El administrador de TI que destrozó la TI en la sombra

Clark
La encarnación de un heroico administrador de TI para una empresa no muy diferente a la suya

Comenzó con un artículo que leí que decía: ???Siete de cada 10 ejecutivos no saben cuántas aplicaciones Shadow IT se utilizan dentro de su organización.??? Tenía curiosidad por ver si ese hecho era cierto en mi empresa. A menudo, mi equipo escuchaba sobre todas estas diferentes aplicaciones que los departamentos usaban en la oficina, pero nadie se acercaba directamente a nosotros al respecto. ¿Y mientras algunos eran benignos, otros eran potencialmente maliciosos? y no podíamos permitirnos arriesgar nada. Comenzamos a monitorear de cerca para ver si aparecían herramientas o aplicaciones nuevas y desconocidas en nuestros escaneos regulares, lo que resultó en un escaneo de vulnerabilidades en toda la empresa.

Hay programas creados específicamente para detectar nuevas aplicaciones en la red. Los rastreadores de red y las herramientas de análisis de seguridad pueden proporcionar información detallada sobre flujos de datos nuevos y desconocidos. Por supuesto, el monitoreo no elimina por completo la amenaza de la TI en la sombra, pero proporciona información. Este escaneo no solo nos mostró que nuestros empleados estaban usando herramientas que desconocíamos, sino que nos brindó suficiente información para comenzar las evaluaciones de riesgo y, en el peor de los casos, buscar soluciones alternativas que se alinearan mejor con nuestros requisitos.

Por supuesto. Apoyamos a muchos teletrabajadores en nuestra empresa, y uno de los desafíos que descubrimos rápidamente es que si no tiene formas aprobadas por TI para permitir que los empleados trabajen de forma remota o sobre la marcha, encontrarán su propias formas de hacerlo. Ahí es cuando las cosas se ponen peligrosas, con transmisión de documentos no segura, dispositivos perdidos o robados, etc. Descubrimos que al ser transparentes sobre nuestros requisitos de seguridad y red y alentar a nuestros empleados a comunicarse con TI durante la fase de descubrimiento de nuevo software, fuimos incluidos en más discusiones y mejor posicionados para hacer las selecciones finales. Le sorprendería lo feliz que está la gente de contar con su ayuda para buscar y seleccionar soluciones en lugar de andarse con rodeos y tratar de averiguarlo por su cuenta.

Fue al principio. Shadow IT representa un peligro absoluto solo para aquellas empresas que no están dispuestas a abordarlo, por lo que lo abordamos. La tendencia es que las organizaciones de TI derriben puertas y amenacen con ir a la cárcel a quienes usen software no aprobado, y eso me pareció un poco duro para mi gusto. Decidimos adoptar un enfoque pacífico, por lo que ofrecimos un refugio seguro para aquellos departamentos que utilizan Shadow IT. En lugar de tomar el control de estos programas de inmediato y cerrarlos, dimos un paso atrás, determinamos el riesgo y ofrecimos soluciones comparables donde era necesario para lograr el resultado que buscaban las unidades de negocios. Eso también nos permitió abrir un diálogo sobre los riesgos asociados con cada programa. Este ejercicio realmente nos puso a todos en la misma página y estableció una confianza y franqueza entre ???nosotros??? y ellos.???

Sabes, mucha gente me ha hecho esta pregunta, y la respuesta es bastante simple. Todo se reduce a las relaciones. Desarrollé una relación con cada jefe de departamento, me reuní regularmente para discutir la estrategia tecnológica y creé un diálogo abierto entre los departamentos y la organización de TI. Además, era esencial que mi jefa, Cynthia, la CIO, mantuviera un estrecho contacto con el resto del personal electrónico sobre la transparencia tecnológica y los riesgos potenciales de adoptar tecnologías no aprobadas.

Aprovecha para crear un diálogo abierto con tus compañeros de toda la empresa ??? sus clientes. Escuche sus comentarios, aprenda más sobre los problemas que están tratando de resolver y esté dispuesto a brindar su opinión. Una vez tuve una solicitud para revisar una herramienta que ya había sido aprobada e implementada por otro departamento de la organización. En este caso, fue mucho más fácil y mucho más económico ajustar nuestro plan para agregar algunas licencias más de lo que hubiera sido comenzar un contrato completamente nuevo. El último consejo que te dejo es que no subestimes el poder de una interfaz de usuario simple. Asegúrese de equilibrar sus requisitos de seguridad y red con la usabilidad final de las aplicaciones. Una de las cosas que me gusta buscar es una solución que se integre con nuestro SSO. Eso solo reducirá la cantidad de contraseñas que los empleados necesitan para realizar un seguimiento y actualizar durante todo el año.