Qué hacer y qué no hacer durante una conferencia telefónica

Steve Allen, ingeniero de ventas, Lifesize
Fecha: 20 de febrero de 2018

Hola a todos y bienvenidos a la edición de esta semana de Lifesize Live! El primer programa web en vivo producido íntegramente a través de la plataforma de Lifesize.

Me llamo Nikhil. Soy representante de ventas en Lifesize, y tengo el placer de presentaros a todos a Steve Allen, uno de nuestros increíbles ingenieros de ventas. Hoy vamos a hablar sobre qué hacer y qué no hacer en el ámbito de las conferencias. Entonces, Steve, en tu actividad diaria, probablemente realices videollamadas todo el tiempo.

Todos y cada uno de los días.

Por lo tanto, háblanos un poco sobre algunas de las cosas que las personas pueden hacer para prepararse para una reunión exitosa.

Muchos problemas surgen cuando las personas simplemente no se han preparado, por lo que realizar un ritual para probar tu equipo ayuda mucho. La mayoría de las soluciones y las plataformas de videoconferencia a las que te unes, como Lifesize, tendrán una especie de flujo de llamadas de prueba. Puedes acceder, tienen herramientas para probar tus altavoces y el micrófono; mira esa barra que parpadea que indica que te está escuchando. Puedes usar esas herramientas para asegurarte de que el ordenador reconoce tu equipo y que está configurado con las conexiones de entrada y salida correctas para que no tengas que hacerlo durante la llamada. Además, si tienes la oportunidad, realiza una llamada rápida y verifica todo esto antes de que comiences la gran reunión, para que no tengas que retrasar la reunión y todos se den cuenta de las causas.

Es sorprendente lo que puede hacer una pequeña preparación de cinco minutos para el resto de la reunión.

Exactamente, especialmente si nunca antes has usado esta plataforma. E, incluso si la has usado, las cosas cambian en tu ordenador a medida que conectas y desconectas los dispositivos. Asegúrate de que la configuración que utilizaste anteriormente aún esté configurada correctamente antes de unirte a una llamada. Ya con solo asegurarte de que dispones del equipo adecuado resulta importante. Actualmente, la mayoría de las webcams de los ordenadores son de muy alta calidad, pero no ocurre lo mismo con el audio, por lo que adquirir unos auriculares en condiciones como estos puede marcar una gran diferencia. Una cosa que hará será aislar tu audio a solo tu voz. Eso puede ayudar a eliminar un montón de ruido de fondo, porque el micrófono de tu portátil detecta y emite cualquier ruido de tu alrededor.

En realidad, no están diseñados para las videoconferencias.

Exactamente, así que incluso el mejor software de cancelación de eco puede tener problemas si mis altavoces se muestran realmente altos. Y prepárate para la iluminación también. Mucha gente piensa: "Tengo una ventana detrás de mí". Está iluminando la sala".

Obtienes ese aspecto de protección de testigos.

Se forma como una silueta fantasmal; así que asegúrate de que la fuente de luz esté en su mayoría frente a ti para que puedan ver tu cara. La mayoría de las plataformas tienen una pequeña vista previa de imagen que te mostrará lo que todo el mundo está viendo. Úsala para asegurarte de que no eres solo un fantasma en el fondo y que tu luz viene de frente.

Tiene sentido. Prepararse para la reunión es realmente importante, pero ¿qué pasa con algunos aspectos que suceden durante la reunión? Quieres asegurarte de que tus hijos no se ponen a correr de fondo.

Sí, hay un protocolo de llamada de conferencia que las personas olvidan cuando están mirando una pantalla. Hay muchas cosas que no harías si estuvieras sentado en una reunión o si estuvieras en una sala de juntas con un grupo de empleados. Hay cierto protocolo que tienes que tener en cuenta cuando estás físicamente cerca de las personas; sin embargo, las personas lo olvidan cuando se encuentran delante de la pantalla.

Se olvidan, especialmente, las personas que trabajan en casa, que trabajan a distancia.

Sí, te sientes cómodo en tu oficina. Lo mejor es silenciar la llamada. Asegúrate siempre de estar en silencio, y no confíes en ese botón de silencio, ¿sabes? Escucha esas historias de terror sobre personas que dicen cosas que no deberían decir cuando pensaban que estaban silenciadas. Pero también es solo una distracción, ¿verdad? Si no estás hablando, siempre es una buena idea silenciarte. Usa ese botón; asegúrate de saber dónde está. De nuevo, en esa planificación, familiarízate con la interfaz y mantén silenciado tu audio a menos que estés hablando. Si estás en casa o si estás en la carretera, minimiza tus distracciones. Las personas siempre teclean correos electrónicos, responden otras llamadas y ves que silencian su audio y luego responden otra llamada telefónica. Si se trata de una llamada telefónica realmente importante, silencia también el vídeo porque, aunque no te escuchen, las personas te ven como participante y no quieren que estés atendiendo otra llamada telefónica. No querrás ser aquella persona que entorpece o distrae en una llamada. Y, de nuevo, usa el protocolo como si estuvieras en la sala. No voy a responder una llamada telefónica si estamos en una reunión cara a cara. No voy a escribir un correo electrónico mientras me hablas. Usar ese mismo protocolo que usarías en una llamada en persona y atender el vídeo como si estuvieras cara a cara. El vídeo es una potente herramienta de comunicación que te permite interactuar cara a cara, por lo que debemos comportarnos durante su uso de forma correcta.

