Después de meses de empleados trabajando de forma remota en respuesta a COVID-19, las empresas se enfrentan ahora a un nuevo desafío: cómo y cuándo volver a la oficina de forma segura. A pesar de las incertidumbres y las importantes preocupaciones logísticas, un lugar de trabajo posterior a la COVID-19 es inevitable, incluso cuando las organizaciones trabajan para adaptar las instalaciones en función de las pautas en evolución de las instituciones de salud pública.
Para pasar con éxito a esta próxima fase de trabajo, las empresas deberán reforzar sus estrategias actuales, ser flexibles y hacer de la seguridad y el bienestar de sus empleados su principal prioridad. Además, con un mayor porcentaje de empleados que continúan trabajando de forma remota y las expectativas de que los equipos estén compuestos cada vez más por empleados remotos y en la oficina, las empresas deberán reforzar las herramientas y técnicas de colaboración para que los empleados puedan continuar trabajando juntos de manera efectiva, independientemente de su ubicación. . Ninguna solución funcionará para todas las empresas, pero la reintroducción a la vida de oficina sin un plan bien pensado puede ser arriesgada y peligrosa. En este blog, ofrecemos consejos útiles, sugerencias y consideraciones para regresar al trabajo de manera segura después del COVID-19.
¿Cómo será el regreso al trabajo después del COVID-19?
Con la incertidumbre constante que rodea a la pandemia de coronavirus, nadie sabe con precisión cómo será la vuelta al trabajo después de la COVID-19. Algunas empresas permanecerán totalmente remotas, mientras que otras devolverán a todo su personal a la oficina. La gran mayoría de las organizaciones estarán en algún lugar entre esos dos extremos. Global Workplace Analytics, una firma de investigación que se especializa en tendencias de trabajo remoto, predice que 25-30% de los empleados de EE. UU. trabajarán desde casa varios días a la semana para fines de 2021, frente al 3.6 % de los empleados que mencionaron trabajar desde casa varios días a la semana antes de la crisis de salud.
¿Qué es un modelo de trabajo híbrido?
Un modelo de trabajo híbrido está compuesto por trabajadores remotos y en la oficina y brinda a los empleados la capacidad de elegir cómo, dónde y cuándo realizan sus tareas laborales. Esto a menudo incluye espacios de oficina diseñados en torno a arreglos de trabajo flexibles donde los empleados van y vienen de la oficina según sus preferencias y según lo dicte el trabajo del proyecto.
Quizás como una señal de que el futuro del trabajo ha llegado, varias grandes empresas han anunciado formalmente nuevas políticas diseñadas para adoptar un modelo de trabajo híbrido que brinda a los empleados la opción de regresar voluntariamente a la oficina o continuar trabajando de forma remota por un período indefinido.
En una entrevista reciente, El CEO de Twitter Jack Dorsey explicó la intención de su empresa de adoptar el trabajo híbrido y dijo: “Si nuestros empleados se encuentran en una función y una situación que les permite trabajar desde casa y quieren seguir haciéndolo para siempre, haremos que eso suceda. De lo contrario, nuestras oficinas serán cálidas y acogedoras, con algunas precauciones adicionales, cuando consideremos que es seguro regresar”. En última instancia, volver al trabajo después de la COVID-19 será diferente para cada organización, por lo que debe encontrar una solución que funcione mejor para la seguridad y el bienestar de todos sus empleados.
10 consejos para empresas que regresan al trabajo después de COVID-19
Las empresas que planean hacer la transición de sus empleados de regreso a la oficina necesitan un plan que mantenga la seguridad, reconstruya la moral y tenga en cuenta la comodidad y el bienestar de los empleados. A continuación se presentan diez consejos, sugerencias y consideraciones para garantizar una transición exitosa de regreso al trabajo después de COVID-19. Las organizaciones también deben trabajar para implementar medidas preventivas y de seguridad según lo dispuesto por el Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), la Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), así como funcionarios de salud pública estatales y locales.
1. Adopte un modelo de trabajo híbrido
Quizás la mejor manera de mantener la productividad de los empleados y mantener a todos contentos durante este período de transición es permitir que los empleados trabajen desde donde se sientan más cómodos y productivos. en un estudio reciente, la firma de investigación Valoir descubrió que el trabajo remoto solo tuvo un pequeño impacto negativo (1-3 %) en la productividad durante el COVID-19, a pesar de los importantes desafíos logísticos debido al cambio abrupto, incluida la falta de equipo adecuado para la oficina en el hogar y el cuidado infantil insuficiente para los padres que trabajan .
Es posible que algunos empleados quieran volver a la oficina mientras que otros trabajan mejor desde casa o necesitan seguir trabajando de forma remota por motivos médicos o personales. La creación de un modelo de trabajo híbrido con una combinación de trabajadores remotos y en la oficina brinda a los empleados la flexibilidad de regresar a la oficina solo si se sienten cómodos y listos. Además, tener un personal más pequeño que regrese a la oficina puede ayudar a los trabajadores a seguir las normas de distanciamiento social y reducir la propagación del coronavirus.
