Koska vuotta 2020 on epävirallisesti sanottu "kotoatyön vuodeksi" koronavirusepidemian vuoksi, ajattelimme, että olisi hyödyllistä jakaa hyödyllisiä virtuaalinen kokous vinkkejä. Tähän mennessä olet luultavasti osallistunut ainakin yhteen videoneuvottelupuheluun pitääksesi yhteyttä työtovereihisi, kumppaneihisi tai asiakkaisiisi. Mutta nyt on aika opetella taidetta, etikettiä ja mestarillista taitoa, jolla videopuhelut onnistuvat kaikille osallistujille.
Mikä on videoneuvottelupuhelu?
Videoneuvottelupuhelu on online-kokous, jossa yhdistyvät videoneuvottelujärjestelmän live-videosyötteet näytön jakamisratkaisuun ryhmäyhteistyön mahdollistamiseksi. Videoneuvottelupuheluiden avulla etäkokouksen osallistujat voivat käydä merkityksellisempiä kasvokkain keskusteluja ilman, että heidän tarvitsee luottaa matkustamiseen tuottaviin henkilökohtaisiin tapaamisiin.
Videoneuvotteluetiketti: 10, mitä saa ja älä
1. Valmistaudu kokoukseen ja ole ajoissa
Mikään ei ole pahempaa kuin osallistua videokokoukseen ilman kontekstin vihjeitä ja saada esiintyjä liittymään kokoukseen myöhään, koska hän ei ollut valmis. Tehdä kokouksen esityslista lähetä se etukäteen osallistujillesi ja pysy siinä koko puhelun ajan. Sen lisäksi, että se lisää tuottavuutta ja tehokkuutta, se antaa myös sävyn kokoukselle ja antaa muille aikaa valmistella kysymyksiä ja kannanottoja.
2. Pidä se ytimekkäänä
Sallikaa minun viitata Occamin partakone tämän säännön havainnollistamiseksi: "Yksinkertaisin selitys on yleensä oikea." Tämä tarkoittaa, että pidät videopuhelusi lyhyinä ja suloisina. Kaikilla on nykyään ruuhkaisia aikatauluja, ja kevytmielinen keskustelu on tuottamatonta ja aikaavievää, mutta se voi myös olla erittäin turhauttavaa.
3. Käytä visuaalista materiaalia osallistujien kiinnostuksen lisäämiseen
Visuaaliset materiaalit ovat loistava tapa pitää kokous kiinnostavana ja tuoreena. Kanssa Lifesize Share, voit jakaa langattomasti sovelluksia, PowerPoint™-esityksiä, videot, kaavioita, kaavioita ja kaikkea muuta reaaliaikaista yhteistyötä varten.
4. Tallenna videokonferenssi poissa oleville kollegoille
Valitettavasti nopeat projektit ja viime hetken määräajat voivat ponnahtaa yllättäen koko työpäivän ajan. Joten on tärkeää tallentaa videopuhelusi jotta myöhässä olevat tai poissa olevat kollegat voivat virittää myöhemmin, kun heille sopii.
5. Mykistä itsesi, kun et puhu
Vaikka luulet olevasi erittäin hiljaa jonkun toisen puhuessa, useimmat mikrofonit poimivat vaimeita ääniä, kuten kirjoittamista, yskimistä, pureskelua tai kynän naputtamista. Kun saat useita ihmisiä puheluun mykistettyjen mikrofonien kanssa, taustamelu voi olla erittäin häiritsevää. Yleisenä kohteliaisuutena muita kohtaan mykistää mikrofonisi aina, kun et puhu.
6. Minimoi häiriötekijät
Tämä saattaa tuntua itsestään selvältä, mutta on tärkeää varmistaa, että kaikki ovat keskittyneet käsillä olevaan kokoukseen eivätkä muihin häiritseviin tehtäviin. Aseta älypuhelimesi hiljaiseksi tai poissa näkyvistä kokouksen aikana. Jos jaat näyttösi muiden osallistujien kanssa, yritä poistaa ponnahdusikkunat käytöstä ja sulkea muut ohjelmat, kuten chat, kalenteri-ilmoitukset ja sähköposti. Yritykset, jotka käyttävät videoneuvotteluja raportoi vähemmän moniajotapauksia kokouksissa, mikä lyhentää kokousaikoja.
