Documentar su reunión es un paso crucial para una llamada de videoconferencia exitosa y efectiva. Si ha sido elegido como el escriba sagrado de su reunión, es importante que comprenda los entresijos de escribir y compartir las actas de la reunión de manera efectiva, intuitiva y sencilla con sus colegas. Pero no se preocupe: aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre las actas de las reuniones y algunos consejos y trucos sobre cómo capturar las partes más importantes de una reunión.
¿Qué son las actas de reunión?
Las actas de reuniones son los registros tangibles tomados en una reunión que se utilizan para informar a los asistentes y no asistentes de lo que se discutió durante la reunión y definir los próximos pasos necesarios para mantener la conversación o el proyecto encaminado. Las actas de las reuniones permiten que las personas que no asistieron a la reunión se pongan al día sobre lo que se discutió. Este documento condensado también sugiere qué temas revisar e informar decisiones futuras en reuniones de seguimiento.
4 razones para tomar actas de reuniones
Las actas de las reuniones no solo se utilizan para comparar los temas clave discutidos en las reuniones, sino que también se utilizan como registros para que cualquier persona que no esté en la llamada o en la sala de reuniones pueda ponerse al día sobre lo que se discutió, sin prejuicios ni conversaciones triviales. Aquí hay algunas buenas razones por las que las actas de reuniones mejoran la forma en que se reúnen:
Capture el propósito general de la reunión
La gente no se reúne para divertirse. Siempre hay un propósito subyacente en la convocatoria de una reunión. Las buenas actas de reuniones no solo le dicen a las personas por qué se llevó a cabo la reunión en primer lugar, sino que también recuerdan las tareas que deben realizarse.
Registro de votos sobre las decisiones que se toman
Al anotar las decisiones importantes que se toman durante la reunión, usted y sus colegas se colocan un paso adelante para cualquier reunión de seguimiento. Capture mociones o votos realizados en la sala de reuniones para aclarar a los asistentes y no asistentes cuándo, por qué y cómo se tomaron estas decisiones.
Planificar los próximos pasos para futuras reuniones
Una reunión nunca es solo una reunión: siempre hay sincronizaciones de seguimiento y tareas que las personas deben hacer. Al registrar lo que debe hacerse antes de la próxima reunión, los colegas pueden realizar un seguimiento de lo que deben hacer para prepararse para la próxima llamada.
Seguimiento de elementos de acción
Registrar qué elementos son procesables a lo largo de la reunión facilita que los asistentes sepan qué deben hacer cuando finaliza la reunión, sin desviar la atención de lo que se está discutiendo actualmente.
Cómo redactar actas de reuniones efectivas en 6 pasos
1. Preplanificar
Al establecer y enviar un agenda de la reunión a tus colegas de antemano, puedes ayudar a guiar la conversación y cortar cualquier tangente que pueda surgir. Puede usar las actas de su reunión para configurar la estructura de la reunión y también para tomar notas y cambiar de tema fácilmente. Esto también le permite crear una agenda en un formato que funcione para la reunión.
2. Estructura tu documento de actas
Algunas cosas clave para incluir en las actas de su reunión son la hora y fecha de la reunion, nombres de los participantes en la conferencia telefónica, decisiones tomadas, nuevos temas criado y el siguiente junta hora y fecha. Si algunas personas no pudieron unirse, escriba sus nombres también para asegurarse de que todavía estén al tanto.
3. Mantén tus notas claras
Es fácil quedarse atrás al tomar notas en una reunión: las conversaciones son rápidas y puede ser difícil mantenerse al día. Tome nota mental antes de que comience la reunión para ser objetivo y evitar cualquier juicio o parcialidad. Incluso puede regresar después de la reunión y editar sus actas para que tengan sentido, corregir sus tiempos verbales para que sean consistentes y adjuntar cualquier documento adicional o información a la que se pueda haber hecho referencia.
4. Obtenga aprobación (si es necesario)
Si es nuevo en tomar actas de reuniones, obtenga la aprobación de un superior si es necesario. Siempre es agradable tener un segundo par de ojos para revisar algo que has creado.
5. Comparte los minutos
Una vez que haya editado sus actas, compártalas con sus colegas. Si su empresa tiene una carpeta general para el mantenimiento de actas, cárguelas para facilitar el acceso. Si los asistentes a la reunión solicitan copias físicas, proporciónelas y guarde los duplicados para usted: ¡estos documentos son algo de lo que estar orgulloso!
