Seamos realistas: todos hemos tenido una reunión terrible una o dos veces en nuestras vidas. En realidad, son mucho más comunes de lo que piensas. De acuerdo a Informe sobre el estado de las reuniones de 2019 de Doodle, el costo de las reuniones mal organizadas en 2019 alcanzará la friolera de $ 399 mil millones solo en los Estados Unidos, lo que es un tremendo lastre para la efectividad de las empresas. Un paso fácil para aumentar la eficacia de su reunión es incluir siempre una agenda de reunión. Esta es nuestra guía para diseñar una excelente agenda de reuniones que puede usar la próxima vez que programar la sala de conferencias u organizar una reunión de equipo virtual.

¿Qué es una agenda de reunión virtual?

La agenda de una reunión es una lista cronológica de temas, tareas y actividades que se abordarán o abordarán durante una reunión. Una agenda de reunión virtual permite a los asistentes tener un resumen de lo que se discutirá en la reunión para que puedan prepararse con anticipación para garantizar el más productivo y reunión efectiva posible.

¿Por qué son importantes las agendas de las reuniones?

Nadie quiere estar en un mal planeado reunión de grupo. El tiempo es crucial para todos en la sala, y fuera de la sala, por lo que tener que sentarse en una sala de conferencias o en una videollamada con un grupo de personas que no saben por qué están allí en primer lugar puede ser un poco difícil. frustrante.

Con solo crear un esquema simple de cómo desea pasar su tiempo en esta reunión y compartirlo con sus colegas, no solo puede eliminar la confusión, sino que también establece el tono de la reunión, define los temas que se abordarán y aumenta el número de participantes. compromiso ya que todos tienen tiempo para preparar información o temas de investigación con anticipación.

5 razones para usar una agenda durante las reuniones virtuales

Una agenda de reunión eficaz y bien pensada puede hacer maravillas para usted y sus colegas. Aquí hay cinco razones para usar una agenda de reunión:

1. Aborde todos los puntos de conversación clave

No hay nada peor que ir a una reunión y no tener idea de por qué se convocó en primer lugar. Lo mejor de las agendas de las reuniones es que enumeran claramente los temas que se están discutiendo en el tiempo de reunión determinado, por lo que nadie entra en la sala completamente despistado.

2. Envía invitaciones a reuniones a las personas adecuadas

Los asistentes a la reunión se seleccionan a mano y se eligen para tener un asiento en la sala por una razón. Ya sea que lo elijan para hablar sobre un tema determinado en la agenda o que las decisiones tomadas en esta reunión lo afecten directamente, poder mirar una agenda de antemano confirma su lugar en la mesa.

3. Definir los resultados

Toda reunión tiene un motivo de reunión. Si conoce el objetivo de una reunión y cuál puede ser el resultado, hay menos oportunidades de desviarse del tema de discusión, por lo tanto, elimina el riesgo de tener una mala reunión.

4. Mantén a los asistentes enfocados

Las agendas brindan a los asistentes un esquema para seguir en la reunión. Las conversaciones se perderán menos en el vacío y se desangrarán menos en otros temas que no estén en la lista de temas de discusión, lo que mantendrá la reunión encaminada.

5. Elimina las excusas

Con las agendas enviadas con anticipación, se elimina cualquier excusa que pueda tener un participante para no estar listo para discutir un tema. Las agendas mantienen a los colegas responsables de estar preparados y presentar lo mejor de sí mismos en la sala de reuniones.

9 consejos para crear la agenda de tu reunión virtual

Crear la agenda de su reunión no tiene por qué ser difícil. Aquí hay algunos consejos sobre cómo crear una agenda completa para aprovechar al máximo su reunión. Puede usar estos consejos ya sea que su reunión sea de 30 minutos o una conferencia de tres días y ya sea que se reúna con un grupo de cuatro o 100.

1. Cree la agenda de la reunión con anticipación

Nadie necesita el estrés de luchar para armar una agenda minutos antes de la llamada: cuanto más tarde envíe una agenda, menos tiempo tendrá la gente para verla. Cuanto antes comience a redactar la agenda de una reunión, más tiempo tendrá para editarla y hacerla presentable para sus colegas.

2. Busque la opinión de los miembros del equipo

Para garantizar el compromiso de la reunión durante la videollamada, asegúrese de que la agenda incluya temas de los que quieran hablar. Pida a los asistentes a la reunión que sugieran qué quieren agregar para que todos puedan participar de principio a fin y todos tengan un turno de palabra en la reunión.

3. Priorizar los elementos de acción que deben abordarse

Una vez que tenga todos sus temas en papel, ordénelos por importancia para hablar sobre el material más sustancioso al comienzo de la reunión. Las reuniones a menudo duran horas extras, por lo que no querrá estar en una situación en la que tenga que llevar temas importantes a la próxima reunión.

4. Establece un límite de tiempo razonable

Las reuniones de cuarenta y cinco minutos le brindan ese tiempo adicional para hablar sobre cosas que quizás no pueda en una sincronización de 30 minutos y parecen menos intensas e intimidantes que las reuniones de una hora completa. Si es usuario de Lifesize, puede aprender mucho sobre la tiempo promedio de reunión en la consola de administración.

