La comunicación y la colaboración a través del video se ha disparado a medida que todos nos adaptamos a una nueva forma de vida a la luz de la COVID-19 pandemia, donde trabajar desde casa y el distanciamiento social se han convertido en la norma.
Pero con el brote de coronavirus, ha habido un aumento dramático de empresas y organizaciones que intentan implementar plataformas lo más rápido posible. Dado que las personas se apresuran a descargar software y aplicaciones para mantenerse conectados en sus dispositivos inteligentes y computadoras portátiles, las consecuencias de apresurar los procesos normales de verificación de software se han hecho evidentes rápidamente.
Ya sea a través de la cobertura de noticias, redes profesionales o navegando por las redes sociales, a estas alturas probablemente esté al tanto de los hallazgos de seguridad recientes y los informes de abuso de videoconferencias y la filtración de información personal en los que, lamentablemente, se han encontrado personas sin pretensiones:
- Organizar un seminario web solo para que un participante presente material obsceno para que todos lo vean? cheque.
- ¿Hacer que invitados no invitados interrumpan deliberadamente reuniones de video y compartan sus malas intenciones con clases, congregaciones o electores? cheque y comprobar.
- ¿Tener datos compartidos por casualidad con una gran empresa de redes sociales sin el conocimiento o consentimiento del usuario? cheque.
Registrarse en un servicio de videoconferencia y conectarse con contactos personales y colegas profesionales a través de video es relativamente rápido y fácil. Sin embargo, todavía hay una curva de aprendizaje para navegar para los millones de personas que son nuevas y no están acostumbradas a esta forma de comunicación, particularmente en lo que se refiere a la protección de información personal o confidencial. Para ayudarlo a evitar situaciones similares, aquí hay diez mejores prácticas para mantener su privacidad y seguridad mientras usa videoconferencia.
10 prácticas recomendadas de videoconferencia para la privacidad y la seguridad
Para los usuarios
1. Configure y confirme los ajustes de la reunión
Al unirse rápidamente a una videollamada, es fácil mantener la configuración predeterminada. Tómese un momento adicional para confirmar que cada opción esté configurada adecuadamente para su reunión para que no se encuentre con sorpresas inesperadas cuando se una. Esto incluye probar su audio y video antes de la llamada para asegurarse de que ambos funcionen correctamente. Recuerde, los participantes de la reunión disfrutarán de la vista de lo que esté detrás de usted, por lo que probar su video antes de la llamada le brinda la oportunidad de verificar sus antecedentes y asegurarse de que sea apropiado para la reunión.
2. Tómese el tiempo para aprender la herramienta que está utilizando
No es necesario que se convierta en un usuario avanzado de la noche a la mañana, pero como mínimo, familiarícese con los botones para silenciar el micrófono, apagar la cámara y abandonar la reunión. Es la forma más fácil de asegurarse de que lo vean y lo escuchen solo cuando lo desea. No tiene que convertirse en un usuario avanzado de la noche a la mañana, pero como mínimo, familiarícese con los botones para silenciar el micrófono, apagar la cámara y salir de la reunión. Es la forma más fácil de asegurarse de que lo vean y lo escuchen solo cuando lo desee. Algunas herramientas de videoconferencia también requieren que descargue el software antes de la reunión. Asegúrese de hacer esto con anticipación para no tener que buscar a última hora la configuración3.
3. Cuida tus capturas de pantalla
¿Quiere compartir una instantánea o un videoclip que le muestre a usted y a otros asistentes a la reunión en la pantalla? Vuelva a verificar que no se vean detalles confidenciales de la reunión o información de contacto personal en el marco antes de cargarlo en su perfil. Es importante evitar cualquier problema de privacidad o exponer los datos del usuario, lo que podría ser un error inocente con graves repercusiones.
4. Deje las invitaciones a reuniones al propietario de la reunión
¿Falta una persona en la invitación a la reunión? ¿Alguien más se beneficiaría de unirse? En lugar de pasar los detalles de la reunión usted mismo, notifique al propietario de la reunión y deje que ellos se encarguen. Puede superar fácilmente su supervisión reenviando al contacto equivocado o creando una situación incómoda para el anfitrión de la reunión cuando otra parte se presenta sin previo aviso.
Para propietarios y moderadores de reuniones
5. No comparta públicamente el enlace de su reunión de video
Trate el enlace de su reunión como la llave de su oficina o, mejor aún, de su casa. No lo compartirías con cualquiera. Para asegurarse de que no caiga en las manos equivocadas, distribuya el enlace solo a las personas que necesitan saberlo, y solo a través de medios privados, como correo electrónico seguro o mensaje directo. Recuerde siempre tratar sus ID de reunión con precaución.
