Säännölliset hallituksen kokoukset ovat kriittinen osa menestyvän liiketoiminnan rakentamista ja ylläpitämistä. Ylikilpailukykyisten toimialojen organisaatioissa yrityksen hallituksella on tärkeä rooli liiketoiminnan esityslistan määrittämisessä – prioriteettien määrittämisessä, tavoitteiden asettamisessa, strategisten investointien arvioinnissa – samalla kun se tekee tiivistä yhteistyötä johtoryhmien kanssa tasapainottaakseen lyhyen aikavälin organisaation tarpeita pitkän aikavälin tarpeisiin. vetoja.
Pandemian aikana ja sen jälkeen strategisen ajattelun ja yhteistyön tarve ei ole laantunut. Itse asiassa siitä on tullut entistä tärkeämpi ja haastavampi, mikä vahvistaa entisestään tarvetta vahvalle johtajuudelle, kommunikaatiolle ja linjaukselle hallitusten ja C-sarjan välillä.
Hallituksen kokouksen suuren merkityksen vuoksi on ehdottoman tärkeää, että yrityksen johtajat maksimoivat hallitusten välisen vuorovaikutuksen, mikä tarkoittaa, että kokoukset pidetään tehokkaana ja luodaan ihanteellinen ympäristö yhteistyölle. Tässä artikkelissa käsittelemme tapoja järjestää onnistunut hallituksen kokous käyttämällä nykyaikaisia tekniikoita, jotta kaikki osapuolet voivat osallistua ja olla läsnä sijainnistaan riippumatta.
Mikä on hallituksen kokous?
Hallituksen kokous on yhtiön hallituksen kokous, joka pidetään yleensä tiettyinä aikoina vuodesta keskustellakseen yhtiön laajuisista politiikoista tai asioista. Hallitus määrittelee yhtiön yleisen liiketoimintastrategian, ja hallituksen jäsenet valitsevat joko osakkeenomistajat tai organisaation jäsenet. Tämäntyyppiset tapaamiset ovat tärkeitä, koska ne tarjoavat vastuuhenkilöille mahdollisuuden määritellä ja keskustella yrityksen kehityksestä.
Kuinka usein niitä järjestetään?
Hallituksen kokoukset pidetään määrätyin väliajoin, usein neljännesvuosittain tai puolivuosittain. Ne voivat tapahtua useammin riippuen siitä, kuinka yrityksesi toimii ja kuinka usein johtajasi haluavat tavata tarkastelemaan prosesseja ja yrityksen edistymistä. Hallituksen kokousten tarkoituksena on, että johtajat keskustelevat yhtiön edessä olevista ongelmista, arvioivat yhtiön toimintaa ja keskustelevat uusista toteutettavista politiikoista.
Miten johdat hallituksen kokouksen?
Hallituksen kokoukset voivat tapahtua henkilökohtaisesti tai a virtuaalinen hallituksen kokous. Nykyään, kun organisaatiot palaavat vähitellen pääkonttoriin ja toimistoihin, yhä useammat hallituksen kokoukset ovat käynnissä videoneuvottelulaitteet tai kokoushuonejärjestelmiä, koska tekniikka tarjoaa uskomattoman selkeyden ja tekee kokouksesta vaikuttavamman kaikille osallistujille. Kuten voit kuvitella, sanaton viestintä on uskomattoman tärkeä tämän tyyppisissä kokouksissa.
Jos suunnittelet virtuaalista tai hybridihallituksen kokousta, kannattaa harkita esimerkiksi hallituksen kokousautomaatioratkaisua BoardPAC. BoardPAC integroituu Lifesizeen pilvivideokonferenssit ja antaa organisaatioille mahdollisuuden järjestää luottamuksellisia kokouksia, tehdä yhteistyötä ja vaihtaa arkaluonteisia asiakirjoja turvallisesti.
5 hallituksen kokouksessa käsiteltyä aihetta
Kuten useimmat kokoukset, esityslistan luominen Kokouksen pitäminen aiheessa ja positiivisena on tärkeää ajanhallinnan ja kokousten tuottavuuden kannalta. Kaikkien aika on arvokasta, eikä kukaan halua käyttää sitä huonoon kokoukseen. Kertomalla, mitä hallituksen kokouksessasi käsitellään, hallituksen jäsenet voivat kävellä tai kirjautua sisään kokoushuoneeseen valmiina ja keskittyneenä käsillä olevaan esityslistaan. Tyypillisesti hallituksen kokoukset kattavat nämä viisi tavoitetta:
1. Yrityksen suorituskyky
Ensimmäinen asialistalla oleva kohta on yleensä yhteenveto yhtiön toiminnasta edellisen hallituksen kokouksen jälkeen. Keskustele siitä, ovatko yrityksen tulosmittarit menossa oikeaan suuntaan ja ovatko tavoitteet saavutettu.
