Las reuniones públicas y otras discusiones de toda la empresa son excelentes para reunir a todos en su organización al mismo tiempo para compartir actualizaciones comerciales importantes, decisiones estratégicas, grandes ganancias de clientes y progreso hacia los objetivos de toda la empresa. Pero con más empleados trabajando de forma remota que nunca, puede ser imposible reunir a todo su personal en el mismo lugar físico. Afortunadamente, las videoconferencias hacen que sea relativamente fácil organizar y ejecutar reuniones públicas virtuales. Los empleados obtienen muchos de los mismos beneficios de un evento en persona, como la interacción cara a cara, con la ventaja de poder asistir al ayuntamiento desde cualquier parte del mundo. Además, los ayuntamientos virtuales le brindan la capacidad de compartir contenido fácilmente, interactuar con la audiencia de nuevas maneras y grabar la discusión para reproducirla más tarde.

Hasta la reapertura de muchas oficinas en los Estados Unidos, entre otros países, y con la incertidumbre constante en torno a la pandemia de COVID-19, las reuniones comunitarias virtuales son más importantes que nunca. Son una forma valiosa para que los empleados escuchen a los líderes, crean un sentido de comunidad y refuerzan la misión, los objetivos, los valores y la cultura de la empresa. En esta publicación, brindamos consejos y herramientas sugeridas para organizar reuniones comunitarias virtuales útiles y atractivas.

¿Qué son las reuniones públicas virtuales?

Una reunión comunitaria virtual suele ser un evento en línea de toda la empresa durante el cual el liderazgo brinda a los empleados actualizaciones sobre noticias generales para mantener a todos informados y sincronizados con la misión y los objetivos de la organización. Cuando se hacen bien, las reuniones públicas virtuales ayudan a crear un sentido de comunidad y generar confianza en la organización.

10 consejos para reuniones comunitarias virtuales más efectivas

Investigación muestra que los empleados se desconectan del trabajo cuando no se sienten necesarios o conectados con su organización. Las productivas reuniones comunitarias virtuales permiten a los empleados escuchar directamente a los líderes para comprender mejor cómo sus funciones contribuyen al éxito de la empresa. Estas discusiones también fomentan un sentido de comunidad, brindando un contexto importante sobre las prioridades de la empresa y las áreas de enfoque. A continuación, hemos reunido una lista de diez consejos para ayudar a que la próxima reunión del ayuntamiento de su empresa sea más atractiva e interactiva.

1. Celebra a tus ganadores

Ya sea un saludo de un colega, una recompensa trimestral por un desempeño excepcional o un reconocimiento por exhibir los valores de la empresa, el reconocimiento de los empleados es una forma efectiva de involucrar a los empleados durante las reuniones del ayuntamiento y reforzar que se valoran las contribuciones de cada persona. Considere dedicar una parte de cada reunión del ayuntamiento al reconocimiento de los empleados. Las nominaciones de pares también son una excelente manera de resaltar el gran trabajo en cada departamento al mismo tiempo que involucran a un grupo más grande y diverso de presentadores.

2. Inicie una conversación bidireccional para romper el hielo

Asegúrese de que sus reuniones comunitarias virtuales sean siempre conversaciones bidireccionales entre líderes y empleados. Dado que estas reuniones suelen ser más extensas, deberá encontrar una manera eficiente de permitir la participación durante la sesión. Considere enviar la agenda de la reunión con anticipación para que las personas lleguen a la reunión preparadas, rompehielos al comienzo de la reunión para establecer el ambiente, realice encuestas rápidas para obtener comentarios en tiempo real o dedique una parte de la reunión después de cada presentador para alentar las preguntas.

3. Crea una agenda de reunión antes de la videollamada

Creación de una agenda de la reunión es uno de los componentes más esenciales para tener un ayuntamiento productivo y eficiente. El líder de la reunión usará la agenda como una guía para mantener al ayuntamiento enfocado en el tema y seguir adelante. Cuando se proporciona a los participantes con anticipación, una excelente agenda de reunión también establece las expectativas adecuadas ante el ayuntamiento para que todos tengan una comprensión clara de los temas que se están discutiendo y los objetivos de la reunión.

