La forma en que nos comunicamos en la oficina y con nuestros clientes está cambiando. Donde antes había viajes costosos, surgieron conferencias telefónicas para acelerar la conversación y ayudar a agilizar la toma de decisiones. Veinte años después, los empleados trabajan desde casa en mayor número, los dispositivos móviles se han convertido en máquinas de trabajo viables y las personas pueden reunirse cara a cara a través de un video con solo hacer clic en un botón.
Con las videoconferencias en la nube, puede estar listo y funcionando en minutos, haciendo videollamadas HD desde sus dispositivos favoritos desde cualquier lugar donde pueda conectarse a Internet. Para el usuario, el elemento humano de la comunicación cara a cara brinda una experiencia más natural, y para el administrador, implementar y administrar una solución en la nube es más fácil y seguro que nunca.
Esta guía está diseñada para brindarle el conocimiento que necesita para buscar y seleccionar la mejor solución de colaboración de video para sus necesidades. Cubriremos los cuatro enfoques clásicos de las videoconferencias, las características que vale la pena evaluar y las trampas a tener en cuenta.
Evaluación de sus necesidades de videoconferencia
Antes de buscar proveedores y opciones de precios, el primer paso siempre debe ser evaluar sus necesidades. Lo bueno de una solución en la nube es que, a medida que esas necesidades cambian, puede escalar hacia arriba o hacia abajo fácilmente para que coincida. Para comenzar, responda estas diez preguntas sobre sus requisitos actuales:
1. ¿Cuántas ubicaciones necesitamos conectar?
2. ¿Tenemos empleados remotos o que trabajan desde casa?
3. ¿Cuántos empleados en total utilizarán el servicio?
4. ¿Cuántas salas de reuniones deben estar habilitadas para video?
5. ¿Qué tipos de dispositivos necesita admitir la solución?
– Sistema de sala de reuniones
–Mac®
- PC
– iOS móvil/tableta
– Móvil/tableta Android™
– Windows® móvil/tableta
6. ¿Son factores importantes la seguridad y el cifrado?
7. ¿Queremos sistemas separados para conferencias de audio y web?
8. ¿Cómo utilizarán los empleados el servicio?
– Conversaciones 1:1
– Colaboración grupal multivía
– Reuniones grandes/de todo el personal
9. ¿Qué tan técnica es nuestra base de usuarios?
10. ¿Cuáles son algunas características imprescindibles de nuestra solución de video? (Consulte Características que importan para obtener algunas ideas)
Las cuatro escuelas de videoconferencia
Los servicios de videoconferencia vienen en muchos sabores diferentes, pero la mayoría cae en una de estas cuatro categorías:
Videoconferencia local tradicional
Pesadas en hardware y en presupuesto, las soluciones locales tradicionales generalmente se enfocan en hardware de sala de reuniones de alta calidad y requieren la mayor cantidad de soporte de integradores externos y de TI. Los servidores y los sistemas de salas de reuniones deben mantenerse y monitorearse para detectar interrupciones y actualizaciones a lo largo de la vida útil del sistema.
Conferencia web
Algunos proveedores de conferencias web ofrecen un elemento de video para sus servicios de salas de reuniones basados en la web. Este tipo de soluciones suelen ser mejores para un pequeño grupo de presentadores para compartir información con una audiencia más grande. Piense en ello como una llamada de conferencia de audio mejorada que le permite al orador compartir su presentación y su rostro.
Servicios de video Meet-Me
El ???conóceme??? La solución, también conocida como conferencia sin reserva, difiere ligeramente de la conferencia web en que no requiere programación. El proceso para conectarse a una reunión de video Meet-me es muy similar a una conferencia web: marque un espacio de reunión compartido en la nube y espere a que el moderador se conecte e inicie la llamada. Es como una tarjeta de visita para video.
Videoconferencia en la nube
- Servicios de video de clase empresarial
La videoconferencia en la nube es la solución más fácil de implementar y usar. La experiencia de la llamada se centra en un directorio de empresa compartido para que los usuarios se conecten por nombre en lugar de por cadena de marcación. Las soluciones de clase empresarial suelen ser de mayor calidad, más seguras y, debido a que no hay costos elevados de hardware, más asequibles que sus contrapartes en las instalaciones. - Servicios de video gratuitos
La mayoría de los servicios gratuitos se construyen como productos de consumo. O cuentan con publicidad o vienen con funciones limitadas. Los servicios gratuitos le brindan toda la calidad y el soporte que esperaría de un servicio gratuito. El mayor inconveniente de un servicio gratuito es la falta de seguridad y acuerdos de nivel de servicio.
