Para muchos, las presentaciones virtuales son un gusto adquirido. Pero, dado que los equipos remotos se están volviendo cada vez más populares, especialmente ahora debido al inicio de la pandemia de COVID-19, las presentaciones virtuales no solo son de esperar, sino que también se están convirtiendo rápidamente en la norma en nuestra vida profesional cotidiana. Además de ayudar a los colegas a mantenerse alineados en proyectos importantes, las presentaciones virtuales son una herramienta de ventas útil que lo ayuda a mejorar sus márgenes de beneficio y también son un elemento básico de los compromisos de los clientes, ya sea en forma de revisiones comerciales trimestrales, introducciones de nuevas funciones o informes periódicos.

¿En qué se diferencian las presentaciones virtuales de las presentaciones regulares?

Es tentador pensar que las mismas reglas que se aplican a las presentaciones en persona también se aplicarían a las presentaciones virtuales. En realidad, sin embargo, los dos requieren enfoques diferentes para mantener a los espectadores interesados ​​en la presentación. Aquí hay dos diferencias principales entre las presentaciones virtuales y regulares:

Las presentaciones virtuales compiten con más distracciones

Los participantes que ven una presentación virtual se distraen mucho más fácilmente que un participante típico de una reunión al ver el contenido en la misma sala que el presentador. En las presentaciones en la oficina, los participantes suelen estar en la sala de conferencias, que es un entorno controlado con menos distracciones compitiendo por la atención, lo que facilita sintonizar el lenguaje corporal y lo que dice el hablante. Con las presentaciones virtuales, el contexto es muy diferente.

A menudo, los espectadores están en silencio (video o audio), lo que dificulta mucho más que los presentadores entiendan quién está interactuando con el contenido. En cualquier momento, los asistentes pueden estar respondiendo una llamada telefónica, revisando el correo electrónico, navegando redes sociales o simplemente multitarea debido a la falta de interés, a todo lo cual el presentador no sería el más sabio.

Las presentaciones virtuales ofrecen una mayor escalabilidad

Las presentaciones virtuales le permiten presentar a más personas al mismo tiempo, con la ayuda de servicios de videoconferencias grupales como Lifesize, que permiten cientos de participantes por reunión. Para participar, todo lo que los asistentes a la reunión necesitan es un dispositivo con conexión a Internet, lo que simplifica enormemente la logística en comparación con una presentación tradicional en la oficina, que a menudo requiere hacer planes de viaje, bloquear algunos días para viajar y reservar una sala de conferencias. Incluso entonces, no puede estar seguro de que todos se presenten en la fecha y hora acordadas hasta que comience la reunión.

Si bien las presentaciones virtuales son convenientes, eso no necesariamente las hace más fáciles para usted o los miembros de su audiencia. Todos hemos experimentado los dolores de las presentaciones virtuales fallidas plagadas de mala calidad de audio o video o presentadores que no se sienten completamente cómodos navegando por los controles para compartir contenido. Además, cuando no estás presentando físicamente a una audiencia cara a cara, tienes que esforzarte mucho más para establecer una conexión y mantener su atención. Aquí está cómo hacerlo.

4 consejos de presentación virtual para su próxima reunión

Un gran contenido, la preparación y la práctica de hablar en público son factores clave para cada presentación, pero si no puede mantener a su audiencia interesada deshaciéndose de todas las distracciones, es probable que su presentación fracase. Aquí hay cuatro consejos de presentación que lo ayudarán a minimizar las distracciones la próxima vez que esté en el centro de atención de la reunión.

1. Mantenlo corto

Al presentar virtualmente, su audiencia tiene un suministro casi infinito de distracciones al alcance de la mano, desde correo electrónico hasta mensajería instantánea y redes sociales. Entonces, si está haciendo una presentación virtual, manténgala concisa y directa. Incluso si está comprometido con una presentación más larga como una Webinar, mantenerse enfocado y no deambular es fundamental.

En promedio de atención cuando se escucha a un presentador es entre 5 y 10 minutos. Incluso los oradores experimentados y de élite luchan por mantener la atención de la audiencia durante más de 20 minutos. Con el fin de evitar la fatiga del oyente y mantener la atención de la sala (virtual), desea dar un golpe en su presentación, condensando el contenido en no más de cinco puntos clave junto con un breve resumen de la acción que desea que la audiencia tome. después de la presentación.

