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Desafíos comunes de equipos distribuidos (y cómo resolverlos)

Al administrar un equipo distribuido donde algunos o todos los miembros de su equipo trabajan en diferentes ubicaciones físicas, es fácil que las cosas pasen desapercibidas. Ya se trate de la baja moral de los empleados, las ineficiencias en los procesos, las oportunidades perdidas en los proyectos o la falta de colaboración del equipo, estos problemas que pasan desapercibidos pueden convertirse con el tiempo en importantes obstáculos para su equipo. Incluso con todos los avances tecnológicos relacionados con la comunicación, la colaboración y la productividad para las operaciones distribuidas, la gestión y ejecución efectivas de una fuerza de trabajo distribuida sigue siendo un desafío. Hemos esbozado algunos de los desafíos comunes para los equipos distribuidos y brindado consejos para ayudar a superar cada obstáculo.

7 desafíos y soluciones comunes de equipos distribuidos

1. Falta de interacción en persona

 De acuerdo con un reciente encuesta de trabajo remoto, el desafío número uno para los trabajadores remotos es la comunicación. Sin poder pasar casualmente por el escritorio de un compañero de trabajo o tener una "charla de enfriador de agua" en la sala de descanso, muchos empleados totalmente remotos encuentran solitaria la falta de interacción humana. También se vuelve cada vez más desafiante construir relaciones auténticas y comunicarse de manera efectiva cuando se tiene un equipo distribuido. Las herramientas de comunicación basadas en texto de uso común, como el correo electrónico y las aplicaciones de chat, dificultan juzgar las emociones de los compañeros de trabajo, detectar señales no verbales o leer el lenguaje corporal. 

Solución: fomentar una cultura de video primero

Las videoconferencias ayudan a fortalecer los equipos distribuidos al permitir que los compañeros de trabajo se comuniquen cara a cara, de forma similar a las interacciones en persona. A diferencia de la comunicación basada en chat o las llamadas de solo audio, las videoconferencias facilitan la lectura de las expresiones faciales, el lenguaje corporal y otras señales no verbales que son esenciales para una comunicación eficaz. En realidad, estudios muestran que el 93% de la comunicación es no verbal. Fomentar un cultura de video primero que prioriza el uso de herramientas de videoconferencia como su principal fuente de comunicación para ayudar a aumentar el compromiso de su equipo distribuido y conectarse a un nivel más profundo.

2. Falta de confianza

¿Cómo sabe si los miembros de su equipo remoto realmente están trabajando si no puede verlos? La naturaleza de los equipos distribuidos geográficamente, con empleados que trabajan en diferentes momentos y ubicaciones, dificulta que algunos gerentes confíen en los miembros remotos de su equipo. Aunque los estudios muestran que los trabajadores remotos son generalmente más productivos que sus colegas en la oficina, algunos gerentes aún luchan con la idea de que los miembros del equipo remoto realmente están haciendo el trabajo cuando se les deja solos.

Solución: Cree pautas claras y metas medibles

Como gerente, es importante tener pautas claramente definidas por escrito sobre cómo deben trabajar todos los miembros de su equipo. Estas pautas pueden incluir a qué reuniones deben asistir todos los miembros del equipo, los tiempos de respuesta requeridos a los problemas, las horas durante el día en que todos los miembros del equipo deben estar en línea, la calidad de los estándares de trabajo y otras expectativas específicas. Además, la creación de tareas medibles con fecha de vencimiento para cada miembro de su equipo garantizará que todos contribuyan a los objetivos generales del equipo. Hay una serie de flujos de trabajo de gestión de proyectos en línea que respaldan este proceso y facilitan la gestión eficaz de sus proyectos. productividad del equipo distribuido.

3. Entornos que distraen a los trabajadores remotos

Muchos empleados disfrutan trabajar desde casa, una cafetería o incluso la playa, pero algunos luchan con estos entornos que distraen. Ya sea que se trate de tareas domésticas, niños, mascotas o una tentadora siesta, hay muchas distracciones que compiten por su atención en entornos de trabajo remotos. Cada distracción puede hacer que un trabajador remoto posponga las cosas y disminuya su rendimiento relacionado con el trabajo.

Solución: Garantizar la rendición de cuentas

Uno de los beneficios de tener empleados que trabajan desde casa u otros lugares fuera de la oficina es que se ponen a trabajar cuando son más productivos. Para algunos empleados, esto puede significar que trabajan después o antes de las horas normales de trabajo diurno. Sin embargo, puede haber ocasiones en las que se avecina una fecha límite y un empleado remoto no parece estar concentrado en completar el proyecto a tiempo. Para manejar mejor este problema, asegúrese de que cada miembro de su equipo sea responsable de su trabajo y sepa claramente cuándo vencen sus tareas individuales. Sin invadir la privacidad, también es bueno tener controles individuales regulares con empleados remotos para medir el progreso. No es realista esperar que todos en su equipo trabajen al mismo ritmo, pero debe tener una idea general de cuánto tiempo debe tomar cada tarea y establecer metas y fechas de vencimiento en consecuencia. Entonces, incluso si un miembro remoto del equipo se distrae durante el día con una actividad no relacionada con el trabajo, seguirá siendo responsable de terminar sus tareas a tiempo como el resto de su equipo.

4. Falta de cultura empresarial

Dado que algunos empleados pueden trabajar juntos en un entorno de oficina tradicional, mientras que otros trabajan de forma remota desde casa, espacios de compañeros de trabajo u oficinas satélite más pequeñas, crear y mantener una cultura empresarial unificada en equipos distribuidos geográficamente es uno de los mayores desafíos para las empresas con una fuerza laboral global. Con la falta de interacción en persona, los empleados remotos a menudo se sienten excluidos y excluidos de la cultura de la empresa.

