Ya no se consideran una ola del futuro, los eventos virtuales ahora son un elemento básico del presente. A medida que el mundo continúa atravesando la pandemia de coronavirus, los eventos en línea se han convertido en un procedimiento estándar para reuniones tanto a gran como a pequeña escala. Desde conferencias hasta conciertos, conectarse a través de experiencias digitales no solo es posible, sino que también es práctico y útil. En este artículo, profundizamos en lo que son los eventos virtuales y le mostramos cómo convertir sus eventos físicos en experiencias digitales inmersivas con tecnología de eventos para los mejores eventos virtuales.
¿Qué es un evento virtual?
Un evento virtual es cualquier evento organizado que se lleva a cabo en línea en lugar de en persona. Los eventos virtuales pueden variar desde una reunión única en la que diferentes presentadores comparten su pantalla, hasta una serie de sesiones múltiples que a menudo incluyen seminarios web, conferencias o incluso celebraciones.
Eventos virtuales: trabajo, socialización y fiesta durante COVID-19
A la luz de su alcance global en los últimos meses, es seguro decir que la crisis de COVID-19 ha afectado a casi todas las industrias e individuos en algún nivel. Ya sea adoptar un enfoque de trabajo desde casa o haciendo la transición a un sistema de pedidos en línea, las comunidades y empresas de todo el mundo se están adaptando a un panorama que cambia rápidamente.
Con la continuación de las órdenes de quedarse en casa y protocolos de distanciamiento social, los eventos en persona también están en pausa en el futuro previsible. Pero el espectáculo (o la conferencia) debe continuar, que es donde los eventos virtuales han venido al rescate. En lugar de cancelar un evento programado con meses de anticipación, las personas en todas partes están reformulando los obstáculos como oportunidades y encontrando formas innovadoras de implementar eventos en línea en su semana laboral o actividades sociales. Todo esto es posible gracias a la tecnología moderna y las recientes avances en herramientas de videoconferencia. Algunos eventos virtuales incluso compiten con la versión en persona con plataformas de eventos virtuales.
4 tipos de eventos virtuales
Los eventos virtuales e híbridos son tan variados como las personas que asisten a ellos, y en estos días es posible que tengan más asistencia que nunca. Con menos contingencias y costos operativos significativamente más bajos, las personas se están dando cuenta rápidamente del valor intrínseco del espacio virtual. Sin mencionar, con la cantidad de resiliencia y creatividad personas han expresado durante este momento crítico, el cielo es realmente el límite para la cantidad y los tipos de eventos que pueden pasar de presenciales a en línea.
1 Seminarios web
Los seminarios web (una combinación de las palabras "web" y "seminario") pueden no ser un recurso nuevo, pero sin duda han ganado más fuerza y popularidad en los últimos meses. El enfoque de los seminarios web de hoy abarca una multitud de intereses e industrias, desde resaltar temas actuales hasta sumergirse en aventuras de bricolaje y brindar opiniones expertas de profesores y profesionales de negocios por igual. Con una búsqueda rápida en Google descubrirás seminarios web adaptados a los niños, algunos dirigido más hacia los adultos e incluso audiencia general temas que todos pueden apreciar.
2. Conferencias y ferias comerciales
Se pasan muchos meses (ya veces años) preparándose para organizar una conferencia o feria comercial, por lo que tener que cancelar sería devastador en varios niveles. Afortunadamente, las empresas han encontrado formas de pivotar y mover sus conferencias en línea este año. Conferencia anual de desarrolladores de Microsoft fue anunciado recientemente como un "evento digital" para 2020, al igual que el Conferencia de cerveceros artesanales, que ha lanzado una versión virtual de cinco semanas de su programa típico.
3. Fiestas y ceremonias
Las fiestas y ceremonias son una oportunidad para traer un poco de alegría y alegría a una situación que de otro modo sería difícil, por lo que, incluso durante una pandemia, las personas no han dejado de encontrar motivos para celebrar. A pesar del distanciamiento, los grupos siguen pasando tiempo juntos a modo de fiestas de baile digitales, ceremonias de graduación virtuales, espectáculos de premios en línea y cumpleaños conmemorados con desfiles de vehículos en movimiento y videollamadas temáticas. Está claro que incluso con la postergación de los eventos en persona, la gente ha seguido ideando formas nuevas y sinceras de estar a la altura de las circunstancias.
