Kokoukset ovat tehokas työkalu, jonka tarkoituksena on lisätä tuottavuutta ja tehokkuutta työssä, mutta usein ne toimivat juuri päinvastoin. Olemme kaikki juuttuneet turhauttaviin kokouksiin, jotka näyttävät kestävän ikuisesti ilman todellista tarkoitusta tai päämäärää. Onneksi turhat tapaamiset voidaan välttää pienellä suunnittelulla, rakenteella ja oikeilla työkaluilla. Kokousten järjestämisen uudelleenjärjestelyllä on suuri vaikutus paitsi kokouksen aikana käytettyyn aikaan, myös kokouksen jälkeen saavutettuihin toimintasuunnitelmiin ja tavoitteisiin. Hyödynnä näitä kahdeksaa kokousten hallintavaihetta, niin kokouksistasi ja tiimistäsi tulee tehokkaampia ja tuottavampia.

Videoneuvottelut Työskentely kotoa

Kaikkien pahin painajainen = Toimimattomat kokoukset

Paras tapa tappaa tuottavuus työpäivän aikana on istua läpi huonokuntoisen kokouksen, joka huilaa jatkuvasti ja saa sinut miettimään: Miksi olen täällä?

Osallistuttuani useiden vuosien 401(k) 401(k)-asiakirjaani, osallistuin yrityksen sponsoroimaan 401(k) taloussuunnittelukokoukseen, jossa käsiteltiin älykkäiden taloudellisten sijoitusten tekemistä. Innokkaana oppia istuin eturivissä valmiina tekemään muistiinpanoja. Kokouksen alussa useat ihmiset kysyivät puhujalta hyvin alkeellisia kysymyksiä XNUMX(k):n tarkoituksesta ja tilin luomisesta. Olin paikalla melkein kaksi tuntia tajutakseni, ettemme koskaan pääsisi perusasioista yli. Koko kokousta hallitsivat muutaman henkilön kysymykset, jotka olivat uusia taloussuunnittelussa. Pienellä suunnittelulla ja rakenteella tästä tapaamisesta olisi voinut olla hyötyä kaikille.

Mukaan Wolf johtamiskonsultitpuolet kokousajasta menee hukkaan, 73 prosenttia ammattilaisista myöntää tekevänsä asiaankuulumatonta työtä ja 39 prosenttia jopa nukahtelee kokouksissa. Ajattele yrityksesi todellisia kustannuksia, jotka liittyvät tuottamattomiin kokouksiin. Ajan myötä hukkaan menneestä rahasta tulee tähtitieteellistä. 

Tehokas kokous 8 vaiheessa

Tehokkaiden kokousten on pysyttävä aiheessa ja yleensä ne eivät suju aikataulusta tai luettelosta. Toisin sanoen tehokkaita kokouksia, jotka tuottavat tuloksia vaativat agendaa ja rakenne. Selkeästi määritelty tavoite, mukaansatempaava ja kohdennettu keskustelu ja seurantaohjeet varmistavat, että jokainen kokous sujuu sujuvasti ja tehokkaasti, mikä säästää sinun ja tiimisi jäsenten aikaa ja rahaa.

1. Määritä selkeä tavoite 

Luominen tehokas kokouksen asialista ja sen lähettäminen etukäteen auttaa asettamaan sävyn ja keskittymään kokoukseen. Kiinteä esityslista, jota noudatat tiukasti, voi estää orgaanisten keskustelujen tiellä, mutta selkeä aloitus- ja päättymisaika, jossa on hahmoteltu tavoitteet ja aiheet kokouksen tärkeimmille osille, voi auttaa pitämään kokouksen eteenpäin ja paikallaan.

2. Sisällytä vain oikeat ihmiset

Tärkeä näkökohta tehokkaiden kokousten järjestämisessä on varmistaa, että paikalla on oikeat ihmiset, jotka voivat osallistua kokoukseen aktiivisesti. Todellinen pelin vaihtaja yritä ajatella lähitiimisi ulkopuolisia osallistujia, jotka saattavat pystyä tuomaan kokoukseen erilaisia ​​näkökulmia ja kokemuksia. Varmista lisäksi, että sisällytät a Videoneuvottelu kutsulinkki kokouksen kuvauksessa, jotta etätyöntekijät voivat helposti liittyä puheluun ja osallistua kasvokkain.

