COVID-19:n etätyövaatimus on saattanut olla äkillinen muutos, mutta sen ei tarvitse haitata järkeäsi ja tuottavuuttasi. Useimmille työntekijöille kokopäivätyö kotona vaatii yksinkertaisesti uutta tekniikkaa ja rutiineja.
Onneksi monet tehokkaaseen kotoa työskentelyyn tarvittavista teknologioista ovat jo olemassa, joten etätyön uusien työntekijöiden suurin haaste on käyttäytyminen. Työmatkasta toimistoon työtovereiden kanssa keskustelemiseen kaikkien normaalit tottumukset ja päivittäiset rutiinit ovat muuttuneet.
Kun sopeudut uuteen työskentelytapaan, käytä näitä 7 vihjettä kotoa työskentelyyn auttaaksesi sinua pysymään onnellisena ja tuottavana.
7 vinkkiä, joiden avulla voit työskennellä kotonasi
1. Aseta selkeästi määritellyt työajat
Kotoa työskennellessä on helppo olla koko ajan "päällä", kuten monet etätyöntekijät nopeasti tunnustavat. Säännöllisten päivätyöaikojen pitäminen on kestävää; työsähköpostien pakollinen tarkistaminen ja niihin vastaaminen koko yön ei ole. Sinun täytyy viettää aikaa henkisesti poissa työstä, joten keskustele esimiehesi kanssa työn odotuksista ja rajoista. Mihin aikoihin sinun tulisi työskennellä joka päivä, ja milloin on hyvä katkaista yhteys? Jos päivällesi ei ole määritelty aloitus- ja päättymisaikaa, se voi hämärtää koti- ja työelämäsi välisiä rajoja. Ajan myötä tämä voi aiheuttaa työuupumusta ja uupumusta.
2. Luo uusia rutiineja
Koska sinun ei enää tarvitse olla toimistolla tiettyyn aikaan, on helppo aloittaa nukkuminen myöhään ja antaa työaikataulusi olla liian rento. Tämä voi heikentää tuottavuuttasi suuresti. Luo uusi ja johdonmukainen rutiini, joka jäljittelee aiemmin käyttämääsi rutiinia. Aseta herätys herättämään joka aamu tiettyyn aikaan, keittämään kahvia, syömään aamiaista ja pukeutumaan töihin aivan kuin olisit menossa toimistoon. Tämä auttaa sinua saamaan oikean ajattelutavan aloittaaksesi työt joka aamu.
”Jotta mielemme toimisi mahdollisimman tehokkaasti, meillä on oltava järjestys ja vakaus, ja nyt on vaikeampaa kuin koskaan saada kumpaakaan. Yksinkertaiset tavat, joita olemme saaneet tehdä aiemmin – sängyn peittäminen, hiusten föönaus – ovat yksinkertaisia toimintoja, jotka voimme tehdä muistuttaaksemme aivoillemme, että elämä jatkuu kohtaamistamme häiriöistä huolimatta.” — Erin Wiley, psykoterapeutti ja Willow Centerin toiminnanjohtaja
3. Seurustele tiimisi kanssa joka viikko
Työ on sosiaalinen tila, ei vain tuottava. Mutta viimeaikaisen henkilökohtaisen vuorovaikutuksen puutteen vuoksi jotkut etätyöntekijät ovat kokeneet yksinäisyyden ja eristäytymisen tunteita. Siksi virtuaalisista happy hourista on tullut niin suosittuja. Ne on helppo järjestää läpi videoneuvottelu, ja ne auttavat työntekijöitä saamaan yhteyttä ja olemaan vuorovaikutuksessa työtovereidensa kanssa kasvokkain. Voit myös valita hauskan virtuaalinen tausta Havaijilta jonnekin kuuhun
Ryhmätyössä on kyse muustakin kuin työstä, joten käytä tätä aikaa nauramiseen ja rentoihin keskusteluihin. Tämä on myös loistava tilaisuus tarkistaa työtoverisi ja nähdä, kuinka he käsittelevät tätä haastavaa tilannetta. Vaikeuksista ja iloista keskusteleminen auttaa kaikkia pysymään järkevinä ja muistuttaa työtovereitasi, etteivät he käy läpi tätä yksin.