A medida que los servicios de video se diferencian, comienza a ver la importancia de hacer coincidir sus prioridades con el conjunto de soluciones que mejor se adapte a sus necesidades. Algunos servicios ofrecen una combinación de colaboración web e intercambio de contenido, pero fallan en las videoconferencias multidireccionales. Otros ofrecen capacidades de conferencias de audio, video y web, pero carecen de las características de nivel empresarial que buscan las empresas, como grabación y generación de informes.
Más allá de una herramienta de reuniones
Si su único motivo para realizar videoconferencias es mejorar sus reuniones, entonces se encontrará con una gran cantidad de contenido adicional inesperado. Aquí hay algunos casos de uso departamentales en los que quizás no haya pensado:
- RRHH y Formación
Desde el reclutamiento de nuevos miembros del equipo hasta conversaciones de capacitación y desarrollo profesional, nada es más importante que la comunicación cara a cara. Los equipos de recursos humanos siempre pueden beneficiarse de la comunicación no verbal mejorada que se presenta a través de las videoconferencias. - IT
Seamos realistas: los departamentos de TI son conocidos por su interés en todo lo relacionado con la tecnología, por lo que seguramente encontrarán formas creativas de usarlo. Los equipos pueden grabar actualizaciones de procesos, ayudar a los empleados remotos y solucionar problemas de forma colaborativa a través de video para dar servicio a la mesa de ayuda. - Servicios Profesionales
La videoconferencia proporciona otro medio de comunicación para que los consultores gestionen proyectos globales con sus clientes. Los equipos de servicios profesionales pueden mantenerse al día y dentro del presupuesto sin viajes innecesarios y costosos. - Marketing y ventas
La mayoría de los equipos de marketing y ventas requieren una amplia colaboración con los clientes y agencias externas. Las videoconferencias los ayudan a conectarse en proyectos para crear campañas más atractivas que, en última instancia, ayuden a los clientes a tomar decisiones más informadas. - Ingeniería
La investigación y el desarrollo no pueden detenerse y esperar la logística de los viajes de negocios. Los departamentos de ingeniería pueden optimizar su tiempo con expertos globales al colaborar por video. Los scrums diarios, la clasificación de errores, la creación de prototipos y el control de calidad son perfectos para las videoconferencias.
Todos los departamentos y todas las industrias pueden beneficiarse de los poderes colaborativos de las videoconferencias. Desde las reuniones individuales semanales hasta las reuniones de estado mensuales e incluso solo para saludar, las videoconferencias lo ayudan a construir relaciones al proporcionar conexiones más personales.
Características que importan
Hay muchos servicios de videoconferencia disponibles en el mercado. Cubren una gama de características y especializaciones para cumplir con los diferentes requisitos comerciales. Aquí hay algunas características que debe buscar al hacer su selección:
Facilidad de administración
Busque un servicio con un panel en línea que le brinde la capacidad de obtener informes detallados sobre estadísticas como la participación de usuarios y salas, así como el uso de llamadas y dispositivos. Esto será útil cuando sea el momento de evaluar la solución cuando llegue el momento de las renovaciones. Un portal de administración en línea también facilita la modificación de los directorios de usuarios y salas de reuniones y le permite controlar los permisos de seguridad.
Seguridad
La compatibilidad con el cruce seguro de cortafuegos permite a los usuarios realizar sus reuniones con compañeros de trabajo, socios, proveedores y cualquier otra persona ajena a su organización. La compatibilidad con el cifrado permite a los usuarios discutir proyectos de alto secreto con confianza. Busque una solución con procedimientos de autenticación a nivel de cuenta y reunión y que ofrezca cifrado AES (Advanced Encryption Standard) de 128 bits.
Interoperabilidad
La gente no quiere cargar con la interoperabilidad. Encuentre una solución que admita la conectividad entre todos, independientemente de los dispositivos, incluidos los sistemas de video, las computadoras portátiles, las tabletas y los teléfonos inteligentes. También es fundamental que un sistema de videoconferencia basado en la nube esté "basado en estándares". lo que significa que puede conectarse a dispositivos fabricados por cualquier fabricante. Imagínese si los iPhones solo pudieran llamar a otros iPhones. Tenga cuidado: algunos proveedores todavía operan de esta manera.