Una forma de hacerlo es comenzando con el fin en mente. Por ejemplo, si está dando una presentación sobre como ser productivo trabajando desde casa, su objetivo puede ser que la audiencia ponga en práctica los consejos y brinde comentarios sobre su experiencia. Habiendo identificado esto, sabrá la cantidad de información que necesita proporcionar que los llevará a tomar esa acción específica que desea que tomen.

2. Cierra las ventanas que no necesites

Antes de compartir su pantalla, asegúrese de tener preparado el contenido que desea presentar. Los primeros momentos de su presentación son críticos para establecer una conexión con la audiencia, y nadie disfruta viendo a un orador esforzándose nerviosamente por encontrar su presentación en un escritorio desordenado o, peor aún, compartiendo inadvertidamente información confidencial o personal que puede mostrarse desde otro solicitud.

Además, si está utilizando la misma presentación para diferentes audiencias, asegúrese de evaluar cada diapositiva para asegurarse de que sea relevante y se adapte a la sala. Distraer a su espectador al tener que pasar por un montón de diapositivas genéricas que no se han adaptado a su organización, función de trabajo o prioridades lo hace parecer que no está preparado, lo que le da a la audiencia la excusa perfecta para desconectarse de lo que tiene que decir. Cada vez que haces esto, rompes el flujo de tu presentación y su voluntad de quedarse hasta que termines.

3. Pídale a la audiencia que se comprometa a una reunión sin distracciones

Muchas empresas remotas tienen una regla tácita: silencie su micrófono si no está presentando. Es fácil que una ambulancia que pasa desvíe el rumbo de una presentación, así que antes de comenzar, pídales a los participantes que silencien sus micrófonos hasta que esté listo para las preguntas y respuestas. Afortunadamente, muchas plataformas de videoconferencia permiten a los anfitriones de la reunión silenciar los micrófonos de los participantes para controlar mejor la experiencia de la reunión. Como beneficio adicional, silenciar ayuda a los presentadores a mantener la atención de los participantes de la reunión al establecer cuándo será su turno de hablar.

Para equipos completamente remotos y distribuidos, también es común pedir a los participantes de la reunión que eviten realizar múltiples tareas y silenciar los teléfonos durante la reunión. Esto crea un entorno de reunión que se parece más a una reunión en la oficina con distracciones mínimas que compiten con el orador por la atención.

4. Prueba tu equipo de antemano

Si está leyendo esto, es probable que haya participado en una reunión en línea en la que alguien presentó durante varios minutos sin saber que su micrófono estaba silenciado o que su contenido no se mostraba en la pantalla. Es una experiencia incómoda tanto para el presentador como para el público y, por suerte, muy fácil de evitar.

Antes de su próxima presentación virtual, asegúrese de probar su micrófono, pantalla compartida y cámara de 5 a 10 minutos antes de comenzar. Esto le ayuda a identificar lo que funciona y lo que no y rectificarlo. Esta es también una gran oportunidad para revisa tu iluminación para asegurarse de que su transmisión de video sea clara y esté lista para el horario de máxima audiencia.

Además, saber que sus herramientas están en buenas condiciones aumenta su confianza porque está seguro de que no interrumpirán su presentación.

Cómo presentar virtualmente en Lifesize

Lifesize es una solución de videoconferencia segura y de alta definición para reuniones en línea que lo ayuda a realizar presentaciones ininterrumpidas y brindar una experiencia excepcional para los participantes de la reunión en diferentes dispositivos. Aquí hay algunos pasos para ayudarlo a usar Lifesize para su próxima presentación virtual:

1. Ten lista tu presentación

Las imágenes convincentes y la copia mejoran cualquier presentación. No se preocupe si le faltan habilidades de diseño; use contenido del sitio web, blog o redes sociales de su empresa.

Una gran copia ayuda a respaldar sus diapositivas y persuade a su audiencia para que tome medidas. Desea hablar sobre los beneficios de tomar medidas, superar las objeciones y proporcionar llamadas a la acción irresistibles para facilitar la participación de su audiencia.

