Prácticas recomendadas para videoconferencias

La tecnología de las videoconferencias ha avanzado mucho. Actualmente, es facilísimo grabar y emitir llamadas de vídeo a miles de personas, unirse a llamadas multipunto desde el móvil o tablet, o ver a otras personas claramente y en alta definición aunque estén en el otro extremo del mundo. Pero, como con cualquier tecnología, sigue habiendo elementos humanos y del entorno que pueden afectar el éxito de la llamada. Estas son algunas prácticas recomendadas para asegurar que sus videollamadas sean lo más productivas posible:

1. UTILICE UNOS AURICULARES

Tal vez no sean lo más elegante, pero funcionan de maravilla en cuanto a calidad de audio en videollamadas. Eliminan los molestos ecos y, al estar el micrófono más cerca de sus boca que uno por USB o una cámara web, logran que se le escuche mejor.

2. SI ES POSIBLE, AÑADA MÁS LUZ

Las luces del techo pueden ser suficientes para su oficina doméstica, pero tal vez no lo sean para una videollamada. Es posible que necesite añadir iluminación extra para que se le vea claramente y con la luz adecuada en las llamadas. Puede ser suficiente con una lámpara de escritorio o de pie enfocada hacia su cara (por detrás de la cámara). Así, se asegura de tener suficiente luz como para que los demás puedan ver su cara correctamente. Si funciona para los presentadores de las noticias, ¡también funcionará para usted!

2. EVITE LAS VENTANAS

Las ventanas son geniales para disfrutar de luz natural en oficinas domésticas, pero pueden tener un efecto negativo sobre la calidad de la luz en las videollamadas, ya sea borrando su imagen (demasiada luz) o produciendo demasiada luz de fondo (demasiado oscuro). Siempre que sea posible, evite tener ventanas detrás, es mejor que haya una pared.

4. ELIMINE POSIBLES DISTRACCIONES

Los micrófonos de las cámaras web, integradas o no, son demasiado sensibles y acaban por aumentar demasiado los ruidos de fondo cuando se está en una llamada. Del mismo modo que elegiría una sala silenciosa para hacer una llamada, asegúrese de que la sala que usa para su videollamada es igual de silenciosa, para que tanto usted como el resto de participantes puedan concentrarse en lo realmente importante: la reunión.

5. EN LLAMADAS CON MUCHOS PARTICIPANTES, SILENCIE SU MICRÓFONO CUANDO NO ESTÉ HABLANDO

Si no utiliza unos auriculares, silenciar su micrófono cuando no está hablando es una costumbre recomendable (en especial, si en la llamada hay más de una personas además de usted). De este modo, se reducen mucho las posibilidades de que se produzcan distorsiones de sonido o ecos. Incluso las tecnologías más avanzadas necesitan la colaboración del usuario para lograr la mayor calidad de la que son capaces.

6. ANTES DE UNA LLAMADA, COMPRUEBE LA CALIDAD DE SONIDO Y DE IMAGEN MEDIANTE LA "VISTA DE VÍDEO LOCAL"

Si quiere saber cómo aparecerá en la videollamada, pruébelo antes. Muchos sistemas de vídeo ofrecen una "vista local" que puede verse mientras se dispone a entrar en una llamada. Es la forma perfecta de comprobar la luz y el encuadre de fondo.

7. FINALMENTE, AQUÍ DISPONE DE UNOS CUANTOS CONSEJOS PARA REUNIRSE CON PERSONAS QUE ESTÁN LEJOS

  • Recuerde no dar la espalda a la pantalla o pantallas mientras habla con el resto del grupo. Es importante que todos los "participantes remotos" se sientan casi como si estuvieran dentro de la sala.
  • El micpod o el teléfono suelen estar sobre la mesa: evite dar golpes con el bolígrafo, mover papeles o escribir, ya que pueden producir mucho ruido para las personas que se encuentran al otro lado de la conversación.
  • Al final de la reunión y antes de que los participantes de la sala se levanten, asegúrese de que ninguna de las personas conectadas desde fuera de la sala tenga todavía preguntas o comentarios por hacer.
  • Despídase en pantalla y educadamente del resto de participantes, como lo haría en cualquier otra reunión. Se trata de simple cortesía.

EL FACTOR HUMANO

Cualquier comunicación necesita del factor humano para funcionar. Un correo electrónico perderá eficacia si tiene errores, una llamada de audio será un desastre si uno de los participantes se encuentra en una oficina ruidosa, y una videollamada perderá eficiencia si hay problemas de luz o de sonido. Consiga dar la mejor impresión en todas sus videollamadas con estos consejos sencillos para conferencias de vídeo.

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