Una de las mayores tendencias que impulsan la revolución de las salas de reunión es el plano de planta abierto de la oficina. Hoy en día, muchas empresas optan por menos oficinas independientes y más espacios de trabajo compartidos que promuevan la comunicación y ayuden a la productividad. Según las tendencias recientes del mercado identificadas por Frost & Sullivan, se prevé que las salas de reuniones pequeñas reemplacen casi el 70 % de todas las salas de reuniones para 2022.
Aquí hay un desglose completo de los beneficios de las salas de reuniones pequeñas y las tendencias tecnológicas para ayudarlo a preparar sus oficinas para el futuro con salas de reuniones pequeñas eficientes y productivas.
¿Qué es una sala de reuniones?
Una sala de reunión es una pequeña sala de reuniones para 3 a 6 personas equipada con capacidades de audio/video que se usa para reuniones de equipo rápidas (también conocidas como reuniones de equipo). Perfectas tanto para sesiones de trabajo no planificadas como para reuniones programadas, las salas de reuniones pequeñas permiten que los equipos mantengan debates sin reservar una sala más grande.
5 beneficios de las salas de reunión
Empresas de todos los tamaños e industrias, espacios de coworking y universidades han comenzado a construir estas pequeñas salas ágiles como una forma para que los equipos pequeños trabajen juntos de manera más efectiva. Las salas de reunión suelen ser económicas de equipar y requieren poco espacio físico, y muchos argumentarían que son las salas más productivas del edificio. Estos son los cinco beneficios principales de implementar salas de reuniones pequeñas:
1. No se requieren reservas
Muchas organizaciones optan por implementar salas de reuniones informales sin un sistema de reservación. De esa manera, los equipos pueden tener un lugar para reunirse para una sesión de trabajo improvisada sin tener que dejar lo que están haciendo y crear una reunión programada.
2. Convierta habitaciones pequeñas infrautilizadas en espacios eficientes
La mayoría de los espacios de reunión pequeños están infrautilizados porque carecen de la tecnología necesaria para reuniones productivas. Para ayudar a resolver el problema de la infrautilización, los proveedores de videoconferencias han comenzado a desarrollar sistemas de videoconferencia optimizados para salas de reunión y salas de reuniones pequeñas, lo que facilita que las organizaciones equipen sus salas de reunión con todos los beneficios de la videoconferencia.
3. Ahorre salas de conferencias grandes para reuniones grandes
Según una investigación reciente de la firma de analistas Frost & Sullivan, el 75 % de todas las reuniones en grandes salas de conferencias se llevan a cabo entre tres o cuatro personas, lo que hace que el resto de esas sillas vacías sea solo una pérdida de espacio. Las salas de reunión tienen el tamaño perfecto para sincronizaciones de equipos pequeños.
4. Ideal para miembros remotos del equipo
Las salas de reuniones pequeñas brindan a los equipos y trabajadores remotos la capacidad de conectarse cara a cara para cualquier reunión o sincronizar rápidamente el equipo durante todo el día. Y aunque las salas de conferencias tradicionales son ideales para videoconferencias con grupos grandes Para capturar a todos en la sala, las salas de reunión tienen el tamaño perfecto para brindar a todos una presencia de tamaño real en la reunión en línea. La cadencia regular de las videollamadas en las salas de reuniones pequeñas puede hacer que los equipos remotos se sientan menos remotos.
5. Económico de configurar
Los espacios de trabajo más pequeños tienen presupuestos más pequeños y requieren menos complejidad, por lo que la tecnología en la sala debe ser rentable y fácil de usar. Se pueden instalar kits de salas de reunión de video de bricolaje y soluciones de sala de reunión especialmente diseñadas por menos del precio de una computadora portátil para empleados. Y con un ciclo de vida administrado a largo plazo de seis a ocho años, obtendrá un valor continuo en los años venideros.
Los 3 mejores consejos para una reunión productiva
Recientemente publicamos nuestro guía de consejos y trucos para organizar una llamada de videoconferencia exitosa, y si bien todos los consejos pueden conducir a una reunión exitosa en la sala de reuniones, estos tres encajan perfectamente con el tamaño más pequeño y la naturaleza ad-hoc de la sala de reuniones:
1. Mantenga la reunión en el tamaño correcto
El tamaño limitado de una sala de reunión es una gran analogía del tamaño de un equipo funcional para colaborar y realizar el trabajo. Cuantas más personas se unan a la reunión, más distracciones pueden ser las cosas. Use salas de conferencias grandes para la sesión de lluvia de ideas inicial, luego use salas de reunión para sesiones de grupo y vuelva a reunirse en la sala de conferencias para compartir contenido y hallazgos.
2. Optimice la sala de reunión para video
La mayoría de las salas de reunión están diseñadas con una sola pantalla montada en la pared y una mesa de sala de reuniones pegada a la pared. Las salas más pequeñas, como las salas de reunión, deben priorizar una lente de campo de visión de gran angular para ayudar a capturar a los participantes de la reunión sentados cerca de la cámara.
3. No olvides ser tú mismo
Ya hemos dejado atrás las videoconferencias que se utilizan únicamente para reuniones trimestrales en la sala de juntas con su equipo ejecutivo: se ha transformado en una forma diaria de comunicarse cara a cara. Al igual que enviar mensajes de texto, hablar por teléfono o caminar hacia el escritorio de su colega y conversar en persona, la experiencia de la videoconferencia se trata de lo que se está discutiendo. Así que no te preocupes cuando se trata de estar frente a la cámara, ¡solo sé tú mismo!
