A medida que las empresas se enfocan más en la eficiencia, la productividad y la rentabilidad, se ha vuelto esencial que las empresas analicen sus números para asegurarse de que su tiempo, dinero y mano de obra se utilicen correctamente; una de las mayores oportunidades radica en evaluar cómo las reuniones de negocios se ejecutan.
Todos hemos estado en reuniones que funcionaron mal, incluyeron a las personas equivocadas y no condujeron a objetivos concretos. Al mejorar la forma en que se llevan a cabo las reuniones, las empresas tienen una forma importante de mejorar de inmediato la forma en que se administra el tiempo y cómo colaboran los miembros del equipo. Seguir las mejores prácticas, usar las herramientas de colaboración adecuadas y responsabilizar a todos puede mejorar significativamente la experiencia de su reunión.
¿Qué es una reunión de negocios?
Una reunión de negocios es una reunión de dos o más personas con el fin de tomar decisiones o discutir los objetivos y operaciones de la empresa. Las reuniones de negocios generalmente se llevan a cabo en persona en una oficina; sin embargo, con el auge de las tecnologías de videoconferencia, los participantes pueden unirse a una reunión de negocios desde cualquier lugar.
Echemos un vistazo a los seis tipos más comunes de reuniones de negocios, que incluyen:
- Reuniones de actualización de estado
- Reuniones de toma de decisiones
- Reuniones de resolución de problemas
- Reuniones de trabajo en equipo
- Reuniones para compartir ideas
- Encuentros de Innovación
6 tipos de reuniones de negocios para una mejor eficiencia y comunicación
Antes de planificar reuniones, es necesario identificar de qué tipo de reunión se trata. En realidad, hay una gran diferencia entre una reunión de estado semanal y una reunión de emergencia que podría requerir una acción urgente.
1. Reuniones de actualización de estado
Casi todas las empresas están familiarizadas con esas reuniones de equipo recurrentes que inicialmente tenían la intención de compartir actualizaciones sobre los últimos proyectos y asegurarse de que todos en el equipo estén en la misma página sobre el proceso del proyecto. Estas reuniones están destinadas a remediar cualquier problema de comunicación que pueda terminar perdiendo una cantidad significativa de tiempo haciendo lo mismo o enfrentando los mismos desafíos una y otra vez.
Si bien este tipo de reuniones pueden no ser las más divertidas o atractivas, las empresas las usan para abordar cualquier problema que haya surgido, asignar tareas y tomar las decisiones necesarias para avanzar de manera efectiva. Tales reuniones pueden convertirse en sincronizaciones rápidas y son menos susceptibles de prolongarse más allá del marco de tiempo dado.
2. Reuniones de toma de decisiones
Aunque los gerentes generalmente tienen la última palabra, las discusiones sobre decisiones comerciales importantes a menudo ocurren en grupos más grandes. Las decisiones más pequeñas se pueden tomar en las reuniones de actualización de estado, pero las importantes controlarán sus propios tiempos de reunión dedicados.
El proceso de tomar una decisión podría distribuirse en varias reuniones diferentes para que todas las partes tengan la oportunidad de recopilar información, encontrar soluciones y votar sobre la mejor manera de avanzar. Esto puede resultar en una gran cantidad de tiempo invertido en reuniones y comunicaciones de ida y vuelta.
3. Reuniones de resolución de problemas
Al igual que las reuniones de toma de decisiones, las reuniones de resolución de problemas tienen un objetivo específico en mente. No existe una reunión estándar de resolución de problemas, ya que los problemas varían según su equipo y su organización, pero este tipo de reuniones son cruciales, no obstante.
Estas reuniones pueden basarse en emergencias que deben resolverse rápidamente. Por ejemplo, es posible que aún no se haya identificado la fuente del problema o que haya varias prioridades diferentes que administrar para encontrar una solución a un problema identificado. De cualquier manera, estas reuniones brindan a los colegas la oportunidad de intercambiar ideas, evaluar soluciones y resolver el problema en cuestión.
4. Reuniones de trabajo en equipo
Si bien cada reunión es una oportunidad para que un equipo se acerque un poco al participar en bromas al principio y obtener una mejor comprensión de sus contrapartes, a veces es necesario tener una reunión planificada para fortalecer el equipo.
Estas reuniones pueden ser eventos corporativos o salidas para el equipo, el departamento o toda la empresa y pueden servir para generar cierta lealtad y compromiso de los empleados. Son la oportunidad perfecta para animar a los empleados a mezclarse y crear más relaciones personales que puedan ayudar al progreso y crecimiento de la organización.
