La imagen de la oficina moderna ha cambiado drásticamente durante la última década. Desde Internet y la arquitectura de la nube hasta los teléfonos inteligentes y el teletrabajo: es fácil ver que el cambio se está produciendo de manera rápida y constante, lo que requiere que encontremos diferentes formas de colaborar y trabajar juntos.
A medida que la revolución digital mejora la vida laboral de los empleados, los departamentos de TI se enfrentan a implementaciones tecnológicas difíciles y plazos urgentes, todo mientras intentan garantizar que la organización permanezca segura frente a amenazas externas. Si bien estos avances en tecnología y eficiencia ayudan a los usuarios finales, la lista de problemas por resolver, programas por administrar y dispositivos por integrar solo parece alargarse. Es inevitable que las demandas de TI se compliquen más a medida que la tecnología avanza y la fuerza laboral se vuelve más remota, por lo que ahora es más importante que nunca que los departamentos de TI cuenten con los recursos adecuados para operar de manera eficiente y efectiva.
En esta guía, veremos algunas de las mejores formas de "cuidar la brecha" entre TI y los usuarios finales para mejorar la conectividad en la fuerza de trabajo dispersa de hoy.
¿Qué tan dispersa está la fuerza laboral? De acuerdo con la Bureau of Labor Statistics, el 35 % de los empleados en ocupaciones profesionales y afines realizan parte o la totalidad de su trabajo en casa y se informa que 3.7 millones de empleados trabajan desde casa al menos la mitad del tiempo.
La importancia de la conectividad en el lugar de trabajo moderno
Además de querer un producto superior o un servicio competitivo, cuando buscamos proveedores de tecnología, buscamos empresas que puedan adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado. El impulso por la movilidad es un ejemplo. Todos tienen un dispositivo conectado en el bolsillo, por lo que esperan poder trabajar desde cualquier lugar. Pero eso no significa que quieran trabajar solos. El auge de la fuerza de trabajo remota ha planteado enormes desafíos en la conectividad del equipo.
Tener el derecho herramienta de comunicación se convierte en un factor clave para hacer que el lugar de trabajo sea excelente, interna y externamente. A través de una aplicación basada en la nube de inicio de sesión único, puede hacer que la conexión de su organización sea más simple, rápida y fluida para facilitar la colaboración y la comunicación.
“He hecho del video una prioridad principal porque soy un empleado remoto y es fácil para mí estar fuera de la vista, fuera de la mente. El video me ayuda a contrarrestar esta situación, que ha dado grandes dividendos”. - Vía de retorno
Entonces, ¿cómo se unifica una fuerza de trabajo dispersa? Aquí hay tres formas.
1. Adopte herramientas que funcionen en el mundo natural
La capacidad de conectarse y colaborar con colegas es una parte importante de cualquier día de trabajo, y no tener las herramientas adecuadas internamente hará que los empleados ingeniosos encuentren sus propias soluciones. El aumento en la consumerización de TI, que se refiere al avance de las aplicaciones del mercado de consumo a las organizaciones comerciales y gubernamentales, muestra la importancia de la interfaz de usuario y la facilidad de uso en general.
Para los usuarios finales, encontrar una herramienta de colaboración que se ajuste a la pila tecnológica del departamento de TI no es el objetivo principal: quieren una solución que simplemente funciona. Y si bien esto no parece mucho pedir, se complica cuando varios departamentos comienzan a instalar programas completamente diferentes para satisfacer todas sus diferentes necesidades. Para combatir esto, asegúrese de equilibrar sus requisitos de administración, seguridad y confiabilidad con las funciones solicitadas por los usuarios y, al mismo tiempo, priorice la facilidad de uso.
En una encuesta reciente que realizamos con profesionales de TI en la comunidad de Spiceworks, descubrimos que los gerentes de TI están muy enfocados en los desafíos que han experimentado con la usabilidad. Cuando se trata de evaluar soluciones específicas, El 74 por ciento dijo que una interfaz de usuario simple e intuitiva es la característica más crítica a tener en cuenta al hacer compras.
“Puede que seamos una empresa técnica, pero necesitábamos una solución que se adaptara a todos. Todo lo que los usuarios deben hacer ahora es ingresar un nombre de usuario y contraseña y hacer clic en un nombre o una sala de reuniones. Cada empleado puede acceder o organizar una reunión desde su propia computadora o teléfono, en cualquier momento, es así de simple”. – Evolución del juego
2. Reduzca la cantidad de herramientas que se utilizan
Existe una delgada línea entre no satisfacer las necesidades de los usuarios finales y dedicar demasiado tiempo a satisfacer sus solicitudes. Si bien los empleados pueden quejarse de que no hay suficientes herramientas para satisfacer sus necesidades de colaboración, tener demasiadas herramientas puede ser igualmente perjudicial. Los empleados pueden traer todas estas diferentes tecnologías de comunicación con buenas intenciones, pero en algún momento, TI tendrá que tenerlas en sus manos para lidiar con el lado administrativo de las cosas, solucionar problemas o simplemente verificar problemas de seguridad. Y antes de que se dé cuenta, TI tiene que administrar todas estas diferentes herramientas de diferentes compañías con diferentes estándares, y usted pierde la efectividad y el directorio centralizado de una solución de colaboración para toda la empresa.
