7 reglas para crear reuniones de pie efectivas

No todas las reuniones requieren que se siente la mesa de conferencias completa. Cuando necesita actualizar rápidamente a todos y estar en la misma página, la reunión diaria de pie es el camino a seguir. Los stand-ups están diseñados para una máxima productividad: son rápidos, centrados y colaborativos. Pero para seguir siendo productivo, se deben seguir algunas reglas.

Este artículo es un modelo para organizar reuniones de pie exitosas. Conozca las ventajas de los stand-ups, lo que necesitará para comenzar y cómo organizar su reunión.

Conozca las ventajas de los stand-ups, lo que necesitará para comenzar y cómo organizar su reunión.

¿Qué es una reunión de pie?

Una reunión de pie (o stand-up) es una reunión diaria corta y productiva durante la cual los participantes se ponen de pie, como un recordatorio para mantener las cosas concisas. Las reuniones de pie permiten que los equipos de proyectos o productos se pongan en contacto rápidamente, informen sobre el progreso y se alineen con los objetivos del proyecto.

4 Beneficios de las reuniones de pie

Las reuniones de pie son una excelente manera para que los equipos alineen los objetivos a corto y largo plazo, junto con las tareas personales y los proyectos generales del equipo. Piense en una reunión de pie como su lista matutina y reunión de estado donde todo el equipo se reúne y tiene la oportunidad de ponerse al día y compartir en qué están trabajando. Con una organización y preparación mínimas requeridas, los equipos pueden unirse para establecer prioridades y comunicarse de manera rápida y efectiva.

1. Reducir los bucles de retroalimentación

A menos que mantenga una lista de preguntas para hacer o tenga contratiempos mientras trabaja en un proyecto, la información importante se pierde en la confusión cuando espera entre las reuniones semanales para reunir al equipo. Los stand-ups diarios mantienen a todos en la misma página, compartiendo la información más reciente y aprendiendo de otros miembros del equipo. Obtenga respuestas en tiempo real y cara a cara todos los días.

2. Identifique los problemas más rápido

Los pequeños problemas a menudo pueden escalar y tener consecuencias imprevistas cuando no se abordan de manera rápida. Las reuniones de pie le permiten sincronizarse con sus compañeros de equipo a diario, lo que les permite a usted y a sus colegas identificar los bloqueos rápidamente y a medida que surgen. No solo esto reunión de grupo Habilite la resolución de problemas, también puede cortar los problemas de raíz antes de que se conviertan en problemas mayores.

3. Alinear objetivos y tareas

Cuando te pones al día en el trabajo, es fácil perderse en los detalles y olvidarte de ver tus proyectos desde una perspectiva más amplia. Cada miembro del equipo tiene sus propias tareas y metas en las que se enfoca, lo que hace que sea fácil perder de vista cómo estás contribuyendo a las metas del equipo. Las reuniones de pie son un excelente recordatorio para alinear los objetivos del equipo y reiterar el rol de cada miembro del equipo en el equipo.

4. Interactuar con compañeros de equipo

Los correos electrónicos son fáciles de omitir o hojear, y las conversaciones telefónicas carecen de la interacción cara a cara que necesitamos para mantenernos enfocados, alertas y enfocados en el tema. Las reuniones diarias mantienen a los miembros del equipo completos comprometidos y colaborando entre sí, lo que permite a los colegas construir mejores relaciones al hablar entre ellos cara a cara. ¡También minimizan la multitarea ya que las reuniones en sí son solo de 10 a 15 minutos!

7 reglas para una reunión de pie efectiva

Si bien el concepto de una reunión breve e interactiva puede parecer demasiado bueno para ser verdad, tener reuniones rápidas productivas y centradas en un tema con sus colegas es bastante factible. Aquí hay 7 reglas que lo guiarán hacia una cadencia exitosa de reuniones de pie: 

1. Ten en cuenta el tiempo de todos

Una reunión de pie se llama reunión de pie, porque nadie debe tomarse el tiempo para sentirse cómodo en la sala de reuniones. Estas reuniones solo deben durar 15 minutos como máximo, ¡así que mantenga la reunión corta y breve! Si necesita tiempo para profundizar en ciertos temas, haga un seguimiento con un correo electrónico u otra hora designada para reunirse y discutir más.

