El trabajo remoto ha cambiado la forma en que las empresas de todo el mundo piensan sobre mantenerse conectadas y productivas. Como resultado, las empresas están replanteándose cómo apoyan a sus empleados con procesos y herramientas que facilitan el trabajo remoto efectivo y colaboración de diseño.
En esta publicación, le daré cinco consejos de colaboración de diseño que ayudarán a los equipos remotos a hacer que su trabajo sea más eficiente y efectivo. Más específicamente, vamos a cubrir los siguientes temas:
- Diseño de herramientas de colaboración
- La importancia de la retroalimentación temprana
- Comunicación en tiempo real y cómo afecta la colaboración remota
- La importancia de tener un proceso fijo y eficaz
- Documentación de copias de seguridad y control de versiones.
Vamos a sumergirnos en ello.
5 consejos de colaboración de diseño
Consejo n.º 1: elija las herramientas de colaboración de diseño adecuadas
Cuando se trata de un proceso de diseño colaborativo eficaz, el paso más importante es elegir las herramientas de colaboración de diseño adecuadas. Para que una empresa facilite la colaboración dentro de su equipo de diseño, así como con otros departamentos, es absolutamente esencial cubrir las necesidades de diseño proporcionando herramientas útiles de gestión de proyectos para garantizar que las solicitudes de diseño estén bien definidas, gestionadas y entregadas a tiempo.
Al contar con las herramientas y los procesos correctos, los miembros del equipo estarán más contentos y serán más productivos trabajando juntos de forma remota sin tener que lidiar con problemas innecesarios de gestión de proyectos que pueden causar retrasos y malentendidos dentro del equipo.
A continuación puede encontrar algunos diseñar herramientas de colaboración que seguro que te resultará útil:
1. Visme
Visme es una popular aplicación de escritorio que puede ayudar significativamente a los equipos de diseño con la colaboración en el diseño.
La herramienta brinda a cualquier equipo la oportunidad de centralizar y unificar sus proyectos de diseño mediante la creación de archivos de diseño en una variedad de formas, como presentaciones, contenido web e infografías. Dado que todos los miembros del equipo colaboran dentro de una plataforma común y fácil de usar que les brinda herramientas de diseño convenientes y efectivas, los procesos de creación de contenido se vuelven mucho más fáciles y optimizados.
2. Escenario de archivos
Como puede atestiguar cualquier equipo creativo, la revisión y aprobación del contenido son etapas esenciales del proceso de diseño; sin embargo, también pueden ser tediosos y consumir mucho tiempo si no se gestionan adecuadamente.
Para abordar esto, Filestage se enfoca en agilizar el proceso de dar y recibir comentarios, así como en revisar constructivamente una pieza de contenido y asegurarse de que cumpla con los requisitos del proyecto. Esto, entonces, permite que los equipos de diseño remotos revisen y aborden los comentarios de manera más eficiente, trabajando con las partes interesadas para realizar actualizaciones según sea necesario para cumplir con los requisitos del proyecto.
3. Asana
La gestión de proyectos es uno de los factores más críticos para cualquier equipo remoto de alto rendimiento. Afortunadamente, herramientas como Asana han facilitado significativamente la gestión de proyectos.
Asana cuenta con una serie de herramientas intuitivas para ayudar a cualquier equipo a mantener el trabajo organizado y los proyectos a tiempo, incluida la gestión del flujo de trabajo y potentes cronogramas para ayudar a visualizar todos los componentes del proyecto.
Mientras que las herramientas de trabajo remoto como Asana, Slack, Proofhub y Trello (o una de las Alternativas a Trello) no son herramientas de colaboración de diseño, son extremadamente útiles para realizar un seguimiento de las tareas y actividades entre los equipos y los directores de proyectos. También pueden ayudar significativamente aumentar la productividad y eficiencia dentro de los equipos de diseño. Además, hay herramientas de trabajo remoto de ventas y marketing que debe conocer, como el software de divulgación de relaciones públicas. respuesta. Además, las herramientas para compartir archivos como Dropbox y las herramientas de creación de prototipos para equipos de diseño como Invision se pueden usar para compartir archivos de Sketch y colaborar en el diseño por parte de diseñadores y equipos de diseño.
Consejo n.º 2: Pida comentarios anticipados
El trabajo a distancia ha demostrado ser beneficioso para muchos empleados que atribuyen sentirse más relajados y motivados a la mayor flexibilidad que tienen al trabajar desde casa.
