Lifesize Live! - El cierre de acuerdos

Jordan Caulfield, Ejecutivo de cuentas de empresa, Lifesize
Fecha: 8 de febrero de 2018

Hola a todos, y bienvenidos a Lifesize Live!, el programa web en directo producido íntegramente a través de la plataforma de Lifesize.

Soy Julian Fields, presentador, y hoy me acompaña Jordan Caulfield, Ejecutivo de Cuentas empresarial de Lifesize. Hoy trataremos el nuevo arte de cerrar un trato y algunas de las recomendaciones de uso de la tecnología para mejorar tu comunicación.

Me alegro de estar aquí, Julian. Os agradezco que me hayáis invitado. Me fascina hablar sobre el uso del vídeo para las ventas y otros campos. Tengo que admitir que el método arcaico dificultaba las cosas, y me imagino que algo que muchos de nuestros clientes actuales todavía hacen es reservar viajes para asistir a una reunión de ventas. Esa reunión inicial, ¿verdad?

Sí, me parece delirante pensar en eso ahora.

Sí, desde luego. Creo que realizar una reunión inicial en vídeo es probablemente una forma más inteligente de averiguar si tiene sentido concretar próximas reuniones. Hay muchos factores a tener en cuenta para programar un viaje a una ciudad específica para participar en reuniones. No tiene sentido tener solo una reunión, ¿verdad? Querrías programar varias reuniones para que el tiempo dedicado en el viaje valga la pena, por lo que probablemente necesites planificar para varios días. Para aprovechar el tiempo, debes programar unas cuatro reuniones físicas, que es la cantidad máxima de reuniones a las que puedes asistir en un día.

Muy bien, así ya tienes ocho horas para cuatro reuniones.

Así es; y seamos claros, la mayoría de la gente no quiere reunirse alrededor de las 8:00 de la mañana en persona. De hecho, la mayoría ni siquiera quiere reunirse en persona. Una reunión implica cosas como: tener que vestirse de manera diferente, preparar la oficina para la visita y, además, luego tienen que entretener al invitado cuando llegue.

Yo diría que, probablemente, a las 9:00 es la primera oportunidad para tener una reunión en otra ciudad. Tienes que estar allí el día anterior, reservar el hotel y revisar el trayecto hasta el lugar. Y, si te encuentras en una ciudad más grande en la que tienes que viajar por la ciudad para llegar a tu próxima reunión, a las 10:00 irías demasiado justo de tiempo. Entonces, mejor quedar a las 11:00, ¿verdad? Bueno, es un poco complicado a esa hora porque se solapa con una reunión en el almuerzo con un cliente clave con el que quieres reunirte. Entonces, ya mejor tenemos la próxima reunión a las 14:00, ¿no?

Si vuelves del almuerzo a tiempo, supongo.

Así es, ¿quién sabe? El almuerzo podría alargarse y que tuvieras que acortarlo. Entonces, estamos mirando para las 9:00, quizás a la hora del almuerzo, o puede que a las 14:00 si vuelves a tiempo; o sea, que a eso de las 15:00 y quizás una reunión de "Happy hour" pase a ser una cena. Lo siguiente que sabes es que son las 21:00 de la noche, no has realizado un seguimiento de la gente desde la reunión de las 9:00 de la mañana y, encima, te has olvidado de lo que necesitabas para volver. En ese viaje de un sitio a otro, no has podido responder a ninguna otra consulta que necesitabas de todas tus reuniones.

Parece un día desperdiciado.

Sin embargo, existe una tecnología que te permite realizar estas conversaciones y reuniones iniciales en tiempo real con otras personas usando herramientas de comunicación por vídeo de alta calidad. Puedes determinar cuánto tiempo deseas invertir en algunos de estos temas.

Claro, esa tecnología parece ser la clave porque no todos los clientes potenciales van a ser iguales y puedes perder mucho tiempo si sales a almorzar y a cenar con todos.

En un momento, Lifesize estaba vendiendo grandes soluciones de videoconferencia empresarial no escalables de 100 000 dólares. Estaban en el lugar y en el momento oportuno, y fue perfecto. Era lo mejor del momento; sin embargo, gracias a que ahora dispone de una solución en la nube altamente escalable, tiene más sentido aprovechar esta tecnología para entablar esas conversaciones iniciales en vídeo antes de ir a cenar la langosta y todo eso.

He estado usando algunas herramientas que considero que son muy efectivas. Una es una pequeña herramienta de programación y sincronización de calendario, llamada FreeBusy. Es gratis, lo envías a quien quieras y básicamente puede obtener visibilidad de tu calendario.

Resulta mucho más efectivo que decir "Envíeme por correo electrónico opciones de cuándo le viene mejor reunirnos" y que luego, cuando nos conteste, ya hayamos programado una reunión a esa hora con otra persona.

No podría explicar lo frustrado que me sentía con ese antiguo método. Enviaba horarios para esta semana e incluso para la próxima. Y pasaba 10 minutos, a veces 15 minutos, comprobando el calendario diciendo "Bien, me viene bien a esta hora. Pero, oh, están en la Zona Horaria del Este. Tengo que hacer una conversión aquí y, oh, hay otro participante de la Costa Oeste...".

FreeBusy es un acierto, pues hace todo eso por ti. Responden y fijamos una hora. Luego, enviamos un enlace para reunirnos a través de la aplicación de Lifesize (que es la mejor solución disponible en el mercado) y esperamos a que los demás confirmen su asistencia.