2. Implementar un horario de trabajo rotativo
Otra excelente manera de mitigar los riesgos de COVID-19 en su oficina es implementar un horario de trabajo rotativo. Por ejemplo, divida a los empleados de la oficina por la mitad y establezca un cronograma en el que cada grupo rote los días que viajan a la oficina (asegúrese de dividir cada departamento de manera uniforme para evitar grandes grupos de empleados trabajando físicamente juntos). Esto brinda a todos los empleados la oportunidad de trabajar desde su casa y desde la oficina todas las semanas, al mismo tiempo que limita la cantidad total de empleados en la oficina en un momento dado. Por supuesto, ambos grupos pueden continuar trabajando juntos de manera efectiva utilizando herramientas de comunicación como aplicaciones de chat y videoconferencias.
3. Adopte un enfoque por etapas
Hacer que toda su fuerza laboral regrese a la oficina el primer día no es realista. Considere implementar un enfoque por etapas en el que un pequeño porcentaje de empleados regrese a la oficina durante un período de tiempo. Por ejemplo, puede comenzar con el 25% de sus trabajadores en la oficina regresando a la oficina durante la primera fase. Si todo va bien, aumente al 50% de los empleados que regresan a la oficina unas semanas más tarde, y así sucesivamente. Un enfoque por etapas reduce la carga que ya recae sobre los equipos sanitarios que trabajan horas extra para cumplir con el exigente programa de limpieza y reduce el riesgo de que un empleado contagioso regrese a la oficina y transmita la enfermedad a todo su personal.
4. Reestructura tus oficinas
Las pautas de distanciamiento social no desaparecerán pronto, por lo que las oficinas deberán separar adecuadamente los escritorios y crear barreras apropiadas entre las estaciones de trabajo de los empleados. Para ayudar a las instalaciones y a los profesionales de recursos humanos a realizar estos ajustes, una empresa de los Países Bajos ha creado un modelo de trabajo denominado “Oficina de 6 pies” diseñado para ayudar a los empleados a trabajar de manera segura en el mismo espacio de oficina compartido mientras se distancian socialmente. Además, es posible que las empresas deban instituir políticas para limitar la cantidad de personas por reunión y personas ajenas que visitan la oficina sin previo aviso.
5. Crear un lugar de trabajo higiénico
Todas las mesas, escritorios, sillas y espacios comunes deberán limpiarse y desinfectarse a fondo todos los días. Según Jay Varkey, profesor asociado de medicina en la Facultad de Medicina de la Universidad de Emory, “Debe haber una estación de desinfectante de manos en la entrada y salida de cada ascensor”. Las empresas también deben considerar establecer estaciones de desinfección de manos en áreas de alto tráfico y en superficies de alto contacto como el vestíbulo, las salas de descanso y las salas de conferencias. Si es posible, mantenga las puertas abiertas para reducir el contacto con las manijas. los CDC también recomienda abrir las ventanas si es posible, instalar filtros de aire de alta eficiencia y ajustar los acondicionadores de aire para aumentar la circulación y el flujo de aire.
6. Fomentar la buena higiene y el autoaislamiento
Aliente a todos los empleados a lavarse las manos con frecuencia y minuciosamente durante el día y evitar tocarse los ojos, la nariz y la boca. Además, se debe educar al personal sobre los signos y síntomas de la COVID-19 y quedarse en casa si se sienten enfermos para evitar la propagación de gérmenes en la oficina. Considere implementar una política de tiempo de enfermedad flexible para acomodar a los empleados que dan positivo por coronavirus.
7. Ten un plan de contingencia
Con la incertidumbre actual en torno al COVID-19, debe permanecer flexible y preparado. Tenga un plan de contingencia en caso de que haya un brote del virus dentro de su oficina. Tendrá que actuar rápida y agresivamente para detener su propagación. Los empleados deben llevar sus computadoras portátiles y trabajar a casa todos los días en caso de que necesiten comenzar a trabajar de forma remota con poca anticipación.
8. Obtenga comentarios de los empleados
Es importante no olvidar el factor humano durante este momento difícil. Sus empleados han pasado semanas o meses trabajando desde casa sin interactuar físicamente con sus colegas y ahora se espera que regresen a la oficina pero manteniendo la distancia entre ellos. Es probable que todos estos cambios supongan un desafío para su personal. Para asegurarse de que está avanzando en la dirección correcta, solicite a sus empleados comentarios para ver qué está funcionando y qué áreas se pueden mejorar.
9. Revisa tus herramientas de comunicación
Dado que algunos empleados continúan trabajando desde casa mientras que otros regresan a la oficina, es esencial contar con las herramientas adecuadas para una comunicación y productividad fluidas. Evalúe las necesidades de su equipo y obtenga herramientas de mensajería instantánea y videoconferencia configuradas y listas para evitar retrasos cuando comience el trabajo. Priorizar las interacciones cara a cara para garantizar que los trabajadores remotos se sientan tan conectados e informados como sus colegas en la oficina. Calidad de vídeo realista de Lifesize hace que se sienta como si todo su equipo se reuniera en la misma sala y le permite conectarse a un nivel más profundo al poder ver y escuchar a los miembros remotos de su equipo. Los equipos distribuidos no serán efectivos si no se encuentran cara a cara regularmente.