6. Mantenga las actas disponibles para futuras revisiones
Asegúrese de llevar sus actas a la próxima reunión de seguimiento para que pueda comenzar su reunión con un resumen. De esta manera, puede verificar si se han realizado las tareas y puede usar estos minutos para guiar cómo progresará su reunión.
Plantilla de actas de reuniones
Reuniones efectivas son el producto de un buen liderazgo, un equipo colaborativo, mínima charla trivial y excelente toma de notas. Aproveche al máximo las actas de sus reuniones con esta plantilla básica para tomar actas. ¡Copie la plantilla a continuación y utilícela para su próxima reunión!
Propósito de la reunión
Se llevó a cabo una reunión de [tipo de reunión] de [nombre del equipo o de la organización] el [fecha] en [lugar]. Comenzó a las [hora] y fue convocada por [líder de la reunión, persona que convocó la reunión], con [nombre del escriba] como escriba.
Asistentes
[Lista de los miembros del equipo que asistieron]
[Lista de invitados presentes]
[Lista de miembros del equipo que no asistieron]
Temas/Presentaciones
[Nombre del tema/presentación] fue presentado por [presentador/orador].
- Para llevar principales
Tareas de seguimiento
Tarea: llamado por [nombre] para [nombre del ejecutor de la tarea] para [completar la tarea] antes del [fecha]
Herramientas útiles para registrar las actas de las reuniones
Con una herramienta de colaboración de video como Lifesize, podemos proporcionarle una plantilla para las actas de sus reuniones, además de un poco más. Optimice sus reuniones tomando notas y manteniendo registros fácilmente con estas funciones y soluciones de Lifesize.
Grabar y compartir de tamaño natural
De tamaño natural Grabar y compartir permite a los usuarios grabar de forma segura sus llamadas de videoconferencia desde cualquiera de sus dispositivos o sistemas de salas de reuniones. Capture contenido y presentaciones compartidas con un solo clic y comience a crear el canal de video personal de su empresa dentro de su solución de videoconferencia. De esa manera, puede enviar una grabación completa junto con las actas de su reunión.
Uso compartido inalámbrico de pantalla de Lifesize Share
Compartir tamaño natural es una solución inalámbrica para compartir pantalla y automatización de salas que permite a los presentadores de reuniones compartir de forma inalámbrica su presentación en la sala de reuniones y al mismo tiempo tener la capacidad de acceder a herramientas para tomar notas o materiales de referencia en su propia pantalla privada. Con esta solución, puede compartir su presentación y tomar notas simultáneamente en una ventana separada, desde un dispositivo.
Integraciones con Microsoft, Google y Slack
En Lifesize, nos preocupamos por la facilidad de uso. Integre perfectamente su solución de Lifesize con herramientas como Microsoft, Google y Slack para respaldar y mejorar el flujo de trabajo de sus reuniones diarias. Programe reuniones, envíe documentos e inicie chats grupales con sus colegas, todo desde una única solución.
Conclusión
Escribir actas de reuniones no tiene por qué ser difícil. Con una solución de videoconferencia dinámica y con capacidad de grabación, tiene una herramienta que lo respalda. Ya sea que esté documentando una llamada de conferencia de toda la empresa o simplemente sincronizándose con su equipo de proyecto en curso, aproveche al máximo su tiempo reuniéndose de manera más inteligente, organizándose y manteniendo excelentes actas de reunión. Asegúrese de suscribirse al blog para obtener más información sobre la productividad de las reuniones.
Preguntas frecuentes sobre actas de reuniones
¿En qué tiempo deben estar las actas de las reuniones?
Siempre debe escribir las actas de sus reuniones en tiempo pasado. Estos podrían considerarse un resumen de lo que sucedió en la llamada y, por lo tanto, los colegas los leerán después de que ocurra la reunión. Asegúrese de regresar después de la reunión y corregir sus tiempos verbales para evitar confusiones.
¿Quién debe tomar las actas de las reuniones?
Lo ideal sería tener a alguien que asista a todas las reuniones, que no se presente en la llamada y que pueda tomar notas rápidamente y que comprenda el tema que se está discutiendo.
¿Cuál debe ser la duración de las actas de las reuniones?
La duración de las actas de su reunión depende de cuánto dura su reunión y cuántos temas planean cubrir usted y su equipo. Mantén tus oraciones cortas y objetivas, ¡no necesitas ser creativo!