4. Revisa tu tecnología

Una de las formas más rápidas de descarrilar una reunión pública virtual es tener dificultades técnicas o no saber cómo usar varias funciones de videoconferencia. Antes de iniciar la reunión, asegúrese de que su video y audio funcionen correctamente, sepa cómo compartir la pantalla y tenga suficiente ancho de banda para organizar o unirse a la videollamada. Considere una prueba rápida de la reunión con anticipación llamando a algunos empleados antes del inicio del ayuntamiento para verificar la calidad del video y el audio. Para obtener más información sobre cómo configurar un ayuntamiento virtual, consulte nuestro blog Requisitos de configuración de videoconferencia: su lista de verificación de hardware y software.

5. Facilite que todos se unan a la reunión de video

Con algunos empleados trabajando desde la oficina y otros trabajando de forma remota, necesita una solución de videoconferencia que les permita unirse fácilmente al ayuntamiento virtual desde sus teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles o una sala de conferencias y tener la misma experiencia de usuario en todos los diferentes dispositivos. . Con Lifesize, simplemente puede enviar una URL para que los usuarios se unan a la llamada; no se requieren descargas. Cualquier dispositivo que pueda acceder a Internet o a una red celular puede unirse a la llamada. Asegúrese de que el código de acceso de la reunión se proporcione en la invitación a la reunión para que los empleados y los invitados aprobados puedan unirse sin complejidad adicional.

6. Usa un moderador

Para reuniones del ayuntamiento y otros videoconferencias para grupos grandes discusiones, asigne un moderador de la reunión para asegurarse de que todo funcione de la mejor manera posible. Los moderadores tienen controles avanzados durante las llamadas, lo que les permite silenciar o quitar el silencio de los participantes individuales, así como silenciar o quitar el silencio de todos los participantes para limitar el ruido de fondo. Esta capacidad es particularmente útil cuando los usuarios se olvidan de silenciarse durante la reunión. Para mayor seguridad, los moderadores también pueden bloquear o desbloquear la reunión, detener la presentación de un participante y eliminar de la llamada a una persona no invitada o disruptiva.

7. Tener un líder claro

Mientras que el moderador de la reunión es responsable de asegurarse de que el ayuntamiento funcione sin problemas entre bastidores, el líder de la reunión, o el anfitrión de la reunión, es el rostro de la reunión. Esta persona juega un papel fundamental para mantener el ayuntamiento en el buen camino ya tiempo. Los deberes del líder de la reunión incluyen dar inicio al ayuntamiento, explicar la agenda, presentar a los oradores, hacer la transición entre los oradores, administrar las preguntas y respuestas y los comentarios de la audiencia, así como cerrar la reunión. Un gran líder de la reunión debe trabajar en estrecha colaboración con los presentadores para garantizar que el contenido esté alineado con los objetivos de la reunión y hacer que los oradores sean responsables del tiempo que se les ha asignado, brindándoles recordatorios según sea necesario cuando sea el momento de concluir su presentación.

8. Usa una variedad de altavoces

Usar siempre el mismo altavoz en cada ayuntamiento es predecible y monótono. Para animar las cosas, utilice una variedad de presentadores de diferentes departamentos y niveles de gestión. Trate de incluir al menos un nuevo orador en cada reunión pública de toda la empresa. Esto no solo permite representar diferentes perspectivas, sino que también crea un sentido más real de lo que sucede en toda la organización.

9. No seas tímido con lo que no funciona

Ninguna organización es impecable, e ignorar las oportunidades de mejora socava su capacidad para motivar a los empleados a esforzarse por alcanzar sus objetivos ambiciosos. Abordar públicamente sus contratiempos y darles a las personas la oportunidad de expresar los problemas que ven en la oficina crea oportunidades de aprendizaje y humaniza a la empresa.

10. KISS: mantenlo simple, estúpido

No hay nada peor que ir a una reunión y no poder entender una palabra de lo que alguien dice. Ya sea que se trate de demasiada jerga comercial o diapositivas que cansan la vista, trate de evitar temas demasiado complicados para sus reuniones de todos los trabajadores y mantenga el mensaje simple, comprensible y directo.

