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MLB implementa Lifesize y logra un jonrón para la colaboración

Major League Baseball (MLB) sabe cómo organizar eventos deportivos y de entretenimiento impresionantes como el Clásico Mundial de Béisbol y el Juego de Estrellas. Los eventos atraen a miles de espectadores y requieren meses de preparación y coordinación de última hora, por lo que la comunicación es clave ??? pero no siempre fue fácil.

Antes del Clásico Mundial de Béisbol, la MLB debatió cómo hacer que la gestión del torneo, específicamente sus vitales reuniones matutinas, sea más eficaz, eficiente y atractiva. Estas reuniones albergan a más de 50 personas en lugares dispersos y anteriormente se realizaban solo a través de llamadas de audioconferencia. Por esta razón, las personas no siempre estaban completamente comprometidas y, a menudo, realizaban múltiples tareas, lo que resultó en una serie de problemas logísticos en áreas críticas para el éxito de los eventos.

Como socio tecnológico clave de la MLB, Lifesize dio un paso al frente con su plataforma de colaboración y videoconferencia basada en la nube y sus sistemas de sala de conferencias integrados para transformar la colaboración de un juego de rol a un jonrón.

Logotipo oficial de las Grandes Ligas de Béisbol

"No uso el término a la ligera, pero Lifesize realmente ha revolucionado la forma en que llevamos a cabo las reuniones".
— Daniel Gainey, gerente de operaciones de TI en MLB

Preparándose para un juego perfecto

El béisbol se conoce con frecuencia como "El pasatiempo nacional", y por una buena razón. MLB es la liga deportiva profesional con más historia de los Estados Unidos, que atrae a 73 millones de personas a los estadios de béisbol para ver a 30 equipos en América del Norte durante la temporada regular. El béisbol de hoy es un fenómeno global y la liga se dedica a seguir difundiendo la influencia del juego. Como resultado, MLB y la Asociación de Jugadores de Béisbol de las Grandes Ligas operan conjuntamente el Clásico Mundial de Béisbol, un torneo que se lleva a cabo cada cuatro años y presenta a los mejores talentos del mundo compitiendo por sus países de origen.

En preparación para el Clásico Mundial de Béisbol de 2017, que tuvo lugar en marzo de 2017 y se llevó a cabo en Los Ángeles, Miami, San Diego, Seúl, Jalisco y Tokio, MLB centró sus esfuerzos en la colaboración en lugar de la competencia al evaluar varias soluciones de videoconferencia. Eligieron Lifesize por sus herramientas de administración de TI fáciles de usar y su interfaz para usuarios finales. “Desde una perspectiva de TI, fue fácil de implementar, flexible para nuestras necesidades e igual de fácil para nuestros empleados remotos”, dijo Daniel Gainey, Gerente de Operaciones de TI en MLB.

¡Juguemos a la pelota!

Durante la fase de implementación, Daniel se conectó con un defensor del éxito del cliente (CSA) dedicado de Lifesize que estuvo involucrado durante todo el proceso de implementación.

“Ha sido realmente bueno ayudando a nuestros usuarios a superar la intimidación de las videoconferencias y tener su momento 'ajá' para ver cómo la plataforma hace que las reuniones sean más productivas”, dijo Daniel.

El equipo de Lifesize sugirió configurar los sistemas de teléfono y cámara Lifesize HD plug-and-play para salas de conferencias en cada una de las posibles ubicaciones para ayudar a los equipos a comunicarse mejor durante el evento. Torneos como este requieren una gran cantidad de logística y coordinación, y es imperativo para el éxito del evento que todos tengan la información más actualizada y precisa. Dado lo mucho que estaba en juego en el evento, Daniel y el equipo de operaciones de TI querían probar de inmediato las videoconferencias para ayudar a mejorar la productividad de las reuniones.

Planificación de eventos: un paseo por el parque

MLB puso en marcha una prueba durante la primera semana del torneo de 2017 en Miami y luego puso en marcha la iniciativa cuando el torneo llegó a San Diego. Fue un cambio de juego total. Significativamente más personas se unieron a las reuniones, estaban más comprometidas y hubo menos errores de comunicación durante y después de la llamada. A medida que se difundió la noticia del logro en las reuniones, las contrapartes que facilitaban el torneo en Tokio también comenzaron a unirse a las llamadas.

