La colaboración en equipo ha evolucionado a un estado en el que los equipos que nunca se encuentran cara a cara pueden trabajar sincronizados de manera más colaborativa y eficiente que nunca. Empresas enteras tienen equipos completamente remotos, e incluso las escuelas en línea tienen educadores remotos que se conectan virtualmente con los estudiantes.
Cuando se trata de eso, la presencia de tecnología confiable de videoconferencia realmente ha permitido este tipo de colaboración; sin ella, la comunicación en tiempo real con colegas, clientes y clientes no sería tan efectiva y eficiente como lo es hoy.
¿Qué es la colaboración en equipo?
La colaboración en equipo es un enfoque de la gestión de proyectos en el que los miembros del equipo trabajan juntos para lograr un objetivo común. Una mayor colaboración puede conducir a una mejor generación de ideas y crear una cultura empresarial más innovadora de solucionadores de problemas.
Tecnologías como las videoconferencias permiten que personas de varios lugares colaboren como un equipo, discutiendo objetivos, avances y desafíos, y trabajando colectivamente en un proyecto, en cualquier lugar del mundo.
Colaborar de manera efectiva en un equipo juega un papel muy importante en el logro de los objetivos y el mantenimiento de una cultura empresarial feliz y camaradería del equipo. Un artículo reciente de Forbes destaca que los equipos colaborativos son en realidad cinco veces más productivos porque se sienten más motivados para alcanzar un objetivo común.
3 desafíos comunes de colaboración
La colaboración es crucial para un lugar de trabajo exitoso, pero no siempre es fácil de lograr. Sin una fuerte fuerza de trabajo colaborativa, las personas se convertirán en un grupo incohesivo de individuos que compiten. Esto hace que las empresas experimenten una disminución en productividad, motivación y, en última instancia, ingresos. Estos son algunos desafíos de colaboración comunes que pueden surgir cuando se trabaja en equipo.
1. Brecha de conocimiento entre o dentro de los equipos
Es común agruparse en subequipos dentro de un equipo más grande para trabajar en tareas específicas más pequeñas. Si bien dividir el trabajo parece una forma natural de hacer las cosas, también provoca brechas de conocimiento entre los subgrupos, lo que hace que las personas queden involuntariamente fuera del circuito. Es importante tomarse el tiempo para compartir las decisiones que se tomaron con el resto del equipo para que todos estén siempre en la misma página.
2. Falta de comunicación clara
Nadie tiene tiempo para una mala reunión. Ya sea el contenido que se está discutiendo o la tecnología que se usa para hacer la llamada, tener una forma clara de comunicarse con su equipo es crucial cuando se trata del éxito de su equipo. tenlo claro agenda de la reunión, envíelo antes de que comience la reunión y haga todo lo posible por cumplirlo: todos sabrán qué está pasando, qué deben hacer y cómo deben hacerlo. Y asegúrese de que sus herramientas de colaboración estén actualizadas, sean fáciles de administrar y funcionen correctamente para que nadie tenga una excusa para no estar en la llamada.
3. Falta de transparencia
Trabajar en equipo significa que todos deben ser abiertos y honestos con sus pensamientos, opiniones e inquietudes sobre cualquier tarea determinada. Es probable que el trabajo de un miembro dependa del de otro miembro del equipo, por lo que es imperativo ser completamente transparente sobre su progreso, barreras e inquietudes. Es importante que un gerente de proyecto genere confianza dentro del equipo, para que todos puedan compartir y discutir libremente.
3 características de la colaboración eficaz en equipo
Entonces, ¿cómo puede un equipo alcanzar sus objetivos y, al mismo tiempo, crear un entorno de colaboración positivo? Si bien esto no es lo más fácil de lograr, ciertamente es factible. Aquí hay algunas maneras de garantizar que exista una colaboración de equipo efectiva:
1. Alineación de Tareas y Metas
Todos sabemos que la comunicación es clave, pero la comunicación regular como equipo es aún más importante, especialmente cuando se discuten objetivos y expectativas. Cuanto más a menudo reitere sus tareas y objetivos a su equipo, más claro será lo que deben hacer para lograr esas tareas y objetivos. Una parada de 10 minutos por la mañana a la misma hora todos los días puede ayudar a promover la idea de que cada miembro del equipo, tanto de forma individual como colectiva, está trabajando juntos para lograr un objetivo específico.
2. Aceptar la diversidad entre los miembros del equipo
Todos tienen sus propias fortalezas, debilidades, estilos de trabajo e ideas. Y en un equipo, estos rasgos deben adoptarse para hacer un equipo que funcione mejor. Un estudio de OfficeTeam encontró que El 66% de los empleados tenían más probabilidades de renunciar a sus trabajos si no se sentían apreciados..
Los equipos son más efectivos cuando las fortalezas y debilidades de todos se comparten y se complementan entre sí. Al delegar tareas para que se adapten a sus fortalezas, las personas se sienten más empoderadas y es probable que tengan niveles más altos de productividad y un sentido de pertenencia dentro del equipo.
3. Crear un fuerte sentido de comunidad
Crear un sentido de comunidad en el lugar de trabajo es esencial para los entornos de trabajo colaborativo. Cuando las personas sienten que sus ideas y opiniones son importantes, se sienten valoradas y es más probable que se apliquen. En un estudio reciente, El 54% de los empleados afirmó que un fuerte sentido de comunidad los animó a permanecer más tiempo en su empresa.