4 herramientas clave para incorporar en sus reuniones comunitarias virtuales

Demasiadas veces, las reuniones de todos se convierten en una experiencia aburrida y unidireccional. Cuando los empleados sienten que no tienen un papel activo en una reunión, revisan y completan otras tareas mientras el ayuntamiento virtual se reproduce en segundo plano. Para llevar a cabo una reunión pública virtual exitosa, debe contar con las herramientas adecuadas para organizar y llevar a cabo la reunión. Aquí hay cuatro herramientas para incorporar en su próximo ayuntamiento virtual para que la reunión sea más atractiva e interactiva.

Compartir pantalla

El uso compartido de la pantalla puede transformar por completo su ayuntamiento de una reunión monótona a una sesión genuinamente interactiva para todos. Desde compartir la pantalla de su computadora portátil hasta reproducir videos de movimiento completo y conducir una presentación directamente desde su teléfono móvil, Lifesize le brinda mucha flexibilidad en la forma en que presenta de forma inalámbrica. Para obtener más información sobre compartir pantalla, consulte nuestro blog Cómo compartir la pantalla en 4 sencillos pasos con Lifesize Share.

manos levantadas

Obtener comentarios rápidos de todos sus empleados durante un ayuntamiento virtual puede ser difícil y llevar mucho tiempo. con Lifesize función de levantar las manos, los empleados pueden hacer clic en un botón para mostrar un pulgar hacia arriba o una mano levantada para indicar si apoyan una propuesta. Sondear en silencio a sus empleados con la función de levantar la mano es mucho mejor que más de 100 personas interviniendo a la vez. Además, durante la parte de preguntas y respuestas del ayuntamiento, puede pedirles a los empleados que levanten la mano virtualmente para indicar que tienen preguntas. Esto hace que la reunión avance y permite que el moderador de la reunión llame a cada empleado individualmente.

Transmisión en vivo

Cuando llega a los cientos o miles de asistentes a la reunión, la transmisión en vivo le permite ampliar aún más la experiencia. Transmitir una transmisión de video a hasta 10,000 participantes es tan simple como enviar un enlace al que los espectadores pueden conectarse desde sus navegadores web. También puede habilitar preguntas basadas en texto durante la transmisión en vivo para que los participantes de la llamada puedan escribir sus preguntas en lugar de interrumpir al presentador. Para obtener más información, consulte nuestro blog Cómo transmitir en vivo: guía paso a paso para hospedar y grabar transmisiones en vivo.

Grabar y compartir

Encontrar el momento perfecto para la reunión cuando todos los empleados están disponibles puede ser imposible, especialmente para empresas con oficinas remotas y empleados dispersos en varias zonas horarias. Para los empleados que no pudieron asistir al ayuntamiento en vivo, simplemente pueden grabar la reunión y compartir un enlace después de que finalice el evento. Con Grabar y compartir de tamaño natural, los videos se cifran automáticamente, se indexan y se pueden compartir fácilmente internamente o para verlos públicamente (según sea necesario) fuera de su organización.

Uso de Lifesize para su próxima reunión comunitaria virtual

Lo peor que le puede pasar a una reunión virtual de toda la empresa es encontrarse con dificultades técnicas. Con Lifesize, nuestros sistemas están diseñados teniendo en cuenta la simplicidad para que no tenga que preocuparse por las cosas pequeñas y, en cambio, pueda concentrarse en el mensaje que está tratando de difundir. los Serie Lifesize® Icon™ 800 está especialmente diseñado para grandes audiencias, ya que su diseño de montaje en rack se adapta fácilmente a un podio o gabinete de servidor, y ofrece múltiples entradas de audio y video para microfonear sin esfuerzo a múltiples altavoces. Transmisión en vivo de Lifesize® facilita la transmisión de reuniones de la empresa a hasta 10,000 asistentes, y nuestro Complemento para grabar y compartir le permite grabar sesiones de manos libres para compartir con cualquier persona que no pudo asistir al evento en vivo.

Conclusión

Una reunión comunitaria virtual es mucho más que simplemente compartir actualizaciones y noticias de toda la empresa. Sus reuniones de todos pueden jugar un papel integral en la construcción y el fortalecimiento de la cultura de su empresa. Puede utilizar estas reuniones para entusiasmar a sus empleados con la misión y los objetivos de la empresa y para celebrar sus victorias y logros. Con las herramientas y estrategias adecuadas, puede hacer que su próxima reunión pública virtual sea tan emocionante como informativa y mantener a sus empleados comprometidos de principio a fin.