Solución: crear oportunidades para la formación de equipos y la vinculación

Para los equipos distribuidos geográficamente, la cultura de su empresa debe ir más allá de las tradicionales fiestas, juegos y happy hours en la oficina. En su lugar, encuentre formas para que su equipo se conecte cara a cara mediante videoconferencias. Puede realizar videollamadas de vinculación de equipos donde los compañeros de trabajo pueden conversar e interactuar entre ellos de manera informal, jugar juegos o divertirse con desafíos. También hay una serie de actividades virtuales para romper el hielo puede hacer con su equipo distribuido mediante videoconferencia. Además, es una buena idea asociar a los nuevos empleados con otros colegas. Este sistema de compañeros puede funcionar como una oportunidad para asesorar y ayudar a establecer relaciones más profundas y fomentar un mejor toma y daca entre todos los miembros del equipo. 

5. Problemas de productividad

Uno de los principales desafíos de administrar un equipo distribuido es garantizar que todos los empleados terminen su trabajo a tiempo, de manera eficiente y de acuerdo con los estándares de la empresa. Sin la supervisión diaria en un entorno de trabajo distribuido, es posible que algunos miembros remotos del equipo no usen su tiempo de manera inteligente. Además, la mala comunicación, la falta de objetivos medibles y los problemas de responsabilidad pueden afectar la productividad de su equipo.

Solución: Desarrollar procesos

Para mantener a su equipo al día y productivo, deberá desarrollar e implementar un conjunto de procesos optimizados. Además de utilizar software de gestión de proyectos como Asana y  Monday.com, muchos equipos encuentran que tener sincronizaciones rápidas diarias o semanales es esencial para fomentar la colaboración y la productividad. Tener un registro de grupo informal mediante videoconferencia de forma regular mantiene al equipo en la misma página y responsabiliza a cada miembro del equipo por sus tareas diarias y proyectos en curso. Los gerentes también deben configurar videollamadas individuales regulares con sus subordinados directos. Esto les da a los empleados un tiempo designado para discutir el progreso de los proyectos o cualquier problema relacionado con el trabajo.

6. Diferencias culturales

Muchas empresas empresariales emplean a personas de todo el mundo. Esta fuerza laboral global diversa puede incluir empleados que tienen culturas, ética laboral, estilos de comunicación, valores y contexto drásticamente diferentes. Como resultado, los equipos distribuidos pueden tener dificultades para entenderse y trabajar juntos de manera efectiva. Los gerentes se enfrentan al desafío de superar las diferencias culturales y encontrar puntos en común para administrar con éxito su diverso equipo.

Solución: Implementar un programa de capacitación intercultural

Formación transcultural o multicultural., está destinado a ayudar a las personas a superar los desafíos culturales, lidiar con los estereotipos y aprender a comunicarse de manera efectiva y escuchar mejor. Dado que cada equipo distribuido es único, no existe un programa de capacitación intercultural único para todos, pero debe tener un plan que fomente la comprensión y el aprendizaje multiculturales para su equipo diverso. Durante la incorporación de nuevos empleados, organice divertidas sesiones de videoconferencia para romper el hielo e invite a los miembros del equipo a compartir sus comidas, costumbres e historias regionales favoritas. También puede utilizar recursos como Mi vida en otra parte, que es una comunidad colaborativa que te permite comparar el país en el que vives con otros países del mundo. Le muestra varias estadísticas que diferencian su país de los demás, incluido el costo de vida, el tamaño geográfico, la calidad de vida y la cultura para que tenga una mejor comprensión de cómo es vivir y trabajar en el país de su compañero de trabajo.

7. Desajuste de la zona horaria

Los equipos distribuidos globalmente a menudo están formados por empleados que abarcan varias zonas horarias. Esto puede dificultar la programación de reuniones de equipo o la obtención de respuestas rápidas de compañeros de trabajo remotos. Cuando se sienta junto a su compañero de equipo en un entorno de oficina, es fácil dirigirse a él y hacerle una pregunta rápidamente al mediodía sobre un proyecto, pero cuando su compañero de trabajo se sienta a miles de kilómetros de distancia o posiblemente a varias zonas horarias, esta tarea simple se vuelve mucho más desafiante. Su compañero de trabajo remoto puede estar dormido o fuera del trabajo durante sus horas normales de trabajo.

Solución: encuentre la superposición en las horas de trabajo diurnas de todos

Usar herramientas como Cada zona horaria y  Hora y fecha para ayudar a elegir horarios de reunión que sean durante las horas de trabajo diurnas típicas de todos. Para algunos, esto podría ser por la mañana, mientras que para otros, es por la tarde o temprano en la noche. La superposición de horas de trabajo durante el día también le permitirá saber cuándo puede esperar respuestas rápidas de los miembros remotos de su equipo. Para los equipos que tienen zonas horarias muy diferentes, debe ser creativo. Grabar la reunión de videoconferencia para aquellos que no pudieron asistir a la reunión en vivo para que aún puedan ver la reunión en otro momento. Además, puede maximizar la productividad planificando con anticipación. Asegúrese de que los miembros de su equipo remoto que trabajan en horarios opuestos tengan todo lo que necesitan para trabajar de manera efectiva en sus tareas antes del final de su jornada laboral para que pueda volver a trabajar al día siguiente con las tareas completadas.

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