Ya sea que sea una gran empresa, una institución o una sola entidad, establecerse como líder en su campo significa ser auténtico y hacer que se escuche su voz, y la mejor manera de hacerlo es a través de un seminario web.

Los seminarios web se han convertido en una forma cada vez más popular de comunicar ideas de manera eficiente durante las últimas dos décadas, y ahora especialmente debido a la crisis de COVID-19. Si es una empresa en crecimiento o una persona influyente, es una apuesta segura que ya está organizando sesiones en línea con clientes o su público objetivo o que explorará seminarios web en un futuro cercano. Afortunadamente, con Lifesize, los seminarios web son fáciles de organizar, compartir y participar, ya sea como presentador invitado o asistente.

Pero antes de compartir cómo puede crear su seminario web sin problemas con Lifesize, analicemos primero qué hace que un seminario web sea excelente y cómo garantizar que su sesión supere sus expectativas y las de su audiencia.

¿Qué es un seminario web?

En pocas palabras, un seminario web, abreviatura de seminario web o seminario basado en la web, es un tipo de conferencia web: un seminario/evento en línea en el que el anfitrión presenta un tema en particular y los participantes de todo el mundo pueden interactuar con el presentador en tiempo real. tiempo.

Dependiendo de las restricciones establecidas por el anfitrión, los participantes (como un panel de expertos) también pueden compartir su audio, pantalla y documentos con otros asistentes, lo que genera una discusión virtual participativa y colaborativa.

Desde una perspectiva comercial, los seminarios web le permiten a su empresa fomentar las relaciones con clientes, socios o prospectos, son una forma de generar autoridad en torno a su marca y son una estrategia comprobada para generar nuevos clientes potenciales. En realidad, estudios recientes sugieren que del 20 al 40 % de los asistentes a los seminarios web se convierten en clientes potenciales calificados, y el 73 % de los vendedores y líderes de ventas B2B dicen que un seminario web es la mejor manera de generar clientes potenciales de calidad.

¿Cuándo se utilizan los seminarios web y por qué son útiles?

Los seminarios web se utilizan más comúnmente con fines informativos o educativos, a menudo como una forma de mostrar nuevos productos o investigaciones. Pero también son un formato accesible para presentaciones internas en toda la empresa o incluso como una forma de organizar un taller de capacitación con una amplia audiencia. Echemos un vistazo a cinco tipos diferentes de seminarios web y lo que hace un gran seminario web.

Lanzamientos/presentaciones de productos

Las presentaciones de nuevos productos son oportunidades efectivas e impactantes para volver a involucrar a los clientes y explicar el valor de una nueva oferta. Sin embargo, debido a la pandemia actual, no es factible para la mayoría de las empresas organizar eventos de lanzamiento de productos físicos, lo que históricamente ayudó a generar tracción y visibilidad inicial para su nuevo producto.

Una alternativa excelente y menos costosa a un evento de lanzamiento en persona es organizar un seminario web en vivo. Con un evento en línea como un seminario web, aún puede brindar una demostración en vivo de su nuevo producto y mostrar su valor de manera efectiva, sin tener que alquilar un lugar y pagar el catering.

presentaciones educativas

Los seminarios web son una excelente herramienta educativa para agregar valor a su público objetivo al presentar información interna relevante sobre la industria e incluso pueden usarse para brindar apoyo a los clientes que compraron sus productos (y, por lo tanto, aumentar la satisfacción del cliente).

Además, una vez que finaliza un seminario web, el contenido de video que produce puede aprovecharse para otro material de marketing y reutilizarse en diferentes formatos. Por ejemplo, una presentación de seminario web de 60 minutos se puede volver a empaquetar en diez clips de video cortos para el canal de YouTube y las redes sociales de su marca, o en un entrada de blog escrita que puede ayudar con la clasificación de los motores de búsqueda de su sitio.

Presentaciones de toda la empresa

Los seminarios web son útiles no solo como una herramienta de marketing y generación de clientes potenciales, sino también para mejorar los procesos dentro de su empresa. Es decir, puede crear seminarios web a pedido con fines de capacitación interna o para organizar talleres y presentaciones de "almuerzo y aprendizaje" que reúnan a los miembros del equipo, incluso cuando trabajando de forma remota.