2. Establece una meta

Un gran beneficio de las reuniones de pie es que obligan a los equipos a priorizar. Al abordar el objetivo del equipo justo al comienzo de la reunión (¡o incluso antes!), eliminará cualquier tema no relacionado y aprovechará al máximo el tiempo de todos. Los miembros del equipo entrarán a la reunión con preguntas preparadas.

3. Mantente enfocado

Una vez que haya establecido agenda de la reunión y objetivo, apégate a él! Elegir un facilitador o un experto en scrum puede ayudar a mantener la reunión organizada, mantener el rumbo y mantener la estructura. Pero no permita que su facilitador se haga cargo de la reunión: ¡asegúrese de que todos tengan la oportunidad de hablar y abordar cualquier cosa que necesiten!

4. Adapta el formato según sea necesario

Hablando de la estructura de la reunión, es importante comprender que no existe un enfoque único para las reuniones de pie. Cada equipo tiene su propia cultura, necesidades, número de miembros del equipo para acomodar, diversidad de perspectivas y más.

Una manera fácil de estructurar su reunión es al estilo de todos contra todos para que todos tengan la oportunidad de hablar cada vez. Incluso puede seleccionar qué temas abordar en cada reunión, es decir, actualizaciones de proyectos, obstáculos y desafíos, o simplemente dejar que su equipo lo guíe. ¡Haz lo que te resulte cómodo a ti y a tu equipo!

5. Incluir empleados remotos

Es fácil pasar por alto a sus compañeros de equipo remotos para los stand-ups, ya que no están físicamente en el edificio. Afortunadamente, con herramientas como la videoconferencia, puede conectar a todos desde cualquier lugar.

Lifesize ha diseñado soluciones para reuniones de pie para innumerables empresas y ha desarrollado una línea profesional de audio y equipo de videoconferencia - incluyendo el único 4K vídeo sistema de cámara de conferencia en el mercado. Los miembros del equipo pueden conectarse instantáneamente desde cualquier lugar con la aplicación móvil y de escritorio de Lifesize.

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6. Mantente constante

La consistencia es clave cuando se trata de hacer reuniones de pie de rutina: solo siendo constante, puede aumentar la productividad, mejorar la forma en que su equipo se comunica entre sí y hacer que la reunión sea aún más corta. Para mantener la coherencia:

  • Realice stand-ups a la misma hora todos los días.
  • Usa el mismo formato para todos los stand-ups
  • Cumplir con el marco de tiempo (generalmente 10-15 minutos)

7. No olvides hacer un seguimiento

Cuando establezca una meta en sus reuniones de pie, no olvide hacer un seguimiento y asegurarse de que sus conversaciones y proyectos estén progresando. Hacer un seguimiento después de sus reuniones diarias es crucial porque genera transparencia en todo su equipo. Se deben reiterar las expectativas, se deben tomar los próximos pasos y se debe responsabilizar a los compañeros de equipo.

Ejemplo de agenda de una reunión stand-up

No necesita mucho para la agenda de una reunión de pie; dado que son tan breves, todo lo que necesita es un puñado de preguntas para poner en marcha la pelota y solicitar a los miembros del equipo que proporcionen actualizaciones de estado. Puede tener un conjunto de preguntas que cada miembro del equipo puede responder o preguntas específicas dirigidas a ciertos miembros del equipo. Aquí hay algunos ejemplos que pueden ayudar a que su reunión de pie comience:

  • ¿Qué lograste ayer?
  • ¿Qué vas a hacer hoy?
  • ¿Dónde estás atrapado?
  • ¿En qué necesitas ayuda?
  • ¿Cuál es una “victoria” o hallazgo clave de hoy que le gustaría compartir?

3 herramientas que necesita para reuniones de pie efectivas

Para una reunión exitosa, tener una agenda es solo la mitad. Mejore sus reuniones de pie con herramientas adicionales que pueden vincular a trabajadores remotos desde cualquier ubicación y mantener sus reuniones funcionando sin problemas.

