La guía completa de trabajo distribuido para empresas
Estimuladas por la necesidad y las preferencias cambiantes de los empleados, las empresas de todo el mundo están adoptando rápidamente un nuevo paradigma de trabajo. En este nuevo modelo, es más probable que los colegas, incluso aquellos que trabajan en estrecha colaboración dentro de los equipos, estén dispersos a lo largo de las geografías, mezclando las instalaciones corporativas tradicionales con ubicaciones remotas, incluidos los espacios de coworking y las oficinas en el hogar.
Llamamos a este fenómeno 'trabajo distribuido'. Y aunque cada equipo distribuido es único, todos tienen una cosa en común: representan el futuro del trabajo.
Como resultado de la COVID-19, las empresas de todo el mundo se han visto obligadas colectivamente a adaptarse a filosofías de trabajo distribuido debido a una crisis de salud mundial imprevista para la que la mayoría no estaba preparada. Como resultado, las organizaciones ahora se enfrentan a la creación e implementación de políticas para el 'futuro del trabajo' del que tanto se habla mucho antes de que se anticipara.
Estadísticamente, su empleador ya tiene o pronto introducirá una Política de “trabajo desde casa”, Aumento contratación en oficinas remotas y espacios para compañeros de trabajo, o comience a admitir horarios de trabajo flexibles. En conjunto, estos cambios representan una evolución significativa de la forma en que trabajamos y cómo definimos el lugar de trabajo.
Los factores que hacen que el trabajo sea “distribuido”
La fuerza laboral distribuida de cada empresa se ve diferente, pero la mayoría de los equipos distribuidos incluyen uno, todos o una combinación de los siguientes factores:
Más de una ubicación de oficina
Muchas empresas tienen más de una ubicación de oficina física. Esto le da a la empresa la ventaja de tener un mayor grupo de talentos y una presencia local en múltiples ubicaciones. Al contratar empleados que conozcan el idioma nativo y las costumbres locales, las empresas pueden establecer relaciones más sólidas y confianza dentro de regiones geográficas específicas. Además, las empresas que operan en todo el mundo se benefician de que los empleados trabajen en diferentes zonas horarias para brindar un soporte de mayor nivel a los clientes internacionales.
Empleados que trabajan desde casa
Globalmente, 70% de las personas trabajar desde casa al menos una vez a la semana. Un porcentaje creciente de esos empleados trabaja desde casa de forma permanente. Esto es ventajoso tanto para los empleadores como para los empleados. Los trabajadores remotos ahorran a las organizaciones, en promedio, $22,000 al año por empleado ya que la empresa no tiene que proporcionar al empleado oficinas, electricidad, comida, etc. Para los empleados, trabajar desde casa les brinda un horario de trabajo flexible sin pérdida de tiempo por desplazamientos y un ambiente de trabajo cómodo y familiar.
Empleados que trabajan desde espacios de compañeros de trabajo o espacios públicos
Trabajar desde casa no es para todos. A algunos trabajadores remotos les gusta la idea de trabajar regularmente desde una cafetería local o un espacio tranquilo como una biblioteca. A otros empleados les puede resultar difícil cumplir con un horario de trabajo regular o mantenerse concentrados con las muchas distracciones en el hogar o en los espacios públicos. Para los empleados remotos que viven a una distancia considerable de una de las oficinas principales de su empresa y no les gusta la idea de trabajar desde casa o en un espacio público, un espacio de coworker es una excelente opción. Esto permite a los empleados trasladarse localmente a un espacio de oficina compartido y alquilado que a menudo proporciona un entorno de trabajo más estructurado y productivo. Además, algunas empresas que tienen varios empleados remotos en una ubicación geográfica específica pueden encontrar más rentable y productivo que esos empleados trabajen desde el mismo espacio de oficina compartido.
Empleados móviles que trabajan sobre la marcha
Los empleados móviles son aquellos que trabajan sobre la marcha, lejos de la oficina principal y de sus hogares. Tener empleados móviles no es lo mismo para todas las empresas, pero por lo general, una fuerza de trabajo móvil es un grupo de personas dedicadas a trabajar "en el campo", lejos de un entorno de oficina tradicional. Los vendedores ambulantes, los ingenieros de campo, los equipos de servicio, el personal de entrega, los técnicos de mantenimiento, los empleados de aviación y los administradores de eventos son ejemplos de puestos dentro de la fuerza laboral móvil.
En qué se diferencia el trabajo distribuido de “trabajar desde casa”
El trabajo distribuido se refiere a empresas que tienen uno o más empleados que trabajan en diferentes ubicaciones físicas. Este modelo de trabajo combinado puede comprender equipos en el sitio en una o más oficinas, así como empleados remotos que trabajan desde casa, espacios de compañeros de trabajo o espacios públicos o sobre la marcha. Los empleados que trabajan desde una oficina en casa son solo una parte de un equipo distribuido geográficamente.
