El brote de COVID-19 ha obligado a las empresas a participar en el experimento de trabajo remoto más grande del mundo. Tiempo El 63% de las empresas en los EE. UU. tenían una fuerza laboral remota antes de la pandemia, la mayoría no contaba con una política formal de trabajo remoto, lo que dejó a decenas de miles de empresas y millones de trabajadores preguntándose qué hacer luego de un cambio abrupto a un nuevo estilo de trabajo.
Dado que prácticamente a todas las empresas no esenciales se les pide que mantengan a los empleados en casa en un lapso condensado de solo un par de semanas, muchas están luchando activamente para abordar nuevos problemas como:
- Preparar a los empleados con el equipo y las herramientas necesarias.
- Estandarizar la comunicación interna y externa en toda la empresa.
- Garantizar la protección de datos fuera de la oficina
- Establecimiento de un método de seguimiento del tiempo para diferentes departamentos.
Aquí es donde entra en juego una política hermética de trabajo remoto. Una política de trabajo remoto y una guía formal juegan un papel fundamental en el establecimiento de normas de la empresa, eliminando las conjeturas y comunicando las expectativas tanto a los empleados nuevos como a los titulares. Sin una política de trabajo remoto establecida, los empleados se preguntan hasta qué punto la empresa, o su gerente directo, espera que el trabajo remoto se asemeje a la vida en la oficina. Esto no solo puede conducir a una falta de comunicación entre los empleados y la gerencia, sino que inevitablemente lleva a que algunos empleados perciban que son tratados de manera diferente a sus compañeros, ya que los gerentes llenan el vacío de la política de trabajo remoto con sus propias directivas.
En esta publicación de blog, aprenderá:
- Por qué es importante una política de trabajo remoto
- Todo lo que debes incluir en tu política de trabajo remoto
- Cómo crear uno para tu empresa en menos de 10 minutos
¡Vamos a empezar!
COVID-19 y el auge del trabajo remoto
El coronavirus COVID-19 está obligando a las empresas que han resistido la futuro del trabajo adaptarse a un entorno de trabajo remoto con poco tiempo para prepararse. Con países de todo el mundo cerrando negocios no esenciales, aquellos sin una política de trabajo remoto quedan expuestos a riesgos de seguridad e ineficiencias en el flujo de trabajo.
¿Qué es una política de trabajo remoto?
Una política de trabajo remoto es un conjunto de pautas y límites que describen cómo y cuándo los empleados pueden trabajas desde casa o cualquier otra ubicación remota. Estas políticas de trabajo remoto comunican las mejores prácticas a seguir, que ayudan a la empresa a mantener el orden y establecer expectativas claras ante usted. volver al trabajo publicar covid.
¿Por qué es importante una política de trabajo remoto?
Para empezar, la investigación muestra que una política de trabajo desde casa puede reducir la rotación de sus empleados en un 50%! Según Gallup, la costo promedio de reemplazar a un empleado oscila entre la mitad y el doble de su salario anual. En otras palabras, tener una política de trabajo remoto es simplemente un buen negocio.
Cómo hacer una política de trabajo remoto durante la pandemia de COVID-19 en 7 pasos
COVID-19 ha creado mucho miedo y confusión para los empleados y las empresas de todo el mundo. Con una política de trabajo remoto implementada, puede ayudar a su fuerza laboral a adaptarse a una nueva forma de trabajar mientras establece pautas claras sobre cómo responder a los demás y qué pasos seguir para mantener los datos seguros.
1. Determinar las horas de trabajo de los empleados
Una política de trabajo remoto debe definir las expectativas de disponibilidad y las horas de trabajo. Sin él, sus empleados tendrán horarios de trabajo extraños y los gerentes no podrán ponerse en contacto con los miembros del equipo en momentos cruciales.
Asegúrese de que su póliza responda las siguientes preguntas:
- ¿Cuántas horas deben trabajar los empleados remotos cada día o semana?
- ¿Entre qué horas se espera que los empleados estén en línea?
- ¿Los empleados deben adherirse a zonas horarias específicas en función de las prioridades geográficas?
- ¿Hay un horario de trabajo estricto o flexible?
- ¿Cómo y dónde deben los empleados notificar a sus colegas si no pueden cumplir con los requisitos típicos de disponibilidad?
En el frente de la productividad, definir las horas de trabajo impulsará la eficiencia del trabajo. ¿Por qué? Porque tener días de trabajo definidos creará un sentido de urgencia en las semanas laborales de tus empleados.
Además, sus empleados tendrán semanas laborales bien organizadas, por lo que comenzarán (y terminarán) sus jornadas laborales en horarios constantes. Y esto significa un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal, una mejor salud mental e incluso una horario de sueño constante (un elemento importante de una semana laboral productiva de los empleados).
