Las videoconferencias de Lifesize Cloud hacen que la formación
sea pan comido en CareFlight

CareFlight

CareFlight es una organización benéfica aeromédica australiana que usa helicópteros, aviones y jets médicos para ofrecer cada año tratamiento y transporte sanitario urgente a más de 5000 pacientes de Nueva Gales del Sur, el Territorio del Norte y las aguas internacionales de la costa de Australia. El servicio de CareFlight depende del trabajo en equipo entre la tripulación, los equipos médicos y los coordinadores que colaboran estrechamente para garantizar que los pacientes con enfermedades y heridas graves reciben el cuidado hospitalario adecuado lo antes posible.

El servicio también requiere un compromiso continuo con la formación. Todos los médicos y enfermeros de CareFlight han recibido formación especial en medicina de transporte y prehospitalaria. La organización posee acreditación de formación en los centros educativos de atención sanitaria crítica de anestesia, cuidados intensivos y medicina de urgencias. A lo largo de los años, ha proporcionado formación en medicina de transporte y prehospitalaria a cientos de especialistas del cuidado crítico de una amplia variedad de instituciones médicas.

“La plantilla de CareFlight está muy distribuida, y siempre hemos pensado que las videoconferencias podrían suponer una importante herramienta para el desarrollo profesional de las personas y las comunicaciones básicas sin implicar costes adicionales, como gastos de viaje o alojamiento”.

El reto

CareFlight tiene una plantilla de 500 empleados diversos, entre personal médico, de aviación y administrativo, en Nueva Gales del Sur y el Territorio del Norte. Muchos de ellos solo trabajan un turno al mes o menos, por lo que mantener a todos los empleados en contacto entre sí y potenciar una cultura de unión constituye una importante prioridad. Igual de esencial (si no más) es la necesidad de garantizar que la formación de los empleados se mantiene al día y que se cumplen los compromisos de desarrollo profesional. El mayor impedimento para lograr esto siempre ha sido la dificultad y los gastos de los viajes de estudiantes y profesores.

Gary Williams, jefe de servicios informáticos, explica: “Es imposible exagerar la cantidad de formación que tiene lugar en CareFlight entre la división de aviación y la médica. Somos un hospital con acreditación de formación para los cuidados médicos de urgencias, así que muchas veces viene gente que se forma con nosotros durante seis meses, hacen el curso acreditado y después se marchan. La formación es constante”.

Debido a todos estos factores, hace tiempo que en CareFlight son conscientes del potencial de las videoconferencias. En el pasado, se ha intentado varias veces emplear la tecnología; algunos empleados se aventuraron a usar Skype® y otras soluciones basadas en web. Sin embargo, observaron que, aunque Skype hizo que la idea de las videoconferencias pareciera accesible, el resultado fueron conexiones y puertos de Internet con obstrucción de datos, lo que resultaba demasiado poco práctico.

El siguiente intento de CareFlight implicó los servicios de una plataforma de videoconferencias basada en web. Sin embargo, cuando el proveedor de servicios fracasó, la empresa se quedó sin solución de vídeo. Puesto que los compromisos de formación remota debían cumplirse, Williams decidió que era el momento de que CareFlight adoptara un nuevo enfoque para la formación y las videoconferencias.

La solución

Williams estudió el mercado en busca de un servicio híbrido basado en web. “Lo ideal era que pudiéramos disponer de terminales, así como permitir que los usuarios remotos se unieran desde su equipo, teléfono o tablet. Queríamos lo mejor de ambos mundos. Descubrí muchas soluciones muy buenas con una u otra capacidad, pero no muchos usuarios podían unirse sin tener que introducir un montón de códigos. En cuanto los usuarios tienen que hacer clic en botones o cargar archivos, las cosas pueden ir mal”.

“No puedes dedicar más tiempo a enseñar a la gente a usar el equipo que el tiempo que realmente dedicarán a las videoconferencias. Y tampoco es posible asignar un técnico a cada ubicación. Al final, tardamos seis semanas en descubrir que Lifesize podía combinar estas capacidades de forma económica y sencilla para nuestros usuarios”, observa.

Williams seleccionó Lifesize Cloud, una solución de vídeo de alta definición, audio y presentaciones completamente integrada que requiere un soporte de TI, configuración en instalaciones y mantenimiento mínimos.

“Hicimos una prueba de concepto usando Lifesize Cloud en un sitio basado en Internet. Muchas de las soluciones de videoconferencias funcionan bien solo hasta que implicas algún tipo de presentación multimedia, así que nuestro objetivo era observar cómo funcionaba el sistema si un usuario necesitaba mostrar una película como parte de una sesión de formación. Pedimos a Lifesize: ‘Queremos que nos mostréis un vídeo de YouTube™ sobre gatos’ y, como respuesta, nos mostraron lo fácil que era lograrlo. Dos clics y el vídeo funcionaba perfectamente”, recuerda Williams con una sonrisa. En diciembre de 2014, implementamos tres sistemas de videoconferencias : dos en la oficina principal de Sidney y el tercero en la oficina administrativa de Darwin.

Respecto al hardware en sí, Williams añade: “Los sistemas son verdaderamente sólidos. Colocamos un terminal de Lifesize Icon 600 en la parte trasera de un camión lleno de material médico. Lo instalamos, lo conectamos, se registró en Lifesize Cloud y funcionó a la primera. Ni siquiera pedimos a Lifesize que lo instalara y desde entonces ha funcionado a las mil maravillas”.

Resultados

Desde principios de 2015, la división de formación de CareFlight ha usado continuamente la función de videoconferencias en la nube. El equipo permite a la organización cumplir sus obligaciones de formación remota y ha facilitado el acceso de los alumnos a los cursos.

“Nuestro objetivo era que las videoconferencias no presentaran problemas en la formación para que fueran una actividad en segundo plano. Creo que lo hemos conseguido. El departamento de formación puede programar, impartir y gestionar los cursos por su cuenta, y los formadores pueden centrarse en lo que están haciendo en lugar de perder tiempo con la tecnología. No tienen que volar a cada instalación, ni tampoco los alumnos tienen que hacerlo”, afirma Williams.

“En teoría, cualquiera con un iPhone®, un iPad® o un equipo portátil puede unirse. Todo el mundo tiene las herramientas adecuadas a mano. Nuestro siguiente paso será convertir las videoconferencias en una parte diaria de nuestras vidas. Animamos a los directores a usarla en lugar de viajar y asistir físicamente a las reuniones. Nuestras expectativas son que se usará mucho y esperamos que reduzca los gastos de viajes y vuelos”, explica Williams.

Aunque el potencial de las comunicaciones por vídeo es extenso, Williams es realista acerca de su uso. “Cuando hay presentaciones implicadas, me gustaría ver a Lifesize sustituir los teléfonos fijos del pasado”, comenta.

Desde una perspectiva de TI, la fiabilidad del sistema de videoconferencias de Lifesize ha supuesto menos llamadas de usuarios solicitando asistencia de TI y la formación no sufre retrasos debido a problemas.

“Aún es un poco pronto para cuantificar todas las ventajas de las videoconferencias, pero el mayor beneficio es claramente la acreditación continua de nuestro departamento de formación. Este departamento apuntala la viabilidad de toda la empresa. Cualquier otro ahorro que podamos tener será un extra, pero, dada la gran cantidad de fondos que dedicamos a viajes, no creo que vaya a ser demasiado difícil encontrar ese ROI (retorno de la inversión) con el tiempo”, concluye Williams.

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