Convenciones y reuniones virtuales

Organizar seminarios web frecuentes es una forma increíble de reforzar el sentido de camaradería entre sus equipos remotos. Los equipos pueden turnarse para organizar seminarios web para educar a otros departamentos sobre nuevos proyectos y compartir su experiencia en la materia. El seminario web puede incluso ser una reunión no relacionada con el trabajo, como una hora feliz virtual, que ayuda a la unión del equipo. Esto es especialmente útil hoy (y en el previsible futuro de los lugares de trabajo) cuando no es factible tener una convención física de toda la empresa o incluso una simple reunión de equipo.

Sesiones de preguntas y respuestas de clientes y paneles asesores

Los seminarios web también se pueden utilizar para organizar sesiones de preguntas y respuestas con sus clientes y socios para que tengan la oportunidad de aprender más sobre sus productos, empresa o resolver cualquier problema que enfrenten. Estos seminarios web mensuales o trimestrales también son una excelente manera de solicitar comentarios e identificar áreas de mejora en función de los comentarios de los clientes y socios.

Los 3 factores principales de un seminario web

Cualquier seminario web generalmente consta de tres partes interesadas principales: el anfitrión, los participantes y los asistentes. Echemos un vistazo rápido al papel de cada uno y cómo estos juegan en su evento en vivo.

1. El anfitrión

Para la mayoría de los seminarios web, habrá un solo anfitrión responsable de hacer todos los arreglos y garantizar que todo salga bien. El anfitrión que organiza la experiencia del seminario web puede ser una persona, un equipo o una empresa, pero una persona principal será la anfitriona del seminario web.

2. Los participantes

Básicamente, los participantes son las personas que se incluirán en la presentación del seminario web, como expertos en un panel. Todas estas personas deben tener un papel definido y activo en los procedimientos del seminario web en función de la agenda de la reunión y objetivos de la discusión. Piense en ello como una reunión en línea, pero con una gran audiencia observando.

3. Los asistentes

Los asistentes son donde los seminarios web difieren de las videoconferencias. Los asistentes simplemente miran el seminario web y pueden comentar, hacer preguntas en línea o responder al seminario web, pero no organizan, comparten ni interactúan directamente con el seminario web.

Cómo usar Lifesize como su plataforma de seminarios web en 5 pasos

Crear un seminario web puede parecer una tarea desalentadora, pero en realidad es relativamente fácil si tiene una solución de seminario web y las herramientas adecuadas. Con Lifesize, crear un seminario web lleva solo un par de minutos.

Aquí hay un desglose paso a paso de cómo organizar un seminario web con Lifesize.

Paso 1: Inicie sesión en Lifesize

Una vez que crea tu cuenta Lifesize, puede organizar o unirse a reuniones de inmediato desde cualquier dispositivo y colaborar con los participantes de la reunión desde cualquier lugar

Paso 2: Cree una reunión de video para los participantes del seminario web

Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en la pestaña "Reuniones", luego seleccione "Crear una reunión". A continuación, ingrese el nombre del seminario web, elija el moderador (también conocido como anfitrión) y cree un código de acceso numérico para asegurarse de que solo las personas invitadas puedan unirse.

Paso 3: Comparta el enlace con los participantes del seminario web

Copie el enlace del nuevo seminario web y compártalo con todos los que participarán por correo electrónico o cualquier aplicación de calendario de su elección. Tenga en cuenta que este es el enlace para aquellos que presentarán o hablarán en el seminario web, no para los asistentes al seminario web (eso es lo que haremos a continuación).

Paso 4: Cree un enlace de seminario web para los asistentes

Ahora es el momento de crear un enlace para permitir que los asistentes al seminario web vean (no se unan) nuestra presentación en tiempo real. Para hacer esto, primero deberá visitar la Consola de administración de Lifesize (manage.lifesize.com). Una vez allí, selecciona el Reuniones luego busque el nombre de su seminario web recién creado y selecciónelo.

En el menú de configuración de la reunión, seleccione Streaming, entonces Habilitar transmisión en vivo. Ahora tendrá la opción de habilitar o deshabilitar las preguntas de la audiencia para su seminario web. Elija lo que prefiera, luego haga clic en guardar.

Paso 5: Promocione el enlace de su seminario web a las masas

Buenas noticias: ahora está listo para comenzar a promocionar su seminario web. Desde el Editar detalles de la reunión menú, el enlace de transmisión recién creado es lo que utilizará en sus materiales de marketing.

5 consejos para su próximo gran seminario web

Incluso con el software y la preparación adecuados para seminarios web, organizar un seminario web no siempre es pan comido, especialmente si es la primera vez que organiza uno. A señalarte en la dirección correcta, aquí hay cinco consejos prácticos y rápidos para tener en cuenta al organizar su próximo gran seminario web.