Katso myyntiluvut, markkinointiliikenne ja markkinaosuus. Tämä on tilaisuutesi puhua virstanpylväistä ja saavutuksista sekä alueista, joilla yrityksellä on mahdollisuuksia kehittyä tai kasvaa. Katso menetettyjä tavoitteita, kasvavia kuluja ja tapauksia asiakkaiden ja asiakkaiden kanssa. Käytä tätä tilaisuutta antaaksesi hallitukselle mahdollisuuden keskustella yrityksen tuloksesta ja etsiä ratkaisuja tappioihin ja kannustimia voittoihin.
Keskustelut yrityksen toiminnasta tulisi rajoittua nopeisiin tiivistelmiin, jolloin jäsenet voivat käydä läpi kokouksen ulkopuolella täydelliset raportit. Puhu tärkeimmistä kipupisteistä tai kohokohdista ja tallenna tiedot seurantapuheluita varten.
2. Tulevaisuuden strategiat
Kun on pohdittu, mikä on toiminut ja mikä ei ole toiminut, on mukava seurata ja suunnitella, mitä tehdä tulevaisuudessa organisaatiosi kasvun edistämiseksi. Suurin osa kaikista hyvistä hallituksen kokouksista tulisi koostua siitä, että keskustellaan siitä, mitä tulevia strategioita aiotaan toteuttaa ja miten yritys ne toteuttaa.
Usein uusien strategioiden ideoita esittää C-sarja ja muu yrityksen johto. Sitten hallituksen jäsenten tehtävänä on keskustella näistä ideoista, niiden toteuttamiskelpoisuudesta ja muutoksista, joita he tekisivät. Tavoitteena tulee aina olla kasvun edistäminen, oli kyse sitten myynnistä, tuoteportfolion lisäyksistä tai laajentumisesta uusille markkinoille.
Tämä on tiimin tilaisuus mukautua näihin strategioihin ja varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla samoilla tavoitteilla ja toteuttaa toimintasuunnitelmia näiden tavoitteiden saavuttamiseksi tietyssä ajassa.
3. Tärkeimmät suorituskykyindikaattorit (KPI)
Strategioista sopimisen jälkeen hallituksen tulee puhua keskeisistä tulosindikaattoreista, joita näille strategioille on määrätty. Näiden toimintasuunnitelmien luomiseen liittyy konkreettisten mittareiden tunnistaminen, jotka voivat osoittaa, kuinka tehokkaita strategiasi lopulta ovat.
KPI on eräänlainen suorituskyvyn mittaus, joka auttaa sinua ymmärtämään, kuinka yrityksesi menestyy. KPI:iden tulee olla mitattavissa, linjassa tavoitteesi kanssa sekä sovellettavissa ja realistisesti saavutettavissa koko organisaatiossasi. Näiden hallitusten kokousten avulla voit määrittää konkreettisia vaiheita organisaatiosi KPI-tavoitteiden saavuttamiseksi. Jonkin verran esimerkkejä KPI:istä Ne ovat promoottoripisteet (NPS), asiakastyytyväisyys ja asiakassäilytys, myynti alueittain, työntekijöiden vaihtuvuus ja asiakkaiden vaihtuvuusaste.
4. Ongelmat ja mahdollisuudet
Uusien tiekarttojen ja strategioiden käyttöönotto koko organisaatiossa tuo mukanaan uusia esteitä ja haasteita. Hallituksen kokoukset ovat hyvä aika keskustella tiesulkuista ja kannustaa ideoita niiden kiertämiseen.
Sinun tulisi myös tarkastella uusia mahdollisuuksia, joita johto harkitsee, ja keskustella siitä, kannattaako niiden hyödyntämiseen tarvittava aika ja resurssit.
5. Toimintasuunnitelmien tekeminen
Kun kaikista tärkeistä yksityiskohdista on keskusteltu, hallitus voi sitten keskustella toimintasuunnitelmista, jotka vaikuttavat yrityksen tulevaisuuteen. Näitä suunnitelmia voidaan ehdottaa ja niistä voidaan äänestää kokouksen aikana.
Toimintasuunnitelmat voivat koskea esimerkiksi myyntiprosessien parantamista, uutta markkinointistrategiaa, asiakaslähtöistä protokollaa, tärkeän yritysongelman ratkaisemista tai jopa tulevien tapaamisten esityslistan asettamista. Tämä varmistaa, että kaikki tietävät, mitkä ovat välittömät seuraavat vaiheet.
Paranna hallituksen kokousten tehokkuutta näillä neljällä kokoushuoneratkaisulla
Lifesize tarjoaa joukon ratkaisuja ja kokoustyökaluja varmistaakseen, että hallituksen kokoukset – ja kaikki muut kokoukset – ovat mahdollisimman tehokkaita, isännöipä ne sitten virallisessa kokoushuoneessa tai hajautetuista etätyöpaikoista.