Cuando el torneo llegó a Los Ángeles, más de 50 personas se unían cada mañana a la reunión a través de Lifesize, ya sea a través del sistema de videoconferencia, la aplicación de Lifesize basada en la nube o la marcación de audio. Con Lifesize, los asistentes podían unirse de forma remota y experimentar una mejor participación y comunicación efectiva. De hecho, la asistencia a las reuniones aumentó en un 42 por ciento en comparación con el torneo anterior en 2013.

“Se realizan tantos cambios durante estas llamadas que es importante que todos estemos en la misma página. Lifesize hace que eso suceda”, dijo Daniel. "No uso el término a la ligera, pero Lifesize realmente ha revolucionado la forma en que llevamos a cabo las reuniones".

En el siguiente

Después de una carrera exitosa en el Clásico Mundial de Béisbol de 2017, MLB se entusiasmó de aprovechar Lifesize nuevamente para el Juego de Estrellas de 2017, que se llevó a cabo en Miami. Similar al Clásico Mundial de Béisbol, la experiencia del Clásico de Verano representa mucho más que un solo juego; es una semana de festividades que conducen al evento principal. La complejidad del evento aumenta la necesidad de reuniones efectivas para mantener a todos en sintonía. “Un evento de este tamaño requiere una enorme cantidad de coordinación, revisando todos los aspectos del juego, incluidas las operaciones del estadio, la seguridad, el tiempo de transmisión y el transporte de los jugadores”, dijo Daniel.

La asistencia a reuniones aumentó en un 42 por ciento

Los asistentes pudieron unirse de la manera más conveniente para ellos: sala de conferencias, computadora portátil o teléfono

Ahorro de tiempo, energía y dinero con una comunicación más eficiente y una mayor productividad

Los asistentes se sintieron más involucrados y animados a compartir sus ideas.

Home Runs consecutivos

Al usar los sistemas de teléfono y cámara HD de Lifesize en los hoteles y estadios, además de la aplicación de Lifesize para ubicaciones más remotas, MLB ahorró tiempo, energía y dinero con una comunicación más eficiente y una mayor productividad. El personal que estaba disperso por toda la ciudad y que de otro modo no habría asistido a las reuniones en persona se convirtió en participantes regulares y muy activos. Como resultado, las reuniones se expandieron en tiempo y número porque más personas pudieron involucrarse y se sintieron animadas a compartir sus ideas y opiniones.

Sin embargo, la reacción más favorable provino de un alto ejecutivo del equipo de gestión de eventos que aún no había probado la solución de conferencias. Estaba ansiosa por verlo en acción por primera vez, especialmente en un entorno tan acelerado, pero al final del último día exclamaba: “¡Tecnología! ¡Tecnología! ¡Tecnología!"

Lifesize preparado para un triple play

Al final, más de 37,000 fanáticos All-Star y jugadores de cada uno de los 30 equipos de la liga llenaron el Marlins Park durante tres noches consecutivas para presenciar, entre otros aspectos destacados, al primer novato en ganar el Home Run Derby por completo; celebridades reuniendo múltiples éxitos en el Juego de Softbol de Celebridades y Leyendas mientras incitan a la risa en todo el estadio; y una batalla de entradas extra que vio a la Liga Americana lograr una victoria por 2-1 sobre la Liga Nacional. Daniel acredita a Lifesize como el facilitador integral de la comunicación, que fue fundamental para este éxito general.

“[Lifesize] será una adición permanente a nuestra cartera de tecnología de eventos”, dijo Daniel.

Con base en los cambios positivos que ha experimentado la MLB a través del uso de Lifesize, la liga deportiva profesional más antigua de los Estados Unidos ahora está a la vanguardia de la tecnología de colaboración sin señales de quedarse atrás. Más bien, MLB planea continuar usando Lifesize para eventos futuros.

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