Facilidad de uso
En pocas palabras, cuanto más fácil e intuitivo sea admitir todas las diferentes formas en que su empresa se comunica, más se utilizará. La comunicación puede ser entre dos personas en un chat, una llamada de audio o una videollamada, o puede ser una discusión grupal en una reunión más organizada. Lo más probable es que las personas de su organización usen algunos métodos diferentes según la tarea que estén tratando de completar.
Actualizaciones automáticas
Siempre tendrá las funciones más recientes y mejores, ya que el software se actualiza automáticamente. Suscríbase para recibir actualizaciones de estado en tiempo real para que siempre esté al tanto de las funciones disponibles.
Calidad
La calidad confiable de audio y video lo hace sentir como si estuviera en la misma habitación, incluso si se está conectando desde miles de kilómetros de distancia. Asegúrese de que el proveedor de servicios admita soluciones de recuperación de red y corrección de errores de paquetes.
Escalabilidad
Una solución de videoconferencia basada en la nube debe ser escalable para crecer a medida que crece su empresa. La escalabilidad facilita que empresas de todos los tamaños se beneficien de las videoconferencias, no solo unos pocos privilegiados.
Asequibilidad
Por lo general, los costos de una solución basada en la nube son más bajos porque no tiene que invertir ni mantener ningún hardware de infraestructura. Encuentre una solución que le permita habilitar a cada empleado y cada sala de reuniones.
Solución todo en uno
Reemplace un servicio de conferencia de audio o web obsoleto con una solución de videoconferencia en la nube actualizada. Un servicio unificado es más eficiente y crea una mejor experiencia de usuario entre llamadas de conferencia de audio, video y web.
Soporte del dispositivo
PC o Mac, tablet y smartphone (Android o iOS), Google Chrome??? o Internet Explorer??. BYOD está aquí para quedarse: para la mejor adopción, encuentre una solución que se integre con todos los dispositivos que a su equipo le encanta usar.
Chat en Vivo
El chat y el chat grupal brindan un nivel adicional de colaboración, a nivel de texto.
Compartir pantalla
Transforme instantáneamente su videollamada en colaboración compartiendo su pantalla o presentación. De esa manera, puede cooperar en un documento además de comunicarse cara a cara.
Invitaciones de invitados
No invierta en un jardín amurallado. Las videoconferencias deben estar disponibles para todas las personas y todas las reuniones, incluidos los invitados fuera de la empresa. Encuentre una solución con una experiencia perfecta para los huéspedes, sin grandes requisitos de descarga y otras barreras para conectarse.
Programación de integraciones
Las integraciones de calendario facilitan la configuración de reuniones periódicas o el envío de invitaciones de invitados a personas ajenas a su organización.
Salas de reuniones virtuales
El hecho de que los servicios Meet-me sean limitados no significa que las salas de reuniones virtuales sean innecesarias. Los usuarios deben tener la opción de crear espacios de sala de reuniones reutilizables para reuniones periódicas además de llamadas directas.
Grabar y Compartir
Capture reuniones, conversaciones, eventos e ideas importantes y compártalos con las personas de su equipo que no pudieron asistir al evento en vivo. Pocas soluciones ofrecen grabación, y aún menos ofrecen una plataforma integrada para compartir.
Cámaras de sala de conferencias
Busque una solución con sistemas de video integrados para espacios de colaboración grandes y pequeños. De esa manera, su equipo local puede reunirse en persona y conectarse con el equipo remoto por video directamente desde la sala de reuniones.
Directorio basado en búsquedas
Hacer clic en un nombre para hacer una llamada es una experiencia mucho mejor que ingresar la interminable cadena de marcado de un servicio de reunión. Un directorio habilitado para presencia le permite saber que la persona con la que necesita hablar está disponible y lista para conectarse.
Escalamiento de llamadas
Así como una solución debe escalar al tamaño de la empresa, una videollamada debe escalar para crecer a medida que se incluyen más personas. Elija una solución con escalada de llamadas para evitar la molestia de tener que colgar una llamada bidireccional solo para abrir una llamada multidireccional.
Soporte 24 × 7
¿A quién llamas si algo se rompe? Una solución de clase empresarial debe estar respaldada por soporte dentro de tiempos de respuesta significativos. Elija una solución que lo respalde durante toda la vida del servicio.
Las conexiones importan
En Lifesize, entendemos el poder de conectar a las personas para hacer que el lugar de trabajo sea excelente. Nuestras soluciones de videoconferencia están diseñadas para satisfacer las demandas de las empresas modernas de hoy en día, pero totalmente accesibles para empresas de cualquier tamaño. Vea si Lifesize cumple con los criterios de su lista y pruébelo gratis.
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