5. Mantenga las "sesiones de lluvia de ideas" fuera de una reunión urgente

Reuniones abiertas como tormentas de ideas o sesiones de pizarra Por lo general, no tienen un límite de tiempo y pueden celebrarse espontáneamente. Trate de evitar esos temas en reuniones que tienen una restricción de tiempo estricta por el bien del tiempo y los horarios de todos los demás.

6. Determinar si es necesario tomar una decisión para un tema de la agenda

Resalte los problemas que deben resolverse o las decisiones que requieren una votación para dejar en claro que se invitará a los asistentes a participar. Asegúrese de darles a los miembros de su equipo una cantidad de tiempo razonable para considerar sus opciones.

7. Usa la regla 2/3

Cuando haga la agenda de la reunión y comience a reunir a los asistentes, asegúrese de que cada persona en la reunión esté involucrada en al menos dos de las tres cosas que se están discutiendo. De esa manera, las personas no se sienten como si estuvieran sentadas en una reunión donde no se las necesita. El seguimiento de las actas de las reuniones puede mejorar la próxima reunión.

8. Mantén un horario

Es difícil cronometrar cuánto tiempo se abordará cada tema de la agenda, pero trate de permitir suficiente tiempo para cada tema de la agenda sin desviarse. Sea flexible, pero también asegúrese de que cada tema se discuta de manera eficaz y exhaustiva.

9. Envía la agenda de tu reunión con anticipación

Cuanto antes pueda enviar la agenda de su reunión, más tiempo dará a sus asistentes para prepararse. A más tardar, asegúrese de compartir la agenda de la reunión de su equipo 24 horas antes de la reunión; servirá como un recordatorio de que la reunión se llevará a cabo y les dará a sus colegas la oportunidad de hacer actualizaciones de última hora.

Plantilla de agenda de reunión virtual [2020]

Esta plantilla de agenda de llamada de conferencia se divide en 5 secciones: logística de la reunión, objetivo, preparación de la reunión, agenda e información relacionada. Puede utilizar esta plantilla de agenda de reuniones para cualquier tipo de reunión. Simplemente complete la plantilla a continuación:


¡Vamos a quedar!

Fecha:  [Insertar la fecha]

Hora:  [Insertar hora]

Ubicación:   [Insertar ubicación]

Asistentes:  [Insertar asistentes]

Objetivo

Nuestro objetivo es generar ideas para aumentar la productividad en nuestras reuniones. Por favor venga a la reunión con algunas ideas para compartir.

Preparación para la reunión

Leer: Guía - Cómo tomar actas de reuniones efectivas

Traer: Ejemplos de cosas que ha intentado en el pasado que funcionaron y/o cosas de las que ha oído hablar de otros equipos

Agenda

Nuestras necesidades - 10 minutos

Alrededor de la mesa - 30 minutos

De demostración de la aplicación de tamaño natural - 15 minutos

Votar - 5 minutos

La persona promedio tiene programadas casi 60 reuniones cada mes

1 de cada 3 minutos de cada día de trabajo pasado en reuniones

Se estima que se desperdicia entre el 25 y el 50 % del tiempo de reunión


Descargue nuestra plantilla de agenda de reunión virtual

Hemos preparado una plantilla de agenda de reunión virtual gratuita que puede copiar y pegar en el cuerpo de su próxima invitación a la reunión. Incluya los detalles básicos de la reunión (fecha, hora, asistentes, ubicación), el objetivo principal de por qué se convocó la reunión y cualquier preparación que sus colegas puedan necesitar antes de que comience la reunión. Incluya los temas de la reunión, los oradores, los límites de tiempo y cualquier otro detalle que pueda ser relevante para la reunión en cuestión.

Preguntas de seguimiento posteriores a la reunión que debe hacerse

Es importante evaluar cómo la agenda de su reunión afectó al resto de su equipo una vez finalizada la reunión. Al tomarse el tiempo para reflexionar sobre qué tan cerca se apegó su equipo a la agenda o no, puede comenzar a delinear la siguiente.

¿Asignó suficiente tiempo?

No puedes predecir exactamente cuánto tiempo dedicar a cada tema de tu agenda, ¡y eso está bien! A veces, sobreestima o subestima cuánto tienen que decir sus colegas sobre cada tema; solo asegúrese de incluir los que se perdió para su próxima reunión.

¿Te mantuviste en el tema?

Si a usted y sus colegas les resultó difícil mantenerse en el tema, asegúrese de ser un poco más estricto la próxima vez que se reúnan. Los temas se enumeraron por una razón y, a veces, se necesita un poco más de empuje para cumplir con la agenda.

¿Lograste todo o la mayor parte de lo que necesitabas?

Tome los temas que quizás no haya abordado en esta llamada y asegúrese de incluirlos en su próxima agenda, y tal vez incluso envíe un correo electrónico posterior a la reunión a los asistentes diciendo que la conversación sobre estos temas perdidos aún no ha terminado.

¿Qué puedes cambiar para la próxima vez?

Ninguna agenda es perfecta a la primera. Tómese un momento y haga las ediciones que necesita para la próxima vez que se reúna, ¡solo mejorarán!

Tres formas de mejorar las reuniones virtuales

Lifesize está diseñado para permitir que los equipos se comuniquen de todas las formas que necesitan. Con 15 años de experiencia en la creación y el apoyo de reuniones productivas, sabemos lo que necesita para tener éxito.

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