La colaboración y la forma de trabajar de las personas no solo ha cambiado en las últimas décadas, sino en las últimas semanas debido al COVID-19. Con más empresas que realizan negocios de forma remota, una sala de reuniones virtual o un espacio de reunión virtual es una forma rentable para que los equipos se reúnan cara a cara, compartan presentaciones y colaboren, independientemente de la ubicación. Lifesize facilita la configuración de una sala de reuniones virtual y compartir con los participantes en segundos. El organizador y los asistentes pueden saltar a salas de reuniones virtuales rápidas e improvisadas o programar reuniones regulares y recurrentes. reuniones de video sin esfuerzo a través de Lifesize.

4 celulares con personas en una videollamada

¿Qué es una sala de reuniones virtual?

Una sala de reuniones virtual (VMR) es un término que se utiliza para describir un espacio compartido que permite la colaboración en línea alojada por un servicio en la nube. Una sala de reuniones virtual es un espacio de reunión en línea donde varios participantes de diferentes ubicaciones colaboran a través de una llamada de videoconferencia. Estas salas permiten que un organizador organice una reunión virtual cara a cara en tiempo real con asistentes remotos y solo requiere una cámara web y un navegador.

Tres casos en los que necesita salas de reuniones virtuales

Ya sea que se reúna con nuevos clientes, lleve a cabo una reunión de toda la empresa o simplemente se conecte con compañeros de trabajo remotos, los asistentes pueden tardar una cantidad significativa de tiempo en llegar a la reunión. Los espacios de reuniones virtuales eliminan la pérdida de tiempo y los costos de viaje asociados con las reuniones en persona tradicionales y, al mismo tiempo, brindan a los participantes todos los beneficios de conectarse y colaborar cara a cara a través de videoconferencias en la nube.

Reuniones de trabajo remotas

Las empresas ya no se limitan a la reserva de talento en sus áreas geográficas inmediatas. Gracias a las herramientas de colaboración de video, como las salas de reuniones virtuales, las empresas pueden reclutar a los mejores talentos de cualquier parte del mundo y tener reuniones grupales atractivas y productivas, independientemente de la ubicación del empleado.  

Reuniones de toda la empresa

Crear alineación organizacional es uno de los más problemas desafiantes para las empresas globales que tienen varias oficinas u oficinas satélite de miembros remotos del equipo. Ya sea que estés organizar un seminario web o dando un presentación virtual para todo el equipo, las salas de conferencias virtuales unen a su equipo. Una sala de conferencias virtual es la forma más eficiente de llevar a cabo una reunión segura con todos los trabajadores para reunir a toda la empresa y garantizar que todos trabajen en los mismos objetivos compartidos. 

Reuniones con Clientes de Larga Distancia

Interacción cara a cara con los clientes es importante para mantener una relación sana, celebrar los éxitos conjuntos y responder a sus necesidades. Afortunadamente, las salas de reuniones virtuales permiten conectarse regularmente con cada uno de sus clientes de larga distancia e incluso participar en sesiones de trabajo rápidas e improvisadas. 

Cómo configurar una sala de reuniones virtual

Lifesize facilita la configuración de una sala de reuniones virtual. Siga estos cinco pasos para comenzar y estará colaborando con los participantes en un VMR en muy poco tiempo. 

  1. Abra la aplicación Lifesize
  2. Haga clic en la pestaña Reuniones y luego cree una reunión única o permanente
  3. Agregue el nombre de la reunión, la contraseña opcional, la descripción y la ubicación 
  4. Haga clic en Guardar
  5. Invite a los participantes a la reunión generando un correo electrónico, creando una invitación de calendario o simplemente copiando los detalles de la reunión en su portapapeles y pegándolos en cualquier herramienta de mensajería. 

Salas de reuniones virtuales únicas frente a salas de reuniones virtuales permanentes

Salas de reuniones virtuales únicas

Las reuniones únicas son espacios de sincronización privados de un solo uso que están ocultos de su directorio completo de Lifesize y son perfectos para videollamadas ad hoc rápidas o reuniones donde la seguridad es una prioridad. Las videollamadas únicas son excelentes para demostraciones de ventas, entrevistas o cualquier otra reunión en la que necesite cubrir material confidencial.

