Con 2020 apodado extraoficialmente como el año del "trabajo desde casa" debido al brote de coronavirus, pensamos que sería útil compartir algunos consejos útiles. reunión virtual puntas. A estas alturas, probablemente haya estado en al menos una llamada de videoconferencia para conectarse con sus compañeros de trabajo, socios o clientes. Pero ahora es el momento de aprender el arte, la etiqueta y el oficio magistral de hacer que esas videollamadas sean exitosas para todos los involucrados. 

¿Qué es una llamada de videoconferencia?

Una llamada de videoconferencia es una reunión en línea que combina transmisiones de video en vivo de un sistema de videoconferencia con una solución para compartir pantalla para permitir la colaboración grupal. Las llamadas de videoconferencia permiten a los participantes de reuniones remotas mantener conversaciones cara a cara más significativas sin tener que depender de viajes para reuniones productivas en persona.

Etiqueta de videoconferencia: los 10 qué hacer y qué no hacer 

1. Prepárate y llega a tiempo a la reunión

No hay nada peor que asistir a una videollamada sin pistas de contexto y que el presentador se una tarde a la reunión porque no estaba listo. Hacer una agenda de la reunión con anticipación, envíelo a sus asistentes y manténgalo durante toda la llamada. No solo ayuda con la productividad y la eficiencia, sino que también marcará el tono de la reunión y dará tiempo a los demás para preparar sus preguntas y contribuciones.

2. Mantenlo conciso

Permítanme hacer referencia La navaja de Occam para ilustrar esta regla: “La explicación más simple suele ser la correcta”. Eso significa que sus videollamadas sean cortas y agradables. Todo el mundo tiene horarios repletos en estos días, y las conversaciones frívolas no solo son improductivas y consumen mucho tiempo, sino que también pueden ser extremadamente frustrantes.

3. Utilice elementos visuales para mejorar el interés de los participantes

Las imágenes son una excelente manera de mantener una reunión interesante y fresca. Con Compartir tamaño natural, puede compartir de forma inalámbrica aplicaciones, presentaciones de PowerPoint™, videos, tablas, gráficos y cualquier otra cosa para la colaboración en tiempo real.

4. Grabar la videoconferencia para compañeros ausentes

Desafortunadamente, los proyectos rápidos y los plazos de última hora pueden aparecer inesperadamente a lo largo de la jornada laboral. Entonces es importante graba tu videollamada para que los colegas que lleguen tarde o que estén ausentes puedan sintonizar más tarde cuando les resulte conveniente para ponerse al día con la información. 

5. Silénciate cuando no hables

Incluso si cree que está extremadamente callado mientras otra persona está hablando, la mayoría de los micrófonos captarán sonidos débiles como escribir, toser, masticar o golpear su bolígrafo. Una vez que tenga varias personas en una llamada con micrófonos no silenciados, el ruido de fondo puede ser una gran distracción. Como cortesía común hacia los demás, silencie siempre el micrófono cuando no esté hablando. 

6. Minimiza las distracciones

Esto puede parecer obvio, pero es importante asegurarse de que todos estén enfocados en la reunión en cuestión y no en otras tareas que los distraigan. Ponga su teléfono inteligente en silencio o fuera de la vista durante la reunión. Si está compartiendo su pantalla con otros participantes, intente desactivar las notificaciones emergentes y cierre otros programas como chat, notificaciones de calendario y correo electrónico. Empresas que utilizan videoconferencias informar menos instancias de multitarea en las reuniones, lo que resulta en tiempos de reunión más cortos.

7. No olvides ser tú mismo

Ya hemos superado las videoconferencias que se utilizan únicamente para fines trimestrales reuniones de la junta con su equipo ejecutivo, se ha transformado en una forma diaria de comunicarse cara a cara. Al igual que enviar mensajes de texto, hablar por teléfono o caminar hacia el escritorio de su colega y conversar en persona, la experiencia de la videoconferencia se trata de lo que se está discutiendo. Así que no te preocupes cuando se trata de estar frente a la cámara, ¡solo sé tú mismo!

8. Mantenga las reuniones en el tamaño adecuado

Cuantas más personas haya en una llamada, más confusas y distraídas pueden ser las cosas. Menos personas significan una mayor colaboración y una mayor participación. Por supuesto, si tiene una reunión de toda la empresa, invite a todos a unirse a la transmisión en vivo y grábela para aquellos que no puedan asistir al evento en vivo.

9. Vuelva a verificar su configuración

Si bien las videollamadas ahora solo requieren un clic en un botón, nunca está de más verificar su configuración y asegurarse de que su audio y cámara estén configurados correctamente. De esa manera, si tiene un monitor externo con una cámara incorporada, puede ajustarlo en consecuencia.

10. Usa la cortesía común

Debido a que la colaboración de video es como una interacción en persona, es importante usar la misma cortesía que usaría si estuviera en la misma habitación. Esto incluye prestar atención al orador, minimizar la multitarea y abstenerse de interrumpir. Si bien esto puede parecer obvio, los buenos modales pueden llevarlo lejos al establecer relaciones comerciales.

Seis cosas a tener en cuenta al elegir una aplicación de videoconferencia

1. Fiabilidad de las llamadas

Asegúrese de que su proveedor de servicios de videoconferencia se base en una red confiable y resistente que tenga la disponibilidad global para satisfacer las necesidades únicas de su empresa.