2. Crea una política de asistencia
Para los empleados y contratistas que trabajan por horas, también necesita una política de trabajo remoto que defina el ausentismo y cómo espera que los empleados realicen un seguimiento de sus horas. Asegúrese de crear políticas de asistencia separadas para empleados de medio tiempo y de tiempo completo, si es necesario. Dado que muchos empleadores permiten arreglos de trabajo flexibles debido al COVID-19, su política de asistencia al trabajo remoto debe incluir lo siguiente:
- Definición de asistencia (por ejemplo, días o número de horas cada semana)
- Método para el seguimiento de la asistencia (por ejemplo, software de seguimiento del tiempo)
- Cómo solicitar permisos por vacaciones, incapacidad temporal, etc.
- Procedimientos para ausencias no planificadas o ausencias injustificadas
3. Asegure sus datos
Según Shred-it's Informe sobre el estado de la industria, el 86 % de los ejecutivos de nivel C desconfían del trabajo remoto porque genera un mayor riesgo de filtración de datos. Cuando saca a los empleados de las oficinas con redes seguras, debe tener en cuenta las amenazas de seguridad y la protección de datos.
Use su política de trabajo desde casa para abordar:
- Protocolos para acceder, cambiar y transmitir documentos
- Cómo y cuándo se permite una conexión Wi-Fi pública
- Cómo acceder a una VPN u otra forma de seguridad al acceder a datos confidenciales
- Dónde se permite y no se permite a los empleados tomar llamadas y reuniones confidenciales
- Protocolo para cuando se ha producido una brecha de seguridad
- Software antivirus preferido (si no se administra de forma centralizada)
4. Determine cómo hará un seguimiento de la productividad
El seguimiento del tiempo lo ayuda a comunicar y documentar lo que espera de los empleados remotos. Su política de trabajo desde el hogar debe mencionar lo siguiente:
- Empleados que trabajan horas extras: Indique la cantidad máxima de horas que una persona puede trabajar por semana sin autorización previa. Esto le ayudará a controlar los costos no planificados.
- Seguimiento de la productividad: Especifique cómo va a realizar un seguimiento del rendimiento, ya sea el tiempo dedicado al proyecto, la cuota, la cantidad de casos resueltos o las interacciones con los clientes.
5. Crea pautas de comunicación claras
Cuando no puede conocer a los miembros de su equipo en persona, las políticas de la empresa sobre comunicación y colaboración son esenciales. Dado que los empleados ya no pueden hablar entre ellos tan fácilmente como lo harían en la oficina, debe estandarizar la comunicación para evitar que se vuelva desordenada.
Al crear su póliza, considere lo siguiente:
- ¿Qué tipos de herramientas de comunicación funcionarán mejor en diferentes situaciones (p. ej., reuniones de equipo, incorporando nuevos clientes, Etc.)
- Qué plataforma pueden usar los empleados para la colaboración en equipo y charlas virtuales sobre enfriadores de agua
- Reglas sobre los tiempos de respuesta esperados
- Establecer cuándo, dónde y cómo se llevarán a cabo las reuniones
6. Enumere todos los requisitos del equipo
A fuerza de trabajo remota necesita equipo específico para completar su trabajo. Ya sea una conexión Wi-Fi confiable o una computadora portátil, los empleados necesitan saber qué equipo está dispuesto a ofrecer la empresa y qué deben proporcionar para sus oficinas en el hogar, desde educadores hasta trabajar desde casa agentes del centro de llamadas.
Aquí hay algunas preguntas que su póliza debe responder:
- ¿Se espera que los trabajadores proporcionen algún equipo?
- ¿Qué artículos suministrará la empresa?
- ¿La velocidad de Internet debe cumplir con un requisito determinado?
- ¿Cómo solicitan los empleados soporte remoto?
- ¿Qué gastos califican para reembolso?
- ¿Qué software se requiere y quién lo pagará?
- ¿El equipo de TI necesita acceso al equipo para instalar software antivirus?
7. Discutir el procedimiento de terminación
La sección de terminación de su política de trabajo remoto describe lo que sucede cuando finaliza un acuerdo de trabajo remoto. Debe indicar los pasos que deben ocurrir durante la salida del empleado. Por ejemplo:
- Eliminación de datos
- Devolución de equipos
- Eliminación del acceso a archivos y canales de comunicación
- Entrevista con Recursos Humanos
Configurar a sus trabajadores remotos con las herramientas adecuadas
Si bien puede parecer un desafío cambiar a un modelo remoto de la noche a la mañana, existen muchas herramientas para equipos remotos que lo ayudarán a simplificar el proceso y facilitarán la administración de su equipo y la implementación de su política de teleconferencias.
Videoconferencia
Si bien un chat rápido en Microsoft Teams o Slack es adecuado para algunas necesidades de comunicación, las videollamadas son la mejor alternativa cuando no pueden estar todos en la misma sala. Eventos virtuales, las reuniones virtuales, las llamadas de clientes y las presentaciones remotas son una parte importante del trabajo en línea y la comunicación con equipos y clientes.