4. Conciertos
Con lugares de todos los tamaños que tuvieron que cerrar sus puertas, parecía que los espectáculos en vivo también estarían en pausa; sin embargo, afortunadamente, los artistas y animadores han seguido adelante y, en cambio, están trayendo sus talentos directamente a los hogares de los fans. Los eventos en vivo han estado apareciendo en todas las redes sociales y otras plataformas en línea, presentando un variedad de conciertos virtuales desde la Ópera Metropolitana hasta conjuntos folclóricos y superestrellas del pop. Al igual que las fiestas, la música se seguirá disfrutando, aunque sea el escenario llegando a nuestros salones.
Organizar un evento virtual: cómo convertir un evento físico en una experiencia digital
Sin duda, el coronavirus nos está obligando a cambiar la forma en que operamos tanto en nuestra vida personal como profesional, pero también proporciona una excusa para salir de nuestros moldes e intentar algo que normalmente no hemos considerado. Si bien pasar de un evento físico a una experiencia digital presenta algunos desafíos, si se mantiene organizado y se asegura de que los asistentes estén preparados, existe una gran posibilidad de que obtenga un resultado positivo y exitoso.
1. Crea un horario o itinerario
Dado que los eventos virtuales no permiten que todos estén en la misma sala al mismo tiempo, la organización es esencial para que todo funcione sin problemas. Al redactar un cronograma para el día, la semana o la duración de su evento, los participantes pueden estar en la misma página virtual. Un itinerario para las actividades del día ayuda a establecer expectativas y garantiza que las presentaciones o actuaciones se realicen a tiempo. Al crear un cronograma de eventos virtuales, recuerde incluir descansos naturales en el día, tal como lo haría al organizar en persona.
2. Envía un aviso con las reglas del evento
Transmisión en vivo un evento desde el hogar puede parecer menos formal que reunirse en un espacio compartido, pero aún existen parámetros en torno a la cortesía y el decoro digital. Especialmente si su evento involucra múltiples oradores o interacciones, asegúrese de que todos sepan cómo silenciar sus micrófonos y turnarse para hablar para que el diálogo no se superponga o se vuelva ininteligible. Un breve correo electrónico que describa estas reglas debería ser suficiente para ayudar a evitar interrupciones o confusiones innecesarias y crear una atmósfera más respetuosa.
3. Asegúrese de que los participantes tengan el hardware, el software y los enlaces de reunión necesarios
Una de las principales prioridades en la planificación de un evento virtual es verificar que cada participante tenga el equipo necesario y sepa cómo acceder a la reunión. Es probable que los asistentes necesiten dispositivos o accesorios específicos para transmitir en tiempo real con una conexión de calidad; si no, pueden quedar fuera del evento todos juntos. Además del acceso seguro a Internet, la tecnología de conferencias confiable es imprescindible, incluidos los componentes de hardware o software. ¿Pueden los participantes del evento unirse a la reunión desde sus navegadores web o necesitan descargar una aplicación o software específico antes del inicio del evento? Asegúrese de enviar todos los enlaces de la reunión, las contraseñas y las instrucciones para conectarse a la reunión con anticipación.
4. Usa imágenes estimulantes
Los materiales visuales son tan influyentes para los eventos virtuales como los elementos verbales, pero es importante incluir elementos visuales que mejoren su presentación o reunión, no que distraigan la atención. Considere la posibilidad de incorporar tablas o gráficos, mapas, diagramas o incluso clips de vídeo relevantes junto con el mensaje verbal. El contenido visual debe mantener a su audiencia comprometida y escuchando activamente, por lo que si es adecuado que sus imágenes sean interactivas, aún mejor.
Tenga en cuenta que algunos de sus asistentes serán aprendices visuales que dependen en gran medida de imágenes, dibujos y colores para adquirir información, mientras que otros serán aprendices más audibles. Pero todos pueden beneficiarse realmente de la comunicación colaborativa, ya que abre nuevas ideas y proporciona claridad en torno a estrategias complejas, así que solicite la participación y la retroalimentación de la audiencia si es posible.
