A medida que los segundos pasan a la parte superior de la hora, una docena o más de pies comienzan a acumularse justo debajo del vidrio esmerilado de privacidad de la puerta de la sala de reuniones. Sabías el riesgo que corrías cuando te sentaste ilegalmente en esa sala de conferencias. La plantilla está lista. Es hora de entregarse y devolver la habitación a su legítimo dueño. Okupar simplemente no vale la pena, no cuando aprende la forma correcta de reservar salas de conferencias para sus reuniones.
La causa raíz de acampar en la sala de conferencias
Cuando comparte un espacio común, ya sea un apartamento con compañeros de cuarto o un entorno de oficina, un número limitado de salas de conferencias seguramente causará tensión. Los conflictos de programación provienen tanto de la falta de salas disponibles como de salas mal equipadas para una amplia variedad de tipos de reuniones. Y a menos que sus habitaciones estén configuradas para reservas, seguirán surgiendo conflictos de programación.
Falta de espacio para reuniones disponible
Las oficinas ocupadas son propensas a tener problemas de espacio para reuniones y reserva de salas, especialmente durante las horas pico. Es posible que no haya suficientes espacios disponibles para que se lleven a cabo varias reuniones a la vez, o que las salas mismas se utilicen de manera deficiente para los tipos de reuniones que están apoyando. Muchas reuniones son entre dos o tres personas que estarían mejor atendidas en un sala de reuniones en lugar de una gran sala de conferencias construida para 10.
Habitaciones mal equipadas
¿Están todas sus salas equipadas con equipos de presentación y videoconferencia en funcionamiento? De lo contrario, es posible que sus equipos estén acampando en salas de alto valor porque necesitan acceso a la tecnología para ayudarlos a hacer su trabajo. Experimentar con soluciones de presentación y video de kit de bricolaje puede hacer que sus equipos se esfuercen por hacer que sus reuniones funcionen en lugar de discutir los elementos de la agenda y registrar los elementos de acción.
Integraciones de calendario de programación de salas de conferencias
Un sistema integrado de programación de salas de conferencias brinda a sus equipos la capacidad de ver la disponibilidad de salas de reuniones, evitar reservas dobles y reservar salas invitándolos a sus reuniones como lo haría con cualquier otro asistente a la reunión. Así es como funciona:
Los sistemas de salas de conferencias de Lifesize se integran con Microsoft Exchange®, Office365® y Google Calendar™, lo que hace que las salas se puedan reservar directamente desde sus aplicaciones de calendario existentes. En la sala, el teléfono muestra una lista actualizada de los intervalos de tiempo disponibles y automáticamente solicitará a los usuarios que inicien la llamada tan pronto como los miembros ingresen a la sala y comience la reunión.
5 formas de mejorar su proceso de reserva de salas de reuniones
1. Configure el equipo de la sala de conferencias reservable
Los sistemas de salas de conferencias de Lifesize se pueden configurar para integración de calendario creando un buzón de sala en Microsoft Exchange, Office 365 o G Suite™ y suscribiendo el sistema de sala de conferencias al buzón. Esto garantiza que el calendario de reuniones de su oficina esté completamente sincronizado, lo que le ayuda a evitar problemas de programación.
2. Cree más espacios de reunión improvisados
Agregue flexibilidad a su cultura de reuniones implementando espacios de reunión improvisados en toda la oficina. Incluso algo como un encimera de la barra de espresso o un pequeño sofá puede ser perfecto para que dos personas repasen un proyecto o realicen una videollamada con un cliente.
3. Haga salas de reunión pequeñas solo para personas sin cita previa
Cree salas de reunión pequeñas que no se puedan reservar diseñadas para dos a cuatro personas para que sus pequeños equipos puedan reunirse y trabajar sin tener que ocupar sus grandes salas de conferencias.
4. Coopere con sus compañeros
¿Está utilizando la sala de reuniones para practicar una presentación mientras que otros siete miembros del equipo la necesitan para un cliente? Si es así, trate de ser flexible. Si puedes ceder la sala de reuniones a algo más urgente, hazlo. Es más probable que le devuelvan el favor en el futuro.
5. Use una agenda de reuniones para mantener las reuniones a tiempo
Cuando su reunión se prolonga, puede reducir el tiempo de llamada del siguiente grupo, lo que podría costarles ese nuevo cliente que han estado tratando de conseguir en una llamada. Consulte nuestra guía sobre Cómo crear una agenda de reuniones que funcione (completo con una plantilla de agenda de reunión gratuita).
Cómo Evolution Gaming simplificó las reuniones con Lifesize
Los problemas de programación de salas de conferencias son comunes en las empresas de todo el mundo. Así es como un negocio, Evolution Gaming, pudo crear un sistema optimizado de reserva y programación con Lifesize.
Desafío:
Con más de 250 empleados en espacios de oficina en todo el mundo, además de estudios y equipos satélite en toda Europa, Evolution Gaming necesitaba una solución de programación de reuniones y colaboración rápida y sencilla.
Solución:
Evolution Gaming trabajó con Lifesize en una solución de videoconferencia para programar reuniones y realizar llamadas a través de sistemas de video en la sala y asistentes móviles.
“Puede que seamos una empresa técnica, pero necesitábamos una solución que se adaptara a todos. Todo lo que los usuarios deben hacer ahora es ingresar un nombre de usuario y contraseña y hacer clic en un nombre o una sala de reuniones. Cada empleado puede acceder o organizar una reunión desde su propia computadora o teléfono, en cualquier momento, es así de simple”.
— Alex Haywood, Jefe de Infraestructura, Evolution Gaming
La empresa ahora utiliza las videoconferencias de Lifesize para organizar sesiones de intercambio de ideas; facilitar las comunicaciones ad-hoc, diarias y semanales; y realizar entrevistas y lanzamientos. Los usuarios pueden compartir sus pantallas, presentar documentos y usar funciones de chat instantáneo, y la empresa puede mostrar los próximos productos y planes con licenciatarios de todo el mundo.
Conclusión
Los problemas de programación de salas de conferencias y reserva de videollamadas pueden causar grandes retrasos en su negocio. Todos en su empresa, en la oficina o en el extranjero, se beneficiarán de un sistema optimizado. Evite errores comunes en la programación de salas de conferencias con un conveniente sistema de reserva de salas de conferencias de Lifesize.