Lo que aprenderá en esta guía
1. Por qué el trabajo distribuido es el futuro de la fuerza laboral
Hemos reunido una lista convincente de estadísticas y tendencias que están impulsando la revolución del trabajo remoto. También describimos las principales ventajas del trabajo distribuido para empresas empresariales.
2. Cómo contratar un equipo distribuido
Contratar una fuerza laboral distribuida es especialmente desafiante ya que es posible que no tenga la oportunidad de conocer personalmente al solicitante de empleo durante el proceso de entrevista. Proporcionamos siete pasos útiles para ayudarlo a encontrar y contratar al candidato adecuado para su empresa. Además, describimos seis cualidades a tener en cuenta al contratar a un trabajador remoto.
3. Cómo dirigir un equipo empresarial distribuido
Como gerente, su trabajo es asegurarse de que su equipo distribuido se comunique de manera efectiva y trabaje en conjunto de manera eficiente para lograr las metas del equipo. Con las personas, los procesos y las herramientas adecuados, es posible crear un equipo productivo y comprometido. Describimos ocho pasos para administrar con éxito un equipo distribuido y brindamos consejos de administración de los líderes de la industria.
4. Cómo promover la cultura de la empresa en equipos distribuidos
Dado que los equipos distribuidos interactúan y se comunican dentro de las herramientas de comunicación digital en lugar de dentro de una oficina física, la cultura de su empresa debe ir más allá de las mesas de ping pong y las horas felices. Le mostramos por qué la cultura de la empresa, especialmente para los equipos remotos, es tan importante y brindamos estrategias útiles para ayudar a construir el manual de cultura de su empresa.
5. Productividad para equipos distribuidos
Las distracciones en el hogar, los problemas de comunicación, la mala gestión del tiempo y los problemas de responsabilidad, entre otros desafíos, pueden afectar cuánto logra cada empleado en una jornada laboral. Una fuerza de trabajo distribuida altamente productiva no surge por sí sola. Requiere el uso de las herramientas adecuadas y estrategias inteligentes para garantizar que todos contribuyan y trabajen activamente en equipo. Brindamos consejos útiles para ayudar a aumentar la productividad de su equipo distribuido.
6. Desafíos con las operaciones distribuidas
Incluso con todos los avances tecnológicos relacionados con la comunicación, la colaboración y la productividad para las operaciones distribuidas, la gestión y el funcionamiento efectivos de una fuerza de trabajo distribuida sigue siendo un desafío. Describimos algunos de los desafíos comunes para los equipos distribuidos y brindamos consejos útiles para ayudar a superar cada obstáculo.
7. La pila tecnológica del equipo distribuido: más de 20 aplicaciones y
Hay una serie de herramientas diseñadas para mejorar la productividad de los empleados, pero construir una pila tecnológica para equipos distribuidos no es solo una cuestión de tener una colección de excelentes herramientas. Es cómo literalmente apila esas herramientas y cómo funcionan juntas a la perfección lo que las hace útiles y efectivas para sus empleados. Aquí hay más de 20 aplicaciones y herramientas para mantener la productividad de su fuerza de trabajo remota y trabajar juntos como una unidad, independientemente de su ubicación física.
8. Consejos de seguridad de la fuerza laboral distribuida
Al mover los datos fuera de las instalaciones de una única oficina física y a través de una red global de dispositivos y puntos de acceso, la seguridad y la gestión de activos se han convertido en un gran desafío para las empresas. Las organizaciones con una fuerza laboral distribuida geográficamente deben tomarse en serio la seguridad de los datos e implementar un plan de seguridad integral para proteger a sus empleados y los datos confidenciales de la empresa. Describimos los cinco principales desafíos y soluciones de seguridad para equipos distribuidos y las mejores prácticas para garantizar la seguridad de los datos.
9. Recursos de trabajo distribuidos
Hemos reunido una lista de herramientas, blogs, guías y soluciones para ayudarlo a iniciar o escalar su fuerza de trabajo distribuida. Utilice estos recursos para mantenerse actualizado sobre consejos de trabajo distribuido, mejores prácticas y estadísticas de trabajo remoto. También hemos incluido algunas de nuestras herramientas de trabajo distribuidas favoritas, los mejores lugares para reclutar trabajadores remotos, guías de trabajo distribuido adicionales y comunidades para trabajadores remotos.
Preguntas frecuentes comunes
¿Cómo gestiono una fuerza de trabajo distribuida?
