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Ecosistema de colaboración 

Es fácil perderse en toda la superposición de herramientas de comunicación en la oficina. Con diferentes herramientas implementadas por diferentes departamentos con diferentes necesidades, colaborar dentro del lugar de trabajo es como tratar de comunicarse en una oficina donde cada persona habla un idioma diferente. Para los departamentos de TI en particular, la lista de herramientas para administrar y soluciones para mantenerse al día se vuelve más larga y más complicada a medida que los usuarios finales se vuelven deshonestos y buscan sus propias herramientas de reunión ad-hoc. Con lo que a menudo terminan lidiando es con un desorden caótico de herramientas de comunicación superpuestas y una lista de tarifas de suscripción y licencia que pagar, y créanos, esa es una situación que no le deseamos a nadie.

En esta guía, proporcionamos algunos pasos que puede seguir para remediar las complicaciones y la confusión que surgen con demasiadas herramientas de colaboración superpuestas y transformar su ecosistema de colaboración en una obra maestra cuidadosamente construida, que ahorra costos y recursos.

¿Qué es un ecosistema de colaboración?

Un ecosistema de colaboración es el conjunto de herramientas y servicios que utiliza una empresa para mantener a los empleados conectados. Construir un lugar de trabajo verdaderamente conectado requiere la combinación adecuada de herramientas de colaboración y cultura. Su ecosistema de colaboración debe estar cuidadosamente interconectado, sin superposición y lo suficientemente confiable como para mantener el mundo en movimiento. Debe ser consistente entre los usuarios: una calma en medio de la turbulencia tecnológica. Debe garantizar que la comunicación interna y externa sea de alta calidad, eficiente en términos de tiempo y costo. Y, sobre todo, debe permitir la colaboración con la menor cantidad de esfuerzo posible y sin interferir en la conversación.

En una encuesta reciente que realizamos con Spiceworks, encontramos que El 68 % de los 410 responsables de la toma de decisiones de TI que participaron mencionaron la colaboración como una alta prioridad en sus oficinas. No sorprende, ¿verdad? La colaboración y comunicación constantes es lo que hace que nuestro mundo empresarial siga girando, especialmente cuando ese mundo se está volviendo cada vez más remoto y tecnológico.

¿Cuánta superposición es demasiada?

El departamento de TI juega un papel crucial en las habilidades de comunicación de una organización. Con el auge de la mano de obra remota Al definir cómo funcionan las empresas, existe una necesidad aún mayor de colaboración en la oficina moderna, y los equipos comenzarán a buscar herramientas que hagan el trabajo, con o sin soporte de TI. Según nuestra encuesta, el 56 % de los responsables de la toma de decisiones de TI no conocen el costo mensual real de sus suscripciones y licencias de conferencia y colaboración, y la gran empresa promedio está atrapada haciendo malabares con aproximadamente cuatro soluciones en tres proveedores diferentes. No solo son demasiadas tres soluciones y dos proveedores, sino que el riesgo de implementaciones no administradas solo aumenta cuanto más espere para armar una estrategia de colaboración que evite la superposición y elimine los costos excesivos.

Y solo estamos hablando de las soluciones que TI realmente conoce. En nuestra guía El administrador de TI que destrozó la TI en la sombra, en realidad descubrimos que la gran empresa promedio utiliza alrededor de 1,220 servicios de nube individuales. Pasar por TI e implementar herramientas que no han aprobado simplemente pasa por alto la gestión crítica, la integración y las salvaguardas relacionadas con la seguridad y el cumplimiento que han establecido para el negocio. Al simplificar a una solución todo en uno, no solo reduce los costos, sino que también puede evitar la creación de un ecosistema de colaboración completamente ad-hoc desde cero.

Historias de éxito de simplificación

Empresa 1: Demasiadas suscripciones de solo audio para contar
Un cliente vino a nosotros desde un entorno con una base de usuarios muy segmentada atrapada en herramientas de comunicación heredadas. Estaban enfocados solo en audio, con todas las soluciones de un solo propósito y sin tecnología de video o basada en la nube a la vista. Si bien esta organización solicitó simplemente quitarse la curita y transformar por completo su solución de comunicación de la noche a la mañana, habría sorprendido por completo a sus usuarios de solo audio, que no estaban preparados para la tecnología más nueva.

Al implementar Lifesize, no solo reemplazamos sus soluciones de solo audio basadas en minutos, sino que mejoramos su ecosistema de colaboración para incluir conferencias de audio, web y video además de chat en una sola herramienta que facilitó la adopción. No más lidiar con varias soluciones, no más problemas de sesiones de capacitación, no más perderse tratando de aprender varias tecnologías nuevas a la vez.

