejemplo, marketing, finanzas, recursos humanos, etc., trabajen juntos para resolver un problema. Este tipo de colaboración puede ser poderosa y conducir a mejoras significativas y soluciones innovadoras.

Colaboración multifuncional en la era de los equipos distribuidos

La colaboración ha tenido un gran impacto en la forma en que las personas trabajan juntas en todo el mundo. Con herramientas como software de videoconferencia, las empresas ya no se limitan a contratar profesionales para trabajar en su sede principal; los empleados pueden trabajar con la misma eficacia que un equipo de todo el mundo.

Cuanto mejor equipados estén sus empleados, más colaborarán y tendrán sesiones de trabajo significativas y productivas. Con tecnología y canales de comunicación inteligentes y de alta calidad, puede asegurarse de que los equipos multifuncionales interactúen regularmente entre sí. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden compartir actualizaciones en tiempo real sobre proyectos, distribuir información en cuestión de segundos y realizar tareas remotas. reuniones de equipo. También fomenta la creación de equipos y le permite conectarse con profesionales altamente calificados fuera de su red inmediata.

7 consejos para mejorar la colaboración entre equipos

En un Harvard Business Review, estudio de 95 equipos en 25 corporaciones líderes, el 75% de los equipos multifuncionales se consideran "disfuncionales". Eso significa que muchas, si no la mayoría, de estas empresas están luchando con costosas ineficiencias y malas cultura de la empresa.

No seas parte de ese 75%. Siga estos siete consejos para mejorar la colaboración entre equipos en su empresa.

1. Muestra un buen liderazgo

Un buen liderazgo es imperativo para la capacidad de un equipo interfuncional para alcanzar los objetivos. Por lo tanto, los líderes de equipo deben asegurarse de que estén visibles y accesibles para el equipo. Si bien es posible que no puedan asistir a todas las reuniones, los líderes de equipo deben ser flexibles y fáciles de contactar cuando sea posible para obtener la aceptación y el apoyo de los ejecutivos.

2. Promover la diversidad

La colaboración entre equipos literalmente significa crear un grupo de personas que tienen diferentes conjuntos de habilidades y nuevas perspectivas para unirse y trabajar en un proyecto. Se debe celebrar la diversidad en términos de habilidades, experiencia, ubicación, cultura, antigüedad, etc. que cada miembro del equipo aporta al grupo. Promueve una nueva forma de abordar las tareas y la oportunidad de aprender nuevas habilidades.

3. Comunícate claramente

Como se mencionó, la buena comunicación es fundamental para el éxito de cualquier equipo, por lo que debe ser fácil para los miembros del equipo comunicarse de manera clara y efectiva. Y si bien las reuniones son importantes, los mejores equipos saben cómo limitarlas para mantener esos puntos de contacto superproductivos. Esto no solo ayuda a garantizar que todos permanezcan enfocados en las metas y objetivos, sino que también permite que todos se mantengan al día con lo que están haciendo otros miembros del equipo y cómo avanza el proyecto.

Si bien puede ser más conveniente usar herramientas de mensajería en línea, sigue siendo muy importante tener chats cara a cara con trabajadores remotos para establecer una mejor relación y comprender completamente cómo se están desempeñando con la tarea en cuestión. No solo promueve la transparencia y la franqueza del progreso del proyecto, sino que también obtiene respuestas a las preguntas más rápido, lo que facilita el avance del proyecto.

4. Establecer expectativas

Una vez que todos los miembros del equipo cruzado se hayan conocido, es hora de establecer el propósito general del equipo. Para cumplir con los objetivos comerciales, se debe establecer lo siguiente: objetivos del proyecto, roles individuales, tareas específicas, expectativas, presupuesto, recursos y cronograma. Los incentivos también deben alinearse para que los indicadores clave de rendimiento (KPI) se puedan rastrear de manera efectiva.

Estos deben ser acordados por todos los colaboradores entre equipos para garantizar aún más la aceptación y comprender cómo todos pueden trabajar juntos.

