Las reuniones son una herramienta poderosa destinada a aumentar la productividad y la eficiencia en el trabajo, pero a menudo hacen todo lo contrario. Todos hemos estado atrapados en reuniones frustrantes que parecen durar una eternidad sin un propósito u objetivo real. Afortunadamente, las reuniones improductivas se pueden evitar con un poco de planificación, estructura y las herramientas adecuadas. Reestructurar la forma en que organiza las reuniones tendrá un gran impacto no solo en el tiempo dedicado a la reunión, sino también en los planes de acción y los objetivos logrados después de la reunión. Aproveche estos ocho pasos de gestión de reuniones y sus reuniones y su equipo serán más efectivos y productivos.

Trabajo de videoconferencia desde casa

La peor pesadilla de todos = Reuniones disfuncionales

La mejor manera de acabar con la productividad durante su día de trabajo es asistir a una reunión disfuncional que suena una y otra vez y lo deja preguntándose: ¿Por qué estoy aquí?

Después de varios años de contribuir a mi 401(k), asistí a una reunión de planificación financiera 401(k) patrocinada por una empresa sobre cómo realizar inversiones financieras inteligentes. Ansiosa por aprender, me senté en la primera fila lista para tomar notas. Al comienzo de la reunión, varias personas le hicieron preguntas muy rudimentarias al orador sobre el propósito de un 401(k) y cómo configurar una cuenta. Me quedé durante casi dos horas solo para darme cuenta de que nunca pasaríamos de lo básico. Toda la reunión estuvo dominada por preguntas de algunas personas que eran nuevas en la planificación financiera. Con un poco de planificación y estructura, esta reunión podría haber sido beneficiosa para todos.

Según Consultores de gestión de lobos, la mitad de todo el tiempo de las reuniones se desperdicia, ya que el 73 % de los profesionales admite realizar trabajos no relacionados y el 39 % incluso se queda dormido en las reuniones. Piense en los costos del mundo real para su empresa asociados con reuniones improductivas. Con el tiempo, la cantidad de dinero desperdiciado se vuelve astronómica. 

Cómo realizar una reunión eficaz en 8 pasos

Las reuniones efectivas deben mantenerse en el tema y, por lo general, se ejecutan fuera de un horario o lista. En otras palabras, reuniones efectivas que producen resultados. requiere una agenda y estructura Tener un objetivo claramente definido, un diálogo atractivo y enfocado y las instrucciones de seguimiento garantizarán que cada reunión se desarrolle sin problemas y de manera efectiva, ahorrándole a usted y a los miembros de su equipo tiempo y dinero.

1. Defina un objetivo claro 

Crear un agenda de reunión efectiva y enviarlo por adelantado ayuda a establecer el tono y el enfoque de la reunión. Tener una agenda fija a la que se adhiera rigurosamente puede obstaculizar las conversaciones orgánicas, pero tener horas de inicio y finalización claras con objetivos y temas definidos para los segmentos principales de la reunión puede ayudar a que la reunión siga avanzando y en el punto.

2. Incluya solo a las personas adecuadas

Un aspecto importante para llevar a cabo reuniones efectivas es asegurarse de contar con la asistencia de las personas adecuadas que puedan contribuir activamente a la reunión. Para un verdadero cambio de juego, intente pensar en participantes fuera de su equipo inmediato que puedan aportar diferentes perspectivas y experiencias a la reunión. Además, asegúrese de incluir un video conferencia enlace de invitación en la descripción de su reunión para que los empleados remotos puedan unirse fácilmente a la llamada y participar cara a cara.

3. Involucrar a los asistentes

Asegúrese de que todos en la sala estén alertas y contribuyan a los objetivos de la reunión manteniendo la reunión animada y atractiva. Dividir a los asistentes en parejas o pequeños grupos con tareas para trabajar juntos garantizará que todos participen activamente en la reunión. También puede dinamizar sus reuniones con una competencia amistosa entre los grupos. Para los empleados remotos, asegúrese de que se sientan tan incluidos como las personas que asisten a la reunión en persona. Lifesize facilita que los asistentes remotos participar en la reunión y compartir sus pantallas. La interacción cara a cara también los mantiene enfocados y comprometidos durante la llamada.

4. Cree un espacio de reunión seguro 

Para obtener diversas perspectivas y puntos de vista, todos en la reunión deben participar, pero a menudo las reuniones están dominadas por unas pocas personas francas. A veces, las mejores ideas provienen del empleado callado que no es bueno para hablar en grupos grandes, especialmente cuando hay personalidades más importantes en la sala. Fomente un entorno que acoja los comentarios y las opiniones de todos equilibrando la participación. Proporcione oportunidades para que cada persona hable durante la reunión solicitando regularmente su opinión e invitando a hacer preguntas.

