La tecnología moderna ha cambiado para siempre el panorama de nuestra interacción humana, y muchas empresas optan por tener menos reuniones cara a cara y más conversaciones digitales a través de correo electrónico y aplicaciones de chat. Aunque esto puede parecer una forma más rápida de hacer las cosas, en realidad es un mal reemplazo para ciertas tareas donde es cierto comunicación cara a cara es óptimo Este blog proporciona ideas para reuniones de equipo y describe formas útiles de mejorar sus próximas reuniones en lugar de cancelarlas. 

Dos profesionales en videoconferencia con otros dos profesionales.

¿Qué son las reuniones de equipo remotas?

Las reuniones de equipo remotas son reuniones virtuales que reúnen a todos los miembros del equipo para transmitir información y realizar un seguimiento de los hitos importantes del proyecto. Son una parte esencial de la estrategia de comunicación de un equipo y, cuando se aprovechan correctamente, brindan orden a los objetivos del equipo, la toma de decisiones y la resolución de problemas. Una reunión de equipo eficaz es impulsado por la agenda, con un claro líder de equipo y enfoque metódico.

¿Está maximizando la productividad en sus reuniones remotas? 

Los problemas técnicos, las reuniones prolongadas, las reuniones improductivas, las reuniones antes y después de las reuniones y las reuniones para revisar lo que sucedió en una reunión anterior pueden conducir a la fatiga de la reunión. Con el tiempo, esto puede desgastar la productividad y la satisfacción de un empleado. Y mientras algunas empresas han comenzado a combatir la fatiga de las reuniones minimizando o cancelando las reuniones físicas, otras están resolviendo los problemas de las reuniones con estrategias de reuniones de equipo mejores y más efectivas. Aquí hay cuatro signos de una mala cultura de reuniones remotas:

1. Problemas técnicos frecuentes

Las reuniones de equipo virtuales tienen los mismos problemas que las reuniones en persona, pero los problemas técnicos les agregan otra capa de dificultad. Se pierde mucho tiempo durante estas reuniones porque los empleados no entienden completamente cómo usar las herramientas de comunicación. Las llamadas de videoconferencia pueden ser especialmente frustrantes cuando los compañeros de trabajo no silencian sus micrófonos, prestan atención o usan la cortesía común. Visita nuestro blog en Etiqueta de videoconferencia para obtener consejos útiles y mejores prácticas.  

2. Las metas no se están logrando

La mejor manera de acabar con la productividad durante la jornada laboral es asistir a una reunión disfuncional que carece de un propósito claro y termina sin lograr nada. Cada reunión debe tener una lista de elementos de la agenda y un objetivo específico, y los asistentes deben trabajar para lograr ese objetivo al final de la reunión. echa un vistazo a nuestro blog Cómo realizar una reunión eficaz en 8 pasos para una mejor manera de organizar reuniones de equipo. 

3. Quedarse sin tiempo

Una reunión programada de 30 minutos puede terminar durando una hora o más, perdiendo un tiempo precioso para todos los asistentes. Establecer una hora estricta de inicio y finalización y ceñirse a esos tiempos muestra a los miembros de su equipo que usted respeta y valora su tiempo y les permite volver rápidamente a su trabajo diario.

4. Reuniones disfrazadas de correos electrónicos o conversaciones de chat.

Aunque la Microsoft Teams, Slack y las conversaciones por correo electrónico son excelentes para actualizaciones y registros rápidos, para garantizar realmente que todo el equipo está trabajando en conjunto con los mismos objetivos, aún se necesitan reuniones cara a cara. La falta de comunicación es una de las principales causas de la ineficiencia en el lugar de trabajo. Muchos de estos problemas se pueden atribuir a la comunicación escrita y las diversas formas en que interpretamos los correos electrónicos o los mensajes de chat.

Por qué las reuniones cara a cara son fundamentales para los equipos remotos

Los estudios muestran que tanto como El 93% de la comunicación es no verbal. Tener la capacidad de involucrar a sus compañeros de equipo en conversaciones cara a cara e interpretar sus reacciones es de vital importancia en la capacidad de su equipo para comunicarse de manera efectiva. 

La interacción humana es una necesidad innata

Aunque los avances tecnológicos han acelerado la forma en que nos comunicamos a través de la correspondencia digital, todavía tenemos una necesidad innata de sentirnos cercanos y conectados con otros humanos a través de interacciones cara a cara. Los correos electrónicos y las aplicaciones de chat no satisfacen esa necesidad. 

Los malentendidos pueden ser confrontados

Los humanos naturalmente asignan significado a cualquier escenario, especialmente cuando se trata de correos electrónicos y conversaciones de chat escritas. A menudo, estos mensajes pueden malinterpretarse. Si alguien responde a su correo electrónico detallado con una respuesta corta, puede pensar que está molesto o no está de acuerdo con usted cuando en realidad estaba ocupado y asumió que una respuesta de una palabra era suficiente. Investigación muestra que las solicitudes presenciales son 34 veces más efectivas que las enviadas por correo electrónico.

Menos rotación de empleados 

Según Forbes, El 66 % de los empleados renunciaría si no se sintiera apreciado. Las reuniones en persona ayudan a los empleados a sentirse vistos y apreciados, pero ¿qué pasa con los miembros de su equipo remoto? Es fácil para ellos sentirse solos y aislados, especialmente cuando la mayoría de sus compañeros de equipo trabajan juntos en la misma oficina principal. La comunicación por video cara a cara es una excelente manera para que se sientan incluidos y conectados con su equipo.   