¿Necesita organizar una reunión pública con cientos o miles de participantes? La mayoría de las plataformas de videoconferencia de nivel empresarial, como Lifesize, tienen controles integrados para ayudarlo a evitar abusos al restringir el acceso para compartir contenido, compartir videos y chatear solo a los presentadores invitados.
6. Requerir un código de acceso para la entrada a la reunión
Considere una protección adicional para su reunión al establecer un código de acceso, si es posible, por cualquier problema de privacidad que pueda tener. Si bien puede compartir el código de acceso con el enlace de su reunión, también podría considerar compartirlo verbalmente o en un correo electrónico o mensaje por separado para mayor seguridad.
7. No solo asistas, modera
Si es el propietario de la reunión pero no puede moderarla, designe a un moderador para que se una. Si solo está en una reunión para moderar, puede ser tentador realizar múltiples tareas. No. Si se le pide que detenga la presentación de un participante, elimine a una persona de la reunión o bloquee la reunión, debe estar listo para actuar.
Para personas que exploran alternativas a Zoom y otros servicios de video
8. Elige un servicio que se ajuste a tus necesidades
Lo crea o no, no tiene que optar por la primera aplicación de videoconferencia que aparece en su búsqueda en línea. Es posible que se pueda acceder fácilmente a servicios gratuitos comunes como Zoom, Skype y Google Hangouts, pero si bien generalmente brindan funciones básicas como compartir pantalla, no siempre brindan la funcionalidad necesaria para videoconferencias más grandes. Dadas las circunstancias actuales, varias compañías brindan acceso gratuito a sus servicios y herramientas de videoconferencia, por lo que puede probarlos todos y ver qué funciona mejor para usted sin estar encerrado en un plan. Consejo profesional: si la privacidad y la seguridad son una preocupación especial, busque un proveedor que tenga antecedentes y reputación en la protección de los datos personales y la privacidad de sus clientes. usted en el largo plazo
9. Considera la transmisión en vivo
La videoconferencia tiene un propósito específico: comunicación bidireccional en tiempo real e intercambio de información entre anfitriones y participantes. Si su necesidad es principalmente una comunicación saliente para una audiencia, también puede considerar la transmisión en vivo como su canal principal. Esto limitaría la oportunidad de que terceros interrumpan su mensaje y presentación, especialmente en situaciones de llamadas grandes. Afortunadamente, la transmisión en vivo está disponible como una opción para proveedores de videoconferencia seleccionados, por lo que puede transmitir a audiencias más grandes y al mismo tiempo preservar su capacidad para reunirse e interactuar con individuos y grupos más pequeños en un nivel más personal.
10. Priorice el cifrado y las políticas de privacidad empresarial
Dada la prevalencia del delito cibernético y los ataques cibernéticos, como la creciente ocurrencia de malos actores que secuestran reuniones de video, se recomienda encarecidamente que haga hincapié en la privacidad de los datos y la ciberseguridad en su búsqueda de una solución. Afortunadamente, la documentación de la política de seguridad y privacidad de la mayoría de los proveedores está disponible públicamente en sus sitios web (puede acceder a Política de privacidad de Lifesize aquí). Al pensar en las políticas de los proveedores, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿El proveedor indica explícitamente qué datos recopila y cómo se protegen?
- ¿El proveedor especifica cuánto tiempo se retienen los datos y con qué propósito?
Recuerde, en última instancia, es su responsabilidad, como cliente o administrador de TI, investigar más a fondo para determinar si una oferta resiste el escrutinio de privacidad y seguridad y si está dispuesto a aceptar las advertencias y los riesgos que la acompañan.
Conclusión
Mientras que algunos inconvenientes de las videoconferencias pueden atribuirse simplemente a un error del usuario, el resto es producto de fallas en el servicio que se utiliza y los compromisos asumidos por el propio proveedor. No es ningún secreto que la forma en que se codifica, empaqueta e implementa la tecnología tiene un impacto significativo en la seguridad de sus datos y la privacidad de sus conversaciones con los asistentes a la reunión. Pero también debe sentirse cómodo con el nivel de transparencia que mantiene un proveedor con respecto a su oferta y cuán comunicativos son en términos de cómo se manejan sus comunicaciones y propiedad intelectual.
Todos estamos tomando medidas para mantenernos a nosotros mismos, familiares y amigos. seguro y a salvo durante los bloqueos de Coronavirus. Asegurémonos también de que estamos haciendo lo mismo con nuestras herramientas de comunicación.
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