El trabajo remoto, cuando se puede aplicar, brinda flexibilidad a los empleados y puede aumentar su productividad. El siguiente gráfico muestra claramente el interés al alza en el término "trabajo remoto" durante 2020.
Por otro lado, trabajar de forma remota puede afectar algunos aspectos del trabajo colaborativo. En otras palabras, una gran cantidad de equipos que solían trabajar de forma colaborativa, y generalmente dentro de los mismos espacios físicos, ahora se están volviendo remotos y necesitan adaptarse a muchos cambios en términos de su trabajo colaborativo y comunicación.
Bajo estas circunstancias, es absolutamente esencial que los miembros del equipo y los gerentes de proyecto pidan retroalimentación temprana.
¿Por qué es eso importante?
Al solicitar comentarios tempranos, se ahorra a usted y a su equipo un tiempo valioso y se asegura de que no haya malentendidos entre los equipos creativos y las partes interesadas internas. Siempre es útil saber cómo se pueden sentir los demás acerca de un proyecto en el que está trabajando y verificar el progreso para asegurarse de que está en el camino correcto. Al hacer esto, notará que la retroalimentación temprana puede ser extremadamente constructiva y hacer que su trabajo dé en el blanco.
Como puede ver en el ejemplo anterior, un miembro del equipo de diseño ha compartido un archivo que está abierto para discusión y lluvia de ideas entre los miembros del equipo. Los revisores del archivo tienen la oportunidad de anotar y resaltar detalles en un diseño, así como proponer ideas en la sección de comentarios a la derecha.
En lugar de realizar revisiones por correo electrónico, lo que puede ser bastante formal, estresante y lento, considere aprovechar una herramienta de colaboración de diseño que se adapte al marcado y la retroalimentación. Como mencioné anteriormente, Filestage es una herramienta útil para la revisión y aprobación de contenido que ofrece comentarios con anotaciones de imágenes.
En última instancia, el uso compartido de archivos y la retroalimentación temprana sobre el trabajo en curso hace que los equipos trabajen juntos de manera más eficiente, incluso cuando trabajan desde casa o en diferentes lugares del mundo.
Consejo n.º 3: aproveche la comunicación por video en tiempo real para los hitos
El tercer consejo que todo remoto y equipos distribuidos debe tener en cuenta es la importancia de aprovechar la comunicación por video en tiempo real, especialmente para los hitos.
Videoconferencia, chats en vivo y otras formas de comunicación en tiempo real pueden ser muy útiles cuando se trata de establecer relaciones con los clientes y colaborar con colegas. Puede ser especialmente crítico para los equipos de diseño, donde comunicación cara a cara puede ayudar a replicar la experiencia de la sala de reuniones.
Especialmente cuando muchas empresas y empleados trabajan de forma totalmente remota, aprovechar la comunicación por video en tiempo real es esencial para aumentar la satisfacción y la moral de los empleados, así como para mantener a los miembros del equipo comprometidos.
Los equipos que se comunican con regularidad crean una buena relación, trabajan mejor juntos y mejoran el tiempo que dedican a realizar los proyectos.
No sólo eso, sino que tener la capacidad de entender visual y señales no verbales a través de videollamadas realmente puede ayudar a las personas a colaborar de manera más fluida. Incluso dejar de trabajar cada cierto tiempo para participar en alguna actividades de creación de equipos virtuales juntos pueden ayudar a los miembros remotos del equipo a conocerse a un nivel más personal, creando mejores relaciones de trabajo.
Las reuniones de video cara a cara crean el entorno necesario para una comunicación natural y una colaboración exitosa.
Consejo #4: Establezca una secuencia de producción y una base de conocimientos
Cuando se trata de ajustar sus procesos para que se ajusten tanto a la estrategia de su equipo de diseño como a las demandas de un cliente o negocio, no debe olvidar lo importante que es definir las secuencias adecuadas para las tareas y la comunicación.
Los equipos remotos pueden estar en línea en varias zonas horarias y eso podría generar problemas de comunicación o afectar la calidad del contenido visual que se produce. Por esa razón, se recomienda encarecidamente crear y documentar una secuencia formal de los métodos y pasos que todos los miembros de su equipo deben seguir cuando trabajen entre sí.