4. Luo tuottava ympäristö kotiisi
Toimisto tarjoaa puitteet työskentelylle, kun taas kotisi on yleensä vapaa-ajan ja rentoutumisen paikka. Monet työpaikat ovat uudistuneet etätyön lisääntymisen myötä työskennellä kotona puhelinpalvelukeskuksissa ja verkkokoulutusta, jotka ovat siirtäneet työnsä verkkoon uusista kotityötiloista. Jotta voit työskennellä tehokkaasti kotoa käsin, sinun on luotava yksityinen työtila, jossa ei ole häiriötekijöitä (varsinkin jos jaat kotisi perheen, lemmikkien tai kämppäkavereiden kanssa). Asiantuntijat suosittelevat työskentelemään makuuhuoneesi ulkopuolella aina kun mahdollista, sillä tuottavuutesi kärsii, jos käytät tätä tilaa työhön. Ihannetapauksessa haluat perustaa kotitoimistosi erilliseen huoneeseen kotonasi.
Varmista, että käytössäsi on vahva WIFI-yhteys, kuulokkeet videoneuvottelupuheluita varten ja riittävä etäisyys perheenjäseniin, jotka saattavat olla häiriötekijöitä.
Sulje ovi työskennellessäsi ja kiinnitä siihen muistiinpano, pyytää sinua pysymään rauhassa. Voit myös lähettää aikataulusi ovelle kertoaksesi muille kotitaloudessasi, milloin he voivat odottaa sinun nousevan esiin ja olevan vuorovaikutuksessa heidän kanssaan.
5. Rajoita häiriötekijöitä
Jopa yksityisellä kotitoimistolla on monia häiriötekijöitä, jotka voivat haitata tuottavuuttasi. Jotta voit keskittyä vain työhön ja suorittaa päivittäiset tehtäväsi tehokkaasti, kokeile:
- Sähköpostisi yhdistäminen
- Puhelimen laittaminen Älä häiritse tai lentokonetilaan työaikana
- Asetetaan ajastimia palasia aikaa jonka aikana keskityt tiettyihin tehtäviin
- Käyttämällä sovellusta, kuten Vapaus rajoittaaksesi häiritseviä Internet-toimintoja (kuten sosiaalinen media tai Netflix), kun sinun pitäisi työskennellä
6. Soita improvisoituja videopuheluita
Videopuhelut ovat nykyajan suurvalta. Kotona työskenteleminen estää sinua pysähtymästä kollegasi pöydän ääreen kysymään nopeaa kysymystä, joten jos jokin on kiireellistä tai liian monimutkaista selitettäviksi tekstin kautta, käytä älypuhelinta tai kannettavaa tietokonetta nopeaan ja improvisoituun videopuheluun. Voi tuntua kiusalliselta soittaa jollekin, varsinkin jos olet huolissasi hänen keskeyttämisestä, mutta tässä uudessa, sosiaalisesti eristäytyneessä kontekstissa useimmat meistä ottaisivat mielellään vettä viileämpiä keskusteluja työaikana. Improvisoidut neuvottelupuhelut ovat reaaliaikaisia edestakaisin keskusteluja kollegojesi kanssa, jotka mahdollistavat vivahteet sävyssä, ajoituksessa, ilmeissä, käsieleissä ja muissa ei-verbaalisia vihjeitä välitettäväksi puhelun aikana. Ne ovat henkilökohtaisempia, inhimillisempiä ja emotionaalisesti tyydyttävämpiä kuin tekstipohjaiset keskustelut, kuten sähköposti- ja chat-sovellukset.