5. Usa herramientas de colaboración en línea

Herramientas de colaboración se inventaron para facilitar que las personas trabajen juntas en cualquier parte del mundo. Herramientas como De tamaño natural Permita que los equipos multifuncionales trabajen mejor juntos con mensajería instantánea y videollamadas. Otras herramientas de gestión de proyectos como Asana y  Trello ayudar a los equipos a realizar un seguimiento de sus propias tareas, así como del progreso del equipo general y del cronograma del proyecto.

6. Reconocer los logros

Trabajar en equipo tiene sus altibajos. Por lo tanto, ¡las victorias deben celebrarse!

Se crean vínculos más fuertes entre el grupo cuando trabajan juntos y reconocen los esfuerzos y el éxito de sus compañeros. Alcanzar los hitos del proyecto o los avances suceden en casi todos los proyectos, pero la importancia de reconocerlos eleva la moral y mantiene la motivación del grupo.

7. Seguimiento de KPI

Obviamente, los KPI son importantes para el éxito de cualquier proyecto. Proporcionan un enfoque y una meta hacia la cual trabajar. Para cumplir con los KPI de manera efectiva, cada miembro del equipo interdisciplinario debe tener claro de qué es responsable, así como comprender de qué son responsables los demás miembros. Esto reduce la superposición de tareas y garantiza que todos midan los resultados de sus esfuerzos.

Cuatro beneficios de la colaboración entre equipos

La colaboración suele ocurrir de forma orgánica cuando se trabaja en equipos, especialmente si un equipo está físicamente presente en la sala.

Sin embargo, es menos probable que se produzca una colaboración orgánica cuando los equipos están distribuidos en diferentes departamentos y ubicaciones geográficas. Irónicamente, estas situaciones son cuando más lo necesitamos. Aquí hay algunas formas en que la colaboración entre equipos puede fomentar el trabajo en equipo y mejorar la productividad de todos los involucrados.

Surgen múltiples ideas y soluciones

Todos miran un problema de manera diferente. Tener diversas perspectivas, como tener varios departamentos que aborden un problema, puede ayudarlo a encontrar una solución mejor y completa que se aplique a todos en la sala. De esta forma, todos los departamentos están representados y se expresan todas las inquietudes, lo que fomenta un entorno para nuevas ideas, nuevas estrategias y métodos mejorados para hacer las cosas.

todos aprenden mas

Tener la oportunidad de escuchar a todos los departamentos hablar en nombre del mismo problema o proyecto ayuda a todos a comprender cómo están conectados todos los equipos. todos los involucrados pueden ver el panorama general y la importancia que puede tener su rol particular para lograr un objetivo único, y todos pueden aprender un poco sobre lo que hacen otros miembros del equipo, lo que permite crear vínculos más fuertes y mejores relaciones entre los equipos.

Mayor impulso de cambio

Poner a diferentes personas en una habitación que no están acostumbradas a estar juntas puede cambiar por completo la energía de la habitación y la forma en que se realiza el trabajo. Diversas mentalidades que trabajan juntas y que por lo general nunca interactúan pueden hacer que las cosas se muevan y tiemblen de una manera diferente a como lo hacían antes.

Este tipo de colaboración también ayuda a facilitar la confianza, la empatía y la aceptación de todos los miembros del equipo. Se producen menos retrasos y errores de comunicación porque todos están en sintonía y hay menos “guerra territorial” que ocurre cuando los roles del equipo comienzan a superponerse.

Los objetivos se logran

Cuando diferentes equipos trabajan bien juntos, toda la empresa puede beneficiarse. La colaboración cruzada de conocimientos y habilidades puede ayudar a todos a comprender cómo su propio trabajo y sus objetivos individuales encajan en el panorama general, así como en los objetivos generales de la empresa. Además, tener nuevas perspectivas puede reducir los errores, crear oportunidades de mejora y refrescar la forma en que trabajamos.