Encontrar las condiciones adecuadas para una colaboración eficaz en equipo puede ser complicado. No tiene sentido tener muchas reuniones por el bien de la colaboración, no es necesario trabajar en cada tarea en equipo. Una reunión diaria, para discutir las tareas y objetivos del equipo para ese día, es más que suficiente y también puede ayudar a reducir la duplicación y aumentar la alineación.
4 formas de fomentar la colaboración dentro de su equipo
Reunir un equipo de alto rendimiento no se trata solo de tener a las personas más inteligentes en la sala, se trata de encontrar un grupo de personas que puedan trabajar juntas y colaborar de manera efectiva.
Cada miembro del equipo debe ser bueno para comunicarse, interactuar y actuar intuitivamente sobre las decisiones entre sí para lograr sus objetivos. Realmente se reduce a tener respeto, transparencia y la actitud correcta. Aquí hay cuatro formas en que puede fomentar la colaboración dentro de un equipo:
Crear canales de comunicación claros
La colaboración depende de una comunicación clara. Sin embargo, esto no puede ser solo una comunicación de arriba hacia abajo, debe ser un canal de comunicación abierto entre todos los miembros del equipo para permitir que todos hablen por igual y con autoridad. Los gerentes de proyecto deben establecer objetivos claros, reiterarlos con frecuencia y fomentar la comunicación regular entre todo el equipo, ya sea a través de correos electrónicos, una aplicación de chat o videollamadas diarias.
Designar Liderazgo
Cada equipo necesita un líder que cuide el panorama general, garantice que se cumplan los objetivos y que las tareas se completen a tiempo. También es importante que el gerente del proyecto motive a su equipo, los una para alcanzar objetivos compartidos y explique los valor de la colaboración en equipo. sin un fuerte el líder del equipo, las personas pueden desmotivarse, frustrarse y perder productividad.
Responsabilidad de apalancamiento
Mantener una comunicación clara asegura que todos estén en la misma página. Todo el equipo sabe entonces cuáles son sus roles y responsabilidades, qué se espera de ellos y el estándar de comunicación establecido. Esto garantiza que cada miembro del equipo tenga claro lo que debe hacer y pueda ser responsable de sus tareas. La creación de esta estructura al principio del proceso de creación de equipos garantizará que no haya confusión más adelante.
Fomentar el respeto mutuo
Ya hemos establecido que la confianza es clave cuando se trata de transparencia, pero el respeto mutuo es igual de importante para una excelente comunicación. Cada trabajo es tan importante como el siguiente, y ninguna persona es más importante tampoco.
Los gerentes de proyecto deben facilitar un entorno en el que todos sean respetados sin importar cuál sea su posición en la empresa. Cada miembro del equipo debe sentirse valorado para que pueda hablar con libertad al discutir tareas, hacer compromisos cuando sea necesario, ser confiable y, en última instancia, trabajar mejor juntos.
Las 4 mejores herramientas de colaboración en equipo para 2020
Hay una amplia variedad de herramientas de colaboración disponibles para que las utilicen las empresas, cada una con su propio conjunto de características que van desde videollamadas encriptadas hasta usabilidad de pizarra.
Si bien muchas de estas herramientas son excelentes por sí mismas, algunas vienen con la capacidad de integrarse con otras. Por ejemplo, la herramienta gratuita de videoconferencia en línea, Lifesize, se puede integrar con soluciones de mensajería instantánea como Slack y Microsoft Teams para mejorar la colaboración general. Aquí hay algunas herramientas que debe buscar para aumentar la colaboración para tu equipo.
1. Videoconferencia confiable
De tamaño natural es una herramienta de reunión en línea basada en la nube que ofrece una gama de características que incluyen videollamadas encriptadas y uso compartido de pantalla para equipos. Esto asegura que la información importante no se convierta en conocimiento público. Por registrarse para obtener su cuenta gratuita, puede conectarse fácilmente con hasta 10 participantes en una llamada de alta calidad completamente encriptada.
2. Herramienta de mensajería interna
Las herramientas de mensajería instantánea son formas muy efectivas de comunicarse con los equipos internos. Plataformas como Flojo y Microsoft Teams son muy fáciles de usar y permiten una comunicación rápida entre individuos o grupos de personas. Lifesize se puede integrar con estas herramientas brindando una oferta de servicios más amplia, atendiendo las necesidades de video, audio y chat instantáneo.
3. Software de gestión de proyectos
Para una colaboración mayor y más transparente, se deben emplear buenas herramientas de gestión de proyectos. Herramientas de gestión de proyectos como Trello y Asana Permita que los miembros del equipo se asignen responsabilidades a sí mismos y a los demás, realicen un seguimiento del progreso de tareas específicas y administren los plazos. Estas herramientas de colaboración son gratuitas y se utilizan ampliamente entre organizaciones grandes y pequeñas.
4. Herramientas para compartir archivos
Para la creación y desarrollo colectivo de documentos, las herramientas de intercambio de archivos basadas en la nube son muy efectivas. Google Docs y Office 365 ambos tienen características diferentes que permiten una mayor colaboración. Permiten que varias personas trabajen en el mismo documento al mismo tiempo y tengan acceso a todos los documentos necesarios en un área.
Lifesize también se puede integrar con estas herramientas para compartir archivos, lo que permite a los usuarios trabajar en documentos y participar en una videollamada al mismo tiempo, todo completamente encriptado por seguridad.
Conclusión
Un lugar de trabajo digital que funcione sin problemas es difícil de lograr, pero muy efectivo cuando se hace correctamente. Encontrar el herramientas de colaboración adecuadas y establecer expectativas desde el principio asegurará una colaboración a largo plazo para su equipo para que puedan trabajar juntos sin la necesidad de estar en el mismo espacio físico.