Ventajas de los Eventos Virtuales
Dejar ir nuestras expectativas nunca es fácil, especialmente después de haber pasado incontables horas planificando y preparándonos para un evento. Y, sin embargo, en medio de estos tiempos sin precedentes, la flexibilidad y permanecer conectados son esenciales para nuestro éxito. Pasar de un evento en persona a una experiencia virtual puede ser difícil de imaginar, pero la verdad es que hay algunas ventajas imprevistas al hacer el cambio.
De fácil acceso
A diferencia de las reuniones que pueden limitar los asistentes debido a requisitos de viaje, conflictos de programación posteriores o limitaciones de espacio físico, cualquier persona con una computadora portátil y una conexión de banda ancha puede acceder a los eventos virtuales. Las conferencias virtuales no involucran vuelos ni estadías en hoteles, y en su lugar se pueden transmitir desde la comodidad del hogar. Esta accesibilidad ampliada se abre a los participantes que de otro modo se habrían negado, lo que permite una mayor asistencia e inclusión en general.
En ahorro de costes
Siempre es bienvenido encontrar formas de reducir el costo de un evento sin comprometer su integridad, y quizás pocas cosas sean más efectivas para reducir el presupuesto que organizar un evento virtual. La transmisión en vivo reduce los costos asociados con el alquiler de un espacio para eventos, así como el gasto de mesas, sillas, personal de eventos, catering, etc. adicionales. Y aunque es probable que aún deba una tarifa por presentación o presentación, finalmente ahorrará dinero al eliminar la necesidad de transporte o alojamiento para los presentadores y artistas.
Menos contingencias
Una serie de variables a menudo se asocian con eventos en persona, desde condiciones climáticas adversas hasta falta de comunicación con los proveedores y problemas comunes de viaje. Pero la belleza de los eventos en línea es poder pasar por alto todos esos problemas y concentrarse en detalles más importantes. Las reuniones transmitidas en vivo no están sujetas a que se suspenda la lluvia, un servicio de catering que se olvida de los entremeses o un grupo de expositores que perdieron su vuelo. Menos contingencias significan resultados mejores y más consistentes.
Optimice sus eventos virtuales y hágalos más realistas que nunca con Lifesize
Si está buscando llevar sus eventos virtuales al siguiente nivel, Lifesize lo tiene cubierto. La tecnología Lifesize permite interacciones cara a cara inmersivas únicas, mediante el uso de ambos equipo de videoconferencia de alta calidad y herramientas de software fáciles de usar. Puede organizar una reunión con hasta 300 participantes o transmitir en vivo su evento con hasta 10,000 espectadores. Los participantes de la reunión pueden acceder al evento virtual a través de la aplicación Lifesize o unirse directamente desde sus navegadores web sin necesidad de software adicional o descargas.
Empleos de tamaño natural prácticas de privacidad de datos y cifrado de nivel empresarial para proteger a los clientes del acceso no deseado a sus comunicaciones y contenidos confidenciales. Además, para asegurarse de que sus eventos virtuales funcionen sin problemas, puede asignar un moderador de la reunión quién puede bloquear la reunión, eliminar a los asistentes disruptivos, silenciar y reactivar el sonido de los participantes, designar un presentador y responder a las preguntas del chat o una “mano levantada” virtual. Ahora no hay razón para cancelar planes y posibilidades ilimitadas para poner en marcha su evento virtual.
Conclusión
En lugar de cancelar sus eventos debido a circunstancias imprevistas relacionadas con la pandemia de coronavirus, conviértalos en experiencias digitales inmersivas. El potencial para la participación de la comunidad y la conexión cara a cara ciertamente no se pierde; solo se ve un poco diferente en este momento. Al utilizar la tecnología adecuada y un enfoque reinventado, puede organizar casi cualquier evento virtualmente, desde ferias comerciales y cumbres de liderazgo hasta bodas y otros hitos importantes. Así que manténgase organizado, establezca reglas básicas y asegure sus imágenes para una experiencia digital increíble.
