Tapaamiset ovat saaneet aika huonoa räppiä näinä päivinä, ja tuntuu, että olemme saaneet unohtaa, miksi kokoukset alun perin syntyivät. Ne on ihanteellisesti luotu estämään aikaa yhteistyölle ja aivoriihi, mutta aivan liian usein ne muuttuvat hirvittäviksi ajanlukoksiksi, kun samat ihmiset puhuvat samoista aiheista yhä uudelleen ja uudelleen, rikkoen työnkulkua ja alentaen tuottavuutta.
Pelkästään amerikkalaisille yrityksille keskimäärin $ 37 miljardia kuluu kokouksiin osallistumiseen ja kokouksiin osallistumiseen. Kokoushuoneessa vietetty työtuntia kuukaudessa keskimäärin 31 tuntia (josta puolet osallistujista ilmoittaa a ajanhukkaa), mitä voimme tehdä käyttääksemme tuon ajan viisaammin ja tuottavammin?
Vinkkejä ja temppuja tuottavan kokouksen pitämiseen
Selvitä, onko kokous todella paras tapa välittää jaettavat tiedot
Tunnin sulkeminen koko tiimin kanssa aina, kun tarvitset vastauksen kysymykseen, ei ehkä ole fiksuin ja tehokkain tapa saada asiat hoidettua työpaikalla. Ennen kuin lähetät kutsun, kysy itseltäsi: "Voidaanko tähän vastata chatissa, sähköpostilla tai nopealla videopuhelulla?"
Määritä lyhyemmät kokousajat
Tämä kannustaa kokouksen jäseniä ohittamaan small talkin ja siirtymään suoraan asiaan. XNUMX minuutin kokoukset näyttävät myös vähemmän intensiivisiltä ja pelottavammalta kuin koko tunnin mittaiset kokoukset, ja niissä on aikaa lähettää sähköpostiviestejä ja valmistautua seuraavaan puheluusi. Jos olet Lifesize-käyttäjä, voit oppia paljon yrityksestäsi keskimääräinen kokousaika vuonna Hallintakonsoli.
Lähetä kokouksen esityslista etukäteen
Esityslista pitää ihmiset keskittyneenä keskusteluun ja antaa osallistujille aikaa valmistella panoksensa kokoukseen etukäteen sen sijaan, että tuhlattaisiin arvokasta aikaa tietojen jäljittämiseen paikan päällä.
Käytä 2/3-sääntöä
Kun teet sen kokouksen esityslista ja ala koota osallistujia, varmista, että jokainen kokouksen osallistuja on mukana vähintään kahdessa kolmesta keskusteltavasta asiasta. Tällä tavalla ihmiset eivät tunne olevansa kokouksessa, jossa heitä ei tarvita.
Käytä kokoushuonetekniikkaa
Älä huoli, kun päivystyslääkärin aikoja tulee tai tapaamisajat menevät päällekkäin. Virtuaalisten kokoushuoneiden avulla voit kutsua oikeat ihmiset kokouksiin riippumatta heidän sijainnistaan. Lifesizen kaltaisen videoneuvotteluratkaisun avulla voit tallentaa videokokouksiasi ja jakaa yhteenvedon, jotta kenenkään ei tarvitse jäädä paitsi keskusteltavasta sisällöstä.
Kokousten ei tarvitse olla perseestä. Kokeile näitä kokoushuoneen parhaita käytäntöjä ja näytä tiimillesi, miltä tuottava kokouskokemus voi näyttää oikeilla työkaluilla ja yhteistyöhön perustuvalla ajattelutavalla.