3. Sitouta osallistujat

Varmista, että kaikki huoneessa olevat ovat valppaita ja edistävät kokouksen tavoitteita pitämällä kokous virkeänä ja mukaansatempaavana. Osallistujien jakaminen pareihin tai pieniin ryhmiin, joissa on tehtäviä yhdessä, varmistaa, että kaikki ovat aktiivisesti mukana kokouksessa. Voit myös virkistää kokouksiasi ystävällisellä kilpailulla ryhmien kesken. Etätyöntekijät varmistavat, että he tuntevat olevansa yhtä mukana kuin kokoukseen henkilökohtaisesti osallistuvat ihmiset. Lifesize helpottaa etäosallistujia osallistua kokoukseen ja jakaa näyttönsä. Kasvokkainen vuorovaikutus pitää heidät myös keskittyneinä ja sitoutuneina puhelun aikana.

4. Luo turvallinen kokoustila 

Monipuolisten näkökulmien ja näkemysten saamiseksi kaikkien kokoukseen osallistuvien tulisi osallistua, mutta usein kokouksia hallitsee vain muutama suorapuheinen henkilö. Joskus parhaat ideat tulevat hiljaiselta työntekijältä, joka ei ole hyvä puhumaan suurissa ryhmissä, varsinkin kun huoneessa on suurempia persoonallisuuksia. Edistä ympäristöä, jossa kaikkien palaute ja mielipiteet otetaan vastaan ​​tasapainottamalla osallistumista. Tarjoa jokaiselle henkilölle tilaisuus puhua kokouksen aikana pyytämällä säännöllisesti palautetta ja kysymällä kysymyksiä.

5. Pidä keskustelu keskittyneenä

Tiimi menettää vauhtinsa, kun ihmiset aloittavat useita keskusteluraitoja, jotka poikkeavat kurssilta. Tämä on toinen syy, miksi asialista on tärkeä. Jos esiin tulee aihe, joka ei ole esityslistalla, pyydä osallistujaa tallentamaan aihe kokouksen loppuun, jos aikaa on, tai käsittelemään aihetta toisessa kokouksessa. Harkitse kokouksen moderaattorin käyttöä, joka antaa lempeän muistutuksen käsiteltävästä aiheesta, kun kokous alkaa ajautua pois raiteilta.  

6. Ole avoin palautteelle

Kannusta osallistujia löytämään tapoja tehdä kokouksistasi tehokkaampia. Kerro heille etukäteen, että aiot pyytää palautetta, jotta he voivat kerätä ajatuksiaan ja antaa hyödyllisiä ehdotuksia. Pidä palaute lyhyenä, yksinkertaisena ja positiivisena. Sen sijaan että kysyisit "Mikä meni pieleen?" kysy: "Miten voimme parantaa?" Tämä säilyttää ryhmän keskittymisen kokousten parantamiseen puutteiden osoittamisen sijaan. Pyydä lopuksi osallistujia antamaan konkreettisia esimerkkejä siitä, kuinka heidän mielestään kokous voisi olla tuottavampi.

7. Esittele seuraavat vaiheet 

On melko yleistä, että ihmiset tulevat samasta tapaamisesta täysin eri tulkinnoin siitä, mistä keskusteltiin. Sekaannusten välttämiseksi tee kokouksesta lyhyt yhteenveto, muistuta kaikkia yleisestä tavoitteesta ja varmista, että jokainen tietää, mikä heidän seuraava toimintonsa on ennen kokouksen päättymistä. Lähetä tapaamisen jälkeen kokouksen muistiinpanot, annetut vastuut ja määräajat sen varmistamiseksi, että kaikki ovat samalla sivulla.

