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Cómo administrar un equipo distribuido

Administrar un equipo distribuido puede ser un desafío. Es fácil sentirse desconectado de su equipo, tener problemas de comunicación y cuando agrega diferencias culturales a la mezcla, las cosas pueden complicarse rápidamente. Julie Wilson, instructora de la Universidad de Harvard explica la, "Administrar un equipo virtual requiere que los gerentes dupliquen los fundamentos de una buena administración, incluido el establecimiento de objetivos claros, la realización de excelentes reuniones, la comunicación clara y el aprovechamiento de las fortalezas individuales y colectivas de los miembros del equipo". Administrar con éxito un equipo remoto es un desafío, incluso para los gerentes más experimentados. Se necesita tiempo, paciencia y mucha práctica, pero con los procesos y las herramientas correctos, es posible tener un equipo totalmente remoto productivo y comprometido.

8 consejos para gestionar un equipo distribuido

1. Contrata a las personas adecuadas

Primero, debe contratar personas en las que pueda confiar y que se sientan cómodas trabajando por su cuenta. Dado que no podrá controlar constantemente a cada miembro remoto del equipo, debe encontrar personas que puedan contribuir positivamente a su equipo sin presión de grupo, microgestión y atención constante. “Hacedores de alquiler,” Wade Foster, cofundador de Zapier,dice.“ Los hacedores harán las cosas incluso si están trabajando desde una isla apartada. No es necesario dar tareas a los hacedores para saber que algo se hará. Todavía tendrás que proporcionar dirección y orientación... pero en ausencia de eso, un hacedor hará que algo suceda".

2. A bordo con todo el equipo remoto en tiempo real

Desarrollar un proceso de incorporación efectivo ayuda a los nuevos empleados a adaptarse rápidamente a su trabajo y a conocer a su equipo. Al presentar de inmediato a los nuevos miembros del equipo y brindar oportunidades para que todos se conozcan a través de videoconferencias cara a cara, es más probable que los empleados confíen entre sí y se sientan conectados con su equipo. Hay una serie de diversión actividades virtuales para romper el hielo puede hacer con su equipo distribuido mediante videoconferencia. Además, es una buena idea asignar un mentor para ayudar a su nuevo empleado a hacer una transición sin problemas a su nuevo rol. El mentor también actuará como un recurso inmediato para el empleado cuando se quede atascado o simplemente tenga una pregunta simple. El objetivo es hacer que el nuevo empleado se sienta valorado y parte del equipo lo más rápido posible. “Como alguien que trabaja de forma remota y administro un equipo de empleados remotos, sé cuán crítica es la etapa de incorporación en el ciclo de vida del empleado. La incorporación exitosa de empleados remotos depende de extender la cultura de su organización más allá de las cuatro paredes y a través de una pantalla. Comience por deshacerse del correo electrónico casi por completo en las primeras semanas e involucre el video desde el principio para pasar la mayor cantidad de tiempo posible cara a cara. Además, organice reuniones con las partes interesadas clave a través de video temprano para promover un sentido de autosuficiencia y garantizar que el empleado se sienta conectado con la comunidad en general”. Tim Maloney, vicepresidente sénior de canales mundiales en Lifesize

3. Establecer expectativas claras

Al hacer la transición a un equipo completamente remoto, los gerentes deben priorizar el desarrollo de pautas y expectativas claras. La mayoría de los equipos están formados por un grupo diverso de personas. Algunos empleados pueden tener experiencia laboral remota previa, mientras que otros empleados pueden ser completamente nuevos en el trabajo desde casa. Para asegurarse de que todos trabajen en igualdad de condiciones, es importante que establezca expectativas claras y realistas para todo su equipo de inmediato.

No aclarar las expectativas desde el principio puede generar problemas y malentendidos en el futuro que pueden causar interrupciones importantes en el flujo de trabajo y el rendimiento de su equipo. Aclare qué herramientas usará su equipo, cómo se comunicará, a qué horas se espera que trabajen todos, cómo y cuándo se completarán los proyectos y, cuando las cosas cambien, comuníquelo también. Sus expectativas deben escribirse, enviarse por correo electrónico y estar fácilmente disponibles para todo su equipo. Esto asegurará que todos estén en sintonía y que no haya ambigüedad en lo que se espera de cada miembro del equipo.

4. Utilice las herramientas de comunicación en línea adecuadas

Una vez que haya definido claramente sus expectativas, es hora de encontrar las herramientas adecuadas que ayudarán a su equipo a cumplir esas expectativas y hacer que sus días de trabajo transcurran sin problemas y de manera eficiente. La investigación muestra que el el oficinista promedio tiene 5 o más aplicaciones abiertas en un momento dado, por lo que es importante elegir sabiamente para evitar crear aún más fatiga de la aplicación o confusión con respecto a dónde deben ir los empleados para buscar información.

Hay cientos de soluciones de colaboración y comunicaciones e innumerables herramientas de productividad diseñadas para ayudar a los equipos distribuidos a ser productivos. Herramientas de videoconferencia basadas en la nube como De tamaño natural y aplicaciones de chat como Flojo y Microsoft Teams haga que sea fácil mantenerse en comunicación constante con los miembros remotos de su equipo. Herramientas de gestión de proyectos como AsanaMonday.com y ProjectManager.com ayude con la gestión del tiempo y mantenga a su equipo encaminado para evitar perder el tiempo en distracciones y trabajo improductivo. A la luz de la reciente situación del coronavirus, muchas empresas están ofreciendo sus servicios de forma gratuita, incluyendo De tamaño natural. Investigue para encontrar las herramientas que funcionarán mejor para usted y su equipo.