Para sus presentaciones más críticas, considere contratar a un servicio de redacción para ayudarlo a crear diapositivas convincentes que dejen una impresión duradera en la mente de su audiencia para que cuando les pida que tomen medidas, estarán listos para hacerlo. Herramientas de desarrollo de presentaciones interactivas como Visme también simplifique el proceso de creación de contenido único e inmersivo que se mostrará excelente durante las reuniones. La empresa también publica periódicamente mejores prácticas de presentación para ayudar a los usuarios a evitar diseños excesivamente desordenados o con mucho texto.

2. Haga clic en "Presente"

Una vez que esté listo con su presentación, únase a su reunión de Lifesize desde la aplicación de escritorio/web, confirme que sus asistentes estén presentes y luego haga clic en el ícono "Compartir su pantalla" para comenzar su presentación. Luego se le pedirá que seleccione qué pantalla o aplicación desea compartir.

3. Comparte tus diapositivas o la pantalla completa

Una vez que haya hecho su selección, haga clic en el botón "Compartir" para mostrar sus diapositivas. Recuerde, no puede compartir diapositivas al mismo tiempo que otro presentador, así que asegúrese de que los otros oradores hayan terminado su presentación antes de intentar compartir sus diapositivas.

Qué hacer después de la presentación

Buenas noticias: aplastaste la presentación. ¿Ahora que haces? Los mejores presentadores no se detienen una vez que finaliza la reunión. Después de cada presentación, tómese unos minutos para evaluarse a sí mismo o pedir retroalimentación a sus colegas para ver qué tan bien lo hizo y si logró su objetivo. Además, aquí hay algunas formas de garantizar que la presentación se traduzca en un impacto comercial.

1. Envíe el enlace de su reunión grabada

Dependiendo del material, es posible que su audiencia necesite volver a ver la reunión para ayudarlos a comprender los detalles cruciales de su presentación. Lifesize le permite grabar y compartir sus presentaciones para que una vez que haya terminado, todo lo que necesita hacer es compartir un enlace de la grabación con sus asistentes para referencia posterior. También puedes usar un editor de vídeo para unir diferentes videos para usarlos como material adicional en futuros seminarios web, reuniones o presentaciones.

2. Programe una reunión de seguimiento si es necesario

¿Cuándo es el momento apropiado para volver a reunirse y discutir el progreso? ¿En una semana? ¿Dos semanas? Todas las grandes reuniones virtuales resultan en algún tipo de acción, así que no espere para programar y enviar una invitación a una reunión para su próxima llamada de Lifesize. Las reuniones de seguimiento son una excelente manera de mantenerse en la mente de los clientes, hacer avanzar los proyectos o corregir el rumbo si hay alguna desalineación con respecto a los próximos pasos.

Conclusión

Su próxima presentación no apestará por una cosa: mantener a su audiencia comprometida. Tienes excelentes habilidades de presentación y un gran contenido, pero las distracciones son tu mayor enemigo.

Al implementar las ideas que hemos discutido anteriormente, es posible deshacerse de estas distracciones para ayudarlo a concentrarse en aprovechar al máximo sus presentaciones.

Preguntas frecuentes sobre presentaciones virtuales

¿Cómo se crea una presentación virtual?

Necesitará algún tipo de medio visual para crear una presentación virtual (como PowerPoint) y una solución de teleconferencia como Lifesize que le permita compartir pantallas. Con las imágenes en su lugar, solo tiene que idear un discurso o un plan para hablar que acompañe su presentación.

¿Cómo involucras a la audiencia en una presentación virtual?

Para crear una presentación virtual atractiva, asegúrese de que la presentación fluya sin problemas, sin pausas incómodas, y que tenga varias cosas que decir para cada diapositiva o referencia visual. A partir de ahí, debe hablar de una manera animada y atractiva, y hacer preguntas a la audiencia si es posible para mantenerlos interesados.

¿Cuáles son algunos de los desafíos que debe tener en cuenta al presentar en un entorno en línea?

El comodín son las dificultades técnicas: el tiempo de retraso, la mala calidad de video/audio o los problemas de conectividad pueden arruinar una presentación. Si tiene una solución de videoconferencia integrada, entonces el principal desafío es mantener la atención de la audiencia (que puede perderse fácilmente).