Compañía 2: Caos alimentado por la complejidad
Un día recibimos una interesante llamada de soporte de un cliente que se quejaba de que Lifesize era demasiado complejo para su oficina. Lo que descubrimos fue que en realidad estaban implementando tantas herramientas diferentes además de Lifesize que cada sala de conferencias tenía un conjunto de instrucciones de uso completamente único. Nadie quería tomarse el tiempo para aprender y recordar cómo trabajar con cada sistema, ¡y se puso tan mal que un miembro de TI tuvo que sentarse en cada habitación y trabajar en la solución para ellos!

Lo primero que le recomendamos a esta organización fue realizar un proceso de inventario en profundidad impulsado por TI de todo su software y eliminar todas las herramientas sobrantes. Al implementar Lifesize, esta empresa pudo unificar y simplificar la colaboración en el lugar de trabajo y evitar pagar demasiados costos de hardware y licencias. Con solo elegir y ceñirse a una única solución de colaboración, hicieron que la adopción, la capacitación y la administración fueran muy sencillas.

Cómo construir un ecosistema de colaboración impulsado por TI

El cambio no es fácil, especialmente cuando se trata de tecnología. El proceso de transformar su conjunto de herramientas de comunicación actual en un ecosistema de colaboración eficiente y simplificado definitivamente puede parecer intimidante. Afortunadamente, tenemos algunos pasos que puede seguir cuando esté listo para saltar y comenzar a crear una mejor solución de comunicación para su empresa porque, como la mayoría de las cosas en la vida, se trata de dar un paso a la vez para lograr sus objetivos.

1. Haga un inventario de sus tecnologías de colaboración actuales y con qué frecuencia se utilizan
Lo más probable es que los miembros de su organización utilicen aplicaciones y herramientas que usted no conoce. Hacer un inventario e identificar lo que ya está utilizando es el paso más crítico para determinar qué herramientas necesita. Mucho de este trabajo puede volverse un poco tedioso. Pero al crear un diálogo abierto y comenzar una conversación con otros departamentos utilizando herramientas ad-hoc, puede convertirse en un socio y asesor de confianza en lugar de un mal policía y una niñera.

2. Identifique las herramientas que simplemente no necesita
Después de identificar todas las diferentes herramientas que implementa cada departamento de su organización, descubra qué se está utilizando realmente y qué está acumulando polvo. Si se toma el tiempo de evaluar sus aplicaciones, trucos y trucos actuales, identifica lo que buscan los usuarios finales y se deshace de las soluciones antiguas que cuestan demasiado o que los empleados ya no usan, puede simplificar sus necesidades de colaboración y comunicación.

3. Consolide donde sea posible
Después de identificar y evaluar las herramientas que su organización necesita y no necesita, es probable que encuentre una superposición de funciones. Lo mejor que puede hacer en esta situación es reducir la cantidad de proveedores y encontrar una solución única que consolide todas las funciones que necesita. Integrar y condensar sin problemas sus servicios no solo reduce los costos, sino que también facilita el control y la implementación en todos los departamentos de su organización.

4. Reúna a las partes interesadas clave en cada departamento para impulsar la adopción de nuevas herramientas
Por supuesto, para consolidar con éxito y sin problemas sus soluciones tecnológicas, también debe lograr que los usuarios finales, los líderes de departamento y todos los demás miembros de la organización participen. Encuentre un socio clave en cada departamento que pueda ayudar a impulsar la adopción y hacer que sus colegas participen. De esa forma, puede generar entusiasmo acerca de la adopción al mismo tiempo que reduce los contratiempos y las sorpresas que alejarían a los usuarios.

Ahorre dinero, ahorre tiempo, salve su empresa, salve el mundo

Sea el héroe de TI que se hizo cargo e implementó un ecosistema de colaboración eficiente en su empresa. Al hacer un inventario, eliminar herramientas antiguas e innecesarias y reemplazarlas con una solución de colaboración completa de Lifesize, puede ahorrar costos, tiempo y estrés para usted, su equipo y su empresa.

Lifesize está diseñado pensando en TI. No solo tenemos más de una década de experiencia en el diseño y desarrollo de cámaras HD y teléfonos de conferencia con pantalla táctil, sino que también tenemos funciones como un directorio compartido e integraciones de Skype Empresarial que facilitan las reuniones y la colaboración. Al combinar conferencias de audio, video y web, chat y la capacidad de transmitir y grabar, Lifesize es la solución que necesita para alcanzar la máxima productividad de colaboración. Revisar la demostración interactiva del producto y descarga un prueba gratuita de 14 para ver Lifesize en acción.