5. Reuniones de intercambio de ideas
A veces es mejor que todo el grupo se reúna y comparta nuevas ideas en lugar de distribuirlas en un correo electrónico sustancioso o en un hilo de chat caótico.
Estas reuniones no solo permiten que el orador o el presentador profundicen más en un tema, sino que las conversaciones pueden tener lugar en tiempo real y los miembros del equipo pueden hacer preguntas. Estas reuniones también hacen que el intercambio de ideas sea interactivo, brindando a los colegas la oportunidad de compartir ideas entre sí, lo que finalmente resulta en más trabajo en equipo, una construcción de relaciones más sólida y una experiencia de reunión atractiva. Si bien este tipo de reunión puede llevar mucho tiempo, a menudo genera nuevas ideas de productos, expansión a nuevos mercados y formas de adelantarse a la competencia.
6. Encuentros de Innovación
Cada organización necesita nuevas ideas de vez en cuando, y las reuniones de innovación son la respuesta estándar a esa necesidad. Es difícil forzar la creatividad, pero puede solicitar tantas ideas como sea posible y luego filtrarlas para encontrar las más adecuadas.
Las reuniones de innovación pueden sonar oscuras para los asistentes, pero son esenciales para asegurarse de que su empresa continúe avanzando en lugar de mantener los mismos protocolos operativos año tras año porque brindan a la organización la oportunidad de probar algo nuevo.
Si bien puede parecer innecesario u obvio, definir el tipo de reunión que tendrá puede guiar la forma en que sus colegas se preparan para la reunión, ayudarlo a establecer una agenda clara y ahorrarles tiempo a todos. Aquí hay algunos consejos sobre cómo iluminar exactamente qué hacer para convertir sus reuniones en inversiones sólidas de tiempo.
3 consejos para hacer el mejor uso de su tiempo de reunión
Con la mayoría de los gerentes de acuerdo en que las reuniones tienden a ser un uso improductivo del tiempo y 65% de ellos diciendo que las reuniones les impiden completar su propio trabajo, debe haber una mejor manera de reunirse de manera más efectiva. Aquí hay tres maneras fáciles de aprovechar al máximo cada reunión.
1. Establezca metas claras
teniendo claro agenda de la reunión le ayudará a minimizar la cantidad de tiempo que toma la reunión. Si tiene tareas que los asistentes deben hacer de antemano, envíe una lista de verificación en su invitación a la reunión para asegurarse de que todos los asistentes estén informados y preparados. El objetivo básico aquí es hacer todo lo que esté a su alcance con anticipación para evitar que se desperdicie el tiempo de todo un equipo.
La reunión ideal no tiene sorpresas y sigue la agenda al pie de la letra. Esto podría ser un desafío, ya que las conversaciones paralelas y las tangentes son bastante comunes en la sala de conferencias, por lo que es importante mantener breves esas conversaciones fuera del tema: siempre puede reservar otro momento. para discutir más.
2. Realice un resumen posterior a la reunión
Si tiene un resultado claro deseado, es inmediatamente claro cuando una reunión es un éxito. Posteriormente, los gerentes pueden evaluar si logró el resultado deseado y descubrir qué lo habría hecho más exitoso.
Enviar un resumen rápido de la reunión impulsará la retención de información y aclarará cualquier error de comunicación que pueda haber ocurrido. También puede incluir cualquier acción adicional que sus colegas deban tomar para reiterar el resultado de su reunión. Aprender Cómo tomar actas de reuniones efectivas. para asegurarse de que no se pierda ningún detalle importante o conclusiones de sus reuniones.
3. Use un software de videoconferencia confiable
Las reuniones de negocios productivas no siempre tienen que realizarse en persona: con la solución de videoconferencia adecuada, aún puede reunirse cara a cara y tener una experiencia de reunión de calidad sin salir de su espacio de oficina. Si su herramienta de videoconferencia es lo suficientemente intuitiva, podrá compartir su pantalla, grabar su llamada y escalar su reunión a personas invitadas a través de diferentes dispositivos sin problemas.
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Mantenga todos los tipos de reuniones eficientes y rentables
Las reuniones no van a desaparecer pronto, ¡pero no tienen que ser tan terribles! Simplemente definiendo qué tipo de reunión le gustaría tener e implementando estos consejos, puede mantener sus reuniones productivas y optimistas. Aproveche al máximo sus reuniones con Lifesize y experimente cómo debería ser una gran reunión de negocios.