De acuerdo, entonces ¿qué hay que hacer realmente para preparar y organizar la reunión como organizador? Como hoy, por ejemplo, soy el presentador, así que hice un par de cosas antes de esta reunión para prepararme para que todo saliera bien como organizador. Háblanos un poco sobre algunos consejos y trucos o cualquier recomendación que tengas para organizar una reunión.

Todos queremos presentar nuestras propias reuniones, o a veces tenemos la tarea de organizar la gran reunión de la junta de la compañía o la reunión de todos. Entonces, solo prepárate de la misma manera que lo harías en una reunión en persona. Necesito hacer cosas como asegurarme de que esa sala esté reservada.

Tienes una reunión, está programada de antemano, y parece que va a ir bien y, de repente, es como: "Oh, dios, mi sala de conferencias está reservada para algo más".

Así que asegúrate de que sabemos dónde está teniendo lugar, y luego podemos tratar el tema de configuración. ¿Cómo es el audio en esta sala? ¿Cómo es la iluminación en esta sala? ¿Qué tipo de ángulos tengo para configurar una cámara? ¿Hay un sistema de videoconferencia configurado en esta sala? ¿Voy a necesitar traer este equipo? Hazte este tipo de preguntas, además de pensar con quién vas a hablar. ¿Todos van a estar presentes en esta sala? ¿Y estamos enseñando a una audiencia remota más grande a través de un vídeo, o vamos a tener varias personas que hablen desde diferentes lugares a través del vídeo que debo tener en cuenta? ¿Es solo una reunión de flujo libre como si todos tuvieran que ir y venir y tener una conversación más libre? ¿Y quién es tu audiencia? ¿Tengo que configurar esto como una reunión tipo conferencia en la que voy a tener a una persona presentándose a muchas personas y que realmente no necesitan ser escuchadas, aparte de tal vez para preguntas y esas cosas? ¿Tu audiencia está compuesta por personas que quizás no usen el vídeo a menudo? Así que tal vez necesito ayudarles y darles algunos consejos, como: "Oye, esta es una llamada, pero también hay varios factores que hay que preparar antes de la llamada para que todo salga bien".

Ten esas cosas en cuenta y luego usa las herramientas para la plataforma que estás usando. Con Lifesize, contamos con funciones de moderador y de ponente que puedes usar para asegurarte de que funcione sin problemas, pero la mayoría de las plataformas de llamadas de conferencia contarán con algo similar. Accede, asigna un moderador y asigna un líder. Si estoy hablando y voy a ser el que presente a todos, probablemente no tenga tiempo de preocuparme por quién está silenciado, si alguien está molestando y debe eliminarse de la conferencia, si las diapositivas están preparadas... Si se trata de una reunión grande más formal, asigna a una persona para que dirija la reunión, de modo que, cuando estés allí hablando, no tengas que ser quién la dirija. Para Lifesize Live!, tenemos a Kenny dirigiendo todo en segundo plano sin que nadie lo vea, ¿verdad?

Señales visuales, cambio de diapositivas.

Porque tú y yo no podemos dirigir esta reunión mientras estamos aquí hablando con todos. Asigna eso a alguien para que pueda controlar la situación, poner en marcha cosas necesarias y ayudar a las personas con dificultades a entrar en la reunión.

Hacerte indicaciones visuales tiene muchas ventajas.

Exactamente. La mayoría de esas herramientas de moderador te darán la opción de silenciar a las personas; así que, si alguien tiene un perro que no se calla, puedo silenciarlo, de modo que no interrumpa o detenga la reunión, y que se pueda continuar sin problemas.

Increíble, sí, eso tiene mucho sentido. Apreciamos enormemente que nos acompañes hoy y nos expliques algunos consejos y trucos. A veces puede parecer un poco abrumador, pero considero que es muy importante dedicar esos cinco o diez minutos extra, justo antes de la reunión, para asegurarte de tener todo listo y que no te sorprendan con un pequeño contratiempo durante la reunión.

Exactamente. Queremos que las reuniones se desarrollen sin problemas, por lo que, si eres el responsable de implementar el vídeo en tu empresa, utiliza las herramientas que te proporciona la plataforma que usas. Para Lifesize, disponemos de un excelente equipo de Éxito de los clientes que ofrecen formación y preparación a los administradores y usuarios finales que utilizan ese material. El vídeo es una herramienta muy potente; pero, en numerosas ocasiones, solo tienes una oportunidad de implementarlo. Y, cuando la gente tiene problemas con estas reuniones debido a que no consiguieron que funcionara el audio o que no entendieron el ordenador y la reunión se retrasó cinco minutos, reniegan del vídeo.

Absolutamente.

O si tuvieron una mala experiencia porque el perro de un participante ladraba o porque el participante se fue a atender una llamada telefónica y tuvieron que retrasarla cinco minutos para que esa persona regresase porque no podían seguir sin ella... Llega un momento que la reunión se descarrila. La próxima vez no volverán a utilizar el vídeo porque tuvieron una mala experiencia. Usa tus herramientas, prepárate, asegúrate de que tus videollamadas funcionen sin problemas para que los participantes tengan una maravillosa experiencia y conozcan los beneficios del vídeo para así adoptarlo y empezar a usarlo verdaderamente.

Absolutamente. Bueno, muchas gracias, Steve. Únete a nosotros la próxima semana para otra edición de Lifesize Live! para vernos de nuevo.

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