10. Mantener los esfuerzos de formación de equipos
Los empleados pueden sentirse abrumados o desconectados durante esta fase de transición. Puede mantener alta la moral del equipo mediante la introducción de actividades de formación de equipos que promover la cultura de la empresa. Para equipos con miembros remotos, es posible que desee planificar actividades de creación de equipos virtuales como horas felices virtuales, actividades para romper el hielo, juegos en línea, degustaciones de vino, y así. Para que estos eventos de formación de equipos sean aún más divertidos y atractivos, puede utilizar fondos virtuales y filtros divertidos durante una llamada de conferencia. Además, puede crear canales privados en herramientas de chat como Slack y Microsoft Teams para que los empleados tengan conversaciones informales no relacionadas con el trabajo o se conecten con miembros remotos de su equipo en una sala de descanso virtual usando Lifesize.
Lo que hemos aprendido sobre el trabajo remoto durante COVID-19
Trabajar durante la pandemia de coronavirus ha sido un desafío para las organizaciones y los empleados en todo el mundo, pero no ha sido del todo malo. Muchos empleados experimentaron el trabajo desde casa por primera vez y obtuvieron una nueva perspectiva e información sobre el trabajo remoto. Algunos empleados descubrieron que tienen un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y son incluso más productivos y comprometidos cuando trabajan fuera de la oficina. Las empresas tuvieron que descubrir rápidamente cómo respaldar una fuerza laboral totalmente remota e implementar estrategias de comunicación y herramientas para mantener a sus empleados conectados y comprometidos. Aquí hay algunas cosas que hemos aprendido sobre el trabajo remoto durante la pandemia.
1. La colaboración de video es muy útil
No es sorprendente que la demanda de videoconferencias aumentara drásticamente cuando los empleados de todo el mundo comenzaron a trabajar de forma remota. Con las órdenes de distanciamiento social y quedarse en casa vigentes, las videoconferencias ayudaron a los empleados a mantenerse conectados con sus colegas y clientes mientras agrega un toque personalizado a la conversación. Los equipos podrían reunirse cara a cara de manera segura sin preocuparse por propagar el COVID-19 entre sí.
Además de las reuniones relacionadas con los negocios, las videoconferencias se convirtieron en la solución preferida para las actividades de formación de equipos. Las tradicionales horas felices, las fiestas de oficina y los eventos sociales se convirtieron en experiencias virtuales a través de videoconferencias, que sirvieron como la alternativa más cercana a las reuniones en persona.
2. El trabajo remoto ahorra dinero a empleadores y empleados
El trabajo remoto puede ser ventajoso tanto para los empleadores como para los empleados. Los trabajadores totalmente remotos ahorran a las organizaciones, en promedio, $ 22,000 al año por empleado ya que la empresa no tiene que proporcionar al trabajador inmuebles de oficina, electricidad, alimentos, bebidas, etc. Para los empleados, trabajar desde casa les brinda un horario de trabajo flexible sin pérdida de tiempo debido a los desplazamientos. PRUEBAS muestra que un empleado remoto ahorra, en promedio, $ 7,000 al año debido a la reducción de costos en viajes, estacionamiento y comida.
3. Mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal para los trabajadores remotos
A encuesta del 2019 informó que el 91% de los trabajadores remotos optaron por trabajar desde casa para tener un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida. Si bien existe una gran diferencia entre "elegir" trabajar de forma remota y verse "obligados" a trabajar desde casa debido a una pandemia, muchos empleados han experimentado recientemente algunos de los aspectos positivos del trabajo remoto, como pasar más tiempo con sus familias, tener una Horario de trabajo flexible y aumento de la productividad. en un encuesta de Tiny Pulse, una herramienta de participación de los empleados, el 91 % de los trabajadores remotos afirmaron que realizan más trabajo fuera de la oficina.
4. Obras de infraestructura a distancia
Aunque herramientas y soluciones para el trabajo remoto ha existido durante años, muchas organizaciones no estaban preparadas para admitir una fuerza laboral completamente remota al comienzo de la pandemia. Este cambio repentino en la forma en que trabajamos obligó a las empresas a revisar sus pila de tecnología y crear una infraestructura remota que conecte a sus empleados y mantenga sus negocios funcionando sin interrupciones. La fuerza de trabajo moderna ya no existe en una sola oficina. Las herramientas dinámicas y colaborativas y las soluciones basadas en la nube han hecho posible que los equipos distribuidos en todo el mundo trabajen juntos de manera efectiva y productiva, independientemente de su ubicación.
Conclusión
La salud y la seguridad de su personal fueron la fuerza impulsora para que todos sus empleados trabajaran desde casa durante la pandemia de COVID-19, por lo que la salud y la seguridad de sus empleados deben ser su objetivo final cuando regresen al lugar de trabajo. Tenga en cuenta estos consejos y consideraciones al desarrollar su plan para la transición de regreso a la vida de oficina. Es posible que las cosas no vuelvan a la normalidad por un tiempo, si es que lo hacen, por lo que desea que esta transición sea lo más fácil y cómoda posible para sus empleados.
