Kun sekunnit tikittyvät tunnin huipulle, kymmenkunta jalkaa alkaa kerääntyä juuri kokoushuoneen oven yksityisyyden himmeän lasin alle. Tiesit riskin, jonka otit, kun kyykisit laittomasti siinä neuvotteluhuoneessa. Jigi on pystyssä. On aika luovuttaa itsesi ja palauttaa huone sen lailliselle omistajalle. Kyykky ei vain ole stressin arvoista, ei silloin, kun opit oikean tavan varata kokoustiloja kokouksiasi varten.
Kokoushuoneiden leirintäalueen syy
Kun jaat yhteisen tilan, oli se sitten asunto kämppäkavereiden kanssa tai toimistoympäristö, rajoitettu määrä kokoustiloja aiheuttaa väistämättä jännitteitä. Aikatauluristiriidat johtuvat sekä huoneiden puutteesta että huoneista, jotka on huonosti varusteltu monenlaisia kokoustyyppejä varten. Ja ellei huoneitasi ole määritetty varauksia varten, aikatauluristiriidat jatkuvat.
Kokoustilan puute
Kiireisissä toimistoissa on alttiita kokoustiloihin ja huonevarausongelmiin, etenkin ruuhka-aikoina. Käytettävissä ei ehkä ole tarpeeksi tilaa useille kokouksille kerralla, tai itse huoneet voivat olla vain huonosti käytettyjä kokouksia varten, joita ne tukevat. Monet kokoukset ovat vain kahden tai kolmen henkilön välillä, jotka palvelisivat paremmin a huddle-huone suuren konferenssihuoneen sijaan, joka on rakennettu 10 hengelle.
Huonosti varustetut huoneet
Onko kaikissa huoneissasi toimiva videoneuvottelu- ja esityslaitteisto? Jos ei, tiimisi voivat leiriytyä arvokkaisiin huoneisiin, koska he tarvitsevat pääsyn tekniikkaan auttaakseen heitä työssään. Tee-se-itse-pakkausten video- ja esitysratkaisujen haukkuminen voi jättää tiimisi joutumaan saamaan kokouksensa toimimaan sen sijaan, että keskustelisivat esityslistan kohdista ja nauhoittaisivat toimintokohteita.
Konferenssihuoneen aikataulujen kalenteriintegraatiot
Integroitu kokoushuoneen aikataulujärjestelmä antaa tiimeille mahdollisuuden tarkastella kokoushuoneiden saatavuutta, välttää kaksoisvarauksia ja varata huoneita kutsumalla heidät kokouksiin aivan kuten muutkin kokoukseen osallistujat. Näin se toimii:
Lifesize-konferenssihuonejärjestelmät integroituvat Microsoft Exchange®-, Office365®- ja Google Calendar™ -kalentereihin, mikä tekee huoneista varattavissa suoraan olemassa olevista kalenterisovelluksistasi. Huoneessa puhelin näyttää käynnissä olevan luettelon käytettävissä olevista aikaväleistä ja kehottaa automaattisesti käyttäjiä aloittamaan puhelun heti, kun jäsenet saapuvat huoneeseen ja kokous alkaa.
5 tapaa parantaa kokoushuoneesi varausprosessia
1. Määritä varattavissa olevat kokoushuoneen laitteet
Lifesize-konferenssihuonejärjestelmät voidaan konfiguroida kalenterin integrointi luomalla huonepostilaatikon Microsoft Exchangessa, Office 365:ssä tai G Suitessa™ ja tilaamalla neuvotteluhuonejärjestelmän postilaatikkoon. Tämä varmistaa, että toimistosi kokousaikataulu on täysin synkronoitu, mikä auttaa sinua välttämään aikatauluhäiriöt.
2. Luo lisää improvisoituja kokoustiloja
Lisää joustavuutta kokouskulttuuriisi ottamalla käyttöön improvisoidut kokoustilat kaikkialla toimistossa. Jopa jotain a espresso baarin työtaso tai pieni sohva voi olla täydellinen kahdelle henkilölle projektin läpikäymiseen tai asiakasvideopuheluun.
3. Tee vain Walk-in-huddle-huoneita
Luo kahdelle tai neljälle hengelle suunniteltuja ei-varattavia keskusteluhuoneita, jotta pienet tiimisi voivat kokoontua ja työskennellä ilman suuria kokoushuoneita.
4. Tee yhteistyötä kollegoidesi kanssa
Käytätkö kokoushuonetta harjoittelemaan esitystä, kun seitsemän muuta tiimin jäsentä tarvitsee sitä asiakkaalle? Jos näin on, yritä olla joustava. Jos voit antaa kokoustilan jollekin kiireellisemmälle, tee se. He todennäköisemmin palaavat palvelukseen tulevaisuudessa.
5. Käytä kokouksen esityslistaa pitääksesi kokoukset ajoissa
Kun kokouksesi kestää ylitöitä, se voi lyhentää seuraavan ryhmän puheluaikaa – mikä voi maksaa heille uudelle asiakkaalle, jota he ovat yrittäneet saada puheluun. Tutustu oppaaseemme osoitteessa kuinka luoda toimiva kokousesitys (täydennä ilmainen kokouksen esityslistamalli).
Kuinka Evolution Gaming teki kokouksista helppoa Lifesizen avulla
Neuvotteluhuoneiden aikataulutusongelmat ovat yleisiä yrityksissä kaikkialla. Näin yksi yritys, Evolution Gaming, pystyi luomaan virtaviivaistetun varaus- ja aikataulujärjestelmän Lifesizen avulla.
Haaste:
Yli 250 työntekijää toimistotiloissa ympäri maailmaa sekä satelliittistudioita ja -tiimejä kaikkialla Euroopassa, Evolution Gaming tarvitsi nopean ja yksinkertaisen yhteistyö- ja kokousaikaratkaisun.
Ratkaisu:
Evolution Gaming työskenteli Lifesizen kanssa videoneuvotteluratkaisussa, joka ajoitti kokouksia ja käytti puheluita huoneen videojärjestelmien ja mobiiliosallistujien kautta.
”Saamme olla tekninen yritys, mutta tarvitsimme ratkaisun, joka sopii kaikille. Käyttäjien tarvitsee nyt vain kirjoittaa käyttäjätunnus ja salasana ja klikata nimeä tai kokoushuonetta. Jokainen työntekijä voi käyttää tai isännöidä kokousta omalla tietokoneella tai puhelimella milloin tahansa – se on niin yksinkertaista.
— Alex Haywood, Evolution Gamingin infrastruktuuripäällikkö
Yritys käyttää nyt Lifesize-videoneuvottelua aivoriihien isännöimiseen; helpottaa tapauskohtaista, päivittäistä ja viikoittaista viestintää; ja tehdä haastatteluja ja pitkit. Käyttäjät voivat jakaa näyttöjä, esittää asiakirjoja ja käyttää pikaviestitoimintoja, ja yritys voi esitellä tulevia tuotteita ja suunnitelmia lisenssinsaajien kanssa ympäri maailmaa.
Yhteenveto
Neuvotteluhuoneen ajoitus- ja videopuheluvarausongelmat voivat aiheuttaa suuria viivästyksiä yrityksellesi. Kaikki yrityksesi työntekijät – toimistossa tai ulkomailla – hyötyvät virtaviivaistetusta järjestelmästä. Vältä tavallisia kokoushuoneiden aikatauluvirheitä Lifesizen kätevän kokoushuoneen varausjärjestelmän avulla.
