Cómo aumentar la productividad del equipo para equipos distribuidos

Las estadísticas muestran que las empresas con una fuerza laboral distribuida son más productivas que las empresas que solo emplean trabajadores in situ tradicionales. En realidad, 91% de los trabajadores remotos afirman que se sienten más productivos cuando trabajan desde casa u otros lugares fuera de la oficina. Sin embargo, las empresas con equipos distribuidos no deben dar por sentada la productividad. Las distracciones en el hogar, los problemas de comunicación, la mala gestión del tiempo y los problemas de responsabilidad, entre otros desafíos, pueden afectar la cantidad de logros de cada empleado en una jornada laboral. Una fuerza de trabajo distribuida altamente productiva no surge por sí sola. Requiere el uso de las herramientas adecuadas y estrategias inteligentes para garantizar que todos contribuyan y trabajen activamente en equipo.

En general, los trabajadores remotos son un grupo productivo

• Empleados remotos completar casi un día extra de trabajo cada semana en comparación con sus colegas tradicionales en la oficina
• Negocios que permitieron el trabajo remoto de los empleados vio un aumento del 82% en la productividad
• 73% de las personas que trabajan de forma remota dijeron que pusieron más esfuerzo del requerido en su trabajo
• 76% de profesionales dijo que su productividad mejora cuando no están trabajando en una oficina debido a menos distracciones e interrupciones de sus colegas
• 53% de los teletrabajadores trabajan más de 40 horas en una semana laboral, en comparación con solo el 28% de quienes trabajan en una oficina
• Trabajadores remotos tomar menos días de enfermedad y descansos en comparación con los empleados en el sitio

6 formas de aumentar la productividad del equipo

Dar a los empleados la propiedad de su trabajo

Los mejores gerentes conocen el poder de la propiedad. Al dar a los miembros del equipo la propiedad de su trabajo, los empleados se sienten menos limitados, pueden tomar decisiones más rápido y sentirse orgullosos de su trabajo. Esta rendición de cuentas induce un sentido de responsabilidad por completar las tareas a tiempo con una mayor atención a los detalles. Por supuesto, aún debe guiar a los miembros del equipo en la dirección correcta e intervenir si los proyectos se desvían del rumbo. Susan M. Heathfield, copropietaria de TechSmith, dice que su organización tiene "la responsabilidad de crear un ambiente de trabajo que ayude a fomentar la capacidad y el deseo de los empleados de actuar de manera empoderada". [ 1 ]

comunicarse constantemente

La comunicación es uno de los factores clave que contribuye a la productividad y el éxito general de un equipo distribuido. tener un estrategia de comunicación eficaz in place juega un papel vital para ayudar a los miembros del equipo a comprender sus responsabilidades laborales, colaborar con compañeros de trabajo, brindar actualizaciones de proyectos, resolver problemas y mantenerse enfocados. Organice reuniones periódicas de equipo que fomenten un entorno de comunicación abierta. Todos los miembros del equipo deben sentirse cómodos compartiendo sus ideas y dando retroalimentación o incluso críticas constructivas sobre temas específicos.

Usa las mejores herramientas de colaboración

Muchas organizaciones aún confían en tecnologías antiguas, como el correo electrónico, como su forma principal de compartir información y comunicarse. De acuerdo a un estudio  by Inc. revista, los trabajadores de pequeñas y medianas empresas pasan la mitad de su tiempo en el correo electrónico y el 14 por ciento de su día se dedica a duplicar información por correo electrónico (es decir, reenviar correos electrónicos o confirmar que se recibió un archivo). Para aumentar la productividad de los trabajadores y evitar las trampas del correo electrónico, equipe a sus equipos con las mejores herramientas de colaboración. Aplicaciones de chat como Flojo y Microsoft Teams haga que las conversaciones basadas en texto sean mucho más ágiles y digeribles en entornos de grupos remotos. La tecnología de videoconferencia brinda a las organizaciones la capacidad de comunicarse cara a cara y Compartir pantalla y presentar de forma inalámbrica durante las reuniones para ayudar a cerrar la brecha de comunicación entre los equipos remotos. En una encuesta reciente, 94% de negocios dicen que las videoconferencias aumentan la productividad.

Establezca metas y plazos claros

Los objetivos deben ser claros y bien definidos, especialmente para los equipos distribuidos, ya que los miembros del equipo pueden pasar mucho tiempo trabajando solos. Esto incluye dar instrucciones precisas y fechas de vencimiento para cada tarea por escrito para que los miembros del equipo puedan consultar las instrucciones cuando sea necesario. Software de gestión de proyectos como Asana y Campamento base ayude a organizar todos sus proyectos y tareas y documentos relacionados en un solo lugar para mantener los proyectos en marcha. Estas herramientas proporcionan un tablero de proyecto visual que le permite ver rápidamente en qué está trabajando cada uno, las fechas de vencimiento para cada tarea dentro de un proyecto y los próximos pasos en el proyecto. Al hacer clic en una tarea específica, puede ver información adicional, incluidas instrucciones específicas y archivos relacionados para esa tarea.

—Amit Kvint, líder del equipo de compatibilidad en OnTheGoSystems [2]

Dar opinion

Además de monitorear proyectos y mantenerlos encaminados, también es importante tener una proceso de retroalimentación en su lugar. Esto se puede lograr a través de reuniones individuales periódicas en las que revisa proyectos actuales y completados recientemente con miembros de su equipo. La retroalimentación constructiva ayuda a los empleados a aprender de sus errores, detectar descuidos, reflexionar sobre los procesos y enorgullecerse del trabajo bien hecho. No hay esperanza de aumentar la eficiencia y la productividad de un empleado si no le muestra oportunidades de mejora. Fomente un diálogo bidireccional abierto en el proceso de retroalimentación donde los empleados también puedan dar sugerencias o hacer preguntas. Un miembro del equipo puede necesitar más orientación en ciertas tareas o preferiría un poco de libertad creativa en un proyecto. Al proporcionar a los empleados apoyo, retroalimentación y estímulo constantes, se asegurará de que los proyectos se completen de la manera más eficiente posible.

Celebra las victorias

Los empleados quieren ser parte de un equipo donde sus contribuciones sean valoradas y reconocidas. Al mostrar aprecio y dar crédito donde se debe, los empleados se sienten más seguros en su trabajo y están dispuestos a dar el 100 % en el próximo proyecto. Mostrar aprecio no tiene que ser recompensas caras o regalos elaborados. El simple hecho de decir algunas palabras alentadoras como “sigue así” o “trabajo bien hecho” puede tener un efecto poderoso para aumentar la confianza en sí mismo de un empleado y motivarlo a trabajar más duro. Por supuesto, si el presupuesto lo permite, celebre las grandes victorias y logros con obsequios reales, fiestas de equipo o un día libre. Recompensar el trabajo sobresaliente, como dar retroalimentación, es un gran incentivo para aumentar la productividad.