Invierta en una empresa confiable y herramienta de videoconferencia segura como Lifesize para mantener el contacto cara a cara y hacer que el teletrabajo sea lo más efectivo posible.
Comunicación en el lugar de trabajo
El mayor desafío para los equipos remotos es la comunicación. Las llamadas telefónicas a menudo no son ideales para equipos separados por varias zonas horarias, y los hilos de correo electrónico pueden terminar rápidamente en un desastre sin una propiedad o acciones claras.
Dedicado herramientas de mensajería instantánea como Slack o Microsoft Teams, como el integrado chatear dentro de su software de videoconferencia, son una excelente manera de mantener a los equipos conectados mientras mantienen los datos seguros y protegidos. Al igual que la mayoría de las herramientas de nivel empresarial, estas aplicaciones están diseñadas para conversaciones continuas entre varias personas y ayudan a reducir al mínimo la saturación de la bandeja de entrada, al tiempo que le permite consultar a los miembros del equipo con facilidad.
Compartición de archivos
Una forma segura de compartir y encontrar información es una importante herramienta de colaboración remota. Herramientas populares como Microsoft OneDrive, SharePoint, Box o Google Drive son plataformas de almacenamiento en la nube ampliamente utilizadas construido específicamente para mantener sus archivos en una ubicación segura y centralizada. Los archivos también se sincronizan entre dispositivos para que pueda acceder a ellos desde cualquier lugar.
Gestión de proyectos
No es una tarea fácil mantenerse al tanto de su propia lista de tareas pendientes, así como de las listas de proyectos de sus equipos. Cuando cambia a un arreglo de trabajo remoto, es posible que deba respaldar su decisión con un herramienta de gestión ágil diseñado para ayudarlo a usted y a su equipo a realizar un seguimiento de quién está haciendo qué y el estado de los proyectos en curso. Esto no solo lo ayuda a mantener las tareas al día, sino que proporciona a las partes interesadas un destino único para monitorear el progreso de varias iniciativas.
Herramientas de productividad
Algunas personas piensan que trabajar desde casa significa que no necesitas mirar el reloj tan de cerca cuando, en realidad, es todo lo contrario. El hábito del seguimiento del tiempo es crucial para los equipos remotos. Ya sea que necesite realizar un seguimiento de las horas facturables de un cliente o si desea analizar cuánto tardan en completarse tareas específicas, una herramienta de administración del tiempo mantiene equipos remotos productivos.
Algunos de los principales rastreadores de tiempo para empleados remotos de tiempo completo son:
- Lista de quehaceres
- Tiempo Doctor
- Toggl
Una plantilla de política de trabajo remoto de muestra
Su política de trabajo remoto debe describir todo lo que espera de su equipo. Debe entrar en detalles sobre las expectativas en torno a las horas de trabajo, la ciberseguridad y la comunicación. Aquí hay una plantilla de política de trabajo remoto que puede adaptar a las necesidades de su empresa y enviar a sus empleados.
Política de trabajo remoto:
[Ingrese el nombre de la empresa]
[Ingrese la dirección de la empresa]
1. Declaración de propósito
El propósito de la política de trabajo remoto
2. Alcance
Incluya a quién y qué cubre la póliza
3. Reglas y Expectativas
Lista de deberes, responsabilidades y obligaciones
4. Espacio de trabajo y equipamiento
Incluya el equipo provisto por el empleador, el equipo provisto por el empleado y las expectativas del lugar de trabajo
5. Comunicación
Esquema de métodos y disponibilidad esperada para la comunicación en línea y fuera de línea
6. Seguridad
Enumerar los protocolos y requisitos de seguridad
7. Confidencialidad
Enumere las pautas de confidencialidad para todos los empleados
8. Absentismo
Lista de ausencias aprobadas, documentación requerida, cómo solicitar tiempo libre y procedimientos disciplinarios
9. Terminación de acuerdo
Describir el procedimiento de lo que debe suceder durante la salida de un empleado.
Firmado por: [Ingrese el nombre del empleado, la firma y la fecha de la firma]
Midiendo el éxito de su política de trabajo remoto
Su política de trabajo remoto es tan buena como el valor comercial que desbloquea. Cuando no puede ver fácilmente lo que ocupa el tiempo de sus empleados, es fundamental proporcionar orientación formal y una política de trabajo remoto que elimine la ambigüedad y garantice que se realice el trabajo requerido. Si encuentra brechas en la productividad o confusión entre sus equipos, revise la política regularmente para asegurarse de que todas las expectativas estén claramente definidas y sean consistentes con sus valores y cultura. Después de todo, la mejor política de trabajo remoto es aquella que funciona tanto para la empresa como para sus empleados.