7. Anna ja pyydä palautetta tiimiltäsi
Eivätkö tietyt työkalut ja menetelmät toimi sinulle? Kohtastko jatkuvasti samoja esteitä päivittäin vai viikoittain? Tämä on uusi ja epätavallinen aika kaikille, joten kerro ongelmistasi ja opi muilta, jotta voit käyttää uusia strategioita ja työkaluja pitääksesi tiimisi vahvana.
4 työkalua, joita tarvitset etätyöskentelyyn
Vaikka kotitoimistosi ei ole identtinen työtoimistosi kanssa, on olemassa työkaluja, jotka voivat auttaa sinua olemaan yhtä tuottava. Yhdistämällä viestintäratkaisuja ja tuottavuustyökaluja, jotka jäljittelevät toimistosi työnkulkua, voit siirtyä työskentelemään kotoa ilman kitkaa. Nämä ovat työkaluja, joita tarvitset työskennelläksesi tehokkaasti kotona.
1. Luotettavat videoneuvottelut
Luotettavat videoneuvottelut ovat useimpien tiimien suurin tarve. Se pitää hajautetut tiimit yhteydessä, sitoutuneina ja tuottavina heidän fyysisestä sijainnistaan riippumatta. Lifesize tarjoaa vastauksena pandemiaan ilmainen, rajoittamaton videoneuvottelupalvelu kaikille maailmanlaajuisille yrityksille kuuden kuukauden ajan. Tavoitteenamme on tukea yrityksiä parhaamme mukaan tänä vaikeana aikana ja pitää maailma toiminnassa.
2. Ryhmän viestintäsovellukset
Mitä tulee viestien lähettämiseen, Microsoft-tiimit ja Slack ovat kaksi johtavaa kotoa työskentelyvaihtoehtoa. Molemmat työkalut integroida Lifesizeen jotta viestintä olisi saumatonta. Integraatio lisää Lifesizen luokkansa parhaan äänen ja videon laadun sekä edistyneet viestintä- ja yhteistyöteknologiat olemassa oleviin Microsoft Teams- ja Slackin työnkulkuihisi.
3. Projektinhallinnan työkalut
Monday.com ja Asana ovat muokattavissa olevia projektinhallintatyökaluja etäryhmille. Niiden avulla on helppoa seurata ja seurata projekteja ja yksilöiden tehtäviä, jotta kaikki tietävät tarkalleen, mitä heidän pitäisi työstää ja milloin heidän tehtävänsä on suoritettava. Nämä työkalut toimivat myös alustana hankkeiden sidosryhmien välisen yhteistyön helpottamiseksi. Tämä on erityisen hyödyllistä monimutkaisissa projekteissa, joissa useat työntekijät työskentelevät saman yhteisen tavoitteen eteen.
4. Yhteistyöasiakirjat
Tekstiasiakirjoille, laskentataulukoille ja diapaketeille, Google Drive on kultainen standardi. Voit rajoittaa kunkin asiakirjan käyttöoikeuksia niin, että se on vain seuraavien käytettävissä:
- Organisaatiosi jäsenet
- Tietyt sähköpostiosoitteet
- Kaikki, joilla on linkki
Google Driven avulla voit työskennellä ja tehdä yhteistyötä samojen asiakirjojen parissa yhdessä reaaliajassa, vaikka et olisikaan fyysisesti yhdessä.
Yhteenveto
Kotona työskentelemisen ei tarvitse olla kauheaa. Luomalla häiriöttömän kotitoimiston asennuksen oikeilla työkaluilla ja luomalla johdonmukaisen työrutiinin saat myönteisiä tuloksia. Saatat jopa huomata, että etätyö on hyödyllisempää ja tuottavampaa kuin työmatka toimistoon.
Nyt enemmän kuin koskaan on tärkeää arvostaa ihmisiä, joita rakastamme, kykyä työskennellä ja vapaa-aikaa tutkia uusia intohimoja ja taitoja ennen kuin palaamaan työhön. Ota siitä kaikki irti! Pysy iloisena ja tuottavana työskennellessäsi turvallisesti kotoa käsin.