8. Tallenna ja jaa kokouksia

Kiireisten aikataulujen, henkilökohtaisten vapaa-aikojen ja ristiriitaisten tapahtumien vuoksi jokaisen työntekijän ei ole mahdollista osallistua jokaiseen kokoukseen, johon hänet kutsutaan. Esimiehet jakavat usein kokouksen aikana tarkistetut asiakirjat tai kansion, mutta esitysmateriaali heijastaa vain pientä osaa kokouksen aikana todella tapahtuneesta ja jättää kokonaan huomiotta orgaanisen keskustelun ja tehdyt päätökset. Lifesize Record and Share voit olla osa keskustelua, vaikka et olisikaan osallistunut kokoukseen. Se ohjaa ne, jotka eivät voineet osallistua kokoukseen, ja toimii viitteenä tai virkistyksenä niille, jotka ovat osallistuneet. Lifesize Record and Share -sovelluksella saat vankan videokirjaston, jota voit katsella, järjestää, tallentaa ja jakaa välittömästi kätevästi selaimesi avulla.

blogin bannerikuva ohjelmistosivulle linkitettäväksi

8 vinkkiä tehokkaisiin kokouksiin

Kokousten parantaminen ei vaadi täydellistä kokousmenettelyn uudistamista. On olemassa helppoja tapoja jäsentää kokouksia, jotta niistä tulee tuottavia ja jopa nautittavia. Tässä on kahdeksan yksinkertaista vaihetta, jotka voit toteuttaa välittömästi parantaaksesi seuraavaa tapaamistasi.

  1. Nimeä henkilö, joka pitää kokouspöytäkirjan
  2. Pidä kannettavat tietokoneet suljettuina, ellet esitä tai tee muistiinpanoja
  3. Pidä matkapuhelimet poissa kokouksista
  4. Tapaa kasvokkain videoneuvottelupuhelun aikana
  5. Aseta ajastin
  6. Tee yhteenveto ja jaa vastuu 
  7. Sovi lyhyempiä kokouksia
  8. Tarjoa välipaloja tai hauskoja kannustimia kokoukseen osallistumiseen 

Kuinka WP Engine käyttää Lifesizea tehokkaisiin kokouksiin

WP Engine, WordPressin digitaalinen kokemusalusta, sisältää kuusi toimistoa kolmelle mantereelle. Koska suuri määrä johtajia ja tiimin jäseniä työskentelee eri toimistoissa, he etsivät Lifesizea umpeen maantieteellisen kuilun. Kun Lifesize on jokaisessa toimistossa ja jokaisen työntekijän kannettavassa tietokoneessa, työtoverit voivat olla välittömästi yhteydessä toisiinsa ja esimiehet voivat hallita tehokkaasti etätyöntekijöitä kahdenkeskisissä videopuheluissa.

Kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus auttaa työntekijöitä käymään kiinnostavia keskusteluja ja henkilökohtaisia ​​yhteyksiä esimiesten ja tiimin jäsenten kanssa tuhansien kilometrien päässä. WP Engine käyttää myös Lifesizea viikoittain kaupungintalon kokoukset jossa he tuovat koko yrityksen yhteen varmistaakseen, että kaikki toimistot ovat samalla sivulla ja toimivat yhdessä yhtenä yksikkönä.

"Kun pystymme hyppäämään Lifesizeen, tuntuu kuin olisimme yksi tiimi, yksi toimisto, joka työskentelee saumattomasti yhdessä."

— Sarah Jones, WP Enginen vanhempi HR-liikekumppani

Yhteenveto

Kokoukset täyttävät suuren määrän tunteja työviikolla, joten on tärkeää, että teet niistä mahdollisimman tehokkaita ja tuottavia. Tehokkailla kokouksilla on asialista, ne tuovat oikeat ihmiset yhteen tiettyä tarkoitusta varten ja tarjoavat foorumin avoimelle keskustelulle, joka tuottaa konkreettisia tuloksia. Ilman näitä tekijöitä kokous voi olla kaikkien ajanhukkaa (katso meidän tapaaminen meemi postaa nähdäksesi mitä tarkoitamme). Päätökset, tehtävät ja hienot ideat tulisi jakaa kokouksen jälkeen. 

Vielä parempi, Lifesizen avulla voit helposti tallentaa ja jakaa kokouksen, jotta ne, jotka eivät osallistuneet, pääsevät vauhtiin ja tarjoaa erinomaisen viittauksen niille, jotka osallistuivat. Oikeilla kokoustyökaluilla, rakenteella ja kokouksen osallistujien sitoutumisella saat aikaan tehokkaita kokouksia, jotka nopeuttavat prosesseja ja lisäävät tiimihenkeä ja tuottavuutta.