Dicho de otra manera, lo que puede hacer es crear una base de conocimientos con procedimientos operativos estándar (SOP), listas de verificación y plantillas para ayudar a alguien, como un empleado subalterno o un recién llegado, a seguir el proceso de diseño de la empresa.
Esto es a lo que podrían referirse algunos de los componentes principales de un proceso de diseño gráfico:
Como mencioné anteriormente, tener una rutina fija de cómo se deben hacer las cosas puede ahorrarle tiempo porque todos los miembros de su equipo estarán en sintonía y eso minimizará las demoras y disminuirá los malentendidos.
En pocas palabras, es importante tener un proceso y existen herramientas que pueden ayudarlo a lograrlo.
Si bien el ejemplo de proceso anterior de Trello se creó para la creación de contenido de blog, los principios son los mismos para el diseño. Recuerde, aunque crear un proceso y apegarse a él es muy importante, debe revisar el proceso regularmente y solicitar comentarios para determinar si realmente funciona para usted.
Comprender su proceso analizándolo y monitoreándolo ayudará a los equipos remotos y de gestión de proyectos a mejorarlo cuando sea necesario. Con respecto a la creación de un proceso para equipos remotos, también podría considerar entrenamiento de equipo eso puede elevar el trabajo colaborativo de un equipo, así como ayudar a los compañeros de trabajo a tener el mismo conocimiento inicial sobre un proyecto antes de que comience.
Sugerencia n.º 5: Cree convenciones de nomenclatura para copias de seguridad y control de versiones
Los equipos remotos en diseño gráfico tendrán maquetas de trabajo y copias de seguridad que se crearán en simultaneidad. Estas versiones se crearán para una amplia gama de propósitos, desde archivos de trabajo hasta borradores diseñados para demostración o evaluación.
El establecimiento de convenciones de nomenclatura y estructuras de carpetas estrictas crea eficiencias para los colegas remotos y proporciona una taxonomía intuitiva para los nuevos empleados: para hacer referencia a muestras de trabajo anteriores y reutilizar conceptos que pueden optimizarse aún más. Dado que los equipos de diseño remotos no comparten el mismo espacio físico donde, idealmente, su trabajo de diseño siempre estaría abierto a discusión y disponible para todos en el equipo, registrar versiones anteriores y diferentes brinda a los diseñadores la oportunidad de reflexionar sobre un diseño.
Para asegurarse de mantener copias de seguridad de diferentes versiones de su trabajo creativo, debe intentar dirigir sus esfuerzos de diseño hacia herramientas de diseño que le permitan recuperar versiones anteriores de sus diseños, así como duplica tus proyectos, exactamente como lo hace Visme.
Asigne a los duplicados y versiones un nombre que clasifique los documentos en el flujo de trabajo de su proyecto, para que los creadores de medios tengan la libertad de editar y probar nuevas ideas en una de las copias mientras mantienen el diseño original tal como está.
También desea asegurarse de que su arduo trabajo no desaparezca repentinamente debido a un mal funcionamiento del sistema y que todas las variantes sean fácilmente referenciables durante la vida útil de un proyecto.
Resumen
En conclusión, las empresas siempre deben tratar de encontrar la herramienta de colaboración de diseño más adecuada y asegurarse de que cubra sus necesidades y agilice su trabajo, en lugar de hacerlo más complejo.
Cuando trabaje con equipos de diseño remotos, recuerde crear un proceso que definirá y facilitará su trabajo y, por supuesto, siempre solicite comentarios tempranos porque le ahorrará una cantidad significativa de tiempo.
Además, asegúrese de aprovechar la alta calidad aplicaciones de videoconferencia como Lifesize para sus hitos y reuniones más importantes. Establezca una secuencia de comunicación para sus herramientas de colaboración de diseño. Y finalmente, cumpla con las estrictas convenciones de nomenclatura para las versiones y las copias de seguridad, de modo que sus equipos remotos trabajen mejor juntos.
Esta publicación invitada fue aportada por Farzad Rashidi. Farzad es el cofundador de respuesta, la herramienta todo en uno de relaciones públicas y construcción de enlaces que combina la personalización con la productividad. También dirige los esfuerzos de marketing en Visme, donde ayudó a la empresa a ganar más de 5 millones de usuarios y pasar 1.5 millones de tráfico orgánico mensual. Desde entonces, ha estado ayudando a otras empresas a lograr el mismo éxito a través de Respona.