Cómo configurar su sala de reunión: 5 elementos imprescindibles para cualquier gran espacio de reunión
Ya sea que su oficina recién esté comenzando a desarrollar soluciones de salas de reunión para equipos pequeños o si está buscando una manera de optimizar sus antiguas salas telefónicas con tecnología de colaboración moderna, querrá incluir estos cinco elementos imprescindibles en su diseño:
1. Muebles
Siga su cultura corporativa cuando decida los estilos para sus salas de reunión: estilos, en plural, porque muchas empresas optan por una apariencia única para cada espacio. Los pies cuadrados limitados de una sala de reunión le permiten tomar decisiones audaces sin tener que renovar por completo toda la oficina. La sala típica tendrá asientos para cuatro o cinco con superficies de trabajo duraderas. si se juntan/diseño de sala de conferencias y la decoración de interiores no son su fuerte, obtenga ayuda de una agencia o consulte su motor de búsqueda favorito para obtener ideas. Aquí hay algunas palabras clave para comenzar: oficina moderna, excelente sala de reunión y oficina creativa.
2. Monitor
Bien, su habitación está decorada con pisos de concreto manchado, una puerta de granero recuperada, tuberías expuestas, mesas de aluminio de calidad aeronáutica y sillas Herman Miller®, ¿y ahora qué? Es hora de traer la tecnología que convierte su elegante sala de estar en una sala de reunión hecha para hacer. Ya sea que estés tormenta de ideas conceptos para el último video de marketing o el análisis de datos en un informe de ventas, la disponibilidad de una pantalla para compartir pantalla es fundamental para este espacio. Los equipos no deberían depender de reunirse alrededor de una computadora portátil para ver una presentación o una videoconferencia con otro grupo.
Los precios de las pantallas han bajado drásticamente en los últimos años, así que hágalo tan grande como lo permita su presupuesto, pero recuerde que todavía es un espacio pequeño, por lo que el rango de 42” a 50” probablemente sea suficiente. Al decidir la altura de montaje, recomendamos permanecer cerca del nivel de los ojos, especialmente al equipar las salas para que se conecten entre sí con una solución de videoconferencia para salas de reunión.
3. Pizarra blanca
Ya sea esmalte blanco tradicional, inteligente interactivo o simplemente un panel de vidrio, asegúrese de no pasar por alto la capacidad de escribir ideas y conceptos en la sala de reunión. Las pizarras pueden actuar como un estacionamiento para ideas sobre las que no está listo para actuar, ayudarlo a visualizar sus prioridades y proporcionar un método fácil para modificar ideas cuando se da cuenta de que hubo algunas malas en el sentido de que "ninguna idea es una mala idea". lluvia de ideas. Al final de su reunión, simplemente tome algunas fotos de su trabajo para que no tenga que volver a escribirlo.
4. Ambiente
Acústica
Con muchas oficinas en transición a una más plan de piso abierto concepto, es más importante que nunca tener espacios de colaboración designados libres de ruido y distracciones. El aislamiento acústico evita la fuga de ruido dentro y fuera de la sala, y una configuración de micrófono de nivel profesional puede aumentar significativamente la calidad de audio de una reunión con reducción nativa del ruido ambiental y cobertura total de la sala.
Iluminación
La iluminación natural se ha relacionado con una mejor salud y un mayor compromiso de los empleados. Es una adición maravillosa a muchos espacios para reuniones, pero se debe tener cuidado para proporcionar control de iluminación en las salas de reuniones con ventanas. Las habitaciones expuestas a la luz directa del sol en el momento equivocado del día pueden verse borrosas en el video, y una fuente de luz directamente detrás de un sujeto puede crear una silueta áspera.
5. Conectividad de vídeo
La videoconferencia permite a los miembros del equipo tener un asiento en la reunión desde cualquier lugar. Entonces, si su equipo incluye teletrabajadores, personas ubicadas en otro campus o compañeros de trabajo que viajan regularmente, un solución de videoconferencia es una inversión inteligente para mantener la colaboración y conexión de su grupo. Cuando equipe su sala de reunión con videoconferencias, asegúrese de buscar una solución que sea fácil de administrar y usar, que cumpla con sus requisitos de seguridad y confiabilidad y, sobre todo, que ayude a sus equipos a sentirse lo más conectados posible. Kits Lifesize Dash™ son soluciones para salas de reunión diseñadas para la flexibilidad del dispositivo, mientras que De tamaño natural® Icono 300™ le brinda una solución todo en uno comprobada con intercambio de contenido de movimiento completo 4K para una experiencia de sala de reunión de primer nivel.
Lifesize puede ayudar a mantener equipo de videoconferencia manejable para cualquier sala de reuniones pequeñas, al mismo tiempo que proporciona tecnología clara de audio y video y permite a los trabajadores colaborar en un entorno eficiente.
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En Lifesize, todo lo que hacemos está diseñado, construido y respaldado para que la experiencia del usuario sea excelente y sin esfuerzo desde el primer día. Después de más de quince años de desarrollo sistemas de sala de reunión y sala de conferencias, Dispositivos de presentación inalámbricos para salas de reuniones, aplicaciones de videoconferencia y red global en la nube que lo une todo, no nos conformamos con nada menos que asombroso. Lifesize ofrece una experiencia de reunión unificada inigualable en la que puede confiar para trabajar desde la primera vez, siempre. Programar una demostración con un experto en videoconferencias de Lifesize o configura tu cuenta gratis para ver una solución de sala de reunión pequeña de Lifesize en acción.
