Las reuniones han tenido muy mala reputación en estos días, y parece que podríamos haber olvidado por qué surgieron las reuniones en primer lugar. Están idealmente creados para reservar tiempo para la colaboración y tormenta de ideas, pero con demasiada frecuencia se transforman en espantosos bloqueos de tiempo con las mismas personas hablando sobre los mismos temas una y otra vez, interrumpiendo el flujo de trabajo y degradando los niveles de productividad.
Solo para las empresas estadounidenses, un promedio de 37 millones de dólares se dedica a asistir y facilitar reuniones. Con un promedio de 31 horas al mes laboral en la sala de reuniones (la mitad de las cuales los asistentes reportan como pérdida de tiempo), ¿qué podemos hacer para usar ese tiempo de manera más inteligente y productiva?
Consejos y trucos para tener una reunión productiva
Determine si una reunión es realmente la mejor manera de transmitir la información que necesita compartir
Bloquear una hora con todo el equipo cada vez que necesita una respuesta a una pregunta puede no ser la forma más inteligente y efectiva de hacer las cosas en el lugar de trabajo. Antes de continuar y enviar esa invitación, pregúntese: "¿Se puede responder esto en un chat, correo electrónico o una videollamada rápida?"
Establezca tiempos de reunión más cortos
Esto alienta a los miembros de la reunión a saltarse la charla trivial e ir directamente al grano. Las reuniones de treinta minutos también parecen menos intensas e intimidantes que las reuniones de una hora completa, y le dan tiempo para enviar correos electrónicos de seguimiento y prepararse para su próxima llamada. Si es usuario de Lifesize, puede aprender mucho sobre la tiempo promedio de reunión existentes Consola de administración.
Enviar una agenda de reunión por adelantado
Una agenda mantiene a las personas enfocadas en lo que se está discutiendo y les da a los asistentes tiempo para preparar sus contribuciones a la reunión con anticipación en lugar de perder un tiempo valioso rastreando datos en el acto.
Usa la regla 2/3
cuando haces eso agenda de la reunión y comience a reunir a los asistentes, asegúrese de que cada persona en la reunión esté involucrada en al menos dos de las tres cosas que se están discutiendo. De esa manera, las personas no se sienten como si estuvieran sentadas en una reunión donde no se las necesita.
Utilice la tecnología de la sala de reuniones
No se preocupe cuando surjan citas con el médico de emergencia o cuando se superpongan los horarios de las reuniones. Las salas de reuniones virtuales le permiten invitar a las personas adecuadas a sus reuniones sin importar dónde se encuentren. Y con una solución de videoconferencia como Lifesize, puede grabar sus reuniones de video y compartir el resumen para que nadie se pierda el contenido que se está discutiendo.
Las reuniones no tienen que apestar. Pruebe estas prácticas recomendadas para salas de reuniones y muestre a sus equipos cómo puede ser una experiencia de reunión productiva con las herramientas adecuadas y una mentalidad colaborativa.