7. Älä unohda olla oma itsesi
Olemme ylittäneet videoneuvottelut, joita käytetään vain neljännesvuosittain hallituksen kokoukset johtoryhmäsi kanssa – se on muuttunut päivittäiseksi tavaksi kommunikoida kasvokkain. Aivan kuten tekstiviestien lähettäminen, puhelimessa puhuminen tai kollegasi pöydän ääreen käveleminen ja henkilökohtaisesti jutteleminen, videoneuvottelukokemuksessa on kyse siitä, mistä keskustellaan. Älä siis huolestu, kun haluat päästä kameran eteen – ole vain oma itsesi!
8. Pidä kokoukset oikean kokoisina
Mitä enemmän ihmisiä on puhelussa, sitä hämmentävämpää ja häiritsevämpää asiat voivat olla. Vähemmän ihmisiä tarkoittaa parempaa yhteistyötä ja lisääntynyttä osallistumista. Tietenkin, jos sinulla on koko yrityksen laajuinen kokous, kutsu kaikki liittymään suoratoistoon ja tallentamaan se niille, jotka eivät pääse mukaan live-tapahtumaan.
9. Tarkista asetukset
Vaikka videopuhelut nyt vain yhdellä napsautuksella, ei ole koskaan haittaa tarkistaa asetukset ja varmistaa, että ääni ja kamera on määritetty oikein. Tällä tavalla, jos sinulla on ulkoinen näyttö, jossa on sisäänrakennettu kamera, voit säätää vastaavasti.
10. Käytä yleistä kohteliaisuutta
Koska videoyhteistyö on aivan kuin henkilökohtainen vuorovaikutus, on tärkeää käyttää samaa kohteliaisuutta, jota käyttäisit, jos olisit samassa huoneessa. Tämä sisältää huomion kiinnittämisen kaiuttimeen, moniajon minimoimisen ja keskeyttämisen välttämisen. Vaikka tämä saattaa tuntua itsestään selvältä, hyvät tavat voivat viedä sinut pitkälle liikesuhteita luotaessa.
Kuusi asiaa, jotka on otettava huomioon valittaessa videoneuvottelupuhelusovellusta
1. Puhelun luotettavuus
Varmista, että videoneuvottelupalveluntarjoajasi on rakennettu luotettavaan ja joustavaan verkkoon, joka on maailmanlaajuisesti saatavilla yrityksesi ainutlaatuisiin tarpeisiin.
2. Videon laatu
Älä tyydy mihinkään vähempään kuin hämmästyttävään tehtävänkriittiseen viestintään. Täydellisesti viritetty ääni ja 4K-video saavat sinut tuntemaan olosi samassa huoneessa, vaikka yhdistäisit tuhansien kilometrien päästä.
3. Helppokäyttöisyys
Valitse ratkaisu, joka integroituu yrityksesi hakemistoon, jotta saat helposti yhteyden työtovereihin, mutta varmista myös, että ratkaisu tukee vieraspuheluita tapaamaan asiakkaita ja kumppaneita myös organisaatiosi ulkopuolella.
4. Langaton näytön jakaminen
Muuta videopuhelusi välittömästi yhteiskäyttöön jakamalla näyttösi tai esityksesi. Näin voit tehdä yhteistyötä asiakirjan parissa sen lisäksi, että kommunikoit kasvokkain.
5. Asiakastuki
Kenelle soitat, jos jokin menee rikki? Business-luokan ratkaisun taustalla on oltava tuki mielekkäiden vastausajojen sisällä. Valitse ratkaisu, joka tukee sinua palvelun koko elinkaaren ajan.
6. Tuo oma laite (BYOD)
Tuki PC:lle tai Macille, tabletille ja älypuhelimelle (Android tai iOS) ja selainpohjaisille puheluille on välttämätöntä. BYOD on täällä jäädäkseen – parhaan käyttöönoton saamiseksi etsi ratkaisu, joka integroituu kaikkiin laitteisiin, joita tiimisi rakastaa käyttää.
Miksi käyttää Lifesizea videoneuvottelupuheluusi?
Hyödynnä laitteistoa ja ohjelmistoa yhdessä
Integroimalla kokoushuonejärjestelmämme ja pilvipalvelumme mahdollistamme upeat videoneuvottelut jokaiselle henkilölle, jokaiselle laitteelle ja jokaiselle kokoushuoneelle.
