Recientemente encuestamos a la base de usuarios de Lifesize para obtener más información sobre la conexión entre videoconferencia y productividad. Como era de esperar (al menos para nosotros), el 98% de los encuestados estuvo de acuerdo con el sentimiento de que una mejor comunicación y colaboración conducen a una mayor productividad. Mostrar estadísticas que al agregar videoconferencias a la reunión, las relaciones se marcaron como mejoradas, el tiempo requerido para completar proyectos y tareas se redujo, las dependencias de viaje casi se eliminaron y la comprensión de la comunicación entre los asistentes fue notablemente más fuerte.

Todos estos resultados se combinan para aumentar la productividad: hacer más con mejor calidad y en menos tiempo. ¿Por cuanto? Según nuestros encuestados, solo agregar video a las reuniones mejora la productividad hasta en un 50%. Para realmente inclinar la balanza de la productividad de las reuniones, hemos reunido algunos consejos más para las reuniones:

1. Planifique de manera inteligente

Ya sea que esté dirigiendo o asistiendo a una reunión, asegúrese de planificar con anticipación antes de presentarse. Minutos de la reunión son una excelente manera de mantener las tareas al día y según lo programado. A agenda de la reunión les da a todos tiempo para preparar sus contribuciones y mantiene la conversación en el buen camino y relevante. Si necesita ayuda para redactar una agenda, consulte nuestro

plantilla de agenda de muestra descargable.

2. Las reuniones se suman

Es importante recordar que las reuniones tienen el costo de oportunidad de otro trabajo. Bloquear dos horas e invitar a 10 personas a su reunión ocupa casi un día calendario completo de horas de trabajo. Invite solo a las personas que se sumarán a la discusión y contribuirán significativamente a los objetivos de la reunión. Si el contenido de la reunión es beneficioso para audiencias más grandes, considere grabarlo y compartir el enlace para que las personas lo vean o lo escuchen en su tiempo libre.

3. Cuidado con la reunión recurrente

¿Recuerdas las horas de trabajo de las que hablamos antes? Las reuniones periódicas empeoran exponencialmente el problema. A menudo son menos productivas que las reuniones únicas porque los temas generalmente giran en torno a las actualizaciones del estado del proyecto. Una forma de mantenerse al día sobre los proyectos sin perder el tiempo en las reuniones es utilizar una herramienta de colaboración persistente como el chat. El chat puede mantener un historial actualizado de las notas del proyecto y permitir que las personas se actualicen en su propio tiempo sin tener que estar en una reunión.

4. Llegue a tiempo, no pierda el tiempo, controle el tiempo

El tiempo es una gran parte de la ecuación de la productividad. Sea respetuoso y llegue a tiempo para evitar retrasar el inicio de la reunión. Sentarse tratando de llenar el aire muerto con charlas de viaje mientras espera a que aparezca la última persona es un pozo de productividad. Comience a tiempo y termine a tiempo (o antes).

5. Aparca las conversaciones paralelas

Es tentador usar el tiempo de la reunión para cubrir rápidamente otra cosa. mientras estamos todos aquí, pero no lo hagas. Si no estaba en la agenda, entonces necesita una conversación por separado. Dé tiempo a las personas para que se preparen y vengan a la mesa con la información que necesitan para contribuir de manera significativa.

6. Automatice la toma de notas

Es difícil equilibrar la contribución a una reunión o una lluvia de ideas y también tomar notas de las contribuciones de los demás. Aquí tiene dos opciones: contratar a un escribiente de tiempo completo para que lo siga o dejar que la tecnología se encargue del mantenimiento de registros pesados. Grabar reuniones con algo como Lifesize Cloud Amplify le permite concentrarse más en estar presente en el momento, ya que siempre tiene la grabación a la que recurrir.

¿Listo para mejorar la productividad de las reuniones? Es tu llamada.

Las reuniones productivas provienen de una combinación de tecnología de sala de reuniones y buenos hábitos de reunión. Si busca más información sobre el tema de la productividad de las reuniones, consulte nuestra guía sobre Cómo ser dueño de sus reuniones.