Aplicación de videoconferencia confiable

Aplicaciones de videoconferencia como la aplicación de tamaño natural conecte su equipo de audio y video en una interfaz intuitiva y de fácil acceso. La aplicación Lifesize presenta herramientas interactivas para la colaboración, pantalla compartida inalámbrica, pellizcar para hacer zoom y capacidades de solo escuchar y más. La aplicación móvil de Lifesize incluso permite que los miembros de su equipo lleven todas estas funciones dondequiera que haya una conexión a Internet y es interoperable con varios dispositivos de terceros para facilitar la colaboración.

Equipo de alta resolución

Para transformar sus videoconferencias de pie en una interacción cara a cara inmersiva y auténtica de la vida real, necesitará una cámara compatible con HD y pantalla de visualización. Lifesize crea soluciones para salas de reuniones personalizadas para la atmósfera colaborativa y ágil de las reuniones de pie. 

El Icono de tamaño natural 300 está diseñado específicamente para pequeñas reuniones de grupo. Las opciones de montaje flexibles le permiten colocar la cámara en cualquier lugar de la sala, la configuración es plug-and-play y la cámara tiene capacidad 4K para brindar un realismo y una claridad inigualables en su sala de conferencias. emparejado con un Teléfono de tamaño natural HD, sienta el efecto completo de una experiencia de colaboración integrada e inigualable.

Integraciones de calendario

Las integraciones de calendario aseguran que los miembros del equipo sepan cuándo es la reunión y puedan unirse fácilmente. La integración del calendario externo de Lifesize se sincroniza con el calendario de Google y los productos de Microsoft, por lo que puede recibir notificaciones y unirse a la reunión directamente desde Google y el Aplicación de Microsoft Teams. ¡Incluso puede reservar los sistemas Lifesize Icon como un recurso para programar y reservar fácilmente!

Cómo las reuniones de pie ayudan a los equipos remotos

Las reuniones de pie son más valiosas para los equipos remotos, ya que es aún más difícil mantener a los miembros del equipo en el mismo camino cuando están repartidos en diferentes ubicaciones. Estos son algunos equipos remotos que Lifesize ha ayudado a reunir.

MarketingOG

tamaño natural conectado Marketing de Crecimiento Orgánico Equipo 100% remoto en tres continentes diferentes para reuniones diarias de scrum. Sin espacio de oficina en absoluto, sus reuniones remotas se volvieron vitales para mantener unificados a su equipo y objetivos.

WP Engine 

Como empresa que hace de su cultura una prioridad máxima, WP Engine se enfrentó al desafío de brindar unidad a los equipos repartidos en tres continentes. Al tener Lifesize en cada oficina y en la computadora portátil de cada empleado, los compañeros de trabajo pueden conectarse instantáneamente entre sí y los gerentes pueden administrar de manera efectiva a los empleados remotos en videollamadas individuales.

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Oficinas IOS

IOS Offices es una empresa que procura y diseña espacios de trabajo para empresas en México. Con la ayuda de Lifesize, pueden crear la atmósfera más colaborativa y ágil posible para sus clientes. Las oficinas de IOS han implementado Lifesize en más de 30 de sus oficinas y utilizan las aplicaciones móviles y de escritorio de Lifesize para conectarse sin esfuerzo desde cualquier lugar.

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Colegio Coastal Bend  

Coastal Bend College utiliza videoconferencias de alta calidad en sus cuatro campus universitarios para comunicarse internamente entre el personal, brindar clases a estudiantes remotos y brindar tutoría a estudiantes inscritos fuera del aula. De hecho, la facultad y los estudiantes son tan defensores de Lifesize que han acuñado "Lifesize-ing" como verbo.

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Conclusión

No hay reemplazo para las reuniones cara a cara, pero con una fuerza laboral cada vez más distribuida, no siempre es factible. Las videoconferencias permiten estas interacciones auténticas de la vida real, independientemente de dónde se encuentren los miembros de su equipo.

Se supone que las reuniones de pie son rápidas y sencillas, por lo que las mejores soluciones para reuniones de pie hacen que unirse sea fácil e intuitivo de usar. Lifesize combina equipos técnicos de alta calidad con una interfaz de usuario optimizada que le permite participar en reuniones y comenzar a colaborar con facilidad. Despídete de esas largas y espantosas reuniones analógicas y saluda a sincronizaciones más inteligentes, de mayor calidad y más rápidas.