Tres desafíos comunes de la colaboración multifuncional

Trabajar con personas fuera de su equipo normal agrega nuevas complejidades. Muy a menudo, las personas tienen diferentes formas de trabajar y diferentes niveles de conocimiento. Estos son algunos desafíos que usted y su equipo multifuncional podrían enfrentar.

Mala comunicación del equipo.

Como con cualquier equipo, ya sea multifuncional o no, la comunicación es clave. No comunicar sus áreas de enfoque o perder detalles importantes sobre lo que están haciendo otros miembros del equipo puede conducir a metas desalineadas o ineficiencias. También puede conducir a la posibilidad de tener "demasiados cocineros en la cocina" con algunas personas que intentan hacer el mismo papel o tienen una superposición de tareas.

Dificultad para cumplir con el horario

Cada individuo tiene sus propias responsabilidades, tareas y metas a alcanzar. Cuando se trabaja en un equipo multifuncional, es necesario colaborar juntos y asignar tiempo a las tareas para completar un proyecto dentro del plazo. Los equipos multifuncionales pueden tener sus propios objetivos departamentales diferentes y tiempo limitado para dedicar a proyectos multifuncionales, lo que dificulta cumplir con el cronograma.

Dificultad para cumplir con el presupuesto planificado

Mantenerse dentro del presupuesto tampoco siempre es fácil. Puede ser difícil asegurarse de que todos los miembros del equipo conozcan el presupuesto y su estado actual. Cuando los departamentos tienen sus propios presupuestos para cuidar y monitorear, es difícil asegurarse de que también se cumpla con el presupuesto de un equipo multifuncional.

Colabore entre equipos con Lifesize en cinco pasos

¿Está buscando una forma infalible de comunicarse con su equipo? Comience por usar Lifesize de forma gratuita para ver cómo puede ayudar a mejorar la colaboración entre equipos y la cultura de la empresa.

Aquí hay cinco pasos para incorporar Lifesize en su negocio hoy:

1. Abre un navegador

Abra el navegador de su elección: Google Chrome, Safari o Microsoft Edge funcionan muy bien. Lifesize es compatible con todas las opciones del navegador, lo que facilita la conexión con los miembros de su equipo.

2. Vaya a go.lifesize.com

iniciar un Ir de tamaño natural llamada de videoconferencia grupal. Es gratis y está basado en la nube, por lo que no es necesario descargar ningún software, solo ingrese su correo electrónico y listo. También es compatible con la mayoría de los dispositivos.

3. Agregar asistentes

Ahora, puede agregar a quien quiera a su videollamada, ya sean miembros de su equipo multifuncional o personas ajenas a su organización. Simplemente invite a los asistentes por mensaje de texto o dirección de correo electrónico para simplemente hacer clic y unirse a la llamada.

4. ¡Empieza tu llamada gratis y empieza a colaborar!

Lifesize tiene muchas excelentes herramientas integradas que facilitan la colaboración entre equipos, incluidas videollamadas cifradas de extremo a extremo para mayor seguridad, integración de Outlook y Slack, números de marcación internacional. La colaboración realmente no puede ser más fácil.

5. Marque Lifesize Go para sus próximas llamadas

Cree un marcador para Lifesize en su navegador para que pueda acceder fácilmente al enlace la próxima vez que inicie o se una a una videoconferencia.

Conclusión

Los equipos multifuncionales que celebran sus diversos conjuntos de habilidades, experiencias y perspectivas colaboran bien juntos, lo que significa que pueden disfrutar de los beneficios de un mayor impulso, nuevas ideas y el logro de objetivos.

A pesar de los desafíos potenciales que puede traer trabajar en equipos multifuncionales, hay muchas maneras de mejorar los esfuerzos de colaboración. Lifesize es una plataforma basada en la nube fácil de usar que permite a los equipos comunicarse entre sí sin esfuerzo dondequiera que estén.