Aumente la productividad con esta pila tecnológica para equipos distribuidos

 Esta publicación de blog invitado es parte de una serie sobre trabajo distribuido para empresas empresariales. Hacer clic aquí para leer el primer blog de la serie. 

La era del trabajo distribuido está sobre nosotros. Dirigir una fuerza laboral productiva ya no significa mantener a todos juntos en el mismo lugar físico. Los trabajadores independientes, contratistas y trabajadores remotos están uniendo fuerzas con la ayuda de herramientas dinámicas de colaboración. Entregadas a través de la nube, estas soluciones facilitan que los equipos remotos compartan ideas, contenido y conversaciones en tiempo real. 

estudios de stanford muestran que los trabajadores virtuales superan a sus colegas en un 13 % y experimentan un 50 % menos de rotación, lo que impulsa a más empresas a expandirse fuera de la oficina al diseñar equipos modernos. Entonces, ¿cómo inicia su estrategia de equipo distribuido? Comience desbloqueando la pila de tecnología adecuada para facilitar la comunicación y la colaboración del equipo y preparar a su equipo para el éxito. 

 

Señora en una conferencia telefónica con su gato naranja mirando

Creación de un kit de herramientas de colaboración para equipos distribuidos

Su kit de herramientas de colaboración es una selección de herramientas de software basadas en la nube diseñadas para empoderar, motivar y apoyar a los trabajadores del conocimiento, independientemente de su ubicación. Si bien cada negocio es diferente, cada conjunto de herramientas necesita los mismos pilares:

  1. Simplicidad: para fomentar la adopción fácil.
  2. Flexibilidad: para integrarse con soluciones que los miembros del equipo ya utilizan.
  3. Escalabilidad: para dar soporte a equipos que cambian rápidamente y cada vez más globalizados.

Aquí hay 10 herramientas e integraciones para considerar agregar a su kit de herramientas de equipo distribuido en 2020.

1. Planificación de proyectos

Cuando no se sienta junto a los miembros del equipo durante todo el día, la planificación se convierte en una tarea aún más crucial de lo habitual. perfonía ayuda a los empleados a trabajar juntos al crear planes. En un entorno en el que los empleados no pueden pasar por la oficina de su gerente para verificar si un trabajo ha sido aprobado, Perfony mantiene todo funcionando sin problemas.

Una vez que se crean sus planes, puede ver qué tan rápido está alcanzando sus objetivos identificando pasos como "aprobado", "terminado" o "verificado" en una hoja de ruta del proyecto. Cuando los miembros del equipo pueden sugerir tareas de inmediato y establecer el estado de esas tareas dentro de sus aplicaciones de colaboración existentes, como Microsoft Teams, la ejecución se acelera. Hay menos obstáculos en el viaje desde el inicio de un proyecto hasta su finalización, incluso cuando los miembros del equipo esperan la aprobación de los gerentes en diferentes zonas horarias.

 

Captura de pantalla de la aplicación Perfony

2. Gestión de proyectos

Una de las partes más difíciles de administrar un equipo distribuido es asegurarse de que el conocimiento y los proyectos sean accesibles en el mismo entorno integrado. Diseñado por Planview, Projectplace para equipos permite a los usuarios planificar proyectos esenciales, colaborar en el trabajo y realizar un seguimiento del progreso de los planes críticos.

Imagina que necesitas crear un sitio web para un cliente. Projectplace lo ayudará a realizar un seguimiento de cada paso del diseño del sitio, desde la estructura hasta la entrega. Dado que todos los miembros de su plantilla pueden ver quién está trabajando en qué, hay menos riesgo de que se superpongan las tareas o de que se pierda de vista lo que hay que hacer.

Con la extensión de Microsoft Teams, puede acceder fácilmente a todos sus proyectos y espacios de trabajo existentes desde el entorno de Teams. Las personas también pueden responder a las tarjetas de proyectos o tareas que se les asignan dentro de Teams.

