Todos sabemos cómo es no estar preparado durante una reunión: ya sabes, ese tipo que no sabe cómo usar la tecnología en la sala de reuniones para comenzar su presentación o simplemente no sabe lo que sucede durante la reunión porque no lo sabía. t hacer su tarea de antemano.
Estar bien preparado para sus reuniones/eventos de videoconferencia no solo le ahorra vergüenza durante la llamada, sino que también facilita la evento virtual/reunión más eficiente y atractiva. Y en una época en la que casi todas las empresas trabajan desde casa debido al Coronavirus, tus compañeros te lo agradecerán.
En esta guía, le mostraremos cómo prepararse adecuadamente para una reunión virtual, desde obtener los aspectos técnicos básicos hasta cómo debe presentar sus ideas y contribuir activamente al éxito de la reunión.
4 consejos para prepararse para una reunión virtual
1. Aprende lo básico
El aspecto más básico de estar preparado para una reunión virtual es saber cómo usar la tecnología de reunión en línea que se está utilizando. Antes de la conferencia telefónica, asegúrese de saber cómo conectarse a la llamada y cómo compartir su pantalla. Si la llamada está alojada en una aplicación que nunca ha usado antes, tómese un minuto para descargar la aplicación o instalar los complementos necesarios. Si bien algunos servicios de video como Lifesize se ejecutan de forma nativa en su navegador web, otros pueden requerir pasos de instalación adicionales.
A continuación, siempre debe verificar la configuración de audio y video. La mayoría de las aplicaciones de reuniones en línea tendrán una función de configuración que le permitirá verificar que su cámara y micrófono funcionen como se esperaba y que su fuente de audio preferida esté seleccionada (auriculares o parlantes). Durante este proceso, puede verificar el encuadre de su video y asegurarse de tener iluminación adecuada en su lugar para garantizar que tanto usted como su entorno se vean profesionales. Si está presentando durante la reunión, asegúrese de cerrar todas las pestañas no relacionadas y silenciar las notificaciones en su computadora portátil.
2. Comparte conocimientos antes de la reunión
Ahora pasaremos al aspecto menos técnico de la preparación de reuniones virtuales. La cantidad de preparación que debe preparar antes de la reunión depende de la responsabilidad que tenga durante la reunión, pero algunos principios generales pueden aumentar drásticamente la eficacia de la reunión virtual para todos los participantes. Primero, todos deben conocer los temas que se están discutiendo y los objetivos de la reunión mucho antes del inicio de la conferencia telefónica. Si está dirigiendo la reunión virtual, asegúrese de crear un agenda de la reunión y envíalo a todo tu equipo antes del inicio de la llamada. La agenda abordará los puntos de conversación clave y definirá el resultado de la reunión para que todos puedan asistir a la reunión virtual informados y preparados.
Los documentos adjuntos a la reunión también deben enviarse con la agenda de la reunión. Para los grupos de trabajo de proyectos, puede valer la pena configurar una carpeta de documentos compartidos o crear un canal en Equipos de Microsoft o Slack para guardar materiales. Solo asegúrese de que, independientemente del enfoque que adopte para compartir, lo haga de forma segura e, idealmente, de acuerdo con un confianza cero estrategia de seguridad
Si es un participante de la reunión y no ha recibido una agenda antes del inicio de la conferencia telefónica, comuníquese con el organizador de la reunión para preguntar qué temas y material se tratarán durante la reunión. Eficaz presentaciones virtuales y las reuniones dependen de que todos lean el material de la reunión y se preparen de antemano. Como señala Nancy M. Settle-Murphy en su libro Liderando Equipos Virtuales Efectivos, no prepararse para las reuniones es una violación ética contra su equipo, porque si otros tienen que tomarse el tiempo para ponerse al día, le está robando tiempo al equipo, y ese es un hábito irrespetuoso.
3. Haz tu tarea
Preleer el material relacionado con la reunión es solo el comienzo. También debe tomarse el tiempo para pensar en sus opiniones sobre los temas de la reunión y preparar preguntas, observaciones y comentarios. No tienes que tener todas las respuestas. A veces, solo necesita tener preguntas que inviten a la reflexión y ser capaz de explicar por qué es importante explorar esas preguntas para sobresalir realmente en una reunión.
A medida que investiga los temas de la reunión, intente generar ideas nuevas y nuevas estrategias realistas para lograr los objetivos de la reunión. Si es necesario, cree imágenes relevantes que ayuden a respaldar sus comentarios e ideas y que pueda compartir durante la reunión virtual.
Si el tema de la reunión es extenso o no está familiarizado con él, intente concentrarse en una contribución clave que pueda hacer durante la reunión y haga que su comentario cuente. No es necesario decir mucho para hacerse notar. En cambio, sea el miembro del equipo que aporte hechos, ideas y soluciones de alto valor a un tema específico de una manera que sea fácil de entender y digerir. Su oportunidad de hablar durante la reunión virtual puede ser limitada, especialmente si hay personalidades más importantes en la llamada, así que prepárese para que sus comentarios sean breves y precisos.
Desempeñarse de manera efectiva en una reunión virtual es una habilidad que debe aprenderse, como la mayoría de las cosas en los negocios. Antes de la reunión, escriba sus comentarios y practique decirlos en voz alta hasta que pueda hablar cómodamente sobre el tema de la reunión y sus estrategias e ideas con facilidad. Recuerda, la práctica hace al maestro.
4. Ve más lejos
Si comienza con los pasos preparatorios anteriores, debería estar en una buena posición para hablar con confianza y hacer contribuciones valiosas a la reunión. Durante la conferencia telefónica, escuche atentamente, tome notas si es necesario y sea proactivo al compartir sus comentarios preparados cuando sea el momento apropiado. Si bien desea ser visto y escuchado, es importante dejar que otros participantes de la reunión también contribuyan. Solo intervenga cuando sepa que puede hacer comentarios de valor agregado al tema específico que se está discutiendo.
Todas las ideas y sugerencias presentadas durante la reunión deben implementarse. Incluso si esta no es su responsabilidad, tome la iniciativa de escribir los próximos pasos y las posibles necesidades para lograr los objetivos del proyecto y enviarlos a su equipo. Echa un vistazo a nuestra publicación relacionada en Acta de la Reunión para obtener más consejos y una plantilla que puede usar para realizar un seguimiento de los elementos de acción y los próximos pasos. Hacer un esfuerzo adicional para hacer un seguimiento después de la reunión muestra a la gerencia y a su equipo que planifica y piensa con anticipación.
Finalmente, también debe reconocer que las habilidades que usted (y su equipo) aprenden a través de reuniones virtuales tienen aplicaciones mucho más amplias. Como han señalado varios analistas, la comunicación unificada es clave para aumentar la eficiencia operativa, por lo que los principios que aplica a sus reuniones virtuales también se pueden implementar para aumentar su base de clientes.
Conclusión
En última instancia, las reuniones virtuales efectivas comienzan con una preparación efectiva. Si todos están bien preparados, estas reuniones pueden ser una herramienta poderosa para generar ideas innovadoras, lograr objetivos y hacer avanzar a la empresa. Pero si alguien llega a la reunión sin estar preparado, asegúrese de que no sea usted.
