Me kaikki tiedämme, miltä näyttää valmistautumattomana kokouksen aikana – tiedäthän, se kaveri, joka ei osaa käyttää kokoushuoneen tekniikkaa aloittaakseen esityksensä tai ei yksinkertaisesti tiedä mitä kokouksen aikana tapahtuu, koska hän ei t tee läksyjään etukäteen.

Hyvin valmistautuminen videokonferenssikokouksiin/tapahtumiin säästää hämmennystä puhelun aikana, vaan myös virtuaalinen tapahtuma/kokous tehokkaampi ja kiinnostavampi. Ja aikana, jolloin lähes kaikki yritykset tekevät töitä kotoa koronaviruksen vuoksi, kollegasi kiittävät sinua.

Tässä oppaassa näytämme sinulle, kuinka valmistaudut oikein virtuaalikokoukseen, aina teknisten perusasioiden saamisesta kuntoon, ideoiden esittämiseen ja kokouksen onnistumiseen aktiivisesti osallistumiseen.

Liikemies konferenssipuhelussa käyttämällä kannettavaa tietokonetta ja kirjoittamalla muistiinpanoja

4 vinkkiä virtuaalikokoukseen valmistautumiseen

1. Ota perusasiat alas

Virtuaalikokoukseen valmistautumisen perustavanlaatuisin osa on osata käyttää käytössä olevaa online-kokoustekniikkaa. Ennen neuvottelupuhelua varmista, että tiedät, kuinka muodostat yhteyden puheluun ja kuinka jaat näytön. Jos puhelua isännöidään sovelluksessa, jota et ole koskaan käyttänyt, lataa sovellus tai asenna tarvittavat laajennukset. Vaikka jotkut videopalvelut, kuten Lifesize, toimivat natiivisti verkkoselaimessa, toiset saattavat vaatia lisäasennusvaiheita. 

Seuraavaksi sinun tulee aina tarkistaa ääni- ja videoasetukset. Useimmissa online-kokoussovelluksissa on asetusominaisuus, jonka avulla voit varmistaa, että kamerasi ja mikrofonisi toimivat odotetusti ja että haluamasi äänilähde on valittuna (kuulokkeet vs. kaiuttimet). Tämän prosessin aikana voit tarkistaa videosi kehystyksen ja varmistaa, että olet oikea valaistus varmistaaksesi, että sekä sinä että ympäristösi näytätte ammattimaisilta. Jos esität kokouksen aikana, muista sulkea kaikki asiaankuulumattomat välilehdet ja mykistää ilmoitukset kannettavallasi. 

2. Jaa tietoa ennen kokousta

Nyt siirrytään virtuaalikokouksen valmistelun vähemmän tekniseen puoleen. Se, kuinka paljon sinun on valmistauduttava ennen kokousta, riippuu siitä, kuinka paljon vastuuta sinulla on kokouksen aikana, mutta jotkin yleisperiaatteet voivat lisätä virtuaalikokouksen tehokkuutta dramaattisesti kaikkien osallistujien kannalta. Ensinnäkin kaikkien tulee tietää keskusteltavat aiheet ja kokouksen tavoitteet hyvissä ajoin ennen neuvottelupuhelun alkamista. Jos johdat virtuaalista kokousta, varmista, että luot a kokouksen esityslista ja lähetä se koko tiimillesi ennen puhelun alkua. Esityslistalla käsitellään keskeisiä keskustelunaiheita ja määritellään kokouksen lopputulos, jotta jokainen voi tulla virtuaalikokoukseen tietoisena ja valmistautuneena. 

Kokouksen esityslistan mukana tulee lähettää myös kokousasiakirjat. Projektityöryhmille voi olla syytä perustaa jaettu dokumenttikansio tai luoda kanava sisään Microsoft Teams tai Slack materiaalien säilyttämiseen. Varmista vain, että teet sen turvallisesti ja mieluiten a nolla luottamus turvallisuusstrategia.

Jos osallistut kokoukseen etkä ole saanut esityslistaa ennen neuvottelupuhelun alkua, ota yhteyttä kokouksen järjestäjään ja kysy, mitä aiheita ja materiaalia kokouksessa käsitellään. Tehokas virtuaaliesitykset ja kokoukset edellyttävät, että kaikki lukevat kokousmateriaalin ja valmistautuvat siihen etukäteen. Kuten Nancy M. Settle-Murphy huomauttaa kirjassaan Tehokkaiden virtuaaliryhmien johtaminen, kokouksiin valmistautumatta jättäminen on eettinen rikkomus tiimiäsi kohtaan, koska jos muiden täytyy ottaa aikaa saadakseen sinut kiinni, se on ajan varastamista tiimiltä – ja se on epäkunnioittava tapa.