 

Captura de pantalla de la aplicación Projectplace

3. Interpretación de idiomas en tiempo real

Uno de los beneficios de tener una fuerza laboral distribuida y digital es que permite a los gerentes contratar expertos de todo el mundo. Ya no está limitado a trabajar con talento en su área geográfica inmediata. En su lugar, puede comunicarse con personas capacitadas de todo el mundo y hacer que su equipo sea más productivo y personalizado. Sin embargo, el hecho de que la tecnología de la nube haga posible que las personas trabajen juntas en la web no significa que todavía no existan barreras. El idioma es a menudo una de esas barreras.

KUDO permite a los miembros del equipo comunicarse en varios idiomas a través de traducción en vivo y simultánea, incluso interpretación de lenguaje de señas en tiempo real. Esto elimina instantáneamente los obstáculos entre colegas que colaboran desde diferentes partes del mundo. Las empresas pueden acceder a KUDO para unirse a reuniones multilingües en línea, ver documentos colaborativos y hacer preguntas, todo en una interfaz compartida. 

 

Captura de pantalla de la aplicación Kudos con 4 personas en una llamada de conferencia

4. Gestión de tareas

Dirigir un equipo distribuido exitoso significa encontrar una manera de mantener a los empleados en la página correcta y en el camino correcto con su trabajo, sin poder comunicarse con ellos tan libremente como acercarse a su escritorio. Una herramienta de gestión de tareas de estilo Kanban como flujos de trabajo.ai permite que los equipos colaboren de manera más efectiva con un entorno de flujo de trabajo integral.

Dentro de Workstreams.ai, los empleados pueden crear tareas rápida y fácilmente, agregar etiquetas a los proyectos y asignar responsabilidades a los compañeros de equipo. Esta solución brinda a las empresas una forma de reunir a personas de múltiples departamentos y ubicaciones en un lugar virtual donde pueden alinear sus prioridades. Completo con un tablero Kanban flexible que se integra con Microsoft Teams, Workstreams.ai se puede personalizar para satisfacer sus necesidades. Además, también obtiene un bot inteligente que proporciona recordatorios, notificaciones y actualizaciones sobre el progreso de la tarea.

 

Captura de pantalla de la aplicación Workstreams

5. Interoperabilidad de mensajería

A veces, los empleados de diferentes organizaciones prefieren usar diferentes herramientas para la comunicación y la colaboración. Su nuevo contratista de marketing puede ser fanático de Slack, mientras que su gerente de marketing actual prefiere Microsoft Teams.

Con Mio, trabajar con nuevos contratistas o socios no tiene por qué significar obligarlos a adaptarse a su tecnología preferida o recurrir a tecnología obsoleta como el correo electrónico. En cambio, Mio garantiza que su experiencia de mensajería sea perfecta: cada parte puede trabajar en sus herramientas de chat favoritas, enviar mensajes a través de plataformas y de la empresa. En última instancia, Mio permite a los equipos distribuidos chatear entre sistemas como Microsoft Teams y Slack de forma externa, por lo que no es necesario que pida a los clientes, proveedores y autónomos que se unan a su red para comenzar un proyecto. 


6. Presentaciones animadas de IA

Asegurarse de que su equipo distribuido tenga acceso a la información correcta es solo una pieza del rompecabezas. Los líderes empresariales también deben asegurarse de que están haciendo que la información sea lo más atractiva y fácil de absorber posible.

garabato es una plataforma artificialmente inteligente que convierte el texto en presentaciones animadas, lo que significa que los gerentes pueden crear rápida y fácilmente videos contextualizados que cuentan una historia clara. En un entorno donde los trabajadores, autónomos y otros miembros del equipo pueden aprender y responder a los datos de diferentes maneras, puede ayudar a acelerar la comprensión.

Cuando puede presentar una idea tanto visual como audiblemente, es más probable que resuene con una muestra representativa más amplia de personas. Las empresas remotas pueden usar esta herramienta para todo, desde compartir resúmenes cruciales para nuevas tareas hasta explicar la misión y los valores de su negocio a los nuevos contratistas.

 

Captura de pantalla de la aplicación Squigl

7. Gestión de incidencias

Uno de los desafíos más formidables de administrar un equipo distribuido es tratar de controlar los incidentes, los eventos críticos y las solicitudes de soporte.