1. Mantenga alta la capacidad de asistentes

Nunca se sabe con certeza cuántas personas asistirán a su seminario web, así que asegúrese de que haya suficiente espacio digital para todos manteniendo alta la capacidad máxima de asistentes. Afortunadamente, con Lifesize, puede admitir sin esfuerzo hasta 10,000 XNUMX asistentes a seminarios web simultáneos.

2. Proteja con una contraseña cuando sea necesario

Si está monetizando su seminario web o organizando uno para fines internos de la empresa, asegúrese de asegurarlo con un código de acceso para que las personas que no se registraron no puedan ingresar sin previo aviso.

3. Usa imágenes claras

Es crucial asegurarse de que todo lo que presente sea visualmente atractivo. Use GIF, imágenes o videos cortos memorables en sus diapositivas para explicar mejor de qué está hablando y captar la atención de su audiencia.

Las imágenes son especialmente útiles cuando se presenta un tema técnico, como un seminario web sobre tecnología blockchain o software de análisis de grandes datos. Para iterar estadísticas, use visualizaciones de datos como gráficos circulares y gráficos de barras en lugar de crear listas con viñetas simples.

4. Interactúa con tu audiencia

Interactuar con su audiencia durante la sesión es esencial. De lo contrario, pronto se aburrirán o distraerán.

Los anfitriones de seminarios web deben alentar la participación de todos realizando encuestas, haciendo preguntas y conversando siempre que sea posible. Esté atento a la sala de chat donde puede encontrar valiosos comentarios de la audiencia. Además, asegúrese de dejar suficiente tiempo al final del seminario web para responder a sus preguntas.

5. Haz siempre un simulacro

Planificación del evento virtual, preparar contenido de alta calidad y correr la voz está muy bien, pero ninguna cantidad de preparación puede reemplazar la importancia de una prueba.

El día anterior al seminario web, repase el contenido paso a paso, de acuerdo con su agenda, como si estuviera organizando el evento real. Esto ayudará a afinar todos los detalles, garantizar que todas las herramientas funcionen correctamente, que las diapositivas estén en orden y que los oradores (sus coanfitriones o participantes) sepan lo que están haciendo. Una carrera de prueba también le dará un gran impulso de confianza cuando sea el momento de organizar el evento real.

Preguntas frecuentes sobre seminarios web comunes

Ahora que está familiarizado con el qué, el por qué y el cómo de los seminarios web, está prácticamente listo para organizar su primer seminario web. Si usted elegir tamaño natural como su arma para el éxito del seminario web, aquí hay tres preguntas frecuentes que quizás desee conocer.

¿Cómo pueden los participantes unirse a un seminario web?

Una vez que crea y programa una reunión, puede compartirla fácilmente por correo electrónico o cualquier aplicación de calendario de su elección, o simplemente copiar y compartir el enlace para invitar a los participantes. Cualquiera que tenga el enlace (y un código de acceso numérico, si establece uno) puede unirse a su seminario web yendo al enlace, ingresando su nombre (la creación de una cuenta es opcional) y haciendo clic en "Unirse a la reunión". Puede tener hasta 500 participantes en vivo con Lifesize.

¿Necesito mucho ancho de banda de Internet para organizar un seminario web?

El ancho de banda de Internet requerido dependerá de la resolución y la velocidad de fotogramas que desee: 1 Mbps es suficiente para 15 fps a una resolución de 720p, mientras que 30 fps a 4K necesitarán cerca de 3 Mbps. Cuanto más rápida sea su conexión a Internet, mejor será la calidad del seminario web. Recomendamos al menos 2 Mbps de ancho de banda de Internet. Si es más bajo que eso, la llamada ajustará dinámicamente su resolución para aprovechar al máximo el ancho de banda disponible y asegurar que la llamada funcione sin problemas. Además, otros participantes en la llamada que puedan enviar y recibir 2 Mbps seguirán experimentando la llamada con la máxima calidad.

Conclusión

Organizar su primer seminario web puede ser mucho trabajo, pero cuando se hace bien, el valor es indiscutible. Desde crear conciencia de marca y autoridad en línea hasta acelerar el proceso de ventas y aumentar la participación del cliente, entre varias otras aplicaciones internas (como mejorar la colaboración en equipo), los seminarios web son una forma poderosa y atractiva de entregar contenido a una audiencia definida.

Ponga en práctica los consejos antes mencionados con Lifesize y estará organizando seminarios web impresionantes en muy poco tiempo.