También pueden unirse directamente desde su navegador, que admito que resulta muy beneficioso cuando te piden que participes en llamadas de ventas. Me pasa que estoy buscando un nuevo producto y ellos no siempre se percatan de que soy de Lifesize, así que me envían una solución para realizar reuniones poco fiable que tengo que descargar. Antes de realizarla, me doy cuenta de que me tengo que crear una cuenta para este programa solo para poder reunirme con el cliente. Entonces me pongo a pensar si verdaderamente me merece la pena realizar negocios con este cliente si ni siquiera puedo tener una reunión de calidad con él.

Hay muchos aspectos que podemos aprovechar de esa conversación inicial que realmente no conseguimos a través de una llamada telefónica: lenguaje corporal, comunicación no verbal, etc.

Claro, especialmente si decimos que el 80 % de todas las comunicaciones es no verbal. Las cosas que puedes leer en la cara de alguien y su postura: todos estos elementos diferentes pueden convertirse en una conversación. No son solo las palabras que salen de mi boca.

Sí, conozco un par de interpretaciones. Como, cuando alguien se inclina, muestra más interés en lo que dices. Si se inclina hacia atrás, se está distanciando. Si mueven demasiado los pies, es que están ansiosos. Hay muchas percepciones que puedes notar cuando en una conversación ves directamente a la persona.

Sí, puedes saber si te están entendiendo. Puedes estar hablando de ciertas características y notar que el interlocutor no ha entendido algo, de modo que puedes volver a esa cuestión y comentarle de nuevo los beneficios que tiene.

Y con la llamada de audio, aunque mucha gente la usa, no puedes saber si la otra persona está entendiendo y atendiendo a todo lo que dices; puede ser que estén haciendo cualquier otra cosa.

Intentando hacer varias cosas a la vez.

Para cualquiera que realice numerosas llamadas de audio, le recomiendo el Bingo de conferencias telefónicas de Lifesize. Hemos preparado un programa de bingo de conferencias telefónicas, que se ha vuelto a viralizar más tarde porque se ha hablado mucho al respecto. Básicamente consiste en iniciar sesión, obtienes una tarjeta de bingo de todas las diferentes distracciones que ocurren durante la llamada y puedes ir eliminando casillas rápidamente según escuches el llanto de un bebé de fondo y a alguien diciendo "Oh, hola, ¿quién acaba de unirse?".

Creo que estamos en el comienzo de un gran cambio en las personas que adoptan este tipo de tecnología y comienzan a usarla. Miras a los niños que usan FaceTime y otras soluciones gratuitas para comunicarse entre ellos. Usan estas aplicaciones como su opción preferida, por lo que creo que, en el futuro, se vincularán con los negocios con una necesidad de reunirse con otras personas a través de tecnologías de calidad.

Por supuesto. Así que, de cuatro reuniones al día, ¿cuántas reuniones dices que se pueden realizar hoy gracias a la videoconferencia?

Creo que podría aumentar esas reuniones desde cuatro hasta probablemente seis o incluso siete. El mayor cambio que experimenté fue ajustar el tiempo propuesto de una reunión de una hora, que creo que es el valor predeterminado, a 30 minutos. De la forma anterior, nadie se reuniría contigo para una reunión de media hora. Siempre esperaban reunirse durante una hora. Podían llegar unos minutos tarde y te entretenían enseñándote el sitio o cualquier cosa. Si bien puede resultar un gesto amable, podrías estar perdiendo un tiempo valioso que quizás no tienes.

No estamos visitando y todo. Vengo de visita para contarte lo que podemos hacer, así que, si puedo hacerlo en vídeo y dedicarle 30 minutos, en caso de que se agote el tiempo, tengo un breve margen para usarlo. No estoy reservando reuniones consecutivas de 30 minutos, sino planificando de 10:00 a 10:30, de 11:00 a 11:30, y así sucesivamente.

Me resulta verdaderamente eficiente porque, cuando las personas miran la invitación de 30 minutos en el calendario, intentan ser precisos e ir directamente al grano. Por lo que, perfectamente, puedes tener cinco, seis y hasta siete reuniones en un día.

Y te da la posibilidad de hacer un seguimiento de inmediato. Por ejemplo, no tienes que esperar hasta conseguir una red Wi-Fi en una cafetería entre reunión y reunión.

Así es, exactamente.

Bueno, mientras concluimos, podéis dejarnos vuestras impresiones sobre esta nueva forma de ventas.

Sí, desde luego. Simplemente os sugiero que os preguntéis: ¿cómo puedo ser más eficiente? ¿Cómo puedo ser más impactante con el tiempo del que dispongo? El tiempo es nuestro recurso más preciado: es finito. Solo tenemos un tiempo limitado al día y, aún así, se nos pide que hagamos más y más en ese tiempo. Con reservar más viajes, más vuelos y más hoteles, y pasar más tiempo viajando no lo lograrás. No es escalable; sin embargo, las videoconferencias sí que lo son, y resultan tan beneficiosas como reunirse en persona.

Además, trata de hacer las reuniones más significativas e impactantes, ya que nadie se beneficia de tener un tiempo ocupado sin hacer nada. Por lo tanto, aprovecha la clase de tecnología a ver si alguien está realmente interesado en tus soluciones para determinar si deseas dedicar más tiempo en hablarlo.

Reserva los viajes de negocios para cuando verdaderamente sean necesarios. Estás realizando el seguimiento de un cliente con el que tienes una buena relación y sabes que no va a tratar esos temas si sale a cenar contigo esa noche. ¿Mi producto tiene una necesidad en tu organización? Tal vez tenga más sentido que vayas y le ayudes a realizar una incorporación más detenidamente. Reserva esos viajes para las ocasiones más importantes y especiales.

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