5. Mantén la conversación enfocada

Un equipo pierde ímpetu cuando las personas inician varias conversaciones que se desvían del rumbo. Esta es otra razón por la cual una agenda es importante. Si surge un tema que no está en la agenda, pídale al asistente que guarde el tema para el final de la reunión si hay tiempo o que trate ese tema en una reunión diferente. Considere utilizar un moderador de la reunión que le recordará suavemente el tema que se está discutiendo cuando la reunión comience a desviarse.  

6. Esté abierto a los comentarios

Anime a los asistentes a encontrar formas de hacer que sus reuniones sean más efectivas. Hágales saber con anticipación que solicitará comentarios para que puedan recopilar sus pensamientos y brindar sugerencias útiles. Mantenga la retroalimentación breve, simple y positiva. En lugar de preguntar "¿Qué salió mal?" preguntar, "¿Cómo podemos mejorar?" Esto mantendrá el enfoque del grupo en mejorar las reuniones en lugar de señalar fallas. Finalmente, pida a los asistentes que den ejemplos específicos de cómo creen que la reunión podría ser más productiva.

7. Esquema de los próximos pasos 

Es bastante común que las personas salgan de la misma reunión con interpretaciones completamente diferentes de lo que se discutió. Para evitar cualquier confusión, resuma brevemente la reunión, recuerde a todos el objetivo general y asegúrese de que cada persona sepa cuál es su próximo elemento de acción antes de que termine la reunión. Después de la reunión, envíe Notas de la reunión, responsabilidades dadas y plazos para garantizar que todos estén en la misma página.

8. Grabar y compartir reuniones

Con horarios ocupados, tiempo libre personal y eventos conflictivos, no es posible que todos los empleados asistan a todas las reuniones a las que están invitados. Los gerentes a menudo compartirán los documentos o el mazo revisado durante una reunión, pero el material de presentación refleja solo una pequeña fracción de lo que realmente sucedió durante la reunión y omite por completo la conversación orgánica y las decisiones tomadas. Grabar y compartir de tamaño natural te permite ser parte de la conversación incluso si no asististe a la reunión. Incluye a los que no pudieron asistir a la reunión y sirve como referencia o repaso para los que sí asistieron. Con Lifesize Record and Share, obtiene una sólida biblioteca de videos que puede ver, organizar, guardar y compartir al instante, todo desde la comodidad de su navegador.

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8 consejos para reuniones efectivas

Mejorar sus reuniones no requiere una revisión completa del procedimiento de la reunión. Hay formas sencillas de estructurar reuniones para que sean productivas e incluso agradables. Aquí hay ocho pasos simples que puede implementar de inmediato para mejorar su próxima reunión.

  1. Designar a alguien para que tome las actas de la reunión
  2. Mantenga las computadoras portátiles cerradas a menos que presente o tome notas
  3. Mantenga los teléfonos celulares fuera de las reuniones
  4. Reúnase cara a cara a través de una llamada de videoconferencia
  5. Establecer un temporizador
  6. Resumir y asignar responsabilidad 
  7. Programe reuniones más cortas
  8. Proporcione refrigerios o incentivos divertidos por asistir a la reunión. 

Cómo utiliza WP Engine Lifesize para reuniones eficaces

WP Engine, una plataforma de experiencia digital de WordPress, tiene seis oficinas repartidas en tres continentes. Dado que una gran cantidad de gerentes y miembros del equipo trabajan en diferentes oficinas, buscaron a Lifesize para cerrar la brecha geográfica. Al tener Lifesize en cada oficina y en la computadora portátil de cada empleado, los compañeros de trabajo pueden conectarse instantáneamente entre sí y los gerentes pueden administrar de manera efectiva a los empleados remotos en videollamadas individuales.

La interacción cara a cara ayuda a los empleados a tener conversaciones interesantes y conexiones personales con gerentes y miembros del equipo a miles de kilómetros de distancia. WP Engine también utiliza Lifesize para su publicación semanal reuniones en el ayuntamiento donde reúnen a toda la empresa para garantizar que todas las oficinas estén en la misma página y trabajen juntas como una unidad.

“Al poder saltar a Lifesize, se siente como si fuéramos un equipo, una oficina trabajando juntos sin problemas”.

— Sarah Jones, socia comercial sénior de recursos humanos en WP Engine

Conclusión

Las reuniones ocupan una gran cantidad de horas en una semana laboral, por lo que es importante que las haga lo más efectivas y productivas posible. Las reuniones efectivas tienen una agenda, reúnen a las personas adecuadas para un propósito específico y brindan un foro para la discusión abierta que brinda resultados tangibles. Sin estos factores, una reunión puede ser una pérdida de tiempo para todos (consulte nuestro reunión de memes publicar para ver lo que queremos decir). Las decisiones, tareas y grandes ideas deben compartirse después de la reunión. 

Aún mejor, Lifesize le permite grabar y compartir fácilmente la reunión para que los que no asistieron se pongan al día y proporciona una excelente referencia para los que sí lo hicieron. Con las herramientas de reunión, la estructura y el compromiso adecuados de los participantes de la reunión, tendrá reuniones efectivas que acelerarán los procesos y aumentarán el espíritu de equipo y la productividad.