Videoneuvottelulaitteet
- Lifesize Icon 700 on johtava videoneuvotteluratkaisu kokoushuoneisiin. Se on monipuolinen, huippulaatuinen 4K-kamerajärjestelmä, jossa on hämmästyttävä 20-kertainen zoom ja kosketusnäytön säätimet, jotka tarjoavat joustavuutta panorointiin/kallistukseen. Lifesize Phone HD:n kohinaa vaimentavien mikrofonien ja Opus-äänikoodekkien ääni kuuluu terävämmin kuin perinteisessä puhelinkonferenssipuhelussa. Lisäksi kanssa Lifesize Connect, Icon 700:ta voidaan nyt käyttää minkä tahansa ensisijaisen pilvivideokokousalustan kanssa, mukaan lukien Microsoft Teams, Zoom, Google Meet ja muut.
Lifesize Share
Haluat mahdollisimman vähän seisokkeja esitellessäsi hallitukselle. Donglien ja näyttökaapeleiden näpertely ei edistä hyvää hallituksen kokousta. Kanssa Lifesize Share, voit jakaa näyttösi ja esittää langattomasti reaaliajassa. Sinulla on jopa mahdollisuus esittää puhelimellasi ilman tietokonetta.
Videoneuvotteluohjelmisto
Kuka tahansa hallituksen jäsenistäsi voi muodostaa yhteyden etäkokouksiin missä tahansa, riippumatta siitä, mitä laitetta he käyttävät. Lifesize-pilvivideokonferenssisovellus tukee jopa 500-suuntaista puhelua, tallennusta ja näytön jakamista, ja jokainen puhelu on salattu turvallisia, luottamuksellisia keskusteluja varten.
Kaptivo-huoneet
Kaiken hallituksen kokousten aikana tapahtuvan suunnittelun, strategisoinnin ja numeroiden murskaamisen ansiosta joskus haluat vain piirtää, piirtää kaavioita tai pohtia taululle. Kaptivon digitaaliset taulukamerat salli hallituksen kokouksen osallistujien tehdä yhteistyötä digitoimalla, tallentamalla ja jakamalla fyysisen taulun sisältöä videokokoukseen.
Yhteenveto
Oikealla tekniikalla hallituksen kokoukset voivat olla kiinnostavia ja informatiivisia ja voivat parantaa merkittävästi yrityksesi strategisia näkymiä. Haluamme Lifesizen keskittyvän kokouksen sisältöön, ei työkaluihin, joilla tapaat. Siksi tarjoamme mahdollisuuden virtaviivaistaa hallituskokouksiasi niin, että niissä on todella kyse kokouksesta, mukana olevista ihmisistä, valmistetuista suunnitelmista eikä mistään muusta.
Hallituksen kokousten usein kysytyt kysymykset [FAQ]
Onnistuneiden hallitusten kokousten järjestäminen on tärkeä osa yrityksen toimintaa. Tässä on joitain yleisiä kysymyksiä ja vastauksia, kuinka voit tehdä seuraavasta tapaamisestasi onnistuneen.
Kuinka kauan hallituksen kokouksen tulisi kestää?
Hallituksen kokoukset eivät saa olla pidempiä kuin kaksi tai kolme tuntia. Hallituksen jäsenten aika on erittäin arvokasta, ja kokouksissa tulisi keskittyä strategisen tason aiheisiin, pienemmät yksityiskohdat jätetään jatkosynkronointiin ja erillisiin kokousaikoihin.
Kuinka usein hallituksen kokouksia tulisi pitää?
Hallituksen kokoustiheys organisaatiossasi riippuu todellakin siitä, kuinka usein hallituksen jäsenet tuntevat olonsa mukavaksi. Neljännesvuosittaiset, puolivuosittaiset ja vuosittaiset kokoukset ovat yleisiä – mikään useammin tapahtuva aika on liian lyhyt todellisen yrityksen kasvun tai toimintasuunnitelmien edistymisen näkemiseen.
Kuka yleensä osallistuu hallituksen kokouksiin?
Hallituksen kokouksiin osallistuvat tyypillisesti toimitusjohtajat ja osastojen johtajat sekä hallituksen jäsenet. Myös kaikki esityslistasta kiinnostuneet henkilöt voivat olla läsnä.
Kokoushuonejärjestelmät yhteistyöhön
Paranna kokoushuonekokemusta Lifesize-ratkaisuilla.
Järjestä videokokouksia ja liity niihin yhdistääksesi tiimisi ja asiakkaat Lifesize-kokoushuoneiden avulla.
Ajattele, suunnittele ja tee yhteistyötä luonnollisesti koko organisaatiossasi Kaptivo Whiteboard Camerasin avulla.