Ota yhteys maailmanlaajuiseen verkkoon
Koska palvelinkeskuksia on kaikilla tärkeimmillä maantieteellisillä alueilla, globaali läsnäolomme auttaa sinua yhdistämään maailmanlaajuiset tiimisi 99.9 %:n käyttöaikasopimuksella ja alan johtavalla asiakastyytyväisyysarviolla.
Saumaton integrointi kaikkien sovellusten kanssa
Lifesize sopii olemassa olevien työkalujesi työnkulkuun ja tarjoaa sinulle parhaan videon käyttökokemuksen sovelluksissa ja kokoustiloissa, joita käytät päivittäin. CX-analytiikka jotka pitävät asiakkaasi yrityksesi keskipisteenä. Kolmannen osapuolen kokoushuonejärjestelmät, kuten Polycom ja Cisco, sekä aikataulu- ja yhteistyötyökalut, kuten Microsoft® Teams, Microsoft® Skype for Business, Microsoft® näkymät® ja Google-kalenteri™ ne on integroitu saumattomasti Lifesizeen.
Yhdistä turvallisesti ja kommunikoi tiimin jäsenten kanssa
Lifesize käyttää parhaita palvelinkeskuksia, joissa on riippumattomat kolmannen osapuolen turvallisuus- ja tietosuojasertifikaatit varmistaakseen asiakkaillemme turvallisimman ja luotettavimman perustan.
Oletko valmis aloittamaan Lifesizen käytön?
Lifesizen kaikki toimintamme on suunniteltu, rakennettu ja tuettu tekemään käyttökokemuksesta erinomaisen ja vaivattoman heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Yli viidentoista vuoden kehitystyön jälkeen kokoushuonejärjestelmät, langattomat kokoushuoneen esityslaitteet, videoneuvottelusovellukset ja globaali pilviverkko joka yhdistää kaiken, emme tyyty vähempään kuin hämmästyttävään. Lifesize tarjoaa vertaansa vailla olevan yhtenäisen kokouskokemuksen, jonka voit luottaa toimivan ensimmäistä kertaa, joka kerta.
Lifesize tarjoaa vastauksena COVID-19-pandemiaan ilmainen, rajoittamaton videoneuvottelupalvelu kaikille maailmanlaajuisille yrityksille kuuden kuukauden ajan. Tavoitteenamme on tukea yrityksiä parhaamme mukaan tänä vaikeana aikana ja pitää maailma toiminnassa.
Videoneuvottelupuhelun usein kysytyt kysymykset
Kuinka soitan videoneuvottelupuhelun?
Lifesize-sovelluksella on useita tapoja soittaa videoneuvottelupuhelu. Luettelopohjaisen videopuhelupalvelun avulla puhelun soittaminen on yhtä helppoa kuin nimen napsauttaminen. Tämä video näyttää, kuinka helppoa on saada yhteys kontaktisiisi Lifesizen kautta.
Kuinka teen ryhmävideopuhelun?
Ryhmävideopuhelun soittaminen on helppoa. Voit ajoittaa kertaluonteisia tai toistuvia kokouksia Lifesizen ja suosikkikalenteripalvelusi avulla. Valitse vain kokoushuone tapaamista varten ja lähetä puhelun tiedot kokoukseen kutsutuille. He voivat liittyä Lifesize-sovelluksesta, selaimestaan Lifesize-verkkosovelluksella tai jopa vain puhelimitse. Ja kaikki vaihtoehdot sisältyvät kokouskutsusi tekstiosaan.
Kuinka jaan näytöni videoneuvottelupuhelussa?
Jos liityt videoneuvottelupuheluun kannettavan tietokoneen Lifesize-sovelluksesta tai selainpohjaisen verkkosovelluksen kautta, jaa näyttösi napsauttamalla nykyistä kuvaketta. Jos olet kokoushuoneessa, langaton kokoushuoneen jakamislaite, Lifesize Share™, helpottaa näytön jakamista, videoiden toistamista tai jopa esitysten hallintaa suoraan puhelimestasi ilman, että sinun tarvitsee luottaa dongleihin tai erikoisliittimiin.
Kuinka liityn videoneuvottelupuheluun matkapuhelimestani?
Lifesize-mobiilisovellus tarjoaa etäkäyttäjille enemmän ominaisuuksia tapaamiseen tien päällä. Saat lisätietoja ominaisuuksista, kuten zoomauksesta nipistämällä ja vain kuuntelutilasta, tästä nopeasta yleiskatsauksesta.