3. Tee kotitehtäväsi

Kokoukseen liittyvän materiaalin esilukeminen on vasta alkua. Sinun tulee myös varata aikaa pohtia mielipiteitäsi kokouksen aiheista ja valmistella kysymyksiä, huomautuksia ja kommentteja. Sinulla ei tarvitse olla kaikkia vastauksia. Joskus tarvitset vain ajatuksia herättäviä kysymyksiä ja pystyt selittämään, miksi on tärkeää tutkia näitä kysymyksiä, jotta voit todella erottua joukosta kokouksessa. 

Kun tutkit kokouksen aiheita, yritä keksiä uusia ideoita ja realistisia uusia strategioita kokouksen tavoitteiden saavuttamiseksi. Luo tarvittaessa asiaankuuluvia visuaalisia materiaaleja, jotka tukevat kommenttejasi ja ideoitasi ja joita voit jakaa virtuaalikokouksen aikana. 

Jos kokouksen aihe on laaja tai et tunne sitä, yritä keskittyä yhteen keskeiseen panostukseen, jonka voit antaa kokouksen aikana, ja anna kommentillasi merkitystä. Sinun ei tarvitse sanoa paljon, jotta sinut huomataan. Ole sen sijaan se tiimin jäsen, joka toimittaa arvokkaita faktoja, ideoita ja ratkaisuja tiettyyn aiheeseen helposti ymmärrettävällä ja sulavalla tavalla. Mahdollisuutesi puhua virtuaalikokouksen aikana voi olla rajoitettu, varsinkin jos puhelussa on isompia henkilöitä, joten valmistaudu pitämään kommenttisi lyhyinä ja täsmällisinä. 

Tehokas esiintyminen virtuaalikokouksessa on taito, joka on opittava, kuten useimmat asiat liiketoiminnassa. Ennen kokousta kirjoita kommenttisi ja harjoittele niiden sanomista ääneen, kunnes voit puhua mukavasti kokouksen aiheesta ja strategioistasi ja ideoistasi helposti. Muista, harjoitus tekee mestarin. 

4. Mene pidemmälle

Jos aloitat yllä olevista valmisteluvaiheista, sinun pitäisi pystyä puhumaan luottavaisesti ja antamaan arvokasta panosta kokoukseen. Neuvottelupuhelun aikana kuuntele tarkkaavaisesti, tee tarvittaessa muistiinpanoja ja ole aktiivinen jakamassa valmiita kommenttejasi, kun siihen on sopiva aika. Vaikka haluat tulla nähdyksi ja kuulluksi, on tärkeää antaa muiden osallistujien osallistua. Ota väliin vain, kun tiedät, että voit antaa lisäarvoa tuottavia kommentteja käsiteltävään aiheeseen. 

Kaikki kokouksessa esitetyt ideat ja ehdotukset on pantava täytäntöön. Vaikka tämä ei olekaan sinun vastuullasi, tee aloite ja kirjoita seuraavat vaiheet ja mahdolliset tarpeet projektin tavoitteiden saavuttamiseksi ja lähetä ne tiimillesi. Katso aiheeseen liittyvä viestimme osoitteessa Kokouspöytäkirjat saadaksesi lisää vinkkejä ja mallin, jonka avulla voit seurata toimintokohteita ja seuraavia vaiheita. Ylimääräinen ponnistelu tapaamisen jälkeen osoittaa johdolle ja tiimillesi, että suunnittelet ja ajattelet etukäteen.

Lopuksi sinun tulee myös huomata, että taidoilla, joita sinä (ja tiimisi) opit virtuaalikokousten kautta, on paljon laajempia sovelluksia. Kuten useat analyytikot ovat huomauttaneet, yhtenäinen viestintä on avain toiminnan tehokkuuden lisäämiseen, joten virtuaalikokouksissasi käyttämiäsi periaatteita voidaan käyttää myös asiakaskuntasi kasvattamiseen.

Yhteenveto 

Viime kädessä tehokkaat virtuaalikokoukset alkavat tehokkaalla valmistautumisella. Jos kaikki ovat hyvin valmistautuneita, nämä tapaamiset voivat olla tehokas työkalu innovatiivisten ideoiden keksimiseen, tavoitteiden saavuttamiseen ja yrityksen eteenpäin viemiseen. Mutta jos joku tulee kokoukseen valmistautumattomana, varmista, ettet ole sinä.