Entonces, en lugar de ponerse al día, es importante encontrar una solución unificada antes de que el problema crezca como una bola de nieve. Tener una solución de colaboración multifacética que admita conferencias de audio, web y video, chat y la capacidad de grabar y compartir reuniones es fundamental para el lugar de trabajo moderno, por lo que cuanto antes comience a buscar, mejor. El dolor de cabeza de lidiar con las repercusiones de demasiadas herramientas es mucho peor que establecer estándares y encontrar una herramienta que funcione antes de tiempo.
3. Recuperar el control y aumentar la seguridad
TI tiene dos modos: 1) modo de crecimiento, que gira en torno a mantenerse al día con la organización y sus cambios; y 2) modo de consolidación, que gira en torno a evaluar lo que tiene y decidir lo que necesita. Y dado que la colaboración se ha convertido en un pilar de la productividad en el lugar de trabajo moderno, ser capaz de hacerse cargo de su pila de tecnología es un paso importante para proteger su empresa.
Cuanto antes comience el proceso de evaluación de una plataforma de comunicación que no solo tenga las características de usuario final que necesita, sino también la seguridad y la capacidad de administración que requiere, mejor y más fácil será implementar un plan de adopción para la nueva tecnología. La tecnología de colaboración debe funcionar en el mundo real, no solo en la burbuja corporativa. Una buena comunicación se trata de permitir que cualquier persona, en cualquier lugar, se conecte sin comprometer la seguridad. Y como gerente de TI de su organización, no debe dudar en encontrar la mejor y más segura pila de colaboración para su empresa, corporativa o no.
Videoconferencias y conferencias web basadas en la nube que simplemente funcionan
Las videoconferencias basadas en la nube están de moda por una razón. De hecho, se ha convertido en un método de comunicación tan importante que algunas empresas modernas se están convirtiendo en organizaciones que priorizan el video y están retirando sus viejos teléfonos de escritorio. Las videoconferencias no solo brindan un método liviano de conectividad en toda su organización, sino que también hacen que las reuniones sean más efectivas: no más pistas verbales perdidas o miembros del equipo que realizan múltiples tareas.
Las videoconferencias y conferencias web basadas en la nube son un excelente comienzo para cerrar la brecha entre TI y los usuarios finales, ya que resuelve el desafío de la colaboración y la conectividad dentro de la organización. En una encuesta reciente que realizamos, el 76 % de las personas usan la colaboración de video para trabajar de forma remota, y el 75 % de esos trabajadores remotos experimentaron una mayor productividad y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Desde su teléfono hasta su computadora personal, salas de reunión e incluso grandes salas de conferencias en la oficina, la videoconferencia hace que la comunicación y la colaboración sean fáciles y estén disponibles en todo momento. Al mejorar la productividad y la eficiencia en la oficina, las videoconferencias basadas en la nube brindan a las personas la capacidad de conectarse cara a cara para una mejor conversación.
“La colaboración ahora es posible en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo: computadora portátil, teléfono móvil, computadora de escritorio o sala de reuniones. Ya sea que los participantes estén atrapados en el camino y necesiten conectarse por teléfono o lleguen tarde a la oficina y necesiten cambiar de dispositivo, la comunicación por video puede ocurrir sin interrupción”. – Grupo GEVERS
Lifesize mejora cualquier reunión
Lifesize está diseñado pensando en TI, y tenemos más de una década de experiencia en el diseño y desarrollo de cámaras HD y teléfonos de conferencia con pantalla táctil para brindar una solución de conferencia completa. La interfaz intuitiva y el directorio compartido de la aplicación Lifesize brindan a los usuarios todo lo que necesitan para colaborar de manera más efectiva a través de una aplicación aprobada por TI, que combina conferencias de audio, video y web, chat y la capacidad de grabar y compartir reuniones. Los flujos de comunicación de Lifesize admiten el cifrado AES y TLS (Seguridad de la capa de transporte) de 128 bits para todas las señales de forma predeterminada, y operamos en una red de fibra privada de 2,000 Gbps a través de IBM Cloud. Para colmo, respaldamos nuestro galardonado servicio con un acuerdo de nivel de servicio (SLA) respaldado financieramente con soporte 24x7x365.
A medida que el lugar de trabajo moderno se dispersa y más personas dependen de reunirse virtualmente en lugar de reunirse físicamente, la importancia de reunir a los empleados a través de una comunicación y colaboración constantes se vuelve imprescindible para hacer que el lugar de trabajo sea excelente. Revisar la demostración interactiva del producto y descarga un prueba gratuita de 14 para ver Lifesize en acción.