Más eficiente 

Las reuniones cara a cara tienden a ser más atractivas y eficientes. Reunir a todo su equipo para reuniones de sincronización rápida y reuniones cara a cara programadas regularmente es una excelente manera de hacer que todos estén en sintonía rápidamente y también una buena manera de promover camaradería del equipo. En lugar de tratar de explicar un proyecto complejo en un correo electrónico y luego pasar horas respondiendo preguntas, podría organizar una reunión de equipo cara a cara en la que presente los detalles del proyecto y responda todas las preguntas al mismo tiempo.

5 formas de tener reuniones de equipo remotas que realmente funcionan

Según inc.com, se desperdicia la mitad del tiempo de reunión. Con un poco de planificación y estructura, su equipo puede tener reuniones productivas y atractivas. 

1. Crea una agenda

An agenda de reunión de equipo eficaz es uno de los componentes más importantes para tener una reunión de equipo productiva. Enviar la agenda de la reunión a todos antes de la reunión establece el tono y el enfoque de la reunión. Esto les dará a todos una comprensión de los temas que se están discutiendo y los objetivos de la reunión para que nadie llegue a la reunión sin tener idea. Asegúrese de incluir todos los puntos que se discutirán durante la reunión y no olvide agregar tiempo para cosas como actividades de creación de equipos virtuales, actualizaciones importantes del equipo y comentarios. 

2. Asigne un líder 

Designar un líder de reunión de equipo es una excelente manera de mantener la reunión en marcha. Cuando surgen temas que no están en la agenda, el líder del equipo debe recordar al grupo los temas y objetivos de la reunión para que la reunión siga avanzando y en el punto. 

3. Encuentra un momento óptimo

Deje de celebrar reuniones justo antes del almuerzo, justo después del almuerzo, a las 4:30 pm cualquier día y especialmente no los viernes. Elija un momento en que las personas estarán más atentas. Las mañanas y las medias tardes son excelentes opciones. El mejor momento para programar una reunión durante la semana es el martes a las 2:30 p. Frente de trabajo.

4. Comienza y termina a tiempo 

Newscientist.com encontró que la mitad de todas las reuniones comienzan 10 minutos tarde. Sentarse y esperar a que aparezca la persona a cargo agota la energía de la sala y comienza la reunión con el pie izquierdo. Cuando los empleados saben que las reuniones comenzarán y terminarán a tiempo, es más probable que se mantengan enfocados durante la reunión y tomen decisiones al final de la reunión. 

5. Termina con una acción

Deje los últimos minutos de cada reunión para resumir rápidamente lo que se discutió durante la reunión y hablar sobre los próximos pasos. Cada participante de la reunión debe saber cuál es su próximo elemento de acción y el cronograma para completar esa tarea. Después de la reunión, envíe Notas de la reunión, responsabilidades dadas y un plan de seguimiento para garantizar que todos estén en la misma página.

La pieza final del rompecabezas de sus reuniones remotas de equipo: tecnología integrada 

Las aplicaciones de correo electrónico y chat hacen que la comunicación con los miembros del equipo sea rápida y fácil, pero no son muy personales ni atractivas. Una mejor manera de conectarse e interactuar con todo su equipo es a través de videoconferencias cara a cara. 

Videoconferencia

Las llamadas de solo audio ya no son suficientes. Los empleados deben reunirse cara a cara para obtener los verdaderos beneficios de las reuniones de equipo. Las llamadas de videoconferencia le permiten ver a los miembros de su equipo remoto para comprenderlos verdaderamente y construir relaciones auténticas. Lifesize hace que la conexión a través de una llamada de videoconferencia sea más fácil que nunca. Con un solo clic en un enlace de invitación a una reunión, los miembros de su equipo pueden unirse directamente desde sus navegadores en sus teléfonos móviles, tabletas o portátiles sin tener que descargar una aplicación. 

Compartir pantalla

Deje de perder los primeros 5 a 10 minutos de cada reunión buscando el dongle correcto y luego pierda tiempo adicional pasando el dongle al siguiente presentador. En su lugar, utilice la tecnología de pantalla compartida inalámbrica para optimizar la eficiencia de la reunión. Lifesize Compartir™ hace que sea muy fácil de presentar en las reuniones. Comparta de forma inalámbrica su pantalla en tiempo real, reproduzca un video y controle su presentación directamente desde su dispositivo móvil o computadora portátil.

Pizarra

Las sesiones de pizarra son excelentes para intercambiar ideas y colaborar con todo su equipo. Hacen que el contenido sea visualmente atractivo y más fácil de absorber y retener. Lifesize Compartir con el Kaptivo El sistema de cámara de pizarra le permite capturar y compartir contenido de cualquier pizarra estándar con todos en una llamada de videoconferencia eliminando personas, reflejos, reflejos y sombras de la imagen de la pizarra. Obtiene una imagen digital limpia y vibrante del contenido de la pizarra que todos en la llamada pueden ver en tiempo real.  

Deje de cancelar reuniones de equipo y mejórelas en su lugar

Muchas empresas han reemplazado las frecuentes reuniones de personal con conversaciones de chat informales y largas cadenas de correo electrónico. Si bien este tipo de comunicación tiene su lugar y momento, es un mal sustituto de las reuniones de equipo. Para una mejor colaboración y una mayor productividad, intente conectarse con su equipo cara a cara. Para equipos con empleados remotos, una llamada de videoconferencia es una excelente manera de crear un entorno colaborativo y estimulante para garantizar que todos los miembros de su equipo sean vistos y escuchados mientras trabajan juntos como una sola unidad.