2. Calidad de vídeo

No se conforme con nada menos que sorprendente para su comunicación de misión crítica. El audio perfectamente sintonizado y el video 4K te hacen sentir como si estuvieras en la misma habitación, incluso si te conectas desde miles de kilómetros de distancia.

3. Facilidad de uso

Elija una solución que se integre con su directorio corporativo para una manera fácil de conectarse con colegas, pero también asegúrese de que la solución admita llamadas de invitados para reunirse con clientes y socios fuera de su organización también.

4. Compartir pantalla de forma inalámbrica

Transforme instantáneamente su videollamada en una sesión de trabajo colaborativo compartiendo su pantalla o presentación. De esa manera, puede cooperar en un documento además de comunicarse cara a cara.

5. Atención al cliente

¿A quién llamas si algo se rompe? Una solución de clase empresarial debe estar respaldada por soporte dentro de tiempos de respuesta significativos. Elija una solución que lo respalde durante toda la vida del servicio.

6. Traiga su propio dispositivo (BYOD)

La compatibilidad con PC o Mac, tabletas y teléfonos inteligentes (Android o iOS) y las llamadas basadas en navegador son esenciales. BYOD está aquí para quedarse: para la mejor adopción, encuentre una solución que se integre con todos los dispositivos que a su equipo le encanta usar.

¿Por qué usar Lifesize para su llamada de videoconferencia?

Aproveche el hardware y el software juntos

Al integrar nuestros sistemas de salas de reuniones y el servicio en la nube, habilitamos a cada persona, cada dispositivo y cada sala de conferencias con videoconferencias increíbles. 

Acceda a una red global

Con centros de datos en cada geografía importante, nuestra presencia global lo ayuda a conectar sus equipos globales con un acuerdo de nivel de servicio de tiempo de actividad del 99.9 % y una calificación de satisfacción del cliente líder en la industria. 

Perfecta integración con todas las aplicaciones

Lifesize se adapta al flujo de trabajo de sus herramientas existentes para brindarle la mejor experiencia de usuario de video en las aplicaciones y salas de reuniones que usa todos los días. Análisis de CX que mantienen a sus clientes en el centro de su negocio. Sistemas de salas de conferencias de terceros como Polycom y Cisco y herramientas de programación y colaboración como Microsoft® equipos, microsoft® Skype Empresarial, Microsoft® Outlook® y Google Calendar se integran a la perfección con Lifesize. 

Conéctese y comuníquese de forma segura con los miembros del equipo

Lifesize utiliza los mejores centros de datos de su clase con certificaciones independientes de seguridad y privacidad de terceros para garantizar la base más segura y confiable posible para nuestros clientes.

¿Listo para comenzar con Lifesize?

En Lifesize, todo lo que hacemos está diseñado, construido y respaldado para que la experiencia del usuario sea excelente y sin esfuerzo desde el primer día. Después de más de quince años de desarrollo sistemas de salas de conferenciasDispositivos de presentación inalámbricos para salas de reunionesaplicaciones de videoconferencia y al red global en la nube que lo une todo, no nos conformamos con nada menos que asombroso. Lifesize ofrece una experiencia de reunión unificada inigualable en la que puede confiar para trabajar desde la primera vez, siempre.

En respuesta a la pandemia de COVID-19, Lifesize ofrece servicio de videoconferencia gratuito e ilimitado para todas las empresas globales durante seis meses. Nuestro objetivo es apoyar a las empresas lo mejor que podamos durante este momento difícil y mantener el mundo funcionando.

Preguntas frecuentes sobre llamadas de videoconferencia 

¿Cómo realizo una llamada de videoconferencia?

Hay varias formas de realizar una llamada de videoconferencia con la aplicación Lifesize. Con un servicio de videollamadas basado en directorio, hacer una llamada es tan fácil como hacer clic en un nombre. Este video muestra lo fácil que es ponerse en contacto con sus contactos en Lifesize.

¿Cómo hago una videollamada grupal?

Hacer una videollamada grupal es fácil. Puede programar reuniones únicas o periódicas con Lifesize y su servicio de calendario favorito. Simplemente seleccione una sala de reuniones para reunirse y envíe los detalles de la llamada a los invitados a la reunión. Pueden unirse desde la aplicación de Lifesize, su navegador con la aplicación web de Lifesize o simplemente por teléfono. Y todas las opciones están incluidas en el cuerpo de su invitación a la reunión.

¿Cómo comparto mi pantalla en una llamada de videoconferencia?

Si se une a una llamada de videoconferencia desde la aplicación Lifesize en su computadora portátil o a través de la aplicación web basada en navegador, simplemente haga clic en el ícono actual para compartir su pantalla. Si está en una sala de reuniones, nuestro dispositivo inalámbrico para compartir salas de reuniones, Lifesize Share, facilita compartir su pantalla, reproducir videos o incluso controlar presentaciones directamente desde su teléfono sin tener que depender de dongles o conectores especiales.

¿Cómo me uno a una llamada de videoconferencia desde mi teléfono móvil?

La aplicación móvil de Lifesize ofrece a los usuarios remotos más funciones para reunirse sobre la marcha. Obtenga más información sobre funciones como pellizcar para hacer zoom y el modo de solo escuchar en este breve video de descripción general.