Administrar un equipo distribuido puede parecer desalentador, pero con los procedimientos y las herramientas adecuados, puede tener un equipo eficaz y comprometido. Primero, debe contratar empleados en los que pueda confiar, ya que no tendrá la opción de microgestionar a cada miembro del equipo. Describa los procedimientos y las expectativas claras desde el principio para que todos sepan lo que se espera de ellos. Además de las reuniones regulares de su equipo, la reunión individual con cada miembro de su equipo distribuido es igual de importante. Esta interacción personal ayuda a los empleados a sentirse valorados y lo mantiene informado sobre cualquier obstáculo que enfrenten.
¿Cómo me comunico efectivamente con mi equipo remoto?
La comunicación efectiva es la piedra angular de cualquier equipo que funcione, y es especialmente crucial para las empresas con una fuerza laboral distribuida. Las aplicaciones para mensajería instantánea, chat y videoconferencia hacen que comunicarse, colaborar y resolver problemas con su equipo distribuido sea más fácil que nunca. Complemente los correos electrónicos tradicionales y las aplicaciones de mensajería con videoconferencias regulares para que los miembros del equipo puedan verse. La interacción cara a cara le permite leer el lenguaje corporal y captar señales no verbales que a menudo se pasan por alto en los mensajes de texto y las llamadas de solo audio. Además, la videoconferencia agrega un componente humano a la conversación y permite que los miembros del equipo se conecten a un nivel más profundo.
¿Cómo mantengo productivo a mi equipo distribuido?
El hecho de que no tenga acceso directo y en persona a todo su equipo y los miembros de su equipo trabajen en diferentes horas puede fomentar una actitud relajada hacia el trabajo. Aquí es donde las herramientas de gestión de tareas como Jira, Monday y Asana resultan útiles. Estas herramientas ayudan con la gestión del tiempo y mantienen a su equipo encaminado para evitar perder el tiempo en distracciones y trabajo improductivo. Las herramientas de gestión de proyectos, junto con las reuniones regulares del equipo para verificar el estado de los proyectos, garantizarán que su equipo se mantenga enfocado y productivo.
¿Cómo entrevisto a candidatos de trabajo remotos?
Las videoconferencias han hecho que sea notablemente simple y rentable entrevistar a candidatos de trabajo remotos. La interacción cara a cara le permite captar señales no verbales. Las expresiones faciales, la postura, los gestos y el tono de voz le permiten medir la confiabilidad de un candidato para el puesto.
¿Cómo supero las diferencias culturales?
Tener una fuerza laboral globalmente diversa con diferentes antecedentes, idiomas y culturas puede ser un desafío. como parte de un ejercicio de formación de equipos interculturales, haga que cada miembro de su equipo comparta ideas e historias sobre sus idiomas nativos, culturas y comidas. También puede hacer que los miembros del equipo aprendan a decir saludos o frases cortas en los idiomas nativos de sus compañeros de trabajo. Esto ayudará a reducir los malentendidos relacionados con la cultura, promoverá la apreciación de las diferentes culturas y fortalecerá las relaciones entre los miembros del equipo.
¿Cómo programo reuniones con trabajadores remotos en diferentes zonas horarias?
Para equipos distribuidos dispersos en varias zonas horarias, la coordinación de horarios para reunirse puede ser problemática. Trate de elegir horarios de reunión que sean durante las horas de trabajo diurnas típicas de todos. Para algunos, esto podría ser por la mañana, mientras que para otros, es por la tarde o temprano en la noche. Para los equipos que están en lados opuestos del hemisferio, debes ser creativo. Grabar la reunión de videoconferencia para aquellos que no pudieron asistir a la reunión en vivo para que aún puedan ver la reunión en otro momento. Distribuido agendas de reuniones y las notas de reunión por escrito también ayudan a los colegas a ponerse al día cuando no pueden estar allí en persona.
¿Cómo garantizo la seguridad de los datos para mi fuerza de trabajo distribuida?
El elemento humano puede socavar los sistemas de seguridad más fuertes del mundo. Por eso es importante que todos los empleados comprendan el riesgo de una filtración de datos y sigan estrictamente los protocolos de seguridad de toda la empresa. La capacitación en seguridad de datos debe comenzar durante el proceso de incorporación de un nuevo empleado. Enfatizar la importancia de la seguridad cibernética desde el principio ayuda a fomentar buenas prácticas de seguridad y hace que los empleados sean conscientes de sus acciones. Además, las empresas deben educar a todos los empleados sobre los nuevos protocolos, los riesgos de seguridad y las mejores prácticas de manera regular mediante la realización de capacitaciones, el envío de memorandos informativos y el uso de módulos de capacitación en línea.