Zenduty es una plataforma de extremo a extremo para la gestión de incidentes que puede ayudarlo a mantener toda su información de alertas y emisión de boletos en el mismo lugar. Diseñado para trabajar dentro de Microsoft Teams, Zenduty se integra con más de 100 herramientas populares de emisión de boletos. Esto permite que los expertos en operaciones de TI, los ingenieros de DevOps, los ingenieros de confiabilidad del sitio y los equipos de soporte trabajen juntos para resolver problemas. Con Zenduty, las empresas pueden institucionalizar las mejores prácticas de gestión de incidentes y garantizar un servicio ininterrumpido para los clientes.

Incluso si su empresa está construida con múltiples equipos de soporte e ingeniería distribuidos, aún pueden brindar excelentes experiencias al cliente de manera eficiente. 

 

Aplicación de Zenduty

8. Integración de SMS bidireccional

En una fuerza laboral distribuida, los empleados y contratistas no siempre tendrán una conexión a Internet. Las personas que trabajan en un entorno disperso no siempre pueden iniciar sesión en la nube.

Con aguacate para la comunicación por SMS en Microsoft Teams, puede enviar a las personas que desea conectar con mensajes de texto SMS directamente desde Teams, por lo que es fácil seguir las conversaciones desde el mismo entorno único. mostrará las conversaciones bidireccionales dentro de Teams, como si estuviera teniendo una conversación privada en la aplicación. Por lo tanto, las conversaciones siguen avanzando sin problemas, incluso cuando no se dispone de conectividad total. Incluso hay una opción de transmisión de uno a muchos. 

 

Captura de pantalla de la aplicación Avochato

9. Videoconferencia

Para garantizar que todos en su fuerza laboral distribuida disfruten de la misma experiencia de videoconferencia en un entorno combinado, De tamaño natural agrega la mejor calidad de audio y video de su clase y funciones avanzadas de comunicación y colaboración a sus flujos de trabajo existentes de Microsoft Teams y Microsoft Outlook. Ya no es necesario mantener las herramientas persistentes de chat, correo electrónico y calendario separadas de los servicios de videoconferencia.

Con la Integración de Lifesize para Microsoft, puede programar y unirse a una videollamada de Lifesize directamente desde el entorno de Microsoft Office 365. Los empleados no solo se benefician de un flujo de trabajo optimizado; también obtienen una experiencia cara a cara constante y de alta calidad para todas sus videoconferencias. Incluso pueden tener acceso a compartir contenido 4K, invitaciones de invitados ilimitadas, videollamadas de 300 vías y cifrado de reuniones de forma predeterminada, funciones que no encontrará en aplicaciones de conferencias populares como Google Hangouts y Zoom. La integración de Lifesize para Microsoft le brinda una solución de comunicación verdaderamente superior que presenta lo mejor de ambos mundos.

Computadora y teléfono con la aplicación Lifesize

10. Gestión de personas

bob recursos humanos es una plataforma líder para la gestión de personas diseñada para mejorar la experiencia laboral de todos los empleados, no solo los de su oficina física. Desde incorporar nuevos talentos a su fuerza laboral hasta lidiar con el compromiso de los contratistas, bob puede ayudar a su equipo a mantenerse alineado.

Su bot de inteligencia artificial proporciona análisis detallados sobre cómo mejorar el ROI del capital humano, junto con consejos para mejorar la comunicación en la oficina. Dentro de Microsoft Teams, bob puede resaltar resúmenes diarios y menciones para usuarios individuales mientras envía actualizaciones sobre eventos en tiempo real. Además, bob puede responder a las preguntas de los miembros del equipo accediendo a la información de la base de conocimientos de su empresa.

 

Captura de pantalla de la aplicación bob HR

Deje que las herramientas de colaboración ayuden, no obstaculicen, a su fuerza de trabajo distribuida

La fuerza de trabajo moderna ya no tiene que existir en una sola oficina. Con empleados remotos, contratistas y autónomos repartidos por todo el mundo, las empresas necesitan formas fiables de mantener a todos conectados y productivos.

Con herramientas como Lifesize para reuniones de video independientes de la plataforma y Mio para mensajes multiplataforma, nunca ha sido tan fácil crear el kit de herramientas de equipo distribuido perfecto.