Preguntas y respuestas con GEVERS

Cómo un grupo especializado en propiedad intelectual dejó de perder tiempo y empezó a colaborar por vídeo.

"La función de actualización automática permite a nuestro departamento de TI ahorrar mucho tiempo porque ya no es necesario actualizarlos uno por uno".

El grupo GEVERS es especialista en propiedad intelectual internacional y su misión es proteger, gestionar y explotar los derechos de propiedad intelectual como, por ejemplo, patentes, marcas comerciales, diseños y nombres de dominio. El grupo tiene presencia en más de 180 países del mundo , cuenta con cinco oficinas en Bélgica, tres en Francia y dos en Suiza, y tiene más de 250 empleados.

Conversamos con Laurent Petit, director de TI del grupo GEVERS, para conocer cómo utilizan las video conferencias para conectar su amplia red de colaboradores y proporcionar acceso instantáneo a abogados y especialistas de todo el mundo.

¿Qué desafíos pretendían resolver mediante las videoconferencias?

Antes de las videoconferencias profesionales, la única posibilidad de colaborar en proyectos y compartir ideas con grupos más grandes era trasladarse físicamente, lo que suponía un gasto considerable de tiempo de trabajo. Probamos otras soluciones como WebEx y Skype para llamadas individuales, pero estas conllevaban problemas de confidencialidad y seguridad. Necesitábamos otra solución mejor para mejorar, no solo la seguridad, sino también la calidad audiovisual de las videoconferencias.

¿Qué les llevó a decidirse definitivamente por Lifesize?

GEVERS facilita la innovación a sus clientes y también invierte continuamente en su innovación interna. Buscábamos una solución de audio y videoconferencia de calidad y Lifesize nos pareció un sistema en la nube con todas las funciones y que no requería la gran inversión en hardware que exigían otros sistemas. Esto permite que el sistema sea más móvil, lo cual es importante para nosotros porque actualmente estamos trasladando nuestras oficinas.

Ahora, sin embargo, nuestro grupo de gestión, el personal de asistencia y los abogados pueden colaborar con facilidad sin importar dónde se encuentren. De este modo, se limita el tiempo dedicado a los desplazamientos y aumenta la asistencia a las reuniones de los participantes que antes no tenían tiempo para desplazarse.

¿Cuáles son las funciones que más utilizan y por qué?

En la sala de reuniones, la función que más utilizamos es la pantalla compartida para mostrar las presentaciones y las notas durante una llamada. Esta función permite seguir la conversación y el orden del día con facilidad. También permite evitar las complicaciones de las presentaciones en papel.

La función de sala de reuniones virtual también es muy popular, porque nos permite organizar reuniones de forma regular sin interferir con otras videoconferencias, lo cual era un problema con el sistema WebEx. Nuestro equipo también agradece poder asignar un nombre a las salas de reuniones, ya que es más fácil tener una referencia del tema de la reunión.

¿Qué consejo daría a quienes estén considerando utilizar el sistema de videoconferencia?

En primer lugar, es imprescindible tener en cuenta las diferentes necesidades que existen en la empresa, desde usuarios individuales hasta salas de reuniones, ya que estas necesidades tienden a variar. Para una sala de reuniones, por ejemplo, la calidad de audio y vídeo deberá ser mayor, ya que es necesario escuchar a un mayor número de personas hablando a la vez desde diversas ubicaciones.

Las empresas que buscan reducir sus gastos de funcionamiento deberían considerar una solución en la nube, ya que elimina el gasto de capital asociado a los servidores y los centros de datos. Empezamos con 10 licencias individuales pero rápidamente nos dimos cuenta de que necesitábamos más suscripciones. En menos de una semana, ya contábamos con 25 licencias y la ampliación se realizó rápidamente y sin esfuerzo.

¿Cómo se implementó el sistema y cómo reaccionaron los empleados a la nueva solución?

Todo el mundo se mostraba muy entusiasmado sobre la calidad de audio y vídeo de Lifesize en comparación con nuestros sistemas anteriores. Algunos incluso pidieron que se equipara una sala de reuniones adicional con un sistema Icon para facilitar la colaboración con colegas de otros países.

En cuanto a la implementación, las personas encargadas de gestionar las salas de reuniones se encargaron de organizar las sesiones de formación utilizando los vídeos proporcionados por Lifesize. El uso es intuitivo y la interfaz de Icon no necesita un manual de usuario, por lo que la adopción fue rápida.

¿Cómo ha influido la videoconferencia en el modo de operar del negocio?

Una de las ventajas es que podemos ofrecer acceso a una red de especialistas de diferentes campos en todo el mundo. Ahora, nuestros clientes tienen acceso a estos especialistas, sin importar su ubicación. Ahora, la colaboración es posible en cualquier lugar y momento y desde cualquier dispositivo: portátil, teléfono móvil, escritorio o sala de reuniones. Por ejemplo, puede que los participantes encuentren un atasco en la carretera y necesiten conectarse por teléfono o lleguen tarde a la oficina y tengan que cambiar de dispositivo. La videocomunicación podrá tener lugar sin interrupciones.

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