Salas de reuniones virtuales permanentes

Configure una sala de reuniones virtual permanente y tenga siempre un lugar dedicado para reunirse. Son perfectos para reuniones recurrentes porque los detalles de acceso telefónico nunca cambian. Y debido a que los VMR permanentes se pueden buscar directamente, es increíblemente fácil unirse a ellos sin tener que buscar en su correo electrónico el enlace que eliminó accidentalmente.

Beneficios de usar una sala de reuniones virtual

Incrementa la Productividad

Los VMR brindan herramientas de colaboración intuitivas que permiten un flujo de trabajo más coordinado y ayudan a aumentar la productividad a través del intercambio de contenido. Las soluciones de colaboración, como compartir la pantalla y grabar reuniones en línea, permiten que quienes no pudieron asistir las vean más tarde.

Flexibilidad para unirse desde cualquier lugar

No siempre es posible asistir a todas las reuniones para las que recibe una invitación, especialmente si no está físicamente cerca del lugar de la reunión. Con los VMR, puede reunirse con cualquier persona en cualquier momento, independientemente de su ubicación. Si no puede unirse a la videoconferencia, también puede usar el audio para una experiencia de reunión sobre la marcha.

Las soluciones de videoconferencia ahorran tiempo

Las salas de reuniones virtuales también son la forma más rápida y eficiente de reunir a todos para reuniones periódicas o toma de decisiones rápidas y urgentes sin tener que esperar a que cada persona se desplace a una sala de reuniones física. Solo toma unos segundos unirse a una sala de conferencias virtual con un clic en el enlace de invitación a la reunión. 

Videoconferencias HD rentables 

Tener que viajar a cada reunión en persona realmente puede sumar el precio de los vuelos, el alquiler de automóviles, el alojamiento en hoteles y los gastos de comida. Las salas de reuniones virtuales le brindan la oportunidad de unirse a reuniones colaborativas con múltiples participantes cara a cara sin los costosos viajes.

Equipo necesario para configurar una sala de reuniones virtual

Una de las mejores cosas de configurar un VMR a través de Lifesize es lo fácil que es comenzar con solo una computadora y una cámara web integrada. Los participantes pueden simplemente hacer clic en el enlace de la reunión y unirse a través de un navegador web. No se necesita ningún software o aplicación especial para la comunicación visual, solo una dirección virtual y su equipo remoto.

Módulo

Conéctese desde su PC, Mac, tableta o teléfono.

Webcam

El integrado en su computadora portátil o dispositivo móvil es perfecto.

Sistema de videoconferencia (opcional)

Únase a una reunión virtual desde una sala de conferencias o una sala de reunión con un Sistema de videoconferencia de tamaño natural.

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Reuniones virtuales para atención al cliente

Configurar una sala de reuniones virtual segura con los clientes es una manera fácil de conectarse cara a cara con los clientes y responder preguntas en tiempo real. Vídeo de CXEngage permite trabajar desde casa centro de llamadas agentes para iniciar conversaciones basadas en video desde cualquier canal de soporte, como teléfono, correo electrónico, chat, SMS y redes sociales. Para obtener más información sobre cómo configurar videoconferencias para su centro de atención al cliente, visitar Serénova.

Introducción a las salas de reuniones virtuales de Lifesize

Como resultado de herramientas de comunicación mejoradas como VMR, los participantes están más sincronizados, las reuniones son más productivas y las decisiones se toman a un ritmo más rápido con servicios de conferencias telefónicas. Nunca ha sido tan fácil saltar a la sincronización rápida por video o hacer uso de salas de reuniones virtuales recurrentes para reuniones de actualización de estado de proyectos más grandes. By registrarse para obtener su cuenta gratuita, puede conectarse fácilmente con hasta 10 participantes en una llamada de alta calidad completamente encriptada.