Cubrimos muchos consejos de productividad de reuniones en nuestra guía descargable sobre Cómo ser dueño de sus reuniones, pero creo que este merece una atención extra. La reunión recurrente puede ser un comodín para la productividad. ¿Para qué me estoy inscribiendo cuando golpeo aceptar a tu pedido de una hora de mi semana, cada semana, por el resto de mi vida?
Los clientes de correo electrónico hacen que sea realmente fácil transformar una reunión bien preparada, meticulosamente seleccionada y bien pensada en algo que, semana tras semana, se diluye en una reunión infundada de recursos de la empresa que probablemente sea mejor gastar en otra cosa. Tal vez su reunión periódica sea una de las excepciones, pero si alguna vez ha sido parte del 25-50% de las reuniones consideradas una pérdida de tiempo, entonces puede valer la pena considerar algunas alternativas.
Para que quede claro, no odio todas las reuniones, solo las malas.
Como casi todo, las reuniones están bien con moderación. Como si alguien los estuviera moderando: envío de agendas con anticipación, asegurándose de que solo se invite a las personas que están contribuyendo a los objetivos y manteniendo las conversaciones en el buen camino y a tiempo. Creo que las reuniones recurrentes nos exponen a violar algunas de estas mejores prácticas que se han establecido para reuniones productivas.
Donde funcionan mejor
La mejor reunión recurrente de la que he sido parte fue la basada en proyectos y dirigida por un gerente de proyectos capacitado. El proyecto comenzó el día uno y debía terminar el día treinta, y se programaron reuniones de 15 minutos a lo largo del camino para que las partes interesadas clave acuerden rápidamente y se apropien de los próximos pasos para mantener el proyecto en marcha.
Al ser de 15 minutos, no había tiempo suficiente para hacer nada más que cumplir con los objetivos. El grupo era pequeño y la recurrencia terminó: una vez que se terminó el proyecto, también se terminaron las reuniones. Esencialmente, el gerente del proyecto había tomado una reunión de una hora y la dividió a lo largo del proyecto para mantener a todos enfocados y responsables.
Donde la reunión recurrente puede salir mal
Guardándolo para la reunión. Si alguna vez tuvo una reunión regular, es posible que haya tenido la tentación de guardar un poco de información para su próxima reunión, de esa manera tendrá algo de qué hablar cuando sea su turno "alrededor de la mesa". Eso no solo tiene el potencial de estancar un proyecto, sino que desperdicia el tiempo que tiene reservado al concentrarse en noticias antiguas.
Las reuniones pueden ser costosas y programar una reunión periódica, especialmente para un grupo grande, puede tener un alto precio. Es importante recordar que las reuniones tienen el costo de oportunidad de otro trabajo. Bloquear una hora para que se reúnan 10 personas es el salario de un día, así que tenga respeto por la reunión.
La tendencia hacia la colaboración persistente
Una forma de reducir las reuniones recurrentes es emplear una herramienta de colaboración persistente. La mayoría de las reuniones periódicas se centran en las actualizaciones de proyectos y estados, y estas se pueden transcribir con bastante facilidad en un chat grupal. Eso mantiene la conversación y permite que las personas entren y salgan para mantenerse al tanto de su propio tiempo.
En una encuesta reciente de usuarios de Lifesize, descubrimos que, si bien las reuniones programadas todavía se usan ampliamente, se están produciendo más conversaciones de forma orgánica, sin una invitación de calendario y por períodos de tiempo más cortos. Lifesize está diseñado para permitir que los equipos se comuniquen de todas las formas que necesitan (conferencias de video, audio y web, chat y reuniones grabadas y compartidas), y hace que sea increíblemente simple hacer clic en un nombre en el directorio e iniciar una conversación desde cualquier dispositivo.