5. Crea una cultura de video primero

Sin las interacciones diarias en persona a las que están acostumbrados los trabajadores tradicionales en la oficina, es fácil que los empleados que trabajan desde casa por primera vez se sientan solos y desconectados del resto de su equipo. Al crear una cultura donde el video es lo primero que da prioridad al uso de herramientas de videoconferencia para la comunicación, a diferencia de las llamadas de conferencia de solo audio o las aplicaciones basadas en texto, su equipo puede tener interacciones cara a cara significativas y atractivas. La videoconferencia brinda una interacción más "en persona" y agrega un elemento humano a la conversación que a menudo falta en otras formas de comunicación digital. Al poder ver y escuchar claramente a sus compañeros de equipo, puede comprenderlos mejor al captar señales no verbales y conéctese con ellos en un nivel más profundo, sin importar la diferencia de zona horaria. WP Engine es la plataforma líder de experiencia digital de WordPress con más de 500 empleados ubicados en los Estados Unidos, Europa y Australia. Como una empresa que hace de su cultura una prioridad máxima, se enfrentó al desafío de brindar unidad a los equipos repartidos en tres continentes en seis oficinas diferentes. Al tener Lifesize en los espacios de reunión en todos los espacios de oficina y en la computadora portátil de cada empleado, los compañeros de trabajo pueden conectarse instantáneamente entre sí y los gerentes pueden administrar de manera efectiva a los empleados remotos en videollamadas individuales. La interacción humana ayuda a los empleados a tener conversaciones interesantes y conexiones personales con gerentes y miembros del equipo a miles de kilómetros de distancia.[Lea el estudio de caso completo]

6. Organice reuniones periódicas individuales y de equipo

La comunicación constante es la clave para mantener la productividad y el compromiso de su equipo distribuido. Planifique reuniones periódicas del equipo a principios de semana mediante videoconferencias para analizar los estados del proyecto, los obstáculos que enfrentan los miembros del equipo y las metas para la semana. Luego, más adelante en la semana, considere organizar reuniones de "recapitulación" más largas para hablar sobre los logros del equipo. También puede usar este tiempo para reconocer el trabajo sobresaliente y planificar para la semana siguiente.

Además de las reuniones de equipo, se recomiendan encarecidamente las reuniones de pie, las reuniones individuales periódicas con cada uno de sus empleados para garantizar que todos se mantengan conectados y comprometidos. En realidad, estudios han demostrado que los empleados de gerentes que no tienen reuniones regulares 1:1 tienen cuatro veces más probabilidades de sentirse desconectados en el trabajo. Si bien las reuniones 1 a 1 pueden llevar mucho tiempo para los gerentes con equipos grandes, desempeñan un papel fundamental para que los miembros del equipo se sientan valorados como individuos y, al mismo tiempo, les brindan la oportunidad de hacer preguntas, discutir problemas o plantear sugerencias con las que quizás no se hayan sentido cómodos. compartiendo en un ambiente de grupo.

7. Comunique demasiado los objetivos para ayudar a los empleados remotos a tener éxito

Para los empleados a los que les resultan difíciles los arreglos de trabajo remoto, comunicar demasiado los objetivos y tareas individuales es una forma eficaz de asegurarse de que se centren en las cosas correctas. Esto significa usar un lenguaje claro y preciso que los empleados puedan entender fácilmente para cada proyecto. Utilice herramientas de gestión de proyectos para ayudar a los empleados a concentrarse en la tarea, comprender cada etapa del proyecto y saber cuándo vence el proyecto. La gestión eficaz de un equipo distribuido no funcionará si simplemente se centra en el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados. En cambio, la mejor manera de medir el desempeño de un empleado es enfocarse en sus resultados. Crear una cultura orientada a los resultados significa confiar en su equipo y dejar de lado la semana laboral arbitraria y forzada de 40 a XNUMX y XNUMX horas. En su lugar, concéntrese en las contribuciones individuales de los miembros del equipo. Cómo y cuándo completan las tareas no debería importar siempre y cuando el trabajo se haga bien y se haga a tiempo.

8. Ofrecer oportunidades de vinculación

Dado que las reuniones regulares en persona no son una opción para la mayoría de los trabajadores remotos y los equipos distribuidos, busque otras formas de vincular a su equipo fuera de las reuniones regulares del equipo. Los empleados pueden establecer páginas de redes sociales apropiadas para el trabajo, clubes de lectura y grupos de chat privados donde pueden jugar, tener conversaciones alegres sobre su trabajo y su vida personal, publicar fotos de sus familias o mascotas y compartir historias personales de éxito. Algunas empresas incluso alojan regularmente horas felices virtuales para permitir que los empleados interactúen de manera casual y se pongan al día a través de videoconferencias mientras trabajan de forma remota.

Sheel Gupta, directora de crecimiento de punto humilde, compartido en Quora cómo mantiene comprometido a su equipo remoto: “Uno de los desafíos más comunes del trabajo remoto es que los miembros del equipo se sienten solos y desconectados. Ser remoto significa que es menos probable que su equipo tenga conversaciones espontáneas y actividades no relacionadas con el trabajo. Animo a los equipos remotos a incorporar las tradiciones de la oficina a su estilo de trabajo remoto. Por ejemplo, mi equipo tiene noches de juegos quincenales y durante nuestro experimento remoto, organizamos una noche de juegos virtual”.

Finalmente, intente organizar reuniones en persona con todo su equipo al menos una o dos veces al año. Esto puede ser desafiante y costoso, pero los beneficios de que su equipo se conecte en persona y fomente mejores relaciones de trabajo superan con creces los costos de viaje.